社会人として働いている人なら感じた事があるかもしれませんが、スムーズに仕事を出来るようになりたいと思った経験は何度もあるのではないでしょうか?

社会人となって、初めて仕事をした時に、おそらく思い通りに仕事ができたという方はあまりいないかと思います。

新しい事を覚えたり、様々な結果を求められて、なかなか結果を出せなくて悔しい思いをしたという方も中にはたくさんいらっしゃるかと思います。

今回はスムーズに仕事をするために必要な事である、段取り力、そして調整力についてご紹介していきたいと思います。

なかなか最初は難しいかもしれませんが、ご紹介することを実践すれば、スムーズに仕事が出来るようになってくるかと思います。

早い段階で身に着けると自分のためになる能力なので、是非参考にしてみてくださいね。

スムーズに仕事を進めるための12個の段取り力・調整力

スムーズに仕事を出来るようにするためには、大切な事があります。

それはしっかりと何を行うのか、どういう順番で物事などを行っていく必要があるのかという事を考える事です。

しっかりとこの段取りを考えておく事で、最終的な結果にも大きく影響する事になります。

結果も大事ですが、結果をよくするには、しっかりとそれまでの過程が大事です。

この段取り、過程が良い物ではない場合は、結果として良い結果が生まれないという事になっています。

だからこそ、それまでの段取りをよくするために必要な事をご紹介していきたいと思います。

作業工程で、いつも躓いてしまいという方だったり、どういう順番で物事を進めればいいのかいまいち理解できないという方には必見の内容となっていますので、今後の仕事をする上での参考にしてみてくださいね。

1. 計画表をしっかり作る

まずは一番大事なのが、計画表をしっかりと作るという事です。

この計画表が一番大事であり、一番中心になってくるかと思います。

あなたが例えば、スポーツでも勉強でもそうですが、何かを勉強するときに一番大事になるのはなんですか?
おそらく、基本が一番大事になるのではないでしょうか。

何かを学習したり、覚えたりするときに、大事になってくるのが一番の基本となります。

この基本が間違っていたり、間違って行い方をしている場合には、最終的に結果もうまくいきません。

だからこそ、基本をしっかりと覚える事が大事ですし、基本が間違わない事が大事です。

作業工程を考える上で、この計画表というものが一番の基本になります。

だからこそ、計画表を間違わないようにしっかりと作る事が、成功につながるまず初めの工程になるという事を覚えておきましょう。

今まで計画表などを作らなかったという方は、今後から計画表を作って、作業を行うようにする癖を身に着けてみてはいかがでしょうか?

2. 時間配分を考える

次に大事な事をご紹介していきたいと思います。

何作業表が決まると、それではどの工程にどれくらいの時間をかけるのか?という事が大事になってきます。

これは、基本的な事ですが、工程ごとに分けて考えた時に、その工程に対してどれくらいの時間をかけるのがベストか、また、どれくらいの時間までだったらかけてもいいのかという事を明らかにしておく事が大事な事であるといえるでしょう。

逆にこの作業を抜かしてしまうと、わからない事だったり、、難しい工程にはたくさんの時間をかけてしまいがちになってしまいます。

難しい事などは当然ながら時間がいくらあっても仕方がない場面もあります。

ただし、時間は有限であり、決まっているものです。

だからこそ、この工程にはこれくらいの時間をかけてもいいけど、この工程にはこれくらいの時間でいいかな、などあらかじめ所要時間を設けておく事が大事です。

これを作っておく事で、無駄な時間を過ごす事を防いでくれますし、本当に大事な事も見えてきます。

そして、作業を終了するまでの大体のペースもつかむことができるようになります。

この所要時間はやってみなくちゃわからない部分もありますが、その前にしっかりと考えて置く事がミソになりますので、実際に行ってみてくださいね。

3. ゴールのレベルを見定める

何かを行うにあたって、ある程度のゴールというものを考えて置く事が大事であるといえるでしょう。

例えば、先ほどの時間配分などもそうですが、目的や目標などをもっていない状態で望んでしまった場合、時間への意識という部分がかなり低くなってしまいます。

かけられる時間が多ければ多いほど、試行錯誤してしまいますし、自分の中での焦りなども多少薄れてしまいます。

しかし、ある程度の目標や目的などを持っていると、その最終的な希望のラインが見えてきますよね。

これくらいまでのレベルで作ろうという事を考えておけば、妥協などせずに満足のいく物が作れるかと思いますし、時間的な事でも効率よく望むことが出来ます。

だからこそ、ゴールへのレベルをしっかりと見定めるという事がかなり大事になってくるので、しっかりと注意しておくことが大事な事であるといえるでしょう。

4. 目標を高めに設定する

先ほど目標という言葉が出てきましたが、目標を設定する時に大事な事があります。

そそれは、目標は自分が希望するラインよりも少し上に設定するという事です。

自分自身が希望するラインと同じくらいに設定した場合と、少し上に設定した場合を比較すると、けっこうこれが差が生まれてしまうんです。

例えば、希望と同じに設定した場合、基本的に何か作業を行ったりする場合にやっぱり時間的に厳しい事ってかなりありますよね。

もし時間的に厳しい状況に陥ってしまった場合、目標のレベルを下げてしまうやり方が一番簡単にはなりますし、最終手段として行ってしまいがちになります。

ただ、そうなるとレベルの低いものなってしまいますし、レベルの低い物を作ってもなかなか評価はされないでしょう。

ただ、目標を少し上に設定している場合、少し上の目標を達成するために日程などを組んでいるので、多少なり軌道修正も出来ますし、時間配分も厳しければ、当初の目標レベルのものをつくるようにシフトチェンジすれば問題はありません。

最初からどれくらいのレベルの目標を設定するのかという事をしっかりと考えておくことが、非常に大事な事であるといえるのではないでしょうか。

5. 集中力をつける

何かを行う事で、大事なのが集中力をつけるという事です。

この集中力は、一番初めに大事だとお伝えした計画表と同じくらい大事な事でもあるといえるでしょう。

なぜ大事何かといいますと、それは結果に大きく繋がる要因になるからといえるでしょう。

この集中力って非常に大事であり、集中力の大きさによって、成果は全く違ってきます。

例えば、人間は集中している時がものすごく働きますので、集中している時間が例えば10分間でも、だらだら集中していない時の60分と同じ作業量になったりもする事があります。

何かを行う上で、集中している時に作業をするほうがかなり効率も良いですし、自分自身もその方が気分も乗るのではないでしょうか。

気分が乗らない時にしていても、つまらないし、退屈ですよね。

それよりもアドレナリンが出て、しっかりと仕事に向き合える時間の方が大事だと思います。

ただ、集中力を長時間続かせるという事は非常に難しいです。

なかなか長時間の集中力ってもたないですし、人間なので疲れてしまいます。

だからこそ、普段から集中力を研ぎ澄ませる練習を行うべきですし、これを自分自身の力にしてしまえば、きっと驚くべき能力を発揮出来るようになるかと思いますよ。

6. 本当の締め切りよりも早く終わるようにする

スムーズに仕事をこなす上で、大事なのは時間に余裕をもっておくという事です。

時間に余裕を持っているとまずは自分自身の余裕にも関わってきます。

例えば、あなたの身の回りで時間にルーズな方っていませんでしたか?

時間にルーズな方は、当然準備もできないですし、自分自身を落ち着かせるのに時間がかかってしまいます。

でも、しっかりと時間に余裕をもって行動している人は、やはり落ち着いていますし、仕事が出来る方が多いです。

なので、何事においても余裕をもって行動する事が大事ですし、もしも計画を立てるのであれば、きちんと締め切りよりも前に終わるような工程を描く事が大事であるといえるでしょう。

しっかりと締め切り前までに作る事で、軌道修正なども出来ますし、よりよい作品を作れる工夫にも繋がってくるかと思います。

しっかりと逆算して、このレベルのものを作るにはどれくらいの時間が必要で、どういう工程が必要になるんだろうという事をしっかりと考える事が大事であるといえるのではないでしょうか。

7. ちょっとでも疑問点があれば必ず確認する

スムーズな作業を行うにあたり、大事な事があります。

それは、どんなに小さい事でも、問題点や疑問に感じたことはしっかりと確認をしておくことが大事であるという事です。

初めて行う事だったり、計画を立てる時には、当然疑問に思う事だったり、問題になるような事は起きます。

ここで問題なのが、問題が出てくる事ではなく、問題を早急に解決できるか、という事です。

中には面倒になって問題点を見過ごしてしまったり、そもそもチェックしていなかったりする事もあります。

ただ、これは非常に危険な話です。

もしもここで放置した問題や、チェックをしていなかった場合、後々に大きな問題に発展する可能性もありますし、小さなミスが大きなミスに繋がり、取り返しがつかなくなってしまう事になる可能性もあります。

だからこそ、しっかりと前もって疑問点や問題点があるならば確認をする事が大事になるという事を覚えておきましょう。

8. チームや仲間に頻繁に声かけをする

先ほどの疑問点でもそうですが、計画を立てる人だけが注意をすればいいという事ではありません。

計画を立てる場合、多くの場合が自分一人ではなく、誰かと一緒に何かを行なったりする事が多いでしょう。

そんな時に、当然じぶんだけではなく、周りの人達も疑問に感じる点だったり、不安に感じるような点などもでてくるかと思います。

そうなった時に、しっかりと相手の気持ちを汲み取る事ができるかどうかという事がかなり大きい事になります。

しっかりと周りに対して気遣いが出来る事が仕事をスムーズに行う上で、大事な事にもなります。

例えば、気遣いをしてあげる事で、チームの指揮を高める事が出来ますよね。

モチベーションも上がるかもしれないですし、上がれば作業効率が上がってきますよね。

結果としてより良い作品を作る事に繋がるかと思いますし、こまめにコミュニケーションを取る事で、そこで初めて聞かせてもらえる疑問だったり、問題点などを把握する事が出来ます。

これを聞けなかった時に、大きな問題となって処理をするまでに時間がかかるという事を防げるかもしれません。

そういった様々な事が得られる可能性があるという事を覚えておきましょう。

9. 情報は徹底的に調べる

次に、仕事をスムーズに行う上で大事なのが、情報は徹底的に調べるという事です。

計画を立てていくと、どうしても中には自分自身でわからない事などが出てくることがあるかと思います。

わからない事をわからないまま放置してしまっていたら、大きな問題にもなりますし、早急に改善するようにしなければいけません。

そうなった時に情報をしっかりと調べる事が大事になってきます。

情報を確証もなしにこうだと決めつけ、ふたを開ければ全く違う意味だったという事になってしまうと、そののちに立てた計画が全然違う計画になってしまう事にも繋がってしまいます。

だからこそ、不明な点に関してはしっかりと調べておくという事が大事になってきます。

最近ではインターネットの発達という事もあり、気軽に情報を調べられるようになりました。

もちろんネットの情報がすべて正しいというわけではないかと思いますが、それでも何もないよりは全く違いますよね。

しっかりと様々な情報を調べて組み合わせて、信ぴょう性の高い情報を信じるなど、工夫して情報収集を行う事が出来る能力を養う事が大事であるといえるのではないでしょうか。

10. 常にリスクヘッジを考えておく

計画を立てる上で、一番怖いのはやはり危険な事、問題な事が起こる事ですよね。

何か問題が起こって、ちょっとした事でも計画が水の泡になってしまうという事も実際にあります。

だからこそ、常に計画を立てる時に気を付けて頂きたい事があります。

それでは、リスクヘッジです。

リスクヘッジとは、危険を回避するという意味合いになるのですが、問題が起こらないようにあらかじめこちらから手を打ったりする事を指します。

計画を立てて、もしもこの問題が起こった時に、大きな負担が生じるという事を考えて、絶対に避けたいと思った時には、自然と計画の中でその問題が起きないように、起きる可能性に繋がる事を事前にしないように注意喚起する事が大事です。

間違えやすい事の場合は、しっかりと計画の中でもそれが起こらないような工程に変化させるとか、あらかじめ周りに注意喚起をする、失敗しないようなシステムを構築するなどの対処が必要であるといえるでしょう。