参加した人同士が知り合い、親しみを深めるための懇親会。
同じような意味で使われる『親睦会』というものもありますが、似ているようでちょっと違うんですよね。
どちらも人との仲を深める目的で行われるものですが、集まる人たちの顔ぶれに違いがあるといったところでしょうか。
顔ぶれが違えば、その意味合いもちょっとずつ違ってくるんですよね。
親睦会は、例えば大学のサークルの仲間同士で行う飲み会。
また、会社内で行うお花見など、いつもの顔見知りの人達とも、もっと親睦を深めましょう！っていう目的で行われるイメージです。
また、まだ親しくなっていない人達が仲を深めるために行う場合も、親睦会と呼ばれていたりします。
一方懇親会は、親睦会よりももっと集まる人たちの範囲が広く、また、仲を深めるだけじゃない目的も加わります。
社会人で言えば、同じ業界という括りにまで範囲が広がり、業界内の情報交換も目的にしていたりするんですよね。
ですので、懇親会では人脈も広がったりするのです。
つまり、簡単に言えば親睦会は“人と仲良くなる会”。
懇親会は“親しい知り合いを増やす会”と言ったら、分かりやすいのではないでしょうか？
もちろんこれは筆者の理解で、親睦会と懇親会の違いに対する見方には、それぞれの見解もあったりします。
辞書では懇親会を調べると、その意味に“親睦会”とあったりするので、ほとんど違いは無いといってもいいのでしょうね(笑)
さて今回は、『懇親会』のお話です。
懇親会を開催したい！また、懇親会の開催を任された！なんて方々のために、『懇親会をうまく開催するための注意点や工夫』についてまとめてみました♪
懇親会を開催する…つまり会の主催者になるわけですから責任重大！
実りある懇親会になるよう、参考にしてみてくださいね。
新年度は懇親会のシーズン！
新年度は親睦会のシーズンでもありますが、懇親会のシーズンでもあります！
新年度は大きく人の動きがある時期。
新入社員が入ってきたり、転職があったり。
業界の中でも、何かと動きがあるのが新年度です。
また、気持ちを新たに取り組みたいと、これまでの自分を振り返ったり、これからの計画を立て直す時期でもありますよね。
人も気持ちも動き出す新年度は、新たな情報を得たり、人脈を広げてステップアップを図りたいと考えている人も多いはずです。
そんな時期にこそ、懇親会はぴったり。
情報交換や、新たな人との出会いを求めている人たちが集まり、活発なやり取りが行われるでしょう。
人間関係は仲良くなることが大事！
そんな懇親会では、活発な情報交換や実りある人脈の広がりがあったりしますが、何よりも人間関係を深めることが一番の目的です！
単に情報交換をするだけなら、何も懇親会では無くても構いません。
楽しい時間を共有しながら、人を知り関係を深め、信頼関係を作ったうえでさらに情報を交換したりする。
それが、懇親会と言えるでしょう。
人間関係を広げるためにも深めるためにも、まずは仲良くなることが大事なんですよね。
お互いの人となりを知り、仲を深めてこそ、高め合いも出来るというものです。
懇親会を開催するメリット
さて、ここまでも懇親会の意味については簡単にご説明させていただきましたが…ここでしっかりと、懇親会を開催するメリットを理解しておきましょう。
あなたが懇親会を開催する立場なら、メリットをよく理解していないと、実りある懇親会を企画することも出来ませんよね。
懇親会は、自分の為じゃなく集まる全ての人にとって有意義な時間にならなければ、成功とは言えません。
それぞれがどんな目的をもって、どんなメリットを求めて参加してくるのか。
それが分かればきっと、懇親会の企画もスムーズに行うことが出来ますよ！
色んな人の顔と名前を覚えられる
懇親会で、まず得られるメリットとして挙げられるのは、色んな人の顔と名前を覚えられることですよね。
人と仲良くなり、関係性が進展するのが懇親会のひとつの目的ですから、このメリットを求めて参加する人は多いでしょう。
また、同じ業界内で働いていて、名前は聞いたことがあるけど顔は知らないという人や、よく見かけるけど名前は知らない人もいたりしますよね？
そんな人の顔と名前を知ることが出来るのも、ひとつのメリットになると思います。
どんな人か知ることができる
そして、名前と顔を覚え、その人がどんな人か知ることができるのも、懇親会のメリットですよね。
楽しい時間を共有する中では、仕事上の関係性とは違う素の顔を見せることも出来ます。
プライベートな話も出来たりして、その人となりを知ることが出来るのです。
そうすると、今まで知ってはいたけど、どんな人かは知らなかった。
そんな人に対するイメージがガラリと変わることもあるでしょう。
実りある話が出来れば、次に仕事で顔を合せた時にも、会話しやすくなったりしますよね。
筆者は以前、ブライダル業界に身を置いていました。
筆者自身は式場専属のプランナーとして働いていましたが、その式場には多くの取引先があったりします。
また、ライバル会社も多く存在しています。
取引先の人とは、電話で仕事のやり取りはするけど顔は知らなかったり、もちろんどんな人なのかなんて全く知らなかったりします。
ライバル会社のスタッフも、名前はよく聞くけど知らない人は多くいます。
懇親会では、そんな人たちと仲を深め、より良い仕事が出来るような信頼関係が築けたり、ライバル会社の人とは、高め合う関係性になれたりするんです。
人がどんな人かを知るのって、人間関係を築く上ではもちろん、仕事をする上でもとても重要なこと。
人との仲が深まると、仕事のやり方も変わってくるものなのです。
情報交換ができる
懇親会のメリットには、これまでもお話してきた通り、情報交換が出来る事も挙げられます。
同じ業界内での横の繋がり、また普段はあまり話すことがなかった年上の人との縦の繋がり等…懇親会という機会が無ければ、関わることも出来なかったであろう人達と話すことが出来る。
そこには、沢山の情報や知識、知恵が集まっているのです。
普段話すことが無かった人たちと話せば、これまでの自分が知らなかった情報が手に入ることもありますよね。
そんな情報交換もまた、懇親会の目的としている人が多いのです。
深いコミュニケーションが取れる
懇親会はもちろん、情報を探りに来るのが目的とはなりません。
そんな人がいたら、みんな口をつぐんでしまいますよね。
あくまでも仲を深め、信頼関係を築いたうえで、悩みや情報の交換も出来るんです。
信頼関係が築ければ、うわべだけでは無い、より深いコミュニケーションが取れる。
これも、懇親会のメリットなのです。
深いコミュニケーションの中には、仕事の情報だけでなく、プライベートな話をすることもあるでしょう。
そうやってお互いに、その人の背景を知り、仕事だけじゃない付き合いをしていける関係性を築いていくんですよね。
人との出会いは、何にも代えがたい財産となります。
そのコミュニケーションを大切にすれば、それが自分のためになるものです。
筆者がブライダル業界に居た時は、業界内で何度も転職を繰り返しました。
だけどその転職のほとんどは、こういった、人との繋がりで生まれたものです。
懇親会等で得た人との繋がりが、筆者のステップアップの手助けをしてくれました。
筆者は常々いろんな人に、自分の夢を話していたんです。
自分がブライダル業界でやりたいこと、目標としていることを…そうすると、筆者の目的に合った話が舞い込んで来たり、お声を掛けていただいたり。
そうやってどんどん、転職をしていくことが出来たんです。
もちろん筆者も、そういった中で出会った人たちを、沢山の人に引き合わせてきました。
深いコミュニケーションをとり、その人となりが分かっていれば、人にも紹介しやすいんですよね。
そうやって、人が人を繋ぎ、人と人を繋ぎたくなる。
懇親会では、そんな深いコミュニケーションがとれるのです。
その後のやりとりがスムーズになる
また、懇親会で仲良くなっていれば、その後のやりとりもスムーズになります。
これも懇親会で得られる大きなメリットですよね。
たとえば、いつも仕事上で電話のやり取りをしていたけど、顔やどんな人かは知らなかったという場合。
懇親会で親しくなれば、その後の仕事では、電話でも相手の顔が思い浮かびます。
それに、仕事だけじゃないフランクな挨拶を混ぜたりして、親しみをもった会話が出来たりもしますよね。
それだけでもお互いに、気持ちの良いやりとりとなるはずです。
また、そういった信頼関係が築けていけば、お互いにミスが無いように気をつけようと意識したりすることもあるでしょう。
助け合いの関係になれたりもするのです。
筆者もたまに、取引先への発注ミスをしたりしたときに…信頼関係が築けていると、何とか力になってくれようと動いてくれるもので(笑)助けていただいたことが何度もあります。
より良い関係は、より良い仕事へ繋がっていくこともある。
懇親会には、そんなメリットもあるんですよね。
既にある人間関係がなんとなく分かる
既にある人間関係が分かってくるというのも、懇親会のひとつのメリットとなるでしょう。
懇親会では色んな人が混じりあいますが、そこには既に親しい間柄の人がいたり、仲の良い人と一緒に参加してきていたりもしますよね。
そういった人達は、懇親会の中でもよく会話をしていたり、一緒に行動する時間が多かったりすると思います。
そういった人間関係を観察していると、自分が話したい人と親しくなるためには、誰から話を広げていくといいのかも、何となく分かったりするんですよね。
話してみたい人が、ちょっと自分には敷居が高いように感じた時は、その人と親しそうな人から親しくなってみる。
そうすると、間を取り持ってくれたりもするものなんですよね♪
気の合う人が見つかる
懇親会では、単純に、気の合う人が見つかることもメリットのひとつですよね。
懇親会に参加する人の中には、人脈を広げたいことよりも、「気の合う人が居たらいいな」なんて気軽な気持ちで参加してくる人もいるでしょう。
気の合う人を見つけて楽しく過ごしたい！業界内に、気の合う人を見つけたい！
これだって参加目的だし、こういった人が見つかるのも懇親会のメリットなのです。
今後の活動や仕事への参加が前向きになれる
懇親会に参加すると、今後の活動や仕事への参加が前向きになれるのも、メリットです。
懇親会が充実していればいるほど、その会をきっかけに、活動や仕事へのモチベーションも変わってくるのです。
懇親会で沢山の人と、色んな話をする時間は、自分の意欲を掻き立てられたりと、何かと気持ちや考えに影響を及ぼすんですよね。
楽しい話や、沢山の実りある情報。
また同じ仕事をする人の悩みを聞いたり、共感したりする。
それは、自分ひとりじゃない感覚や、もっと出来る事があるという気持ちが芽生えたりする時間になるのです。
「明日からまた頑張ろう！」みんながそんな気持ちになれたら、懇親会も大成功と言ってもいいでしょうね。
親しくなり、高め合う関係性になれれば、それは参加した人、ひとりひとりのためになったということです。
懇親会を上手く開催する方法と注意点
ここまでは、懇親会を開催するメリットについてお伝えしてきました。
懇親会には沢山の人が、それぞれに意義を感じ、メリットを求めて参加しているんですよね。
開催する側は、そんな人たちのお役にたてるような会にしていきたいものです。
というわけでここからは、懇親会を上手く開催する方法や注意点について、お伝えしていきます。
筆者は主催者側になったことはありませんが、実りある懇親会になるよう、情報を出来る限り集めてみました♪
ぜひ、参考にしてみてくださいね！
スケジュールを決める
懇親会を開催するにあたって、まず決めなければならないのはスケジュール。
日時決めから、懇親会の準備は始まります。
どんな会でも、日時決めは一番頭を悩ませるところなのではないでしょうか。
なるべく多くの人に参加してもらおうと思ったら、それぞれのバラバラのスケジュールの中から、みんなが参加出来るようなベストな日をチョイスしなければなりません。
また、時間帯についても、いつなら参加しやすいのかを考慮しなければなりませんよね。
考えただけでも、骨の折れる作業ですね。
なるべく多くの人が参加できる日
他のイベントや行事とかぶってもいけませんし、それぞれの予定もある。
筆者はブライダルプランナーをしていたとお話しましたが、結婚式の日取りも同じようなもので、皆さん頭を悩ませていらっしゃいました。
招待する人みんなに参加してもらいたい。
そう考えたら、ひとりひとりの仕事の都合やプライベートな都合まで、よく把握する必要があるのです。
このように招待する皆が都合の良い日、参加してもらいやすい日を考えるのもまた、会の主催者の役割。
気遣いを発揮しなければならない、懇親会の要でもあるんですよね。
それに、日付けが決まったら、みんなのスケジュールを抑えるためにも早めに伝えなければなりません。
そのためには、早め早めの計画もまた、大事なことなんです。
懇親会のプランや流れを考える
そして、懇親会のプランや流れも決めなければなりませんね。
懇親会の内容が決まらなければ、会場も決まりません。
必要な道具や、会費も決まりませんよね。
全てをスピーディに決めていかないと、参加者への招待も出来ません。
懇親会の意義やメリットを踏まえて、みんなにとって有意義な集まりとするためには、主催者は考えなければならないことが山積みなのです。
懇親会には、まずは自己紹介も必要になると思いますが、それだけという訳にはいきませんよね。
何かイベントがあったほうがメリハリがつくし、イベントづくしだと仲を深めるための会話の時間も作れません。
参加者の関係性、目的を踏まえて、出来るだけ参加したメリットを感じてもらえるような懇親会を企画しましょう！
会場となる場所を決める
懇親会の日時やプランが決まったら、集まる人数や行う内容にそった会場を手配しなければなりません。
大人数になれば、それだけの人が入る会場を探すのだって一苦労。
イベントをするならイベントスペースが確保できる会場が必要だし、食事を伴うなら、立食なのか着座なのかでも雰囲気は変わってきます。
それが、レストランなのかケータリングなのかによっても、選ぶ会場は違ってきますよね。
筆者がいた結婚式場でも、懇親会等が行われることがありました。
結婚式場って、案外色んなパーティアイテムが揃っていたりするし、それなりの人数が入る部屋があるので穴場なんですよね♪
土日祝日は使えない場合が多いですが、平日なら受け入れてくれる場合も。
どんな会場にしろ、それなりの人数を集めるには、会場も限られてきます。
それに、集まりやすい場所であることも大切！参加者の行動を考えて、参加しやすい場所を選ぶことも必要なのです。
みんなに開催を伝える
日時が決まった！会場も決まった！となれば、参加者に開催を伝えなければなりませんね。
もちろん、口頭ではいけません。
書面にして伝えましょう。
懇親会を開催するなら、案内状を作るのが一番です！
案内状には、懇親会の目的や内容、日時や場所。
また、費用などをお知らせする役割があります。
さらに、案内状をもってご招待をし、出欠を確認する目的もありますね。
これも結婚式の時と、同じだなぁなんて♪
人数が多ければ多いほど、案内状・招待状を出すのが一番正確に、みなさんに同じ内容を伝えることが出来ますよね。
また、書面にしておくことで参加者も後々確認ができ、忘れてしまうことを避けられます。
会場の地図も入れておけば、案内状ひとつで、懇親会についての全てを把握することが出来ます。
また、結婚式なんかだと返信はがきを入れて出欠の確認をしますよね。
大人数の懇親会なら、同じように返信はがきを入れておけば完璧です！
同じ社内の懇親会であっても、案内は書面で提示し、出欠の確認も書面で回答してもらうスタイルをとったほうが、トラブルも少ないと思います。
忘れる人もいるので掲示もする
また、参加者が目にするような掲示板があるなら、掲示もしておけばさらに忘れられることがありませんよね。
懇親会等で、計画を早くして案内も早くすると、中には忘れてしまう人もいるものです。
筆者はこのタイプ(笑)みんなが目にして話題にするような場所に掲示してあれば、大助かりです！
必要なものを揃える
懇親会の大枠が決まり、みんなにも伝えた！
となれば、あとは懇親会に向けてのアイテムの準備に取り掛かりましょう。
懇親会に必要なものはいっぱいあります。
企画内容にあわせて、必要なものをリストアップして、漏れがないようにひとつひとつ揃えていきましょう。
準備期間はあっという間に過ぎていきます。
主催者仲間と協力し合い、手分けして進めていきましょう。
そんな時間もまた、有意義な時間になるはずです。
ケータリングや飲食物
懇親会には、飲食物は欠かせませんよね！
会場だけを借りているなら、食事はケータリング等を手配しなければなりません。
レストラン等で開催するにしても、どんな食事内容にするのか考えるのは、主催者の仕事ですよね。
大人数のパーティの場合、当日にお料理を注文するのでは間に合いません。
各自別々の食事内容にするわけにもいきませんから、みんなが満足できるような飲食物を手配しておくことが必要です。
名刺や名札
懇親会では、人と人との交流がひとつの目的ですから、初めて会う人でも分かりやすいように、名刺や名札の用意も必要です。
それぞれに名刺を持参してもらって、それを入れて首から下げられるパスケースのようなものがあるといいですよね。
もちろん、名札を用意しておいて、受付で配ってもOKです。
ゲームに使うもの
懇親会の企画内容にゲームがあるなら、そのゲームで使うものを準備しなければなりませんね。
パーティで行われるゲームと言えばビンゴですが、ビンゴだって用意するものは沢山ありますよね。
ビンゴの紙、ビンゴの抽選機、そして景品！その景品を、どの順番で渡していくかも考えておかなければなりません。
ビンゴは気軽に出来るゲームですが、主催者の準備は結構大がかりです。
結婚式の二次会でもビンゴはよくやりますが、とにかく荷物の山！笑
運び込むのにも一苦労で、それを懇親会まで閉まっておく場所も必要でしょうね。
パーティーグッズ
懇親会はいわゆるパーティですから、パーティグッズも欠かせません。
懇親会の雰囲気や内容にもよりますが、パーティグッズはより楽しい場を作ったり、盛り上げるためのアイテム。
みんなで身につけられるようなものや、最近だとスマホで写真を撮る人も多いと思うので、オシャレな写真が撮れるようなアイテムがあると、喜ばれるかもしれませんね♪
結婚式では最近、フォトプロップスという撮影小物を用意しておくのが定番となっています。
その会の雰囲気にあったフォトプロップスを用意して、フォトブースを設けておけば、各自記念になる写真が撮れるかもしれませんよ！
装飾
懇親会を盛り上げるものと言えば、装飾も！
懇親会の雰囲気に合わせてパーティ装飾が出来れば、参加者もより楽しく感じてくれることでしょう。
懇親会で装飾にもこだわるのは大変そうではありますが、装飾が素敵なほどテンションも上がってしまうのが参加者心理。
おしゃれなパーティに参加出来たという感覚は、満足感を生み出すはずです。
ですので、もし主催者が男性なら、一緒に準備してもらう人に女性もいたほうが、心強いでしょうね。
PC
今やパソコンは、懇親会の場にも欠かせません。
懇親会の管理も出来るし、音楽を流すことも出来ます。
なにか映像を流すことが必要な場合も、パソコンから直接スクリーンに流したりも出来ますよね。
困った時のPCともなるので、当日は持って行った方が、いざという時にも役に立つでしょう。
プロジェクター
パーティと言えば、今や映像を流すのは欠かせないイベントのひとつだったりしますよね。
結婚式の披露宴でも、映像が流れないパーティは無いと言ってもいいくらいです。
そこで絶対に必要なのがプロジェクター。
パーティ専用の会場なら、備え付けられている場合もあると思いますが、そうじゃなければ別途手配が必要です。
レンタルショップでの貸し出しも行われているので、そういったお店を利用するといいでしょう。
ただこれも、イベントが多い時期は出払ってしまうこともあるため、早めに予約を入れておいた方がいいでしょうね。
当日は会場に早入り
さて、いよいよ懇親会の当日。
準備をしっかりして来たら、あとは懇親会を迎えるだけ！ですが、当日にも準備は残されていますよね。
会場が前日から借りられれば前日に準備が出来るけど、そうじゃなければ当日に準備しなければなりません。
受け付けの準備、ゲームで使うアイテムの準備、イベントの準備…主催者は、懇親会が終わるまで気が抜けません。
それに、参加者が先に来てしまったら案内する人もいませんね。
参加者が到着する前に早入りして準備万端に整え、迎え入れる体勢を整えておきましょう！
開始時の挨拶をしっかりと！
そして主催者は、懇親会の開始時の挨拶もしなければなりませんね。
懇親会開催にあたっての目的を改めて皆さんに知ってもらい、集まっていただいたことに感謝をし、楽しい時間となるように想いを込めて…簡潔に！
挨拶はしっかりとしなければなりませんが、長々としゃべるのはNGです。
さくっと意義と感謝をのべ、後は食事を楽しみながら会話ができるよう、早めに乾杯しましょう。
懇親会に漕ぎ着けたことに喜びもひとしおかもしれませんが、本番はここから。
主催者の役目もここからが大事なのです。
調子に乗りすぎない
ここからが本番！ですので主催者は、懇親会で調子に乗りすぎるようなことが無いように気をつけましょう。
もちろん楽しんでいい。
だけど、会の進行をするのは主催者です。
しっかりと進行を務めないと、懇親会もグダグダになってしまいます。
結婚式には司会者が必ずと言っていいほどいますが、結婚式がスムーズに進むか、滞りなく進むかも司会者の腕次第。
人によって、なんだかテンポが悪く感じることもあるし、盛り上がりに欠ける時もあるのです。
二次会では友人等が進行役を行っていますが、上手な人とそうでない人では、二次会の盛り上がりが全く違うんですよね。
会を取り仕切る主催者、そして進行役は、それだけの大役であるということをお忘れなく！
みんなの様子を観察する
となれば当然、懇親会の主催者は、酔っ払っている暇なんかありません。
参加してくれたみんなの様子を観察し、みんなが楽しく過ごせるように取り計らうことが必要です。
盛り上がりに欠けていればBGMを変えたり、イベントのタイミングを変えてみたり。
空気を読み、その場で空気を動かすんです！
また参加したいと思ってもらえる会にするには、一瞬でも不穏な空気が流れないように…常にみんなに気を配ってあげて下さいね。
酔っ払いすぎてる人
酔っ払いすぎている人はいませんか？
酔っ払いすぎてしまう人が居ると、体調が悪くなってしまうかもしれません。
酒癖が悪ければ、喧嘩が始まるかもしれません。
あくまでも楽しく懇親会を終えることが出来るように、酔っ払いすぎている人はクールダウンさせてあげましょう。
輪に入れてない人
また、懇親会の空気に馴染めなくて、輪に入れていない人はいませんか？
そういう人はきっと、つまらない思いをしているはずです。
帰りたくて仕方なくもなっているでしょうね。
懇親会に参加してくれた人がひとりでも、そんな思いをしてしまったら、主催者としては役割を果たせていないことになります。
自然と輪に入れるよう、楽しい気持ちになってもらえるようサポートしてあげましょう。
体調が悪そうな人
懇親会には大勢の人が集まっていますが、そんな中では体調を崩してしまう人もいるかもしれません。
盛り上がっていると、休む場所を誰に聞いていいかも分からず、体調が悪いまま我慢しているかも。
そんな人に気付いて声を掛けてあげるのも、主催者の役目。
常にみんなに気を配っていなければならないのです。
何か困っている人
具合が悪い人以外にも、何か困っているような人が居ないかどうかも、常にチェックしておきましょう。
主催者はホスト役。
痒いところに手が届くくらいの行動が出来たら、その懇親会の後は一気に頼れる人として注目を浴びることになるでしょう。
懇親会は企画力もそうですが、当日のおもてなしや気遣いも問われます。
これを完璧にこなせば、評価もかなり高まるでしょう。
懇親会を開催するのはとても大変なことですが、やっただけのものは返ってくる！当日は慌ただしくても、みんなに感謝される！そんな役割なのです。
懇親会の成功を祈ります！
懇親会の主催者の役割は、解散後の配慮にも！
家に帰るまでが遠足…ならぬ懇親会です。
みんなが無事に帰路に付くことが出来てようやく、一息つくことが出来るのです。
懇親会、成功しますように♡
