この記事を読まれている方の中には社会人の方も多くいるかと思います。

社会人の方はどのようなお仕事をされていますか?

基本的に現場に出るお仕事だったらそこまで電話対応については無いのかもしれませんが、営業職であったり事務職であったりするなど、電話とは切っても切り離せない人もいるのではないのでしょうか?

ただ人と話すだけと思いきや、そこにはビジネスマナーとして大切なこともたくさんあります。

では、社会人のマナーである電話対応皆さんはどれだけご存知でしょうか?

また、どれくらいできていますか?

社会人のマナー!電話対応できてますか?

どれぐらいこの電話対応のマナーについてできているかですが、もし「全く知らなかった!」と言うことがあっても大丈夫です。

それはこれから心がけていけばよいのです。

自分は、「社会人生活も長いし大丈夫!」と思う人もいるかもしれませんが、実は間違えて理解していることもあるかもしれません。

ですのでもし間違えて覚えていた部分があったとしても、そこも改めていけば大丈夫です。

大切な事はとにかく正しい知識を学ぶことにあります。

ですので、どの電話対応が正しいのかを学んでいきましょう。

社会人の常識!電話対応のマナー15選

では、社会人の常識として押さえておきたい電話対応のマナーは15個あります。

もちろんそれ以上もあるかもしれませんが、この15選を押さえていれば大丈夫です。

では、社会人の電話対応のマナーについて一つ一つ見ていきましょう。

電話のコールは3回以内

基本的に、ビジネス電話についてはお待たせしてはいけません。

ですので、電話を取る時は3回以内を心がけましょう。

やはり何かの問い合わせをしようと企業に電話かけて3回以上の呼び出し音があると、待たされていると感じる傾向にあります。

ですので、できるだけ3回内を心がけることが大切です。

調べた情報によると5回以上のコールになってくると、電話をかけた側はだんだんとイラつくようになる傾向にあり、このまま電話を切ってしまおうと言う行動に出る人も出てくるようです。

お客様に対する対応についてもそうなのですが、取引先の方についても同じことが言え、もし、ここで電話をすんなりと取らないと、大きなビジネスチャンスを流すようなケースまであるといいます。

確かに事情によって3回以内に出れないことがあるのかもしれません。

ですがなるべく3回以内に取り、お待たせしない対応することが大切です。

そうは言っても、中には営業所に事務員の人が1人だけというような形態のところも結構あり、3コールと以上の電話がなっても電話が取れない事態というのはあるものなのです。

ですので、3回以内はどうしてもできない事も少なくありません。

ですが、心がけるだけでも大分違います。

3コール以上は「お待たせしました」を忘れない

やはり仕事をしていたり、他の電話対応などがあり、どうしても3コール以上待たせてしまうということがあります。

それはどうしようもないことです。

ですので、3コール以上になってから電話を取ったのであれば、「お待たせしました。」という言葉を忘れないようにしましょう。

3コール以上で待たされた感覚はあるのかもしれないけれど、この言葉があるのとないのとでは大きく違います。

3コール以上の場合は、「お待たせいたしました。」とお詫びの言葉を入れることも大切ですし、もし5コール以上鳴って電話を取ったのであれば、「大変お待たせいたしました。」と謝罪の言葉を入れると、だいぶ印象が違います。

すぐにメモの用意

何回も、同じような質問されると大変心情を悪くします。

電話対応の時に、メモを取り復唱する場面もあるかと思いますが、その言ったことに対する復唱だけであれば、そこまでイライラする人は多くはありません。

ですので、電話の近くには必ずメモを準備しましょう。

メモと書くものが事前にあれば、電話の時にすぐにメモをとることができます。

著者も、企業で経理の仕事をしていますが、机周りには必ずメモ用紙と筆記用具があります。

多くの企業がもう既にそうなっているとは思います。

ただ、いろいろな企業の中には自分の指定の席がない人もいるようですね。

そのような時は、ポケットの中に入る程度のノートと、筆記用具をポケットに入れるようにすると良いでしょう。

そのような方から話を聞くところによると、メモ用紙だと、あちらこちらに行って紛失してしまうことがあるのだそうです。

ですので、もし指定の席がなく、机周りに筆記用具やメモ帳準備できないと一緒であれば、既にもう1冊のノートになっているものが良いのだそうです。

しかも、ポケットに入るサイズですから、大体A5とかA6位のサイズと小さいものが良いのだそうです。

環境によって様々ですが、できる範囲で、メモの用意は大切です。

NG用語

電話対応の時に、ついつい普段の生活の時に行ってしまうようなことがビジネス電話ではNG用語であることがあるのです。

ですので、仕事の時にの電話の時に言わない方が良い言葉を気にかけておきましょう。

それは、大体2つあります。

なぜいけばいけないのかということも含めて見ていきましょう。

もしもし

電話に出るときに必ず言うこの「もしもし」と言う言葉ですが、こちらは一般的な家庭であれば問題ありません。

むしろ、名前を名乗ることによって、もし詐欺の電話等だとすると、相手に情報を与えてしまうことになります。

ですので、普通の電話だとこちらでも良いのですが、ビジネスでもではそのようにはいきません。

また、調べたところによりますと、「もしもし」というのは「申す申す」の略語で、どちらかと言うと若者言葉であった名残もあり、カジュアルな印象与えるのだそうです。

ですので、「はい、〇〇株式会社でございます。」と企業名をしっかりと名乗るようにしましょう。

株式会社とまでは言わなくても、「〇〇でございます。」などの会社名を名乗るようにするのがビジネス電話での正しい対応です。

ビジネス電話のマナーのサイトによると、社名と自分の名前を名乗ることが正しいと書かれていますが、著者も著者の妻も、名前まで名乗るようには指導されたことがないことから、そこは企業によるからにあっても違うのではと思っています。

ですので、新卒で入社されたのであれば、電話対応のときのマナーも指導があることでしょう。

もし、中途採用で、そのような研修がないところもあるかもしれません。

その時は、周りの上司や先輩がどのような対応しているのかというのを参考にするのも良いでしょう。

よく聞こえません

また、電話の際に受話器の使い方の問題などがあってか、よく聞こえないということもあるでしょう。

ですが、「よく聞こえません。」とはっきり言うのは大変失礼に当たります。

ですが聞こえもしないのに、わかったふりをするというのも大敵です。

ではどうするのかと言うと、後ほどにも詳しく説明しますが、電話かけたご本人のせいにするような言い方ではなく、この際は電話機に責任を押し付けるような言い方をすることが大切です。

これは電話のみならず、ファックスやメール等についても似たような対応することがあります。

確かに、届いてもいないのにこちらが悪いような言い方をする必要は全くないのですが、お客様に過失があるような言い方をするのも大変失礼なものです。

ですので、「機械の調子が悪かったのかもしれませんが届いていないようです。

お手数をおかけしますが、もう一度送っていただけますか?」という言い方をするようなこともあります。

電話についても似たような対応します。

電話でも笑顔で

やはり、電話においても、笑顔で対応することが大切です。

やはり、表情と声のトーンはどうしても連動します。

よく「申し訳ございません。」と謝りながら電話口で頭を下げる人は多くありませんか?

やはり、声とそのような行動は連動する事は他のそのような人もよくわかっているのです。

ついつい顔が見えないと思って油断してしまいますが例えばですが頬杖をついてどっしりと構えて対応すると、意外にもその様子は電話口からも伝わると言うのです。

そのようなビジネスのマナーについて取り上げているところでも多くそのような事は言われていますのでやはりその態度とその声の質は連動するということが言えるようですね。

そのように、姿勢を正し、笑顔で対応することで、きちんとした印象を電話口からも与えることができます。

ですので、見えてないからと油断せずに笑顔できっちりとした対応することが大切です。

姿勢にも気をつける

見えていないから大丈夫と思いきや、意外にもそのようなきちんとしていないような対応ででも対応すると必ずお客様にもわかると言われています。

先ほども書いたように、頬杖をついたりぞんざいな態度で電話をしていると、そのような態度が伝わると言うので、注意が必要です。

やはり、そのような姿勢もまた声の質に連動しているのかもしれませんね。

基本は「いつもお世話になっております。」

新社会人の方であれば、「なんで面識もないのに、お世話になっていますって言うのかな?」と思ってしまうかもしれません。

でも、仕事においては、特に自分がお世話になっていなくても、「いつもお世話になっております。」と言う言い方で間違いありません。

やはり企業としては、いつもお世話になっている立場ですので、そういうことは間違いではないのです。

お客様の立場で初めて電話を受ける方に対しでも「いつも先なっております。」と言っても差し支えありません。

会社名や氏名を確認する

電話を取ったら「お世話になっております。」等とご挨拶した後で、会社名と氏名を確認しましょう。

こちらからまた折り返しお電話するようなこともあるかもしれませんし、やはり、どなたがそのような電話をかけてきたかということを仕事においては大変重要です。

また見落としがちなのが会社名だけを確認して安心してしまうケースです。

後に折り返しが必要になったときに誰がかけてきたのかが非常に重要になります。

その時に、氏名がわからないと、誰がかけてきたのかということがわからず、そのようなお電話いただいたのですが…。

と電話をした後、その相手先が誰が電話をかけたのかの確認作業に追われることがあります。

ですので相手方にもそのような負担を与えないためにも、会社名と同時にお名前を確認することが大切です。

新社会人の方であれば、会社名だけで安心してうっかりとお名前を確認するのを忘れてしまうというケースがよくあります。

そのような失敗を糧に電話対応の正しい方法を学んでいくということがありますが、その知識があるだけでもだいぶ違いますので覚えておきましょう。

声が聞こえない場合は「お電話が遠いようなのですが。」

先ほど、「よく聞こえません。」とはっきり言うのは大変失礼にあたると言うお話をしました。

この際電話機のせいにするということを言いましたが、声が聞こえないときは「お電話が遠いようなのですが。」と言うのがビジネス対応での正しい方法です。

このように、相手の声が小さいからよく聞こえないという批判をするような感じではなく、電話機が遠いから声が聞こえないという感じにすると、相手の方も機嫌を損ねることなくはっきりとお話ししてくださるようになります。

著者も、そのようなことを言われた場合は、「大変失礼いたしました。」と詫びるようにし、そこからはっきりと話すように努力します。

このように言うことで、はっきりとよく聞こえないというような失礼なことを言うことなく、相手の方にもう少し大きな声ではっきりとお話ししてくださるように促すことができるのです。

聞き取り損ねたら「申し訳ございません」

やはり、電話口ですので、声によって非常に聞き取りにくい声をされてる方もいますし、早口で聞き損ねてしまったことも少なくありません。

そこはどうしても避けられないところがあります。

確かにはっきりと聞き返すと言うのは大変失礼なのかもしれませんが、わからないことをそのままにすると言うのは思いがけないトラブルも招くこともあります。

ですので、もし聞き損ねたら「申し訳ございません。」と謝罪した上で、もう一回聴き直すと言うことができれば、相手の方もそこまで機嫌を損ねる事はありません。