あなたは、接待と言う言葉を聞いて、どんなことを連想しますか?

接待と言うと、偉い人を目の前に、会社員がぺこぺこ頭を下げながら、お酌しているというそんなイメージがありませんか?それはテレビドラマの影響です。

しかし、本来「接待」という言葉は、客人をもてなすという意味があります。

一般的には日本の企業において、取引先や得意先などを飲食店に連れて行き、そこでもてなすことを言います。

企業が行っている接待の実態としては、業務時間外に飲食、ゴルフ、性的サービスの提供などで相手をもてなすことが行われていて、接待にかかる費用は接待費という費用として計上されます。

建前は、「クライアントとの打ち合わせ」というもので、税務上は全額が損金とならないとされています。

また、最近では「接待」という名目を傘に、行きすぎたサービスを行うことも問題視されています。

場合によっては法律違反になるような接待も行われることがあるようです。

接待を、成功させるのも大切ですが、接待について正しい知識を知っておいて、効果的な接待を行うように心がけましょう。

大事な接待では失敗は許されない!

接待は、会社が取引先とコミュニケーションを取る手段として、大切な時間です。

ですので、接待する相手が大手の取引先である、大企業であると言う場合は、絶対に失敗は許されません。

そこで万一失礼な行動を取ってしまえば、台なしになってしまうからです。

つまり、もしあなたが取引先との接待の席に同席するように、会社や上司から言われたら、それだけ大切な任務を任されたとも取ることができます。

取引先に対してあなたを紹介したい、会社の顔としてあなたを扱っていることになるのです。

これはかなり責任重大ですよね。

ですので、もし接待の席に同席するように言われたら、どのような心構えで行けばいいのか、何が失礼になるのかなど事前にきちんと学んでから挑むようにしましょう。

これからの仕事を左右する

接待は、今後の仕事を左右します。

その為のもてなしの席ですから、当然といえば当然です。

こちらが接待の席として相手を誘って、相手もそれに応じてくれた場合、互いに「単なる食事会」だとは思っていないはずで、そこには必ずビジネスの話が関わって来ることはわかっています。

ですので、接待の席に相手が出向いてくれるということは、会社に対して興味がある、進めているプロジェクトに対して協力の姿勢があるというような前向きな気持ちで来られることが多いです。

しかし、この接待の席で失敗をしてしまえば、その話はもちろん無かったことになります。

表向きは楽しい宴席、食事会であったとしても大切な会議と同じレベルであるということをよく把握しておきましょう。

接待も仕事のうちとして捉えておきましょう。

接待を上手く行かせるための工夫8個

では、接待を上手く行かせるために、あなたができる工夫はどんなことがあるでしょうか?

今まで接待の経験が無い方や、あってもあまり接待に同席したことがなく、よくわかっていないという方にも参考になるようなことを挙げていきたいと思います。

重要なのは、接待はおもてなしであるという意識を忘れないこと。

目的がどうあれ、相手の方に喜んでもらう、楽しかったと思って帰っていただくという誠実さがあればたいていのことは乗り切ることができます。

あまり緊張しすぎて無愛想になっても無意味ですし、相手に逆に気を使わせてしまうなんてもってのほかです。

接待は飲み会とは違いますが、相手を思いやる気持ちはどんな場合でも大切ですよね。

先程も述べましたが、あなたが接待の担当者として相手をおもてなしするということは、会社の看板を背負っているのだということを自覚しておいて下さい。

接待の目的を明確にする

そもそも、今回の接待の目的はなんなのでしょうか?

これを明確にしておかなければ、どういうように話を持って行っていいかわかりませんし、へたをすれば相手とビジネスの話を一切しないで終わってしまったという最悪の結果になりかねません。

相手も食事の席とはいえ、忙しい中貴重な時間を割いて来てくれているのです。

相手に「一体何しにきたんだ」と思われるようでは失格です。

また、もしあなたが接待の主な担当でなくても、目的をきちんと勉強していくようにしましょう。

この接待の席で、一体なにを話すのか知らない、とりあえず上司について行けば美味しいものも食べられるしラッキーなんて思ってはいけません。

接待は業務時間外に開催されるとしても、仕事であることに変わりはありません。

参加者で打ち合わせする

あなた一人で取引先を相手にすることはまずないので、もし接待の担当として任命されたら、あなたの他にも何人かで接待を行うことになると思います。

ですので、接待をする担当者メンバーで一度集まって、必ず打ち合わせを行います。

会場にどれくらい前についておかなければならないか、どのようにして相手を迎えるか、誰がどこに座るか、どんな話題から切りだして本題に持って行くのかなど、細かくシュミレーションしてみましょう。

台本があるわけではありませんから、いろいろなシーンが考えられます。

どんな場面でも対応できるように、考えられるケースについて全て打ち合わせを綿密にしておくと失敗が無いと思います。

また、打ち合わせの際には、できれば接待についてベテランな社員さんに入ってもらうのが良いでしょう。

その人が接待に参加しないと言う場合でも、打ち合わせの時点でさまざまな案や注意点を教えてもらえます。

相手についての情報共有

そこで大切になってくるのは、取引先や得意先、いわゆる接待する相手についての情報を共有しておくことです。

どんな会社なのか、ここ数年の業績はどんな具合なのか、目玉となっているサービスや商品は何かということから、相手の会社の歴史や代表者のことなど、こまかくリサーチしておいて損はありません。

相手にとって、接待してくれるということは、その会社が自分の企業に興味を持ってくれていると当然捉えます。

なのに、相手のことを何も知らない、代表者の名前すら把握してないでは、大変失礼にあたります。

接待する取引先は、今後あなたの会社にとってベストパートナーになってくれるかもしれませんし、さまざまなピンチの場面で助けてくれる存在となるかもしれません。

そのような対象の企業について情報を調べないでは話になりません。

逆に、会社のことをよく調べておいて話題にすると「我が社にとても関心を持ってくれている」と、とても喜んでもらえると思いますよ。

あなたも、もし接待される側として出席した場合、相手が自分の会社のことについて細かく調べてくれていたら嬉しいですよね。

当日の流れ

当日の流れをきちんと把握しておきましょう。

もちろんメンバー全員がきちんと把握しておくべきです。

だいたいこんな感じではなく、きちんと工程表を作るなどしてスケジュールを知っておきましょう。

会社を何時に出るか、交通手段はどのようにして行くのか、会場についたらまず何をするのか、最初に挨拶するのは誰かなど、これに関しては台本のようなものを作ってメンバー全員で共有しておかれると良いですね。

さらに、どのタイミングで名刺を交換するか、自己紹介などはどのようにするのか、など細かい点についても共有しておき、誰かがうっかり手順を忘れてしまってもメンバー同士でサポートできるようにしておきましょう。

また、接待終了時には、支払いはどのように済ませるのか、相手を見送るのにどんな方法で行うのか、相手の帰宅手段を考えなければいけないのか、誰かが迎えにくるのかなど確認も必要です。

接待は当日よりもいかに準備をきちんと行うかで成功するかが決まります。

お店を選ぶ

もし、あなたが接待のお店選びを任されたら、これは一大事です。

あなたのお気に入りのお店に連れて行こうというような軽い感じではいけません。

接待に使うお店は、会社でだいたい決まっているので、そこを利用すればいいと思いますが、お店を新規開拓するよう指示されたら、やはり探さなくてはなりません。

お店を探す際の条件としていろいろありますが、個室があること、各が高い店であること、店側が接待に慣れていることなどが条件です。

みんなでワイワイ楽しむのが目的では無いですし、接待する相手の年齢も考えなくてはなりません。

おしゃれなフレンチの店に招待するのか、落ち着いた格式高い料亭を利用するのか、選ばなければなりません。

もしどうしても選ぶ自信が無い場合は、上司に相談するなりして相手に失礼の無いようにお店選びは慎重に行いましょう。

下見に行く

お店が無事に決まったら必ず下見をしておきます。

当日迷ってはいけませんし、一度行っておくと安心ですよね。

会社から実際にどれくらいかかるのか、周りはどんなものがあるのかを見ておくと万一相手が迷った時にも説明ができますし、迎えに出ることも可能です。

下見に行った際には、できればお店の方とお話しできればいいですね。

大切な接待で使わせてもらうということを伝えればお店側も協力を惜しまずにサービスしてくれると思います。

その際、使わせてもらう部屋を実際に見ることができれば尚いいですし、料理などの確認も念のためしておきましょう。

さらに、支払い方法についてもお店と相談して、相手が気付かない間にスマートに支払いを済ませることができるように取り計らってもらうようにします。

相手の食の好み

お店を選ぶ際は、相手の食の好みに合わせた方が良いでしょう。

接待をするさいには、当然日程を決めなくてはなりませんので、その際に「何かお好きなものはありますか?」と聞いても差し支えありません。

友達同士で行うサプライズパーティではありませんので、そこは隠しだてする必要もありませんし、はっきりと好みを聞いておいていいと思います。

なお、相手が「なんでもいい」と言ってきたら、洋食より和食のお店の方が無難です。

大きな商談を決める際の接待などはたいていが料亭です。

取引先が外資系で、相手が外国のお客様であっても和食は基本喜ばれます。

また、食の好みだけでなく相手がお酒が好きであればお酒の好みも調べておくと良いでしょう。

事前にお店側に申し出て用意してもらうか、持ち込みさせてもらいましょう。

お酒にまでこだわってくれると相手もとても喜んで下さると思います。

相手のアレルギー

お店を選ぶ際にもう一つ気をつけなければならないことは、相手にアレルギーがある場合です。

相手が食物アレルギーがある場合は、その食材を使用した料理はお店に言って避けてもらわなければなりません。

食物アレルギーがある方が、その食材を口にしてしまうと命にかかわる危険があります。

接待の日程が決まったら、相手の方には必ずアレルギーをお持ちかどうかを伺うようにしましょう。

もちろん先方の参加者が複数いらっしゃれば全員のアレルギーに対して聞くようにします。

先方の方のアレルギーに対して調査が済んだら、お店に相談してその食材の使用を絶対に避けてもらうようにします。

お店側も、接待で利用する場合はアレルギーの有無をかならず聞いてくれるので、脚んですね。

雰囲気

お店の雰囲気も大切です。

若者が集う店、チープな店、がやがやうるさいお店は避けるようにしましょう。

先程も述べましたように個室を予約することは絶対です。

また、個室があっても外がうるさい、古めかしすぎるというように雰囲気がよくないお店は辞めておきましょう。

雰囲気の良いお店は、その人にあったお店と言う意味です。

取引先の方が、堅苦しいのがお嫌いな場合は、もう少しフランクなお店でも良いでしょうし、その人の立場になってどんな場所で接待されると嬉しいと思ってもらえるかを考えれば、おのずとどんなお店にすればいいのかわかってくるでしょう。

費用

接待の費用は、会社持ちで、接待費として認められていますので、心配はありません。

しかし、だからといって、常識の範囲を超えるような高いお店で接待をしたり、ふさわしくないお店で接待をするのは人のモラルに反します。

接待はあくまで、ビジネスを円滑に進めるためのコミュニケーション方法です。

自分のお金じゃないからといって、羽目を外したり、ここぞとばかりに高いお店で自分が楽しむのはご法度です。

あまり度が過ぎると、接待では無く賄賂として扱われてしまうこともありますので、接待にかける費用については、十分に注意した上で計画しましょう。

できれば、会社の経理と相談の上費用の計画を立てておかれるといいのではないでしょうか?