あなたは、接待と言う言葉を聞いて、どんなことを連想しますか?

接待と言うと、偉い人を目の前に、会社員がぺこぺこ頭を下げながら、お酌しているというそんなイメージがありませんか?それはテレビドラマの影響です。

しかし、本来「接待」という言葉は、客人をもてなすという意味があります。

一般的には日本の企業において、取引先や得意先などを飲食店に連れて行き、そこでもてなすことを言います。

企業が行っている接待の実態としては、業務時間外に飲食、ゴルフ、性的サービスの提供などで相手をもてなすことが行われていて、接待にかかる費用は接待費という費用として計上されます。

建前は、「クライアントとの打ち合わせ」というもので、税務上は全額が損金とならないとされています。

また、最近では「接待」という名目を傘に、行きすぎたサービスを行うことも問題視されています。

場合によっては法律違反になるような接待も行われることがあるようです。

接待を、成功させるのも大切ですが、接待について正しい知識を知っておいて、効果的な接待を行うように心がけましょう。

大事な接待では失敗は許されない!

接待は、会社が取引先とコミュニケーションを取る手段として、大切な時間です。

ですので、接待する相手が大手の取引先である、大企業であると言う場合は、絶対に失敗は許されません。

そこで万一失礼な行動を取ってしまえば、台なしになってしまうからです。

つまり、もしあなたが取引先との接待の席に同席するように、会社や上司から言われたら、それだけ大切な任務を任されたとも取ることができます。

取引先に対してあなたを紹介したい、会社の顔としてあなたを扱っていることになるのです。

これはかなり責任重大ですよね。

ですので、もし接待の席に同席するように言われたら、どのような心構えで行けばいいのか、何が失礼になるのかなど事前にきちんと学んでから挑むようにしましょう。

これからの仕事を左右する

接待は、今後の仕事を左右します。

その為のもてなしの席ですから、当然といえば当然です。

こちらが接待の席として相手を誘って、相手もそれに応じてくれた場合、互いに「単なる食事会」だとは思っていないはずで、そこには必ずビジネスの話が関わって来ることはわかっています。

ですので、接待の席に相手が出向いてくれるということは、会社に対して興味がある、進めているプロジェクトに対して協力の姿勢があるというような前向きな気持ちで来られることが多いです。

しかし、この接待の席で失敗をしてしまえば、その話はもちろん無かったことになります。

表向きは楽しい宴席、食事会であったとしても大切な会議と同じレベルであるということをよく把握しておきましょう。

接待も仕事のうちとして捉えておきましょう。

接待を上手く行かせるための工夫8個

では、接待を上手く行かせるために、あなたができる工夫はどんなことがあるでしょうか?

今まで接待の経験が無い方や、あってもあまり接待に同席したことがなく、よくわかっていないという方にも参考になるようなことを挙げていきたいと思います。

重要なのは、接待はおもてなしであるという意識を忘れないこと。

目的がどうあれ、相手の方に喜んでもらう、楽しかったと思って帰っていただくという誠実さがあればたいていのことは乗り切ることができます。

あまり緊張しすぎて無愛想になっても無意味ですし、相手に逆に気を使わせてしまうなんてもってのほかです。

接待は飲み会とは違いますが、相手を思いやる気持ちはどんな場合でも大切ですよね。

先程も述べましたが、あなたが接待の担当者として相手をおもてなしするということは、会社の看板を背負っているのだということを自覚しておいて下さい。

接待の目的を明確にする

そもそも、今回の接待の目的はなんなのでしょうか?

これを明確にしておかなければ、どういうように話を持って行っていいかわかりませんし、へたをすれば相手とビジネスの話を一切しないで終わってしまったという最悪の結果になりかねません。

相手も食事の席とはいえ、忙しい中貴重な時間を割いて来てくれているのです。

相手に「一体何しにきたんだ」と思われるようでは失格です。

また、もしあなたが接待の主な担当でなくても、目的をきちんと勉強していくようにしましょう。

この接待の席で、一体なにを話すのか知らない、とりあえず上司について行けば美味しいものも食べられるしラッキーなんて思ってはいけません。

接待は業務時間外に開催されるとしても、仕事であることに変わりはありません。

参加者で打ち合わせする

あなた一人で取引先を相手にすることはまずないので、もし接待の担当として任命されたら、あなたの他にも何人かで接待を行うことになると思います。

ですので、接待をする担当者メンバーで一度集まって、必ず打ち合わせを行います。

会場にどれくらい前についておかなければならないか、どのようにして相手を迎えるか、誰がどこに座るか、どんな話題から切りだして本題に持って行くのかなど、細かくシュミレーションしてみましょう。

台本があるわけではありませんから、いろいろなシーンが考えられます。

どんな場面でも対応できるように、考えられるケースについて全て打ち合わせを綿密にしておくと失敗が無いと思います。

また、打ち合わせの際には、できれば接待についてベテランな社員さんに入ってもらうのが良いでしょう。

その人が接待に参加しないと言う場合でも、打ち合わせの時点でさまざまな案や注意点を教えてもらえます。

相手についての情報共有

そこで大切になってくるのは、取引先や得意先、いわゆる接待する相手についての情報を共有しておくことです。

どんな会社なのか、ここ数年の業績はどんな具合なのか、目玉となっているサービスや商品は何かということから、相手の会社の歴史や代表者のことなど、こまかくリサーチしておいて損はありません。

相手にとって、接待してくれるということは、その会社が自分の企業に興味を持ってくれていると当然捉えます。

なのに、相手のことを何も知らない、代表者の名前すら把握してないでは、大変失礼にあたります。

接待する取引先は、今後あなたの会社にとってベストパートナーになってくれるかもしれませんし、さまざまなピンチの場面で助けてくれる存在となるかもしれません。

そのような対象の企業について情報を調べないでは話になりません。

逆に、会社のことをよく調べておいて話題にすると「我が社にとても関心を持ってくれている」と、とても喜んでもらえると思いますよ。

あなたも、もし接待される側として出席した場合、相手が自分の会社のことについて細かく調べてくれていたら嬉しいですよね。

当日の流れ

当日の流れをきちんと把握しておきましょう。

もちろんメンバー全員がきちんと把握しておくべきです。

だいたいこんな感じではなく、きちんと工程表を作るなどしてスケジュールを知っておきましょう。

会社を何時に出るか、交通手段はどのようにして行くのか、会場についたらまず何をするのか、最初に挨拶するのは誰かなど、これに関しては台本のようなものを作ってメンバー全員で共有しておかれると良いですね。

さらに、どのタイミングで名刺を交換するか、自己紹介などはどのようにするのか、など細かい点についても共有しておき、誰かがうっかり手順を忘れてしまってもメンバー同士でサポートできるようにしておきましょう。

また、接待終了時には、支払いはどのように済ませるのか、相手を見送るのにどんな方法で行うのか、相手の帰宅手段を考えなければいけないのか、誰かが迎えにくるのかなど確認も必要です。

接待は当日よりもいかに準備をきちんと行うかで成功するかが決まります。

お店を選ぶ

もし、あなたが接待のお店選びを任されたら、これは一大事です。

あなたのお気に入りのお店に連れて行こうというような軽い感じではいけません。

接待に使うお店は、会社でだいたい決まっているので、そこを利用すればいいと思いますが、お店を新規開拓するよう指示されたら、やはり探さなくてはなりません。

お店を探す際の条件としていろいろありますが、個室があること、各が高い店であること、店側が接待に慣れていることなどが条件です。

みんなでワイワイ楽しむのが目的では無いですし、接待する相手の年齢も考えなくてはなりません。

おしゃれなフレンチの店に招待するのか、落ち着いた格式高い料亭を利用するのか、選ばなければなりません。

もしどうしても選ぶ自信が無い場合は、上司に相談するなりして相手に失礼の無いようにお店選びは慎重に行いましょう。

下見に行く

お店が無事に決まったら必ず下見をしておきます。

当日迷ってはいけませんし、一度行っておくと安心ですよね。

会社から実際にどれくらいかかるのか、周りはどんなものがあるのかを見ておくと万一相手が迷った時にも説明ができますし、迎えに出ることも可能です。

下見に行った際には、できればお店の方とお話しできればいいですね。

大切な接待で使わせてもらうということを伝えればお店側も協力を惜しまずにサービスしてくれると思います。

その際、使わせてもらう部屋を実際に見ることができれば尚いいですし、料理などの確認も念のためしておきましょう。

さらに、支払い方法についてもお店と相談して、相手が気付かない間にスマートに支払いを済ませることができるように取り計らってもらうようにします。

相手の食の好み

お店を選ぶ際は、相手の食の好みに合わせた方が良いでしょう。

接待をするさいには、当然日程を決めなくてはなりませんので、その際に「何かお好きなものはありますか?」と聞いても差し支えありません。

友達同士で行うサプライズパーティではありませんので、そこは隠しだてする必要もありませんし、はっきりと好みを聞いておいていいと思います。

なお、相手が「なんでもいい」と言ってきたら、洋食より和食のお店の方が無難です。

大きな商談を決める際の接待などはたいていが料亭です。

取引先が外資系で、相手が外国のお客様であっても和食は基本喜ばれます。

また、食の好みだけでなく相手がお酒が好きであればお酒の好みも調べておくと良いでしょう。

事前にお店側に申し出て用意してもらうか、持ち込みさせてもらいましょう。

お酒にまでこだわってくれると相手もとても喜んで下さると思います。

相手のアレルギー

お店を選ぶ際にもう一つ気をつけなければならないことは、相手にアレルギーがある場合です。

相手が食物アレルギーがある場合は、その食材を使用した料理はお店に言って避けてもらわなければなりません。

食物アレルギーがある方が、その食材を口にしてしまうと命にかかわる危険があります。

接待の日程が決まったら、相手の方には必ずアレルギーをお持ちかどうかを伺うようにしましょう。

もちろん先方の参加者が複数いらっしゃれば全員のアレルギーに対して聞くようにします。

先方の方のアレルギーに対して調査が済んだら、お店に相談してその食材の使用を絶対に避けてもらうようにします。

お店側も、接待で利用する場合はアレルギーの有無をかならず聞いてくれるので、脚んですね。

雰囲気

お店の雰囲気も大切です。

若者が集う店、チープな店、がやがやうるさいお店は避けるようにしましょう。

先程も述べましたように個室を予約することは絶対です。

また、個室があっても外がうるさい、古めかしすぎるというように雰囲気がよくないお店は辞めておきましょう。

雰囲気の良いお店は、その人にあったお店と言う意味です。

取引先の方が、堅苦しいのがお嫌いな場合は、もう少しフランクなお店でも良いでしょうし、その人の立場になってどんな場所で接待されると嬉しいと思ってもらえるかを考えれば、おのずとどんなお店にすればいいのかわかってくるでしょう。

費用

接待の費用は、会社持ちで、接待費として認められていますので、心配はありません。

しかし、だからといって、常識の範囲を超えるような高いお店で接待をしたり、ふさわしくないお店で接待をするのは人のモラルに反します。

接待はあくまで、ビジネスを円滑に進めるためのコミュニケーション方法です。

自分のお金じゃないからといって、羽目を外したり、ここぞとばかりに高いお店で自分が楽しむのはご法度です。

あまり度が過ぎると、接待では無く賄賂として扱われてしまうこともありますので、接待にかける費用については、十分に注意した上で計画しましょう。

できれば、会社の経理と相談の上費用の計画を立てておかれるといいのではないでしょうか?

立地

接待にはお酒がつきものです。

お酒を飲むと当たり前ですが車に乗ることができません。

相手に迎えの車を用意する、誰かが迎えに来る予定であるという場合は良いですが、そうでない場合は電車を利用することになるでしょうから、できるだけ駅から近いお店が良いでしょう。

ただし、和食を出す料亭などは駅から離れた場所にあることが多いため、駅から遠いお店を選ぶ場合は、駅までのタクシーを必ず予約しておく必要があります。

もしくは時間を見計らってお店の方にタクシーを手配してもらうようにしておきましょう。

また、最寄りの駅に着いてもできるだけ相手の会社もしくは自宅近くのお店を選んだほうが相手もゆっくりできますし、良いですね。

2次会は必要か

接待に2次会は必要かどうかという問題ですが、基本的には二次会の席まで用意することはありません。

ただし、相手が今回の接待のお礼に、もう1軒付き合ってほしいと言うような場合で、特に不都合がなければご一緒するのも良いと思います。

その場合は、当然経費は会社負担ではなく自腹です。

ただ、大半が2次会については取引先が支払ってくれることが多いです。

会場も格式ばった場所では無く、皆さんが普段よく利用する居酒屋や、取引先の行きつけのクラブやバーなどで行うことが多いでしょう。

なお、もし2次会に繰り出したとしても、基本的なマナーは守らなければなりません。

無礼講というわけではないので、あくまでも相手は大切な取引先であることを忘れずに付き合いましょう。

手土産を用意する

接待で取引先の方とお会いする際に、ちょっとした手土産を用意しておくと良いでしょう。

有名な和菓子などが無難です。

個包装になっているタイプのものが、相手も喜ぶでしょう。

もちろん、ドラマでよくあるような、お菓子の下にお金を入れておくなどは賄賂になりますので、法律に触れることがあるため、絶対にしないようにしましょう。

手土産は、あまり大きなものを用意してしまうと、相手のお荷物になってしまいますので、持ち帰りしやすいもの、賞味期限が長いものなどを選びます。

生ものや一般受けしないようなものは避けましょう。

手土産は当日購入するのではなく、接待の前日には準備しておくようにしてください。

当日購入する予定であっても、何が起こるかわかりません。

準備できることは全て前日までにやり終えておきましょう。

【接待に持っていく手土産のおすすめは、こちらの記事もチェック!】

当日は早めにお迎えへ

いよいよ、接待の当日ですが、当日はできるだけ早めにお店に着くようにしておきます。

接待のための早退は会社も認めてくれるでしょうから、余裕を持って会社を出るようにしましょう。

相手の方をお待たせするなんてもってのほかですし、お呼びしているのはこちらなのですから、こちらが遅刻するということがあっては、相手に大変失礼になります。

ただし、公共交通機関であっても、突然のトラブルはつきものです。

ぎりぎりの時間配分で考えた場合、事故や事件により電車やバスが大幅に遅れてしまうことも考えて、ぴったりの時間に着く電車で行くのではなく、これに乗ればいい時間に着くという列車の数本前の列車に乗るようにしましょう。

複数メンバーで行く場合は、できれば二手くらいに分かれて行く方が良いかもしれませんね。

トラブル回避できる方法があれば、事前に行っておく方がベストです。

座る席のマナー

接待では、お客様がどこに座って自分はどこに座ればいいのか、きちんと把握してからいきましょう。

目上の方やおもてなしをする相手がどこに座るのか、自分はどこに座るのかを知らないことは恥になります。

日本では、このような接待の場などでは、どういう身分の人がどこに座るのかきちんとマナーとして決まっています。

お店に着いてからあたふたしても、みっともないので下見の際にきちんと見ておき、当日はマナーで慌てないように準備しておきたいものです。

もし、わからなければお店の方に聞くのが一番です。

お店の方はプロですから、誰がどこに座ればいいのか教えてくれます。

接待中のマナー

お店側にとっては、相手もあなたも同じお客様には変わりありませんので、同じようにサービスをしてくれます。

しかし、接待中は相手はあなた方のお客様となるわけです。

お店の方に全てを一任するのではなく、自分たちも相手に対して「接客」するつもりで、サービスを行いましょう。

ここで、接待時の接客マナーについて気をつけておくべき点をお話しします。

しっかりとした敬語を使う

あなたはきちんと敬語を使えていますか?

最近は変な敬語を使う方が増えてきています。

敬語は丁寧な言葉遣いをすればいいというものではありません。

しっかりとした正しい敬語が使えているかどうか、接待前にもう一度自分でチェックしておきましょう。

敬語を正しく使う為のマナー本も出版されていますし、ご自身がおかしな敬語を使っていないか上司にチェックしてもらうのも良いですね。

接待時におかしな敬語や間違った敬語を使って相手の失笑を買うようでは、印象が悪くなってしまいます。

基本は話を聞く

接待の基本は相手の話を聞くことです。

ベストなタイミングで相槌をうったり、ご自身に興味の無い話でも、さも興味津々のように話を聞くというのはある意味技術もあります。

もし、あなたが日頃からお話好きという場合や、よく人の話を妨げて叱られるという経験がおありなら、当日は十二分に注意しておかなければなりません。

人は、自分の話を遮られたり途中で口出しされることを極端に嫌います。

相手の話に熱心に合わせようとしすぎて、夢中になり、自分の話ばかりしていたということでは接待になりません。

基本的には、接待される側は話をしにきているのですから、相手を立ててこちらは話を聞くことに徹するのがマナーです。

上手に褒める

見え透いたお世辞は、かえって嫌みになりますので、相手を上手に持ちあげましょう。

うまく褒めると相手も気分を良くしますし、商談もうまく進みやすいです。

ただし、大げさなお世辞や褒め言葉は逆に白けさせてしまう原因になりますので注意しましょう。

あまり相手を褒めるのに慣れていない、そのような高度なテクニックは持ち合わせていないという場合は無理して相手を褒める必要はありません。

しかし、相手が話しの中で自分の自慢話をしているのかどうかはわかると思います。

もし、相手が自慢話をし出したら、そこは素直に「凄いですね」と感心する態度をしてみてください。

それだけで喜んでもらえると思いますよ。

自分の話は控えめに

先程も述べたように、あくまでも主役は取引先であり、得意先です。

ですので、自分がべらべらとしゃべって、自分が会話の中心になってしまってはいけません。

こういうことはある意味癖が出ますので、普段会話の中心となっている人は特に注意して挑みましょう。

たとえ相手に質問されても、必要最低限の返事とし、相手の話を引き出す方向に話を持って行くように心がけます。

ただし、あまり無愛想になっても気分を害されますので、相槌は上手にうつようにしましょう。

お酌のタイミング

最近では、女性が男性にお酌をする、男性が女性にお酌を強要することは禁じられています。

これはセクハラ・パワハラとして処理されることがあります。

しかし、接待の席では男性・女性問わずこちらが相手のお酌を行うべきであると思います。

やはり、おもてなしをするので、お酒をお酌するのは必然になって来ます。

ただし、お酌するタイミングも重要です。

普段お酒を飲まない方や飲み会の席にあまり出席しない方は、このタイミングがわからない方も多いと思います。

その場合は、当日相手にお酌しないというわけにはいきませんので、上司や同僚に事前にタイミングについて聞いてみたりシュミレーションに付き合ってもらうのも良いですね。

幅広い話題提供

接待の席で、話が途切れてしまうのも相手に失礼にあたります。

ですので、話題は十分に持参していきましょう。

使われない話題があっても構いません。

足りないよりましです。

その際もできるだけ相手の会社に関連付けた話題を提供できるようにネタを集めておきます。

一つの知識を極めるのも立派ですが、このように接待のような場面では、広く浅く話題を提供できると賢く見てもらえます。

日頃から新聞や、ネットニュースをよくみて世間の動向に関心を持って、いざというときに話せるネタを持っておきましょう。

仕事のできるビジネスマンは、相手に興味を持ってもらえるように小話のひとつやふたつを用意しているものです。

飲み過ぎない

接待はお酒を飲むことがほとんどですが、絶対に相手の方よりご自身が飲み過ぎて酔っぱらってはいけません。

お酒を飲んで記憶をなくすなどもってのほかです。

飲み過ぎて気が大きくなって、相手に絡んでしまったなんてことになれば、大切な接待が台なしになります。

自分の評判を落とすだけでなく、そんな人をよこした会社の印象もガタ落ちです。

接待の席では、自分は極力飲まない、相手の最初のお酌だけを受けるようにするなど、相手はどれだけ酔っても構いませんが、自分を無くしてしまうとおしまいです。

最後までお見送り

無事に接待が終わって、お開きになったとして、そこで終わりではありません。

相手を見送るまでが接待です。

見送る際は相手の姿や相手が乗っている車が見えなくなるまで誠実に見送ります。

相手の方は意外とそういうところも見ているものです。

最後の最後まで頭を下げて見送りされたら、「この会社はとても良い人材を揃えているな」と思ってもらえて、積極的に仕事を任せてもらえるようになるかもしれません。

例えばあなたもプライベートで友達や恋人に会ったとき、帰り際姿が見えなくなるまで見送ってもらえたら嬉しいですよね?

いつまでも名残惜しそうにお見送りしてもらえるこということは、誰しも嬉しいと感じるのではないでしょうか?

感謝を伝える

最初の方でも述べましたが、相手は接待とは言え忙しい中自分の仕事が終わった後に、家にすぐに帰るのではなく、付き合ってくれるわけです。

時間は全ての人に平等に与えられており、貴重な時間は限られています。

ですので、その貴重な時間を自分たちの会社のために使ってくれたのですから、素直に感謝の気持ちを伝えましょう。

「お忙しいところ、ご参加いただいてありがとうございました」「今日はお会いできて嬉しかったです」というように、感謝の気持ちを口に出して言いましょう。

こちらがご馳走したのだから、むしろ相手に感謝してほしいと思うのではなく、わざわざ来てくれたことにありがとうという気持ちを表現してください。

細かいところまで気配りするのが大事

接待を成功させるには、やはり細かいところまで気配りを行うのが大事です。

もしあなたが日頃気配りが苦手だなと思っている場合は、気配りできる方に準備を手伝ってもらいましょう。

数時間の接待とは言え、準備しすぎることはありませんし、どれだけ準備しても完璧な接待はありえません。

そんなことにまで気を配らなくてはならないのか?と驚くこともあるでしょうが、実際に接待してみると、十分すぎるほど準備して良かったと思うはずです。

また、細かい気配りができるのは日本人のよさでもあります。

相手が日本人であればそれなりの心配りは期待するでしょうし、相手が外国人であれば「さすが日本人だ」と思ってもらえます。

気配りの勉強をさせてもらえる機会はなかなかないので、良いチャンスだと思って頑張ってみてください。

接待を無事に成功させよう!

いかがでしたか?

あなたも接待を成功させることができそうでしょうか?

接待の根底にある気持ちは「おもてなし」「誠実さ」「感謝」です。

相手に対して思いやりをもって接する、相手の立場になって考えてみる、自分がされて嬉しいことをやってみるなど、難しいことはありません。

思いやりの気持ちをもって準備すれば必ず相手に伝わります。

もしあなたが、今後大切な接待を控えているのであれば、どうぞその接待が成功しますように!頑張って下さいね。