世の中には、買わなくても借りれるものはたくさんあります。

結婚式のドレスや、卒業式の袴などを借りれる「レンタル衣装」、旅先の移動で助かる「レンタカー」、「レンタルビデオ」「レンタルCD」なども、DVDやCDを購入しなくても楽しめる身近なものですね。

さらに大きなものだと、「レンタル倉庫」や「駐車場」、「借家」もあります。

月極めの家賃や賃料を払うことによって、そこのスペースを自由に使えたり、生活できるシステムが、日本では一般的にみられます。

ところで、皆さんは、「レンタルオフィス」と言う言葉をお聞きになられたことはございますか?。

️レンタルオフィスとは

もうお分かりの方も多いと思いますが、仕事をするスペースを借りることを、レンタルオフィスと言います。

つまり貸事務所です。

ただ、賃貸物件でお部屋を借りて、そこを事務所として使用することとは、少し違います。

「レンタルオフィス」とは、仕事をするのに必要な、机や椅子、電話などの備品を備えていたり、不動産物件として賃貸契約を結ばずに、月極めや時間決めで借りる形式のものをさします。

基本的には、前述の通りのシステムですが、契約内容やタイプ、付属サービスや、備品や情報機器の設備具合などは様々で、レンタルオフィスの中でもたくさんの種類があります。

日本では1997年頃から、オーストラリアの起業家のアルフ・モーフォレッジが「複数のテナントが入居するサービス付きオフィス」という発想の元に立ち上げた、「サーブコープ」が日本進出したのをきっかけに使われるようになりました。

日本ではそれまでも、机などの備品や、事業用の機器のレンタルは行われていましたが、「場所」「設備機器」「人的サービス」がセットで提供されるものはなかったので、新しい試みとなりました。

ではこれから、レンタルオフィスの主要な特徴を3つ取り上げましょう。

低予算で借りられるオフィスのこと


レンタルオフィスの一番特徴は、「コストを抑えることができるとこと」と言われるほど、自分でビルのオーナーや不動産屋さんと賃貸契約を結んで事務所を借りるよりも、低予算でオフィスを確保することができます。

期間や時間を限定して必要な時だけ借りることができたり、会議室として特別な時だけ使用できたり、サテライトオフィスとして、本社とは別に必要なスペースを確保できるという、利用者にとって、最低限に必要なコストだけを支払い、無駄な出費を抑えることができる嬉しいシステムなのです。

業務に必要ななものが揃っている

レンタルオフィスのサービスグレードはそれぞれですが、机や椅子、電話やコピー機のみならず、受付や、秘書サービス、電話対応などの人的サービスを行なっているところもあります。

また、郵便物の転送なども行なっているオフィスもあります。

レンタルオフィスの中でも「バーチャルオフィス」「インキュベーションオフィス」「サービスオフィス」などと細分化されて、それぞれの特徴を生かして、様々なビジネスに必要なものを提供するようになっています。

ですから利用者は、数あるレンタルオフィスから、自分の業務に適しているオフィスを選ぶことができますし、付帯されているから備品でも、机ひとつから選択できるところもあるので、必要なものだけを借りることができます。

業種や会社の規模によって、仕事をするのに必要なものはそれぞれ違いますが、ビジネスをするとなるとそれなりの量になるので、必要なものが最初から揃っているというのは、利便性がかなり高く、助かりますね。

起業・独立するなら考えたい

起業するときには、初期費用をできるだけ抑えたいですし、将来的に会社がどう成長するか先が読めないので、低予算で、柔軟性にとんだレンタルオフィスはぴったりと言えます。

もし最初から不動産契約をして、オフィスを構えるなると、敷金礼金の他にも、内装を練ったり、オフィス家具を購入したりする必要が出てきて、余分な時間やエネルギー、お金もかかります。

しかし、レンタルオフィスにすることによって、そのような労力とコストを全て削減し、スピーディに仕事に取りかかれます。

起業や独立という大きなチャレンジをするときは、一分一秒でも惜しく、仕事に全精力を注ぎたいと考えていますし、文字通り時間が何より貴重ですので、契約だけで即仕事に取りかかれるレンタルオフィスはおすすめです。

️レンタルオフィスのメリット


何事にもメリットデメリットはありますので、レンタルオフィスについても、それらを比較考慮するのは懸命なことです。

特にオフィス賃料は、出費の中でも高額な方になりますし、毎月定期的にかかるコストですので、慎重に検討するなら賢明な一歩を踏み出せます。

最初は小さな差に思えても、後々大きな問題になったり、逆にストレスを回避することもできるので、これから調べる、レンタルオフィスのメリットとデメリットを参考にしていただければと思います。

特にメリットはたくさんありますので早速見ていきましょう。

初期費用を抑えられる

不動産契約をして賃貸オフィスを設ける場合、契約時に、敷金・礼金・内装工事・ビジネス家具・ビジネス機器など全て揃える必要が生じ、貴重な資金が、仕事の環境を整えるために大幅に取られてしまいます。

会社の規模や仕事内容によって、金額に幅が出るので一概には言えませんが、平均すると150万円ほどかかると言われています。

これはかなりの負担になります。

自分の仕事は、机一つで良いという方もおられると思いますが、それに適した小さなオフィスは非常に数が少なく、探すのが大変になります。

省スペースの場合や、コストを抑えたい場合は、自宅をオフィスにするという選択肢もありますが、コストはかからないとしても、プライベートとビジネスの境目がなくなったり、家族の生活に支障をきたしたりして難しいかもしれません。

そこで登場するのがレンタルオフィスです。

安いものだと、東京都内の非常に便利な立地でも最安で10,000円〜あります。

2名が働けるようなスペースでも、月に50,000円〜70,000円くらいで借りることができます。

しかも仕事に必要な備品も、ネット環境も揃っているので、それ以上のコストがかからないのも魅力ですね。

すぐ入居できる

オフィスを開設するとなると、不動産屋さんや内装業者さんとの打ち合わせなどに時間を取られますし、契約してから入居までに時間がかかり、構想を立ててから仕事が始められるまでには、数ヶ月という長い期間がたってしまうかもかもしれません。

しかし、レンタルオフィスなら、問い合わせから一週間くらいで入居して、すぐに仕事に取りかかれるというメリットがあります。

しかも手続き窓口も、一箇所で簡単に済むようになっていることが多いので非常にスムーズです。

「時は金なり」という言葉がありますが、仕事をする上で、時間は何にも変え難いものです。

ですからすぐに入居して、仕事に取りかかれるというのは、経営者にとって何より嬉しいことかもしれません。

電話や郵便などのサービス

仕事をする上で、郵便物や宅配物の受け取りができることは大切なポイントです。

また、電話番号があることも、会社の信用問題にも関わることですね。

「バーチャルオフィス」の場合は、住所や電話番号を貸与をしていることが多いので、送付された郵便物をまとめて指定住所に転送したり、電話代行を行ってくれます。

「レンタルオフィス」の場合は、基本的に、電話の回線やインターネット環境は、すでに揃っていると考えることができます。

ですから、電話会社と契約したり、工事に来てもらう手間や費用はかかりません。

入居した時からすぐに使用することができるのです。

また、会社登録の住所として使うこともできるレンタルオフィスも多く、当然郵便物の受け取りも可能です。

都内の一等地の住所だと、取引先から信頼されたり、お客様にも安心感を持ってもらえるというメリットもあります。

自宅で仕事をすると、自分の家の住所を公開することに抵抗を感じる方も多いと思いますが、レンタルオフィスなら、個人情報を守る点でも安心です。

人件費削減にも

郵便物の受け取りや、電話対応をしてもらうには、自分が留守の時に、オフィスに残れる人を雇う必要がありますね。

会社の住所として公開した以上、いつ何時、取引先やお客様が訪ねてくるかわからないので、オフィスを無人にできないという事情もあります。

お客様のお出迎えなどのために、受付や秘書を自分のためだけに雇うと、かなりの人件費がかかります。

レンタルオフィスでは、利用料に、郵便物の受け取りや、電話取次ぎ、受付や接客など、人的サービスが含まれているところもあります。

それらを活用することによって、経営を圧迫しかねない人件費を削減することができるのです。

環境が整っている

仕事の効率を上げるには、環境を整えることは大切です。

多くのレンタルオフィスでは、東京都内の一等地で、駅から徒歩数分圏内にあります。

自宅からの通勤も、取引先に出かけるにしても、いちいち時間がかかっていては、それだけで疲れますし、時間を無駄にしてしまいます。

ですから立地が良くアクセスに便利というのも、職場環境として大きなポイントになります。

また、現代の仕事では、パソコン、スマートフォンやタブレットなど電子機器を多用するので、コンセントの数も大切になりますが、レンタルオフィスでは、そのような面でも不自由を感じないようによく配慮されています。

部屋のタイプも、完全個室、窓ありや窓なし、共有スペースをオフィスにする場合でも、自分専用の席を確保できる専有席プランや、外作業が多かったり、会議の時をメインに使用する方のためのフリー席プランなど、各自のビジネススタイルに合わせて、適切な環境を整えることができるようになっています。

また、出張先で数時間だけ仕事をしたい場合も、一時間から使えるレンタルオフィスがあるので、カフェなどとは違い、集中できる自分だけの簡易オフィスを、必要な時に必要な場所に作れるというメリットもあります。

設備のレンタルができる

会社に必要な設備と聞いて皆さんは何を思い浮かべられますか?デスク・プリンター・コピー機・シュレッダー・高速ネット回線などが浮かぶかもしれません。

また、会議室やラウンジ、倉庫なども必要なこともあるでしょう。

これらすべてを揃えることは、個人事業主にはかなりの負担になりますが、設備が整っていないと、スムーズに業務をこなすことができません。

しかし、レンタルオフィスなら、コストや管理面での負担を軽くしながらも、自分のワーキングスペースでそれらを使用することができるので、大変便利です。

設備の料金体制は、レンタル会社ごとに細かく設定されていますが、コピー機などは、一ヶ月ごとの精算で、契約者IDできちんと管理されているので、安心して使うことができます。

会議室

会議室もレンタルオフィスの中で人気があるものです。

何人集まるか、どこで集まるのが最善かなどによって、スペースや場所を適切なものに変えることができるからです。

大抵のレンタル会社は、オフィスとセットだけではなく、会議室だけのレンタルも行なっているので、面接会場や株主総会、セミナー開催時など、特別なイベントの時に、必要なスペースを確保のために使用することができます。

テレビモニターやプロジェクター、音響装置など、プレゼンテーションや大人数での会議に必要な設備も整っていることが多く、利用者の様々なニーズに答えられるようになっています。

また、従来の殺風景な部屋だけではなく、モダンテイストな内装や、木のぬくもりを感じられるようなデザインの部屋まで、おしゃれで個性的な内装を部屋ごとに施しているレンタル会社も多いです。

クライアントとの大事な打ち合わせの時に、雰囲気の良い会議室をレンタルするなら、商談も気持ちよく進むかもしれませんね。

このように立地、サイズにプラスして、雰囲気のバリエーションがあるのもレンタル会議室の魅力と言えるでしょう。

便利な立地

オフィス選びで大切にしたいことの一つは、立地ですね。

できるだけ便利で、プレミアム感がある場所にオフィスを構えたいですが、そうすると坪単価も高くなります。

しかし、レンタルオフィスやシェアオフィスの場合は、その費用を自分だけでなく、シェアする人と一緒に払うことができるので、かなりコストを抑えることができます。

起業する際に、多くの経営者は、皆が憧れる一等地にオフィスを構えることを夢見たり、そこにお店を出せたら成功の証と考えると思います。

それほど、会社をどこに構えるかということは、仕事のモチベーションに関わるのです。

レンタルオフィスは、駅に近かったり、様々な路線にアクセスが良かったり、周りに必要なものが揃っている「こんなところに自分のオフィスを持てたらいいな」と思う場所に設置されていることが多いです。

ですから、その場所で、レンタルから初めて、業績がアップしたら、自分で賃貸物件を借りるなどの目標を立てるのもいいでしょう。

刺激のある場所だと、向上心が生まれ、いい仕事ができるようにもなることでしょう。

サイズの変更が可能

レンタルオフィスには、机一つしかないような個人用の小さな空間から、数人がバリバリと働ける広い空間まで、オフィスのサイズが豊富です。

起業した時は、自分一人だけ仕事できれば十分と思っていても、ゆくゆくは人を雇うことになるでしょうし、プライベートが確保できる空間も欲しくなったりするでしょう。

それらの状況に合わせて、賃貸物件を引っ越したり、改装していたら、それこそかなりのお金と労力を払わないといけなくなります。

しかし、レンタルオフィスの場合は、状況や規模が変わったなら、変化に合わせてその時々に適したサイズのオフィスに移るだけでいいのです。

大きくするだけではなく、厳しい時には小さくしたり、少し安い所に移ることも可能なので、精神的にもかなりストレスを減らすことができます。

登記ができる

多くの個人事業主の方は、仕事が軌道に乗ったら法人として設立したいとお考えだと思います。

やはり、「法人」となれば、社会の信用度はグッとあがりますし、事業の成長にも弾みがつきます。

しかし、法人として設立するのは、誰でもできるわけではなく、「登記」という手続きを踏まなければいけません。

その手続きには、電話番号や住所などの基本的なことはもちろん必要ですが、登記官の確認作業時に対応できるスタッフなども必要になります。

レンタルオフィスを運営している会社の中には、登記に必要な業務や人材を全て用意している会社もあります。

そのようなところを借りて法人登記を行うなら、登記官の心象も良くなり、スムーズに手続きを終えることができるでしょう。

法人口座の開設

最近頻発している詐欺事件のせいで、バーチャルオフィスや、レンタルオフィスでの法人口座の新規解説は難しくなってきていると言えども、レンタルオフィスを運営している会社の中には、口座開設のためのアドバイスをしてくれたり、銀行への立ち合いも行なってくれるなど、法人口座を取得できるようにするサービスを設けているところもあります。

ですから、法人口座の解説を希望されている事業主は、そのような知識やサービスを行なっているレンタル会社を選ぶことをお勧めします。

集中できる

自宅で仕事をされている方の多くは、やはり家事が気になったり、プライベートとビジネスのスイッチの切り替えが難しく、仕事に集中するのが難しいと言われる方がいらっしゃいます。

その点、レンタルオフィスは、仕事場として借りているスペースなので、そこに向かう時から思いを整えて、自然とスイッチを仕事モードに入れることができます。

オフィスの間取りによっては、ブースで仕切られているだけで、隣の人が見えることはないけど、電話の声が聞こえたり、気配を感じて気になる方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、それはどこの職場でもあることですし、どうしても気が散るという場合は、他の部屋に移ることによって、自分がより集中できる環境作りをすることができます。

レンタルオフィスの中には、天井も全て区切られた、完全なる個室タイプや、プライバシーを大切にした設計になっている部屋もあるので、自分の性格や予算に合わせて選ぶなら、それほど気になることはないでしょう。

いずれの場合も、レンタルオフィスでは、仕事に最低限必要なものだけが置いてあり、気を散らすものもありませんし、飛び込み営業などもないので、集中しやすい環境ということができます。

安全なセキュリティ

セキュリティーは大きく分けると、人の出入りや盗難などの「物理的セキュリティー」と、ウィルス対策や本人認証などの「技術的セキュリティー」、守秘義務などの「人的セキュリティー」の3つに分かれます。

レンタルオフィスでも、この3つのタイプに合わせたセキュリティー対策がなされています。

まずは、物理的なセキュリティー対策として、防犯カメラを設置したり、エリアごとに入館制限を設けたりしています。

大体は、カードキーによるオートロックが設置されていますが、指紋認証による入退出の確認など、より高度な管理システムを使っているところもあります。

オフィスそのものの安全性を確保することは、レンタル会社にとっても、自分の商品を守ることになるので、当然力を入れて行なっています。

次に技術的セキュリティーですが、ほとんどのレンタルオフィスでインターネット環境を提供しています。

それを利用するにあたり、IDやパスワードなどを設定して、正当な契約者のみがアクセスできるように管理されています。

また人的セキュリティーについては、受付や秘書サービスを利用する場合など、企業の内情を知らせることになりますが、そのようなレンタル会社スタッフが、守秘義務を守ることも契約に含まれているので安心です。

しかし、利用者同士で会話内容が聞こえたり、誰と会っているかを知られた場合は、特に拘束力がある契約はないので、お互いのモラルを信じるしかないというのが現状です。

ですが、レンタルオフィスを契約する人は、それなりの常識や認識を持っている方が多いので、トラブルになったという例はあまり聞きません。

他社交流できる

色々な会社の人が利用するレンタルオフィスのメリットの一つに、他業種の人との交流をあげることができます。

会社や自宅で仕事をしていると、お客さんや取引先ぐらいしかお付き合いをしなくなるものですが、レンタルオフィスを利用することによって、日常では決して話す機会のない業種の人や、モチベーションの高い起業家の方と情報交換をしたり、ビジネスヒントをもらえるチャンスがあるかもしれません。

レンタルオフィスを運営している会社では、「交流会」を主催して、同じ系列のレンタルオフィスに入居している個人や企業が、名刺交換をしたり、談話できる企画を開催しているところもあります。

また「勉強会」として、講師を招いてビジネスのノウハウや、活動の幅を広げるための意見交換などを行えるようなところもあります。

ビジネスでの成功は、良い人との良い出会いが欠かせませんので、様々な人と知り合える機会が広がるレンタルオフィスはその点でもチャンスが多いと言えます。

️レンタルオフィスのデメリット

今まで考えてきたような、レンタルオフィスのメリットを見ると、今まであまりレンタルオフィスについて知らなかった方も、検討される気になったのではないでしょうか?

その際、これから考えるデメリットもしっかりと頭に入れておくなら、後悔することなくビジネスを始めることができることでしょう。

サービス終了になる可能性

これは、レンタルオフィスを運営している会社が廃業してしまうケースですが、相手も会社である以上、世の中の状況や経済の流れによって、いつどうなるかわかりません。

ですから小さな業者が経営しているレンタルオフィスなどは、廃業のリスクが高いことも心にとめておく必要があるでしょう。

もし廃業して、今受けているサービスが中止になった場合は、他のレンタルオフィスに移動すれば良いのですが、住所変更の登記をしたり、お客様や取引先への連絡など、余分な手間がかかってしまいます。

備品が備え付けのものになる

オフィス機器でも自分の使いやすい物とそうでない物とありますよね。

使い慣れたメーカーのプリンターやコピー機なら、何のストレスも感じずに作業を終えることができても、初めてのメーカーや見たこともない機種だと、ミスをしたり、使いこなすまでに時間がかかるかもしれません。

しかし、レンタルオフィスの備品を自分の好みで変えてくれというわけにはいきませんし、変わりません。

ですから、自分が備え付けられている物に慣れるしかありません。

場合によっては高くつくこともある

「賃貸物件を借りたり、内装や事務用品を揃えることより低予算でオフィスが持てる」というのが、レンタルオフィスの一番の魅力なはずなのですが、「レンタルオフィスは安い!」と思い込んで、何も計算せずにオプションのサービスを増やしたり、分不相応なハイクラスのオフィスを借りると、高くつくこともあります。

運営会社は、オプションサービスを細分化して、備品、人的サービス、それぞれを細かく課金していくところもあります。

環境を整えたり、便利にすることも大切ですが、あまり快適さを求めると、気付いたら割高になっていたということになりかねません。

あくまでも、事業に必要なサービスだけを利用することや、オプションの値段をきちんと把握することを忘れないようにしましょう。

️レンタルオフィスの借り方

メリット、デメリット両方を考慮して、「やはりレンタルオフィスを借りて起業したい」「自宅で仕事をしていたけど、試しに借りてみたい」と思われた方も多いことでしょう。

では、実際にどうすれば借りることができるのでしょうか?これから、レンタルオフィス会社の調べ方や、手続き方法をご紹介します。

レンタルオフィスの提供会社を見つける

まずするべきことは、レンタルオフィス会社の情報収集です。

インターネットで、「レンタルオフィス」と検索すると、実績のある大手から、日本中にオフィスを持っている会社、小規模ながらもオリジナルのサービスを売りにしている会社など色々と出てきます。

その中で興味を持った複数の会社に、メールや電話で問い合わせを行います。

空室があるか、どういうサービスを提供しているかなど、気になることはどんどん確認しましょう。

その時のスタッフの対応や、返答の誠実さなどによっても、会社の性質を見分けることができます。

自分がオフィスを持とうとする会社のことです。

納得ができるまでしっかりと調べることをお勧めします。

見学を申し込み、実際に見る

次のステップが、見学です。

建物の外観、レンタルオフィスの部屋、共有スペースの様子など、写真を載せていることがほとんどですが、実際に目で見ないとわからないことも多いです。

設備や、ブースの広さ、天井の高さ、周りの環境など、契約前に自分の目で必ず確かめるようにしましょう。

最寄駅からの道のりや、街の雰囲気も歩いてみると、意外な発見があるものです。

立地や環境の選択肢を広くできるのが、レンタルオフィスのメリットなのですから、見学を必ず行なって、こだわりを持って決める方が後々後悔することがないと思います。

また、お客様や取引先の人が、オフィスを訪ねるという目線も忘れずにチェックするようにしましょう。

いくつか比較をする

最初に見たところに飛びついたり、時間がもったいないからという理由で一箇所しか見学しないのではもったいないです。

確かに時間は貴重だと思いますが、レンタルオフィスは、設備も雰囲気も、サービスも会社ごとに差があります。

ですから自分が気になる会社を比較するようにしましょう。

比較することによって、それぞれのメリットデメリットが浮き出てきますし、自分が望むオフィスの形も明確になってきます。

必要書類を用意し、契約手続き

いよいよ契約になりますが、各会社で用意されている申込書に必要事項を記入します。

そして、法人で契約する場合は、会社案内・印鑑証明・謄本、個人の場合は、身分証明書・住民票・事業概要書・印鑑証明を一緒に提出します。

それをもとに審査が行われ、数日内に返事がくるので、審査が通れば契約となります。

️レンタルオフィスを試してみる?

コストを抑えたり、便利な立地で働けたり、会社の成長に合わせてオフィスを変更できるなど、レンタルオフィスにはメリットがたくさんあります。

今の時代は、学生でも、主婦でも、「起業しようかな」「趣味をビジネスにできないかな」と考えておられる方がたくさんいらっしゃいますし、会社で働いていた方が「独立しよう」と挑戦しやすい世の中でもあります。

ですから、レンタルオフィスのニーズは高く、ますます便利に、快適になっていくと思うので、興味がある方はレンタルオフィスを試してみる価値は十分あると思います。