私は過去に医療職をしていました。

ある医療機関で働いていた時、よく上司からお叱りを受けたり、患者さんからクレームを受けたことがあります。

ミスって本当に辛いですよね。

自分では気をつけているつもりなのですが、1回ミスをするとまたミスを引き起こしてしまうという嫌な出来事もたくさんありました。

私が上司から教えてもらった改善策と、そして自分自身がやっていた対処方法についていくつかお伝えさせて頂きます。

結構当てはまる人が多いのではないでしょうか。

️またミスを繰り返さないための12個の改善策

そもそも何故同じミスを繰り返してしまうのでしょうか?
ミスを繰り返してしまうのは習慣が出来ていないのと、自分なりの解決策を考えていない、もしくは実行していないからです。

私が実際にやっていたまたミスを繰り返さないための12個の改善策をご紹介致しましょう。

メモを取る


メモを取ることはとても重要です。

しかしメモをしてその場で終わりになっていることってありませんか?
よくメモを取ることで満足する人って、とても多いのですよね。

メモを取った後、必ず当日中に見直しして清書しておきましょう。

そして翌日実行してみることが最高のの最善策です。

清書するのが大変という人は、パソコンで自分のマニュアルを作成すると楽ちんですよ!

繰り返し復習する

失敗して自信の無い時は、何度でも繰り返し復習しましょう。

最初は慣れなくても、繰り返す内に段々と慣れてきて、その作業が得意になってきますよ。

失敗が続くとやっぱりだめだ、自分にはこの仕事が向いていないと思い込んでしまうことが多いですが、復習していく内に自分も自信を付けれるので気にならなくなります。

怠けて何もしないことは、一番ダメです。

段取りをつくる


いくつかのパターンを想定し、段取りを作成しましょう。

段取りを作ることは良いことではあるのですが、基本的に頭に置いて頂きたいことは、作業途中で何かしらのトラブルが発生する可能性があることを、常に頭に置いておいて下さい。

完璧な段取りを作成したとしても、途中で上手くいかないこともあります。

どの辺りで途中で作業を中断しても大丈夫なのか、またどのような段取りが一番早く済むかも考えてみましょう。

段取りを作る前に、自分の行動パターンを洗い出して下さい。

私の場合はとっさの対応が出来ないので、なるべく先読みするようにしていました。

先読みすることで、次の仕事がはかどりやすくなったりするのです。

見直しや確認をする

見直しや確認は当然ですが、実際に確認や見直しが出来ていない人もたくさんいるものです。

慎重な人であれば見直しは1回で済むのですが、私はせっかちなのと焦ってしまうため、1回だけの確認ではよく見落とししてしまうことがありました。

私のように見直しが上手く出来ない人は、最低でも3回は確認を行った方が良いです。

1回見たから大丈夫ではなく、どこかに間違いがあると思い見直さなければ、何度でもミスを繰り返す原因なのです。

効率の良い確認方法は、急ぎでなければ1回確認した後、1日時間を置いて下さい。

1日時間を置くと、気持ちがリセットされるので、客観的に見ることが出来ます。

後日確認をすると、ここの部分が誤字脱字していたという発見をしたことがあるかと思います。

急ぎの場合、どうしても自信のない時は他のスタッフの力を借りましょう。

Wチェックをしてもらうことで、上手く行きますよ。

アドバイスをもらう

上司や先輩からアドバイスをもらいましょう。

ただしアドバイスをもらうのを、限定しておいた方が良いです。

なるべく自分の職場でリーダー格、もしくは仕事の出来る人からにして下さい。

たくさんの人からアドバイスをもらうことは悪いわけではないのですが、人それぞれやり方が異なるので、中には適当な作業の仕方をしたりアドバイスが適切でない人もいます。

また人によって仕事の得意不得意もあるので、部分的に聞いた方が良い場合もあるのです。

アドバイスをもらう際は、なるべく相手の仕事ぶりをよく見て判断しましょう。

ある程度アドバイスをもらえたら、1度実践してみてから、他の人にもどのようなやり方で作業をしているか聞いて下さい。

人によって改善点を発見している箇所もあるので、上手くアドバイスをもらって自分のものにしましょう。

できる人の行動から学ぶ

一番良いのが仕事の出来る人の行動を見て学ぶことです。

出来る人を観察することにより、自分のダメだった部分が明確に見えてくる場合があります。

ただこれには観察が必要なのと、仕事によっては忙しすぎてその人ばかりを見ることができません。

観察に夢中になってしまっていると、ミスを多発してしまいますので気をつけて下さい。

もし観察していて気がついたことがあれば、その人に何故この作業ではこうするか、理由を問うのもありです。

話をよく聞く

相手の話をよく聞くことは物凄く重要ではあるのですが、実はとても難易度が高かったりします。

話をよく聞かないといけない場面も多く、また聞いたことを伝えなければいけないので、話が聞けていないと他のスタッフに迷惑をかけてしまうのです。

話をよく聞くには傾聴力が必要になります。

傾聴力を上げるには、誰かと話すことが大切です。

傾聴が出来ないと、ただ話しを聞けても気になった疑問点をぶつけられず、相手の言葉の意味を理解出来にくいので、最悪クレームになる可能性があります。

またどうしても自信がない時は、話の際にメモを取りましょう。

重要なキーワードのみをピックアップしておくことで、ミスを防げます。

また相手の話をオウム返しをしてみて下さい。

オウム返しとは相手の真似をすることでもあるのですが、オウム返しをすることにより、相手に自分の話をちゃんと聞いていると受け取ってもらうことが出来ます。

またオウム返しが失敗していた場合は、相手から指摘をもらうことも出来、確実にミスを減らせますよ。

集中する

人の集中力は持続できるものではありません。

人によっては5分と持たないひとがいます。

集中力を持続させる方法とは、作業を区切り区切りしていくことが効率が良い方法です。

仕事をしていると、自分の仕事や上司から頼まれた仕事を並行して行って行かないといけない場面もたくさんあります。

全ての作業を1回で終わらすのではなく、例えば5分間集中してやってみるなど、区切りをつけることにより仕事がはかどりやすいです。

疲れた時はそのまま集中して仕事をせず、切りの良いところで休憩をはさむことがコツとも言えます。

なるべく作業は切りの良いところで終わらせるようにすると、次の作業に進みやすくいです。

仕事を中途半端に終わらせたまま休憩に行ってしまうと、休憩から戻って来た時にどこまでやっていたか思い出せないケースが多々あり、やっていた作業を忘れてしまうという最悪な出来事も考えられます。

中途半端になってしまった場合は、メモに記入しておきましょう。

情報整理をする

ある程度情報を集めれたら、休日や仕事の休憩時間に情報を整理しましょう。

実際に情報を整理するとしても、その時にまた新たな疑問が生まれることもたくさんあります。

その疑問が生まれた際、また後で調べるのではなく、なるべく早いうちに調べておいた方が身のためです。

もしかしたら後で聞いにくい疑問になっている可能性も考えられます。

疑問が生まれたら改めてメモをとり、自分で調べるか、他のスタッフに確認しましょう。

全ての疑問がなくなり次第、情報を整理して自分のマニュアルを作成して下さい。

目的を理解する

自分の仕事の目的を理解しておくことはとても大切なことです。

目的や仕事内容を理解しておかないと、新人やお客さんに質問を受けた際答えられないのは、とてもプロフェッショナルとは呼べません。

自分がやっている仕事はどのようなものか、またどのようなメリットやデメリットがあるのか、調べておきましょう。

目的を理解することで、次の自分が何をすれば良いかなど、行動にも移しやすいですよ。

どうしても分かりにくい部分があれば、上司に聞いて答えをもらって下さい。

優先順位をつける

仕事の優先順位を付けることは、とても当たり前のことです。

新人なら仕方ありませんが、ある程度仕事に慣れた人で優先順位を理解していないということは、仕事のミスにつながりやすくなります。

優先順位を付ける前に、当日仕事に行った際、その日には何があるか予定をチェックしておきましょう。

予定をチェックしておくことで、何をしたら良いか考えることが出来、想定外のことにも対処出来るようになります。

中には時間制限が必要な仕事もするので、優先順位を付けておかないと、問題が発生してしまうケースもでてくるものです。

優先順位を付けるためにも、自分のスケジュール帳などを購入しておくことをおすすめ致します。

どの時間までにどの書類が必要になるか、この時間帯に来客予定なので事前にしておかないといけないことは何かなど、瞬時に判断出来るようになりますよ!
ただし優先順位の予定も狂う可能性もあるので、なるべく最低限事前に用意出来るものは準備しておきましょう。

私自身も優先順位をつけるのが苦手でした。

チェックしてもらう

自分一人では自信がない時、誰かにチェックしてもらうことで確認ミスを防げます。

あくまでも焦って正常な判断が出来にくい時や、自分に自信がない時のみ、他のスタッフにチェックしてもらいましょう。

頻繁に何度も誰かにチェックしてもらうクセを付けてしまうと、気が緩んでしまい、自分がミスしてもWチェックして気が付いてもらえる大丈夫という甘い考えが出てくるものです。

Wチェック者も完璧ではないので、見落としする可能性がない訳ではありません。

この場合悪いのはWチェック者ではなく、チェックを依頼した本人のミスになります。

そうなるとWチェック者にも迷惑をかけてしまうので、必ず自分の目で確認してミスがないと判断できた時のみWチェックの依頼をかけて下さい。

またあまり頻繁に頼りすぎていると、他のスタッフにも仕事があるので迷惑になる場合もあります。

️「また…」ミスを繰り返しがちな人

ミスは誰にでも起こり得ることです。

しかし同じミスを短期間で繰り返してしまうと、上司や職場のスタッフからの信用も下がってしまいます。

最悪今までしていた仕事を任せてもらえなくなることも考えられます。

そうなるととても悲しくて、惨めで辛く、泣きたくなりますよね。

また同じミスを繰り返してしまう人とはどんな人なのか、またどのような改善策が良いか解説していきます。

忘れっぽい

忘れっぽい人は年齢関係なくいます。

実は忘れっぽい人は、緊張感が足りないのです。

誰でも緊張していると、神経が研ぎ澄まされているので、忘れることなどありえません。

言い方が悪いですが、仕事に対する慣れや適当に作業している風に取られてしまいます。

自分が忘れっぽいと自覚のある人は、やることリストを作成し、重要なことはメモに記載しましょう。

私自信忘れっぽい人間なのですが、やらなければいけないことがたくさんあると、頭が混乱してしまい重要な仕事を忘れてしまうことがあります。

落ち着いている時に、何かやらなければいけない仕事はなかったか、思い出すくせを付けるのも重要ですよ。

またある程度常に緊張感を持って仕事をしていると、次第に頭が冴えてさくさく動くことが可能で、頭の回転が早くなります。

ストレスを溜めすぎることはいけませんが、人間切羽詰まると集中力がアップできるので、注意散漫にならず仕事に集中することが出来るのです。

本来、人間の集中力は10秒も持たないと言われています。

ですが多少脳に負担をかけることで、10秒以上集中力を保つことができ、何かを忘れてしまうことはなくせますよ!

うっかり屋

うっかり屋は注意力散漫になっているのもそうですが、確認をするくせをつけていない人でもあります。

人間誰しもうっかりすることはありますが、そこで確認しているかどうかで、ミスを防げることが出来ますよ。

うっかり屋の性格は注意力が低く、結構ミスをしやすいことも多いですが、本人には悪気がありません。

しかし何か間違えたことをしていると謝ることが出来る素直さを持っているので、憎めない存在です。

ただし憎めない存在だからとは言え、うっかり屋はミスを犯しやすいのは事実なので、何かあった場合はミスはその人のせいでは無いかとすぐに疑われてしまいます。

毎日同じ仕事を続けてやっているならともかく、1ヶ月に1回など回数が少ない仕事を行う際は、高確率でミスをおかしやすいでしょう。

そしてマニュアルメモも何も取っていないので、必ず人に聞くはめになります。

またうっかり屋のミスは常に他の人がカバーしている部分が大きいので、実際負担になっていることも事実です。

うっかり屋はあまり深く考えず行動していないこともあり、別に確認しなくても大丈夫だろうと、爪が甘くなってしまうところがあります。

本当に大丈夫かどうかは、その仕事が無事に終わるのを見届けてからでないと分かりません。

うっかりしてしまう前に、何をしなければいけないか気がついた時は、すぐに行動するか、その時動けなければメモに記入して目立つところにはっておくと、ミスを防ぐことが出来ますよ。