就職活動をしているそこのあなた!

または、新しい仕事を始めたいなぁなんて転職活動をしているあなた♪

この世界には、たくさんの種類の仕事がありますよね。

そのなかでも不動の人気を持っているのが”事務職”なんです。

人によっては、営業さんのように外に出回るのはイヤだ。

静かに仕事をしたい!なんて考えている方もいるのではないでしょうか。

そんなあなたには”事務職”がオススメ♪

いや、すでに「私は事務職につくんだ!」と計画している方もいらっしゃるかもしれないですね。

そうはいっても、事務職っていったいどんな仕事なのか全く知らずにそのようにイメージしている人も多いはず!

この記事では、事務職につきたいと考えているあなたのために事務職とはいったいどのような仕事なのかをご紹介します☆

事務職にはどんな種類があるのか、どんな人が向いているのか、また事務職をするにあたって取得しておいた方がいい資格はなんなのかをノンストップでお伝えします。

この記事を読んでおけば、事務職について詳しくなれること間違いなし!

また、今は事務職につきたいわけではないけれど、仕事の種類として知っておきたいという方も要チェックです!

事務職につきたい!内容を把握しておこう

あなたは、「事務職につきたい!」きっとそう思われているんですよね。

または、まだ就職したいとは考えていないけれども、ちょっと興味がある!なんていう方もいるのでは?

たくさんの仕事があるなかで自分にあった仕事を見つけるのってなかなか難しいですよね。

だって、自分にあっているかどうかなんて会社説明をきいたって、その会社の先輩にきいたって、口コミをみたってわからないからです。

だからこそ、事務職とはいったいどういうものなのかをしっかり把握することをオススメしています。

どの会社にいったとしても、事務職についてしまえば基本的に行なうことは同じになってきます。

その基本的な役割をしつつも、それぞれの会社にある特色のある仕事をこなしていくことになるんです。

それに事務職というのは、外を回ったりする営業さんに比べると「静かに」「体力を温存しながらできる」仕事なために、女性にとても人気があるんです。

そのため、大学生の希望する就職の部署というのは、ダントツで”事務職”が上位に君臨しているものです。

また、転職を行なっている女性にも人気があるのが”事務職”なんですよね。

最近では、”草食男子”なんていう男性のジャンルが増えており、ガツガツと働きたい!という意欲のある方が減っています。

そのため、事務職は女性だけではなく男性にも人気のある仕事になってきているんです。

ということは、当然のように競争率があがってしまっているんですよね。

しかし、そんな高い競争率のなかであっても事務職とはいったいどのような役割を担う仕事なのかをしっかり把握しておくことによって、これから訪れるであろう就職試験でも活かすことが出来るようになるのです。

この記事では、事務職の基本的な役割だとか内容をご説明しているので、「事務職につきたいけれど、なんとなくしかしらない」「就職のために有利な情報をしりたい」という方に特にオススメです。

あなたが事務職につくことができるよう、編集者一同願っておりますよ!

きっとあなたも「事務職につけますように」なんて祈っているかもしれませんが、この記事を読んで今から対策で着ることは実践するようにしてください。

なんでも行動あるのみ!です。

事務職の役割

あなたは、事務職といってどのようなイメージを持っているでしょうか?

ほとんどの方は、パソコンやデスクに向かって1日中仕事をしているイメージを抱いているのではありませんか?たしかにそのイメージで全く問題ありません。

上司や同僚のお茶をいれてあげたり、給湯室の掃除をするのも事務の仕事としてしている会社は多いですよね。

また、他の社員さんのお手伝いとして印刷を頼まれたり、ちょっとしたデータを作成するのをお手伝いすることもあります。

これらはテレビドラマなどでも行なわれていることなので、想像しやすいでしょう。

そのように他の社員のサポートをすることもあれば、その会社の専門分野の書類を作成すること・調査を行なうのも事務の仕事なんです。

また、経理などお金に関する事務などもあり、そのジャンルはさまざまです。

そのため、少しでもらくがしたいから事務職につこうかなぁなんて考えているのであれば、仕事をスタートさせたときに「こんなに大変な仕事だったのか」とギャップを感じてしまうことも。

とはいっても、データ入力・資料作成などが終われば達成感を感じることも出来ます。

自分との戦いの中で、書類作成・経理管理・お茶くみなどを行ないます。

会社には事務職がいるからこそ、あらゆる仕事の均衡がとれているといってもかまいません。

事務職の種類

そんな会社には欠かせない仕事である”事務職”ですが、いったいどのような種類があるのでしょうか?

種類といわれただけで驚いてしまった方もいるかもしれませんが、事務職というのは会社それぞれで行なう仕事がまったくちがうんですよね。

そのため、事務職といって種類がつきものなんです。

既にどこかの会社の求人広告を読んだ際に、「営業事務」「一般事務」など分かれていてハテナ?になってしまった方もいるのではないでしょうか。

そんな疑問をここで晴らしてしまいましょう♪

また、これから会社の求人広告を閲覧しようとしている方は、必須項目!

コレを知っているだけで求人項目を見る時間を短縮することが可能です。

営業事務

まずは、営業事務からご説明いたしましょう。

簡単にいうと、営業部にある事務職のことです。

営業といっても、自ら外回りなど契約を行なう仕事は一切行ないません。

そのように働いてくれている社員さんのために、見積書の作成をおこなったり、営業さんがスムーズにお仕事をすることが出来るように営業用の資料を作成したりします。

営業部の縁の下の力持ちといっても過言ではありません。

そのため、営業として関わっている会社についても詳しく知っていたり、数字に強いほうが有利なこともあります。

一般事務

皆さんが「事務職つきたい!」といって想像しているのは、この一般事務です。

一般事務とは、会社内における一般的な資料を作成するお仕事になります。

また、それだけではなく事務処理なども行ないます。

一般事務とは、基本的なデータ入力など。

しかし、その会社が特化している内容になるので「事務職であればどこでもいい!」という考えは捨てた方がいいかもしれません。

貿易事務

貿易関係の会社には、必ず貿易事務があります。

貿易事務とは、その会社が行なっている輸出入のデータをまとめるお仕事になります。

そのため、もちろんのように外国語を解読しなければなりません。

貿易事務の募集要綱には、英語のスキルが求められていることがありますのでもしも貿易事務になりたいのであれば、英語を勉強しておくべきでしょう。

秘書

社長の側について、社長のサポートをするお仕事になります。

社長の1日のスケジュール管理はもちろんのこと、会社関係者との会談のアポイントメント、また社長がスムーズに仕事が出来るようになにかとサポートをするお仕事です。

秘書をじかに募集している会社もありますが、引き抜きによる採用が多いとのこと。

そのため、一般事務として仕事をすることになっても気を抜かずに仕事をしたいですね!

経理事務

会社の経理を管理するのが経理事務です。

会社というのは、毎日・毎月・毎年のように多大な売り上げをあげているものです。

その支出入を管理することによって、会社の財産を守っています。

また、社員たちの定期券などの計算、経費として使われたお金の管理も行ないます。

正義感の強い方であれば、楽しく取り組むことが出来るでしょう。

管理事務

この名前の通りで資材などを管理する事務になります。

経理とは違うのですが、会社に保存されている商品や資材などの在庫管理を行ないます。

また、資材などの発注を行なうこともあり、営業部や建築部などと連携してお仕事がされるのでコミュニケーション能力が良く使われます。

事務職に求められる要素

これまでに事務職の種類をいくつかお伝えしてきました。

そのなかでやりたい!と思えるような事務職はありましたか?それぞれに必要なスキルなどがある場合には、少し触れてきましたね。

たしかにそのような特別なスキルを必要とする事務職もあるのですが、全ての事務職において必要だといわれている要素があるんです。

いってみれば、求められる要素ですね。

もしも、事務職で仕事をしたいのであればぜひその能力を生かせるようにしてください。

また、まだその能力を持ち合わせていない!というのであれば、意識をしながら生活をするようにしてみて。

そうすることで今はその要素を持っていなかったとしても、就職をする時には少しでもその要素を持ち合わせることが出来るようになるからなんです。

ではさっそく、事務職に求められる要素を3つみていきましょう。

先の行動を読めるかどうか

事務職というのは、ほぼ他の社員のサポートを行なうお仕事になります。

そのため、その人たちから「これをやっておいてほしい」といわれてやるのもいいのですがそのように言わせることなく、先を読んで行動しておくことが重要になります。

このような先を読むチカラというのは、事務職だけでなくあらゆる職業に必要とされていることですので、今ここで身に付けておいて損はありません。

また、仕事というのは全て与えられた物を行なうということではありませんよね。

もちろん、自分で考えて自ら行動を起こしておく必要がある仕事もあるんです。

ずばり、それこそ「後になったら必要になるかもしれない」「今これをやっておけば後でこれをやるときにスムーズになる」なんて、考えることなんです。

先を読むチカラというのは、未来の視点にたったり想像することでその時に必要なことをあぶりだしておくことです。

私生活で身についている人もいるかもしれませんね。

もしも、まだ身についていないというのであれば、まずは1時間後の行動を意識して今を過ごすようにして見ましょう。

例えば、2時間後には見たいテレビ番組がある。

それまでにお風呂も入っておきたいし、夕飯も食べ終わっておきたい。

なおかつ髪の毛も乾かしておきたい。

となれば、それを逆算しておこなうようにすればいいのです。

そうやって先に起こりうること、起こるとわかっていることを意識して行動するようにしてみてください。

気配りできる

事務職では、他の社員さんたちにお茶をくんであげたり、場合によっては仕事をお手伝いすることなんてザラです。

そのため、気配りを出来る人ほど仕事が出来ると思われます。

だっていつまでも自分のことしか考えるような人と、そうではなく他人のこともしっかり見ている人といったら誰だって後者のほうに良い印象をもつことができますよね?

それに気配りというのは、他人のことをしっかり見ていることを象徴しています。

これは先を読むチカラ、先の行動をよめているということにもなるんです。

要するに他人や他の仕事に注意を払うことが出来ているのか、ということなんですね。

この気配りができれば、他人からも悪く思われることはありませんし、すぐにちょっとした失敗やミスを見逃さずに発見することができるんです。

もしも、自分に気配りが足りないと思っているのであれば、今からでも遅くありませんから自分のことだけではなく周囲のことにも目を光らせるようにしてください。

そして困っている人を見つけたらほうっておくのではなく、助けてあげるクセをつけるようにしましょう。

なんでも引き受けられる

事務職は、会社にも寄りますがさまざまな仕事を頼まれることが多いです。

それは営業さんがスムーズに仕事をこなすために、サポートをすることかもしれません。

そのための資料をすぐに作成することかもしれません。

ときには、誰でもいやなことだってあるでしょう。

しかし、そこは会社でありプライベートではありません。

事務職というのはどこか簡単でラクできるイメージがあるからこそ、なんでも引き受けるようにしたいものなんです。

それもジャンルとわずやってみる。

そうすることで会社の風通しがよくなり、業績アップできるなんてことも。

しかし、皆が引き受けるのを拒んでいれば、その仕事は進まなくなってしまいますよね。

そして業績は下がり、リストラになってしまうなんてことも。

これはとても極端な悪い例ですが、会社の循環をよくするためにも、なんでも引き受けられる人のほうが大切にされますよ。

基本的な事務の仕事内容

では、そんな皆さんが「やりたい」と思える事務の仕事って具体的にどんなことをするのかをチェックしてみましょう!仕事の名前どおりで、「事務」を行うのはわかると思います。

しかし、事務ってそもそもなんなのでしょう?

今では簡単な仕事をすることだけをイメージしている方が多いかもしれません。

しかし、そのままに事務職に就職してしまうと理想と現実のギャップにはさまれてしまうかもしれません。

そのようにならないように、あらかじめ事務職とはどのような仕事を行うのかをチェックしておきましょう☆

電話対応

まずは、電話対応です。

会社には、毎日のようにさまざまなところから電話がかかってきます。

その場合にすぐに権威ある立場の人につなぐのではなく、会社の事務員が電話をとるようになっています。

その相手は、あなたがこれから就職する会社と取引をしている会社かもしれませんし、あなたの会社にこれから何かを契約したい会社などさまざまです。

そのため、電話の対応がしっかりできるといいですね。

就職してから「電話対応はこのようにしてね」なんてアドバイスをくれるところもありますが、電話対応なんて基本だろ!といわんばかりに何もアドバイスしてくれないこともあります。

そのような場合焦ってしまわないように、電話対応する手順などもしっかり確認しておくといいでしょう。

ほぼマニュアルどおりに話せば大丈夫ですから、敬語の見直しなどをしておくといいと思います。

特に現代の若者はスマホでのコミュニケーション交流が増えているので、電話でのコミュニケーションが苦手だといわれています。

「自分は大丈夫」なんて思わずに予めチェックしてみてくださいね。

書類作成

先ほどもお伝えしましたが、電話対応の次に多いお仕事が書類作成になります。

それは会社の会議で必要とされている資料かもしれませんし、営業さんがスムーズにお仕事できるようにするための書類、会社の経営をうまくいかせるためのデータ収集からの書類作成・・・などなどさまざまなパターンがあります。

そのため、パソコン入力は必須としている会社が多いです。

ほぼ全ての会社において書類などはデジタルで送信するのが当たり前になっています。

もちろんそれにあわせて印刷したものを送付する会社もありますが。

そのため、エクセルやワード、またはそれぞれの業種によく使われているパソコンソフトを使用する機会が増えます。

ほぼその書類作成をすることになると考えておいてもいいでしょう。

パソコンが好きな方、タイピングが好きな方にとっては嬉しいお仕事かもしれないですね。

伝票作成、処理

書類作成の次に伝票作成をおこないます。

伝票とは、その会社が発注してる資材のリストだったり、他社から請求されている資材やその金額などを記載したものです。

また、そのような”資材”だけではなく、あらゆる他社との取引を記録するために作成されます。

そのような伝票を作成しておかないと後になって「あのときは、どんな取引をしたっけ?」なんていって他社からぼったくられることもあるかもしれません。

金銭や取引の事実などを、その会社独自の形式で記録をして保存をします。

また、この伝票というのは事務員が作成して終わりというわけではありません。

上司などその担当者の方の印が必要になるので、何度もやり直しをしなければならなくなってしまうこともあります。

また、作成者である事務員もその伝票に対する責任を負うことになるので、しっかりと行ないたいですね。

かなり緊張感を持って取り組みたいお仕事です。

来客対応

会社にはあらゆる来客がやってきます。

取引先の会社の社員はもちろんのこと、その会社の建物を直しに来た建築関係者かもしれません。

事務員は、その方たちを会社の中にお通しし、そして来客用スペースに案内します。

そして、担当者にその方たちがいらしたことを報告。

また、その間にお茶などを提供することになるかもしれません。

とても簡単な作業のように感じられますが、”会社の顔”になっていることを忘れないでください。

その事務員の態度が悪いだけで、その会社全ての印象が落ちてしまうことはなくもないのです。

例えば、学生時代にとある生徒が暴行事件を起こしたのであれば、その生徒が所属する学校が”暴行をする生徒がいる学校”とみなされるのと同じことです。

だからこそ、適度な笑顔、敬語で好印象を与える必要があるんですね。

どんな人が向いてる?

そんな事務員…自分は向いているのかな?

いや、見る限り簡単な仕事内容だから自分には向いているに違いない!そんなことを思っていませんか?

他の仕事にも向いている人がいるように、事務員でも向いている人と向いていない人がいるんです。

ここでは、事務員に向いている人をご紹介します♪

もしも、まだあてはまっていなくても諦める必要はありません。努力次第でその性格を取り入れることも出来ます。

サポートする人

事務職は、あらゆるサポートをするお仕事です。

書類作成もそうですし、伝票作成なんかもそうですよね。

自分のためというよりは、誰かほかの社員の仕事がスムーズにいくために作成するんです。

そのため、誰かのために何かをすることが出来ない人というのは向いていないかもしれません。

なぜならば、「どうして私がそんなことをしなければならないのか」と疑問を持ち、その仕事に取り組めなくなってしまうからなんですね。

また、そういうのは態度や顔に出てしまうこともあります。

だからこそ、自分の持分だけではなく他人の分までやってやる!くらいの大きな器を持っている人がいいでしょう。

臨機応変に対応できる人

仕事をしていれば、予期しないことが起きることなんて日常茶飯事です。

特に事務職には、あらゆる仕事がとんできます。

それに納期が早いこともあります。明日の午前中までに仕上げて、今日中に仕上げて、あと1時間でよろしくなんてブーメランのように仕事がとんでくることがあります。

そんなときにその仕事を貰ったことに対して悩んでいるだけで時間がもったいない。

気持ちを切り替えて今すぐにでも取り組むべきなんです。

また、来客がいらしたときにも、電話が鳴ったときにも気持ちを切り替えて臨機応変に対応しなければなりません。

どんな仕事でも臨機応変に仕事をするのは当たり前ですが、特に事務職というのは”縁の下の力持ち”であるためにより一層その性質を持っていたほうが気楽にお仕事できるんです。

コミュニケーション能力が高い人

事務職は、あらゆる人とのかかわりがあります。

それは会社の上司でもありますし、他の部署、または他社の社員などの来客など。

それに電話応対もしなければなりません。

それってコミュニケーション能力が高くないと、少しつらいところがあるんですね。

もともと人との関わりをもつのが苦手だったりすると、1日に何人もの新しい人物と出会う仕事ですからちょっと精神的につらいかも。

しかし、自分はコミュニケーションが低いのだと決め付けるのではなく「仕事は仕事」と割り切ることが出来れば問題ありません。

それに今ここを読んで「ああ、事務職は私にはむりなんだ」なんて思っていたとしても、いざ職に就いてみるとすんなりできてしまうものなんです。

事務職に活かせる資格

様々な仕事には、それぞれに活かすことのできる資格というものがありますよね。

そうすると「事務職にはいったいどんな資格が有利なんだろう?」「事務職に就いたときに困らないように仕事できるのはどんな資格なのだろう?」なんて思ってしまいますよね!

そんなやる気のある、向上心たっぷりのあなたのために事務職で活かすことの出来る資格を簡単にご紹介します!

もしも、今時間に余裕があるのであれば資格取得するための勉強を始めてもいいかもしれません!

貿易事務検定

事務職にはあらゆる種類があり、その中のひとつに”貿易事務”があるということをご説明いたしました。

覚えていますか?実は、その貿易事務には資格があるんです。

必ずしもこの資格を取得していなければならないということではなく、あくまでも「どれくらい貿易実務について知っているか度合いをはかるもの」として捉えてください。

つまり貿易事務検定とは、貿易実務を行なう上でそのことに関してどれくらい知っているかどうかを示す資格になります。

コレは誰でも取得することができ、資格を取得する段階までの間にさまざまな国際貿易について学ぶことが出来るので、貿易事務を進めるなかで疑問を持ちにくくなり、スムーズに仕事が出来るようになります。

貿易事務検定には、C級・B級・A級があるので少しずつステップアップしていくのもいいですね。

簿記

簿記ってよく耳にするのではないでしょうか?簿記検定とは、会社の規模を問わず、その会社の日々の経営活動を記録し、計算、整理する資格になります。

また、それだけではなく、会社の経営成績や財政状態を明らかにすることの出来る技能のことであります。

そのため、経理の方であればぜひとも簿記検定を取得しておくべきですし、それ以外の社会人でも簿記検定を取得・学習しておくことによって、”ビジネススキル”が身に付くんです。

お金に強くなれるんです。

会社では、日々、他社と取引をしているために毎日の記録がとっても重要になります。

ですから、貿易事務にいくにしても簿記検定を取得しておけば、他のに部署に異動になったときに困ることはありません。

簿記検定には、初級・3級・2級・1級があります。

どれも通信教育でも学習することができますから、ぜひともトライしてみてはいかがでしょうか?

Word・Excel

パソコンでの入力といえば、WordとExcelが主流ですね。

事務職につくとなると必ず、絶対的にこれらのソフトを使って資料を作成することになります。

それぞれ一度理解してしまえば利用できるようになるシステムですから、一通りどんな機能を持っているのか確認しておくといいでしょう。

ずばり、そのようなWordとExcelをうまく使いこなせますよ!と証明するのが「MOS(MicrosoftOfficeSpecialist)」になります。

これは、あなたの最寄の会場でも試験を受けることが出来るので早めに取得できることも。

しかし、会社によっては使用しているバージョンが違いますから、該当するバージョンの検定を受検するのを間違えないようにしてくださいね。

事務職につく方法は?

事務職についていろいろとご説明してきましたが、その魅力を確認し、やっぱり事務職につきたい!と思っている方もいるのではないでしょうか。

ずばり、そんなあなたのために、どのようにしたら事務職につくことができるのかをご紹介します!

参考にして、今すぐにでも会社の説明会などにエントリーし、行動を起こしてくださいね♪

タウンワーク

バイトの求人と思われているタウンワークですが、正社員や契約社員の募集をかけられていることもあります。

それに転職サイト・就職サイトの求人ですと、少し倍率があがりがち。

しかし、多くの人はそのように”専門の求人サイト”などを閲覧しているために、タウンワークって穴場なんですよね。

だからこそ、場合によってはすぐにでも働くことが出来ることも。

また、タウンワークは地域に密着した求人情報を掲載しています。

そのため、あなたの家から近いところの会社に就職するのも夢じゃないんです!

勉強をしながら仕事を一生懸命にがんばるためにも、家から近い仕事場所を探すのはいかがでしょうか?

タウンワークでは、電話申し込みだけではなくオンライン申し込みを受け付けている企業もありますから、まだ勇気は出ないけれど仕事をしたい!という人は、それをきっかけに一歩踏み出すのもいいかもしれないですね☆

友だちの紹介

あなたの知人・友人のなかに事務職で働いている方はいませんか?

もしもいるのであれば、その会社で事務員を募集していないか聞いてみましょう。

実は、企業というのは求人広告を出す費用をケチっていることがあるんです。

そのときには、社員に「もしもやりたい人がいたら紹介するように」なんて言っていることもあります。

そのため、募集しているかどうかを尋ねるのは悪くないんです。

また、求人広告を掲載していないのですぐに就職できるのも魅力のひとつですね。

また、事務職ではないけれど企業で働いている人に尋ねてみるのも手です。

なぜならば、その知人・友人は営業など他の部署で働いているかもしれませんが、あらゆる部署における事務員の欠如などを把握していることが多いからです。

そのため、多くの人に聞いてみるといいでしょう。

事務職はサポートに必要!(まとめ)

今回は、事務職について特集してきました!

いかがでしたか?

いろいろなことを記載してまいりましたが、一番に伝えたいのは”事務職というのはサポートに徹するお仕事”だということです。

今はサポートに自信がないかもしれませんが、意識していれば出来るようになります。

あなたが希望する事務職に就職できることを応援しています!