私たちはある程度の年齢になれば当然社会人として仕事をするようになります。

現在はインターネットの発達によって様々な働き方が存在していますので、必ずしも会社に所属して仕事を行うという選択肢以外にも様々な方法で働く事ができますが、一般的には会社に所属して社会人として経験を積んでいく場合がほとんどです。

会社に所属するか自営業として仕事を行っていくか、会社を築いて社長として働くか、一般的にはこれらのどれかに該当する場合がほとんどだと思います。

会社員にスポットを当ててみると、大抵の会社の構成は同じだと思いますが、よく見てみると会社によって存在している部署と存在していない部署があったりするなど、多少の違いは当然存在します。

例えば人数が大きい会社と人数があまり多くない会社なども存在するので、大きい会社が設置しているような部署を兼任しいていたり、そもそも設置する必要がないようなものも存在しているような違いです。

しかし、自分の視野を広げる為だったり、社会人として基本的な部署の仕事内容は知っておくべきですし、人によっては知っている事によってその仕事を行いたいと感じる方も存在するのが事実です。

なので、今回は株式会社などでよく見かける総務部をテーマにして、総務部になるための方法や総務部の仕事の内容などについてご紹介していきたいと思います。

総務って何してるの?仕事やなり方などは?

先ほどご紹介したように会社によっては存在している部署と存在していない場所があります。

基本的に総務に関しては会社に設置している割合が大きいものにはなりますが中には存在していない会社もあるかもしれませんね。

存在していたとしてもわざわざ人数が少ないのに部署を設けるのが面倒だと感じている会社もあると思いますので、そもそも呼び名はなしに事実上総務の仕事を担当している様な会社もあったりする例があります。

などで自分が所属している会社に総務部という部署が存在していない場合はなかなか想像するのが困難な場合もあるかもしれません。

しかし社会人として仕事をするのであればある程度基本的な文章については役割がを知っておくべきでし、知識として持っておく上で損はありません。

もしもあなたが総務の仕事内容が分からないと感じている場合や、曖昧な記憶になっている場合は今回ご紹介する総務の仕事内容や総務にどうすればなれるのかということくらいは知っておく必要があります。

部署の役割について正しい知識を持っておくことでその部署が存在する会社に所属することになった時には役割分担などがスムーズに理解頂ける様になると思いますので自分のためだと思いこの機会に正しい知識を身につけてください。

総務のお仕事

あなたは総務という言葉を聞いてどのような印象を持ちますか?

自分自身の会社に総務部が存在しているのであればある程度理解することができると思います。

しかし総務部が存在していない会社に所属している方はあまりパッと思いつくことができないかもしれません。

一般的に総務と聞けば人によっては何でも屋や雑用係という様な印象を持っている方も多いと思います。

そのくらい総務は様々なことを行っており、数ある部署の中でも社内における目的愛が見えにくい職種になるかもしれませんね。

たとえば営業部と聞けば営業担当している部署とすぐにわかるのですが、総務部と聞いてその言葉から具体的な仕事内容を見出すのは難しく感じるはずです。

なので、言葉で簡単に説明するとするならば他の部署に属さない多種多様な業務に携わっている人間と説明することができるかもしれません。

それを踏まえた上で総務部の具体的な仕事内容についてここから詳しくご紹介していきたいと思います。

社内文章作成

まずはじめにご紹介する総務の仕事に関しては社内文書作成という仕事が存在しています。

当然ながら会社が存在しているということはその会社と取引を行っている会社が存在する場合が多いです。

例えばあるサービスを提供している会社だとするならば、そのサービスを提供する際に必ず様々な書類が存在するはずです。

また、それ以外にも例えば会社のルールを示す様な書類を作成する場合もあったり経理の処理をする上での規定なども含まれると思います。

具体的には会社を経営していくにあたっての定款などの基本経営規定であったり、組織に関連したルールをまとめた組織規定、業務を行う上でのルールの業務関連規定、経理処理に必要な経理規定、人事労務関連の人事規定、総務関連の総務規定など、多岐にわたるような社内規定が存在する中で総務部がその規定などの文書を作成する場合が多いです。

なのでこの様な書類を作成する場合もあったり、もしも規定が変更になる場合は必要が出た時に変更を行ったりする場合があります。

会社にとってのルールを定めるということは非常に大事なことであり、その大事なルールを書き留めているのが総務部であると理解することができます。

給与計算

次にご紹介する総務の仕事に関しては給与計算という仕事が存在しています。

給与計算については社会人として働いたことがある方であれば意味がわからない方はいないと思います。

そもそも社会人として仕事を行っていく上での一つの目的がこの給料と考えることができます。

私たちは会社に時間と労力を提供してあげる分その対価としてお金を得ていますよね。

当然ながら人それぞれによって給与は違いますし会社に貢献している場合であったりこれまでの培ってきた経験や技術などによって個人の評価は違いますので休養も違うと考えることができます。

会社が私たちに与えてくれている給与に関しては当然ながらどれぐらい誰に支払ったのかという事は明確に把握しておかなければいけません。

会社のお金から給与を支払っているわけなのでいくら支払ったのかわからないという状況は基本的にはありえませんし、私たちに支払っている給与の総額に税金がかかったりするのでその面も含めて完全に把握しておかなければならないからです。

そしてこの給料を計算する部署として総務部が存在しています。

会社によっては経理部が設けられており経理部ですべて司っている場合などもあるかもしれませんね。

給与計算と言うととても簡単な仕事の様に感じるかもしれませんが、人数が多い会社だと思ったくさん存在しているので、人数の多い会社となると全ての給与計算を行うとなるととても大変な作業になります。

毎月固定給の会社であればそこまで問題はないかもしれませんが、給料日に全て経費を所属している会社員の給料口座に振り込む場合は人によって全く給料は変わってきますのでより複雑な計算を求められるということを理解しておかなければいけません。

採用業務

次にご紹介する総務の仕事に関しては採用業務という仕事が存在しています。

採用業務と聞くと具体的な仕事内容が見えづらいかもしれませんが、純粋にその名前の通り人を採用する業務であると考えていただければ間違いはありません。

具体的には採用業務は人事部が行っている仕事になるのですが、人事部などが設定されていない会社の場合は総務部が兼任して行なったりする場合も考えられます。

採用業務と聞くと楽なイメージを持つ方もいるかもしれませんね。

単純に決められた内容を質問して素質があれば採用というような簡単なイメージを想像するかもしれませんが、これが意外と難しい仕事内容です。

なぜなら少し考えていただければわかると思いますが、そもそも会社は人が集まって作り上げられるものです。

もちろん少人数で行っている会社もあるかもしれませんが逆に少人数であればあるほど優秀な人材が集まらなければ会社は成り立ちません。

その一番の初めの入り口となる採用業務に関しては当然ながら優秀な人材を確保する必要があり、なおかつ優秀であるかどうか正しく判断せねばいけません。

そこで間違った選択をして、優秀でない人材を入れてしまったことによって会社に損失が出てしまったり、後々にさまざまな面倒事が増えてしまったりという事も存在するので、きちんと見る目を養っていなければなかなか務まらない仕事です。

人材はまさに会社の血液となる存在でもありますので、人を見る目がなければ絶対に務まらない仕事なのでとても難しい仕事の1つだと考えることができます。

オフィス管理

次にご紹介する総務の仕事に関してはオフィス管理という仕事が存在しています。

オフィス管理という言葉を聞いて具体的にどのような仕事内容を思い浮かべますか?
その名前の通りオフィスを管理する仕事になるのですが、厳密に言えば物品の管理であったり保守管理と考えることができます。

物品の管理に関しては例えば筆記具屋コピー用紙など事務用品の管理であったり社員の名刺や会社封筒の発注と言った消耗品の手配を行ったりする場合が多いです。

会社によっては事務の女性が行っている場合もあるかもしれませんが、基本的には総務部が行うような仕事内容になります。

また保守管理に関しては会社の機器や設備の保守を行うことが仕事内容に入ります。

例えばOA機器や、施設の設備の保守契約を想定しそのコストを比較検討して進めていったり、機械が故障してしまった場合は企業に問い合わせて直してもらったり、アドバイスをもらってこちらで直したりする様ないわゆる様々な雑務を行う場合が考えられます。

もちろん機械が故障してしまった場合は機械が直るまでの間はどうすればいいかという事などの代替案などを作成するなども仕事内容に込められている場合が多いです。

なので、臨機応変に立ち振る舞わないと総務部の仕事は行うことが出来ません。

様々な知識を身に着けておかないと出来ない仕事だと判断することが出来ます。

データ集計

次にご紹介する総務の仕事に関してはデータ集計という仕事が存在しています。

一見するとデータ集計という仕事がどの様な仕事なのか分かりづらいかもしれませんね。

これは会社によって必要であるか必要でないかという大きな区分に分かれる場合があるかもしれませんが、会社によっては様々なデータを集めなければいけない場合が存在します。

たとえば新しい何かを始めようとする時には当然ながらそのデータが必要になりますし、何かの製品を販売している様な会社であるならば、世の中にどの様な需要が存在しているのかというデータなどを集めてそれを元にして製品を製作する必要がありますよね。

このような様々なデータを集める場合に総務部が仕事を行ったりする場合があります。

集めるデータの内容は様々だと思いますので、様々な知識を身につけておかなければ対応できませんので、様々な知識に長けている方の方がより質の良いデータ収集が可能になると考えることが出来ます。

社内イベント企画

次にご紹介する総務の仕事に関しては社内イベント企画という仕事が存在しています。

具体的に社内イベント企画とはどういうことなのかと考えた時に、例えば会社の中で何かイベントが行われる時に総務部が企画に携わる場合が多いです。

例えば株式会社であるならば株主総会は定期的に行われるはずですよね。

株主総会の開催に向けて招集通知の発送であったり、当日必要な参考資料や会社規定などの各種資料の準備であったり、議事運営にあたってのシナリオや質疑応答対応であったり、想定問答の作成などを行ったりする場合もあります。

また株主総会当日では議長補佐であったり議事進行がスムーズに終わるよう対応したり総会議事録を作成したりする場合もあります。

それ以外にも会社によっては会社の中で運動会を行ったり、会社で旅行に行く場合もあると思います。

会社で旅行に行く場合は当然ながら積立金を毎月支払ったりする必要もありますのでその管理を行ったりする場合もあります。

この様に一つ一つのことを冷静に考えてみると総務部が頑張ってくれているおかげで成り立っているという事が理解いただけるはずです。

衛生管理

次にご紹介する総務の仕事に関しては衛生管理の仕事が存在しています。

なかなか思いつく方はあまりないかもしれませんが総務部の仕事の中には衛生管理も含まれている場合があります。

具体的には例えば労働条件や労働環境の衛生的改善であったり疾病の予防処置などを担当したり事業所の衛生前半の管理をする役割を担ったりする場合があります。

この場合は衛生管理者の資格を持っている人間が携わっている場合が多いので、総務部の中でも専任で衛生管理のポジションについている人間が存在している場合が多いです。

どちらかといえばあまりこの様なポジションの人間を置いている会社は多くはないかもしれませんが、会社によってはきちんと対応している場合もありますし、資格を持っていれば総務部に就職する時に有利に働くこともあったりするので、このような業務内容も含まれているということはあらかじめ理解しておけば有利に立ち振る舞う事も出来ます。

ライセンス契約

次にご紹介する総務の仕事に関してはライセンス契約の仕事が存在しています。

メーカー系の企業やパソコン、インターネットに関する企業であればある程度を聞き慣れている言葉になるかもしれませんが、一般的な会社に所属している方にとってみればあまりわからない言葉かもしれませんね。

そもそもライセンス契約がどういったものなのかと考えたときに、ユーザーがソフトウェアなどを使用する場合にその使用条件を認める契約のことを指し示している言葉です。

簡単に言えば使用許諾契約と呼ばれたりすることもあるものであり、ソフトウェアの使用範囲などが示されている内容になります。

なのでパソコンなどを普段メインで使うことが多い方にとっては、ある程度聞いたことがある名前になるかもしれませんね。

このようなライセンス契約に関する書類に関しても総務部が仕事を行ったりする場合が多いです。

基本的に書類関係に関しては総務部が担当することが多かったりするので、先ほどご紹介したように幅広い知識を身につけておかなければ仕事が行えないというのは、こういった部分に起因するものが存在しています。

勤労管理

次にご紹介する総務の仕事に関しては勤労管理の仕事が存在しています。

勤労管理と聞くと難しい言葉に感じるかもしれませんが、簡単にいえば勤怠管理と思ってもらえればいいと思います。

先ほどご紹介したように総務部は個人に支払う給料の計算を行ったりしているので、当然ながら勤労管理についても携わっていると考えて違和感を感じることはないと思います。

そもそも勤労管理とはどういったものかと考えた時に、主に従業員の就業状況を適正に把握することを指し示している言葉です。

例えば会社がタイムカードなどを用いて出勤時間などを把握している場合は、icカードなどを使って勤怠管理システムを利用している場合は始業から終業までの時間であったり、時間外労働者有給休暇をどれぐらい取得しているのかといった状況などを細かく記録しており全てのチェックを行っています。

もしも不審な点があったりした場合は、直接本人に問いただすこともあったり、現場の責任者に問いただしたりする場合もあります。

今現在の世の中では、企業のコンプライアンスが厳しく問われている状況にもあります。

例えば直近の出来事といえば大手の会社である電通が違法残業によって、新入社員が自殺をしてしまったことも大きく取りざたされていますよね。

この様な事を未然に防ぐためにも、過重労働の早期発見や防止効果が生まれ従業員の健康維持や聞いては法令遵守にも結びつくと考えることができますので、とても大事な仕事の一つであると考えることができます。

総務に必要なスキル

ここまでは総務の仕事に関してご紹介をしてきました。

想像よりも総務の仕事がたくさん存在しているということに気づけたと思います。

今まで何気なく感じていたことなども、その陰には総務の仕事の努力があったからであるということが理解いただけたところで、勝負の仕事の素晴らしさについてもある程度理解することができたと思います。

ではここからは総務の仕事にもし就きたいと思っている方については総務に必要なスキルを身につけていただく必要性があるので、総務に必要なスキルについて細かくご紹介をしていきたいと思います。

将来的に総務の仕事に就きたいと思っている場合は、早めにご紹介する能力を身につけておくことによって、将来的にスムーズに総務の仕事を行えることができるようになりますので事前に確認しておいてください。

タスク処理能力

まずはじめにご紹介する総務の仕事に必要なスキルはタスク処理能力です。

あまり聞き慣れない言葉で戸惑ってしまう方もいるかもしれませんが、タスク処理能力とは簡単に言えば複数の作業を同時に、若しくは短期間に変更して切り替えながら実行することを指し示している言葉です。

これはここまでご紹介してきた通りなのですが、総務部が行う仕事内容についてはある程度様々な種類が存在しているため、一つの事を専門に行うよりも様々なことを複数同時におこなったりすることに長けている人の方が向いている仕事です。

なので複数の作業を行うことに抵抗がない人の方が勝負には向いていますし、それが必要なスキルであると考えることができます。

一般的にはそのような特徴を含めて考えてみると、男性よりも女性の方が向いている仕事であると考えることができます。

男性は一つのことに対して集中して行う場合が多く、女性は複数のことを同時並行して行うことができる能力が長けている場合が多いです。

もちろん男性でも総務部に入社している人は多く存在していますので、自分のスキルを限定せずにやりたいと思うのであれば、早い段階でタスク処理能力を身につけておく必要性があると考えてください。

PCスキル

次にご紹介する総務に必要なスキルはPCスキルです。

このスキルに関してはもはや総務部だからという理由だけではなく、ほとんどの会社が必要としているスキルと考えて間違いありません。

なぜならインターネットの発達によってパソコンを業務に用いることが絶対的に必要になっているからです。

例えば書類を作成するときにパソコンを使って行なったりする場合ももちろんありますし、会社によっては独自のシステムを採用しており、パソコンがなければそもそも仕事にならないといった様な状況も存在しています。

もちろんこれは総務においても同じであり、エクセルやワードなどの基本的な使い方であった知識などは絶対的に必要なスキルになります。

パソコンのタイピングができない様な人が総務部で仕事ができるかといえばなかなか難しい状況になってしまうと思います。

もちろんパソコンのスキルと言っても高度なスキルが必要というわけではなく、ある程度基本的な操作方法であったり、オフィスソフト製品の基本的な操作方法などがわかればそれ以外はそこまで求められることはありません。

もちろん会社によってはその会社に沿った特有のスキルが求められる場合もあるかもしれませんが、一般的な会社であれば先ほどご紹介した内容が問題なく行える能力を持っていれば問題はないと認識していただければと思います。

簿記

次にご紹介する総務に必要なスキルは簿記です。

なぜ簿記が必要なのかと考えた時に、会社によっては総務部と経理部が兼任している場合が存在しています。

経理部などはその名前の通り様々な計算を行ったり、簿記に関する内容を主な業務内容としている場合が多いので、簿記に関する知識がないと業務が行えないという場合があります。

これは会社によって様々なので、簿記のスキルがなくても問題ないという会社ももちろん存在しています。

しかしに会社によっては簿記のスキルがある程度を取得していなければ就職することはできませんと限定している場合もあります。

なので、簿記1級レべルは難しいにしても、2級レベルまで取得している方がスムーズに就職することが出来る場合がありますので、簿記に関しては早い段階で資格取得を目指して努力する必要性があります。

会計に関してある程度知識があれば総務の仕事内容を行った時に理解も早まりますし、自分が得をすると思いますので、総務部に就職を考えている方はある程度知識として身に着けておくようにしてください。

コミュニケーションスキル

次にご紹介する総務に必要なスキルはコミュニケーションスキルです。

なぜコミュニケーションスキルが総務部に必要なのかと考えた時に、総務部は当然ながら様々な種類の仕事を行っているので、様々な人と関わりを持つ必要性があります。

例えば同じ総務部の中でもあることを得意にしている人や別のことを得意にしてる人も存在していると思いますので、得意にしている人に細かい内容を聞いたりすることも多いでしょうし、当然ながらその業務内容の性質から様々な部署の人と関わりを持つ必要性があります。

たとえば営業に関する書類を作成してあげたりする場合は営業部とすり合わせが必要になりますし、それ以外にも勤務している人の勤怠管理なども行ったりする場合が多いので、そのように考えると会社のすべての部署の人と関わる必要性があります。

なのである程度コミュニケーションスキルを持っている人でなければ、少し辛い思いをしてしまう場合があります。

この様な理由から総務部にはコミュニケーションスキルが必要になると考えることができます。

総務のやりがい・魅力

ここまでは総務部に必要なスキルについてご紹介してきました。

仕事内容が豊富であるということから、当然ながら求められるスキルについても豊富なスキルが存在すると考えることができます。

かなり大変な仕事だと思いますが、それに伴って当然ながらその部分にはやりがいや魅力も存在しています。

仕事内容や求められるスキルを確認した上で総務部で仕事を行ってみたいと考えている方も多いと思いますので、簡単にやりがいや魅力についてもご紹介していきたいと思います。

組織全体に関わる仕事を体験できる

まずはじめにご紹介する総務のやりがいや魅力に関しては、組織全体に関わる仕事を体験することができるといえます。

これはどういうことかと言いますと、当然ながら総務の仕事内容については会社に所属している全ての人に該当する仕事内容を行ったりする場合がありますので、組織全体に関わる仕事を体験することができると考える事ができます。

例えば勤労管理もそうですし、書類作成についても様々な書類を作成する場面があります。

また、人事採用などについても組織全体でみればとても重要な仕事です。

それに比べて営業部などを考えてみれば営業部は営業に関しての専任の部署になりますので、逆に考えてみれば営業以外の他の部署のことについては、あまり詳しく知らない場合が多いですよね。

その点総務部に関しては様々な部署に平等に携わっていくことが求められますので、自ずと仕事内容に関しても組織全体に関わる仕事になります。

なので組織全体に関わる大きな仕事を体験することができるので、会社を支えているというやりがいや魅力などを感じることができるのです。

社員に頼ってもらえる

次にご紹介する総務のやりがいや魅力に関しては、社員に頼ってもらうことができるということです。

これはどういうことかと言いますと、総務部に関しては様々な仕事を行っていますので、それぞれの部署から総務部に全てお願いしている案件については総務部に聞かないと分からない事などが多くなります。

なので、総務部はそれぞれの部署からお願いされている内容に関しては、すべて頼りにされていると考えることが出来ます。

例えば書類作成などをすべて総務部にお願いしているならば、書類に関して詳しい事を知りたい場合は総務部に聞きますよね。

このように総務部にお願いしている事が多ければ多いほど、総務部は他の部署から様々な事を聞かれたりして頼りにされる場合がほとんどです。

なので人から頼りにされると言うことは大きなやりがいを得るということにもつながりますので、総務の仕事を行う場合は他の社員から頼ってもらえるという大きなやりがいを感じることができます。

総務になるには

総務のやりがいや魅力についてご紹介したところで、いよいよ総務を本気で目指したいと思う方もいると思います。

しかし、具体的に総務になるにはどうすればよいのか知らない方もたくさんいると思います。

なので、ここからは総務になるにはどうすればよいのかという事について簡単にご紹介していきたいと思います。

将来総務になりたいと思っているのであれば、早い段階で総務に就職する方法などは知っておかなければいけませんので、この機会に学んでおいてください。

会社での高い経験

総務になるためには会社での高い経験が必要になります。

これはここまでご紹介してきた通りですが、行う仕事内容が様々な内容に触れてしまいますので、様々な分野で高い能力が求められます。

先ほどご紹介したスキルを総合的に持ち合わせている方でないと当然総務としては仕事ができないでしょうし、これまでに会社から高い評価を受けてきた人の方が採用してもらえるケースは高くなります。

新卒の人間であれば本来総務を希望していなかったとしても、適性を見極められてすぐに入社させられる場合もありますし、総務を希望していても適性がなければ別の部署に採用される場合もあります。

もしも中途採用で総務を募集している場合は即戦力が求められる場合が多いので、これまでに総務の経験をしてきた人しか雇わない場合も多いですので、当然これまでの会社で高い経験を得ている人の方が採用されやすい場合が多いです。

コミュニケーション能力

総務になるためには、先ほどご紹介したようにコミュニケーション能力が求められます。

コミュニケーション能力といっても過剰なまでに高いコミュニケーション能力が求められるというわけではありませんので、一般的な社会生活において問題ないレベルのコミュニケーション能力があれば特に問題はありません。

しかしながら社会人として活躍することを考えるのであれば、相手に対する礼儀であったりマナーなどは一通り知識として身につけておく必要もありますし、様々な人間と上手にコミュニケーションを取っていく必要性がありますので、何かが良い人だけにコミュニケーションを重ねていくだけでは、本当に求められるコミュニケーション能力にはなりません。

様々な人と平等に接することが出来る人でないと難しいので、普段から選り好みしないで平等に接する事を意識する必要性があります。

企業の中心となる総務に昇格しよう!(まとめ)

今回は総務をテーマにして総務の仕事内容や必要なスキル、やりがいなどについてご紹介いたしました。

総務について詳しいことを知らなかった方からすれば、今回ご紹介した内容を見ていただくととても幅広い分野に精通している仕事であると考えさせられたと思います。

しかしその分自分の実力としても身に付きますし、大きなやりがいを得ることができる素晴らしい仕事内容です。

まさに企業の中心は総務であると考えて間違いはありません。

総務に就職したいと考えている方は、早い段階で総務に必要なスキルを身に着けて就職できるように行動してみてください。