私たちはある程度の年齢になれば当然社会人として仕事をするようになります。

現在はインターネットの発達によって様々な働き方が存在していますので、必ずしも会社に所属して仕事を行うという選択肢以外にも様々な方法で働く事ができますが、一般的には会社に所属して社会人として経験を積んでいく場合がほとんどです。

会社に所属するか自営業として仕事を行っていくか、会社を築いて社長として働くか、一般的にはこれらのどれかに該当する場合がほとんどだと思います。

会社員にスポットを当ててみると、大抵の会社の構成は同じだと思いますが、よく見てみると会社によって存在している部署と存在していない部署があったりするなど、多少の違いは当然存在します。

例えば人数が大きい会社と人数があまり多くない会社なども存在するので、大きい会社が設置しているような部署を兼任しいていたり、そもそも設置する必要がないようなものも存在しているような違いです。

しかし、自分の視野を広げる為だったり、社会人として基本的な部署の仕事内容は知っておくべきですし、人によっては知っている事によってその仕事を行いたいと感じる方も存在するのが事実です。

なので、今回は株式会社などでよく見かける総務部をテーマにして、総務部になるための方法や総務部の仕事の内容などについてご紹介していきたいと思います。

総務って何してるの?仕事やなり方などは?

先ほどご紹介したように会社によっては存在している部署と存在していない場所があります。

基本的に総務に関しては会社に設置している割合が大きいものにはなりますが中には存在していない会社もあるかもしれませんね。

存在していたとしてもわざわざ人数が少ないのに部署を設けるのが面倒だと感じている会社もあると思いますので、そもそも呼び名はなしに事実上総務の仕事を担当している様な会社もあったりする例があります。

などで自分が所属している会社に総務部という部署が存在していない場合はなかなか想像するのが困難な場合もあるかもしれません。

しかし社会人として仕事をするのであればある程度基本的な文章については役割がを知っておくべきでし、知識として持っておく上で損はありません。

もしもあなたが総務の仕事内容が分からないと感じている場合や、曖昧な記憶になっている場合は今回ご紹介する総務の仕事内容や総務にどうすればなれるのかということくらいは知っておく必要があります。

部署の役割について正しい知識を持っておくことでその部署が存在する会社に所属することになった時には役割分担などがスムーズに理解頂ける様になると思いますので自分のためだと思いこの機会に正しい知識を身につけてください。

総務のお仕事

あなたは総務という言葉を聞いてどのような印象を持ちますか?

自分自身の会社に総務部が存在しているのであればある程度理解することができると思います。

しかし総務部が存在していない会社に所属している方はあまりパッと思いつくことができないかもしれません。

一般的に総務と聞けば人によっては何でも屋や雑用係という様な印象を持っている方も多いと思います。

そのくらい総務は様々なことを行っており、数ある部署の中でも社内における目的愛が見えにくい職種になるかもしれませんね。

たとえば営業部と聞けば営業担当している部署とすぐにわかるのですが、総務部と聞いてその言葉から具体的な仕事内容を見出すのは難しく感じるはずです。

なので、言葉で簡単に説明するとするならば他の部署に属さない多種多様な業務に携わっている人間と説明することができるかもしれません。

それを踏まえた上で総務部の具体的な仕事内容についてここから詳しくご紹介していきたいと思います。

社内文章作成

まずはじめにご紹介する総務の仕事に関しては社内文書作成という仕事が存在しています。

当然ながら会社が存在しているということはその会社と取引を行っている会社が存在する場合が多いです。

例えばあるサービスを提供している会社だとするならば、そのサービスを提供する際に必ず様々な書類が存在するはずです。

また、それ以外にも例えば会社のルールを示す様な書類を作成する場合もあったり経理の処理をする上での規定なども含まれると思います。

具体的には会社を経営していくにあたっての定款などの基本経営規定であったり、組織に関連したルールをまとめた組織規定、業務を行う上でのルールの業務関連規定、経理処理に必要な経理規定、人事労務関連の人事規定、総務関連の総務規定など、多岐にわたるような社内規定が存在する中で総務部がその規定などの文書を作成する場合が多いです。

なのでこの様な書類を作成する場合もあったり、もしも規定が変更になる場合は必要が出た時に変更を行ったりする場合があります。

会社にとってのルールを定めるということは非常に大事なことであり、その大事なルールを書き留めているのが総務部であると理解することができます。

給与計算

次にご紹介する総務の仕事に関しては給与計算という仕事が存在しています。

給与計算については社会人として働いたことがある方であれば意味がわからない方はいないと思います。

そもそも社会人として仕事を行っていく上での一つの目的がこの給料と考えることができます。

私たちは会社に時間と労力を提供してあげる分その対価としてお金を得ていますよね。

当然ながら人それぞれによって給与は違いますし会社に貢献している場合であったりこれまでの培ってきた経験や技術などによって個人の評価は違いますので休養も違うと考えることができます。

会社が私たちに与えてくれている給与に関しては当然ながらどれぐらい誰に支払ったのかという事は明確に把握しておかなければいけません。

会社のお金から給与を支払っているわけなのでいくら支払ったのかわからないという状況は基本的にはありえませんし、私たちに支払っている給与の総額に税金がかかったりするのでその面も含めて完全に把握しておかなければならないからです。

そしてこの給料を計算する部署として総務部が存在しています。

会社によっては経理部が設けられており経理部ですべて司っている場合などもあるかもしれませんね。

給与計算と言うととても簡単な仕事の様に感じるかもしれませんが、人数が多い会社だと思ったくさん存在しているので、人数の多い会社となると全ての給与計算を行うとなるととても大変な作業になります。

毎月固定給の会社であればそこまで問題はないかもしれませんが、給料日に全て経費を所属している会社員の給料口座に振り込む場合は人によって全く給料は変わってきますのでより複雑な計算を求められるということを理解しておかなければいけません。

採用業務

次にご紹介する総務の仕事に関しては採用業務という仕事が存在しています。

採用業務と聞くと具体的な仕事内容が見えづらいかもしれませんが、純粋にその名前の通り人を採用する業務であると考えていただければ間違いはありません。

具体的には採用業務は人事部が行っている仕事になるのですが、人事部などが設定されていない会社の場合は総務部が兼任して行なったりする場合も考えられます。

採用業務と聞くと楽なイメージを持つ方もいるかもしれませんね。

単純に決められた内容を質問して素質があれば採用というような簡単なイメージを想像するかもしれませんが、これが意外と難しい仕事内容です。

なぜなら少し考えていただければわかると思いますが、そもそも会社は人が集まって作り上げられるものです。

もちろん少人数で行っている会社もあるかもしれませんが逆に少人数であればあるほど優秀な人材が集まらなければ会社は成り立ちません。

その一番の初めの入り口となる採用業務に関しては当然ながら優秀な人材を確保する必要があり、なおかつ優秀であるかどうか正しく判断せねばいけません。

そこで間違った選択をして、優秀でない人材を入れてしまったことによって会社に損失が出てしまったり、後々にさまざまな面倒事が増えてしまったりという事も存在するので、きちんと見る目を養っていなければなかなか務まらない仕事です。

人材はまさに会社の血液となる存在でもありますので、人を見る目がなければ絶対に務まらない仕事なのでとても難しい仕事の1つだと考えることができます。

オフィス管理

次にご紹介する総務の仕事に関してはオフィス管理という仕事が存在しています。

オフィス管理という言葉を聞いて具体的にどのような仕事内容を思い浮かべますか?
その名前の通りオフィスを管理する仕事になるのですが、厳密に言えば物品の管理であったり保守管理と考えることができます。

物品の管理に関しては例えば筆記具屋コピー用紙など事務用品の管理であったり社員の名刺や会社封筒の発注と言った消耗品の手配を行ったりする場合が多いです。

会社によっては事務の女性が行っている場合もあるかもしれませんが、基本的には総務部が行うような仕事内容になります。

また保守管理に関しては会社の機器や設備の保守を行うことが仕事内容に入ります。

例えばOA機器や、施設の設備の保守契約を想定しそのコストを比較検討して進めていったり、機械が故障してしまった場合は企業に問い合わせて直してもらったり、アドバイスをもらってこちらで直したりする様ないわゆる様々な雑務を行う場合が考えられます。

もちろん機械が故障してしまった場合は機械が直るまでの間はどうすればいいかという事などの代替案などを作成するなども仕事内容に込められている場合が多いです。

なので、臨機応変に立ち振る舞わないと総務部の仕事は行うことが出来ません。

様々な知識を身に着けておかないと出来ない仕事だと判断することが出来ます。

データ集計

次にご紹介する総務の仕事に関してはデータ集計という仕事が存在しています。

一見するとデータ集計という仕事がどの様な仕事なのか分かりづらいかもしれませんね。

これは会社によって必要であるか必要でないかという大きな区分に分かれる場合があるかもしれませんが、会社によっては様々なデータを集めなければいけない場合が存在します。

たとえば新しい何かを始めようとする時には当然ながらそのデータが必要になりますし、何かの製品を販売している様な会社であるならば、世の中にどの様な需要が存在しているのかというデータなどを集めてそれを元にして製品を製作する必要がありますよね。

このような様々なデータを集める場合に総務部が仕事を行ったりする場合があります。

集めるデータの内容は様々だと思いますので、様々な知識を身につけておかなければ対応できませんので、様々な知識に長けている方の方がより質の良いデータ収集が可能になると考えることが出来ます。

社内イベント企画

次にご紹介する総務の仕事に関しては社内イベント企画という仕事が存在しています。

具体的に社内イベント企画とはどういうことなのかと考えた時に、例えば会社の中で何かイベントが行われる時に総務部が企画に携わる場合が多いです。

例えば株式会社であるならば株主総会は定期的に行われるはずですよね。

株主総会の開催に向けて招集通知の発送であったり、当日必要な参考資料や会社規定などの各種資料の準備であったり、議事運営にあたってのシナリオや質疑応答対応であったり、想定問答の作成などを行ったりする場合もあります。

また株主総会当日では議長補佐であったり議事進行がスムーズに終わるよう対応したり総会議事録を作成したりする場合もあります。

それ以外にも会社によっては会社の中で運動会を行ったり、会社で旅行に行く場合もあると思います。

会社で旅行に行く場合は当然ながら積立金を毎月支払ったりする必要もありますのでその管理を行ったりする場合もあります。

この様に一つ一つのことを冷静に考えてみると総務部が頑張ってくれているおかげで成り立っているという事が理解いただけるはずです。

衛生管理

次にご紹介する総務の仕事に関しては衛生管理の仕事が存在しています。

なかなか思いつく方はあまりないかもしれませんが総務部の仕事の中には衛生管理も含まれている場合があります。

具体的には例えば労働条件や労働環境の衛生的改善であったり疾病の予防処置などを担当したり事業所の衛生前半の管理をする役割を担ったりする場合があります。

この場合は衛生管理者の資格を持っている人間が携わっている場合が多いので、総務部の中でも専任で衛生管理のポジションについている人間が存在している場合が多いです。

どちらかといえばあまりこの様なポジションの人間を置いている会社は多くはないかもしれませんが、会社によってはきちんと対応している場合もありますし、資格を持っていれば総務部に就職する時に有利に働くこともあったりするので、このような業務内容も含まれているということはあらかじめ理解しておけば有利に立ち振る舞う事も出来ます。