会社のなかで昇格するようになると、指示まち側から指示をだす人に変わります。
そんなときに誰もが最初にぶちあたる壁というのが「指示だしの仕方」なんですよね。
こんなにも自分の説明は分かりにくいのか･･･と自分を責めてしまう方も少なくありません。
この記事では、会社で指示をするときに気をつけたいこと、工夫すべきことをご紹介しています！
ぜひ参考にして、これからの指示だしを行ってみてください。
️指示を出すなら分かりやすく！
指示の基本は”分かりやすさ”です。
どんなに複雑にいったとしても、相手は全く理解してくれません。
あなただって、要点だけでを説明してもらったほうが「やりやすさ」を感じるのではないでしょうか。
しかし、どんなに簡単な仕事であっても複雑に話してしまえば、”複雑な仕事”と認識され、どんどん仕上がりが遅くなってしまう事だってあるんです。
後輩や部下への指示出し
特に後輩や部下への指示だしは、えらそうにもしてはいけないし、かといって平等な立場でするべきではないですよね。
だからこそ、伝わりやすさだけではなく、他にも気をつけなければならないことがたくさんあるんです。
注意点をおさえよう
次の章から、指示を分かりやすく出すための工夫についてご紹介しています。
これから指示を出すときには、ぜひそれらを注意しながら行ってみてください。
何かが変わります。
️指示を分かりやすく出すための15個の工夫
指示をされるのは慣れているけれども、指示をあまり経験したことがないという方のほうが多いのではないでしょうか？なぜならば、多くの人は昇進することもなければ、大きなプロジェクトを任されることも無いからです。
そんななかで、あなたが今回この記事を開いているということはきっと「指示する立場」の人間なんですよね。
いつもお疲れ様です。
きちんと毎回伝えているつもりなのに、誰にも伝わっていない。
伝わっていないようなそんな気持ちがする。
後になって伝達のミスが発覚するなど、指示することって簡単にみえてとても難しいことなんですよね。
最初から得意としている人もいれば、あなたのように学んでいくうちに指示が上手になっていく人もいます。
ですから、今は指示出しがきちんと出来ていないでも自分を攻めないでください。
その気持ちがあれば、改善することは絶対に可能です。
ここでは、指示を分かりやすく伝える・出すためのいくつかの工夫をご紹介しています♪
今のあなたはできているのか、またできていないのであればその方法を実践している姿をイメージトレーニングしてみてください。
そうしておけば、いざ職場で指示を出すことになったときにそれをすんなりとなり遂げることができるはずですよ☆
まずは、今の自分の状態を受け入れつつ、どこを改善すればいいのかもじっくりと確認しておきましょう。
やるべきことははっきり明確に
あなたは、だれかになにかの指示を伝えるときにやるべきことを明確にして伝えていますか？
あれこれと伝えたいことだとか、その指示する相手が仲良しだったりするとどうしても話しがそれてしまったり、どうでもいいような内容の話をしてしまうものなんですよね。
あなたにとっては、それは業務連絡以外の楽しいおしゃべりの時間と思っているかもしれませんが、相手にとっては”指示をもらうシーン”です。
そんなときに世間話をされたりすると、どこが本当に伝えたいのか？
どんな業務連絡をしているのか･･･とはっきりと理解することが出来ません。
あなたは、そのような世間話のなかでも用件を聞き取れる人かもしれませんが、あなたのように出来る人が全てではないことを理解してください。
また、あなたにとって”当たり前”十も輪得れていることは他人にとっては”当たり前ではない”ということもあるということも理解しておくといいでしょう。
あなたが当たり前だと思うからこそ、複雑に話してしまうのです。
どうでもいいことまでも話してしまうのです。
それでは相手が混乱し、本当にしてほしいことをしてくれなくなってしまうかもしれません。
そうなってしまったら、部下の責任ではなくあなたの責任になってしまいますよね。
業務連絡くらいは公私混同しないように気をつけましょう。
これはどんなに地位があがっても、本質的に変わらないことがあるのでもしも少しでもその傾向があるのであれば、指示だしのときには人の何倍に気をつけなければなりません。
５Ｗ１Ｈを意識する
あなたは、５Ｗ１Ｈというのをしっていますか？
５つのＷとは、Ｗｈｏ（誰が）Ｗｈｅｎ（いつ）Ｗｈｅｒｅ（どこで）Ｗｈａｔ（何を）Ｗｈｙ（なぜ）の意味になります。
また１Ｈとは、Ｈｏｗ（どのようにして）になりますね。
これは中学英語で習ったことがあるはずですし、会社によっては基本理念として教えてもらっているはずです。
何か物事を伝えるときには、この５Ｗ１Ｈの要素を含んで説明するようにしましょう。
そうすれば、どんなものなのか一発で理解できますよね。
あなたの説明が伝わりにくいのは、どこかで遠回りの説明をしているだと余計なことを話しているからなんですよね。
これからは、この５Ｗ１Ｈを使って説明をしてみてくださいね！あなた自身も説明しているときに自分が何をいいたいのかがはっきりし、驚くはずです。
わかりやすい言葉を選ぶ
地位が昇格したりすると、どうしても自分自身を”偉い人”として周りの人に見せたくなるものです。
また、「自分はこんなにも難しい言葉を知っているんだぞ～」と自慢も含めて、難しい言葉を使いながら指示をしていませんか？たしかにそのような言葉を理解し、使いこなせているあなたってとてもすばらしいです。
しかし、なかにはそのような言葉の意味を全く理解できないし、理解できないどころか意味を把握できない、音が聞き取れないという人もいるんです。
そうなると、あなたが伝えたかったことは全く相手に伝わっていないということになります。
そして、その人はあなたが指示した（と思っている）仕事を満足にこなすことができないんですよね。
その場合、後から「あの時のいっている意味が分かりませんでした」なんて聞くことになるかもしれません。
これは後に出てきますが、その指示だしをしているときに質問できる空気を作ることが出来なかったあなたに責任があります。
そもそもそんな難しい言葉を使わなくたって、相手に伝えることが出来るのですからそのような難しい言葉を使わないこと。
それはプライベートの友達の前だけにしてください。
難しくない言葉ばかり使っていると威厳を保てないと思っているのであれば、せめて指示だしをしているときだけでも難しい言葉を使わないようにしてください。
なかには、あなたと同じ脳レベルでは無い人もいるんです。
中学生でも高校生でも分かるような説明を心がけましょう。
例えば「彼を引率してくれ」とあなたが指示したとしましょう。
しかし、その相手は”引率”という言葉をしらなかったのです。
そのため、「印刷」と間違え、本来なら案内すべき人の経歴をひたすら印刷してしまうこともあるかもしれないですね。
このようなミスがおきると、指示した側もされた側もとても気分がよくありません。
だからこそ、やさしい言葉遣いを心がけるようにしましょう。
目的を伝える
まずは、目的を伝えてください。
なかには、その作業の目的を伝えることなく「ただ今やるべきこと」だけを伝える人がいるんですよね。
そのような人って「コレまでの行動を見ていればなんとなく察することが出来るだろう」「いわなくたって、この作業はあの仕事のものだから大丈夫だよな」なんて思っていませんか？それってあなただけのなかの”当たり前”なんです。
あなたが分かっていたとしても、相手はそのプロジェクトには始めて携わる人かもしれないのです。
最近、異業種から転職してきた人なのかもしれないんです。
あなたの知識を全ての人が持っていると思わないでください。
それに目的を伝えずに作業だけを伝えると、作業効率があがらないという事実まであります。
この作業の目的は何か？
あなたがまず伝えるべきなのは、今からやってもらう仕事は何を目的にしているのかをはっきりと伝えることです。
例えば、急にじゃがいもとにんじんをカットしておいてといわれたとしましょう。
しかし、にんじんとじゃがいもは、最終的に出来上がる料理によってはきり方って違ってきますよね？あなたは、じゃがいもとにんじんといえば「カレーライス」だと思い、そのようにカットをしたとしましょう。
しかし、カットしたものを見せたら「違う！」と怒られてしまいます。
「にんじんといったら、スティックサラダだし、じゃがいもはアマッシュポテト用にきまってるじゃないか！」なんていわれてしまうのです。
そのような料理を作ることをあらかじめ教えてもらうことが出来ていたら、カレーライス用にカットすることはありませんでしたよね。
目的が分かったほうが取り組みやすい
料理を例にしましたが、このように最終的な目標・目的を理解しているほうが「ここはこうするべきだ」なんていう応用がきくようになるんですよね。
その結果として、間違えることなく早くにそれを完成させることだって可能なんです。
しかし、目的がわかっていないと「これはなんのためなんだろう？」だとか「どうせ重要じゃないから手抜きしちゃえ！」なんていう人が現れるかもしれません。
本当は、とても重要な仕事なのに。
そうなれば、後になって必ずやり直しになりますよね。
そのムダな時間も省くことができるようになるんです！
理由や事情を伝える
その作業をお願いする理由や事情までもしっかりと説明しましょう。
なぜこれをやるのか？
人は行動に目的を求めます。
なかには目的を求めないような人もいますが、求める人のほうが多いです。
なぜならば目的が見えていたほうがやりがいを感じられるからなんですね。
その理由を伝えないままでいると「どうしてこんなことをしなきゃいけないのか」「他にもやることがあるのに」なんていう嫌な気持ちが芽生え、なかなか作業に集中することができません。
納得して取り組める
理由や事情を伝えるのはどこかめんどうくさいかもしれません。
それにその社員には全く関係のないことかもしれないですよね。
しかし、相手だって人間です。
ロボットではありません。
その意味を求めます。
急にあなただって「自分はどうして地球にうまれてきたのだろう」なんていう漠然な疑問を感じるのではないのでしょうか？それと同じなのです。
手いっぱいなら助けを求める
理由や事情のなかには、「なかなか終わらない。
期日が近づいているのに」なんていうこともあるかもしれません。
そんなときは恥ずかしがらずに、その理由をしっかりと伝えること。
そうすれば「急ピッチで終わらせなくちゃいけない仕事」と認識し、他の仕事よりも早くに終えてくれるかもしれないからです。
やり方を教える
やって欲しいことを伝えるだけではなく、できればやり方までもレクチャーしてあげましょう。
「そんなの基本だ！」とはいわずに。
だって、あなたにとっては基本かもしれないけれど相手はまだまだ知らない赤ちゃんのような存在かもしれないんですよね。
効率よく作業するアドバイス
やり方といってもゼロから全て教えなさいといっているのではありません。
その仕事を効率よく終わらせるためのアドバイスをするんです。
エクセルを使うのであれば、エクセルの使える機能を教えるのもいいですね。
毎回のように直接アドバイスしている暇がないのであれば、マニュアル書なんかをあらかじめ作成しておくといいでしょう。
指示を出したときの相手の表情を伺う
あなたは、部下や同僚に指示を出した後に相手の顔をしっかり確認していますか。
忙しくなればなるほどに、業務連絡をしているときに相手の顔色なんて伺っている時間はないものです。
だからこそ、しっかりと相手の顔色を見ておかなければならないんです。
指示を出した、そこで満足してしまうとどうしてもその求めた結果が得られないでいると「相手が悪い」としてしまうものです。
たしかに相手もよくないかもしれません。
もう何度もお伝えしていますが、あなたの指示だしの時点でそのようになってしまう未来が予測できていたのかもしれないんです。
なぜならば、あなたの指示だしがとても分かりにくい・複雑であるために相手が理解していないってこともあるんですよね。
