仕事ってただ仕事をしていればいいわけではありませんよね。

もしかしたら、それでオッケイな仕事や職場はあるのかもしれませんが、それって面白くないじゃないですか。

どうせ、毎日働くなら「仕事のできる人」になりたいですよね♪

自分もそのほうが楽しくなるだろうし、仕事ができる人が増えれば会社にとっても良いことずくし。

「仕事ができる」か「できない」かは、様々な技術の差によって生まれます。

当然、技術が高い人のほうが仕事ができる人なわけですが、じゃあ、その技術ってなにって言ったら…例えば、コミュニケーション能力だったり、仕事上で必要な知識、タイムマネジメントなどがあげられます。

その中でも、仕事を効率的にこなすことができるかできないかというのは、大きな要素です。

つまり、仕事が早いか遅いか。

仕事が早い人は、短い時間で多くの結果を残すことができるのです。

「仕事が早い=仕事ができる」というわけではありませんが、仕事が早いということが、仕事ができるかどうかの評価基準のひとつになっているのは事実ですよね。

会社の中には、とても仕事が早い人がいます。

もちろん、それは経験の有無や知識の量などによるものも大きく、長く働いている人のほうが早く仕事をこなすことができるでしょう。

しかし、よ~く見てみると、経験や知識だけで仕事のスピードが早くなっていくわけではない、ということに気づくと思います。

仕事のスピードをあげること、つまり「仕事の生産性をあげる」には、試行錯誤を繰り返し頭を使って工夫をたくさんしていく必要があり、すぐに改善できるポイントもたくさんあります。

仕事でとても大事な生産性

どうせ、同じ時間働くのならば、より多くの成果を上げることができたほうがいいですよね。

つまり、生産性が高いほうがいいわけです。

仕事の効率を上げて、生産性を高めることができれば、あなたの評価も上がり昇進や昇給に繋がっていくかもしれません。

では、仕事の生産性をあげるとはどういうことなのか?

まず、第一に、生産性をあげるためには、ある程度、仕事を早くこなすことができるようにならなければいけません。

では、仕事が早いということは、どういうことなのか?

仕事が早いということを言い換えると、「時間を生み出すことができる」ということになります。

そりゃあそうですよね?

一つの仕事にかかる時間を短くすることができれば、時間が余るわけですから。

その余った時間は、仕事が早いからこそ生み出された時間なのです。

もし、時間を生み出すことができるとすれば、①新しい仕事のアイディアを考える時間が増える、②人の集まる場に赴き、新たな人脈作りをする時間ができる、③部下の教育時間がとれる、④生みだした時間で自分への投資ができる、など、ステップアップするための下準備の時間を確保することができますよね。

結果、より生産性があげることができ、成果を出しやすくなるのです。

時間を生み出すことができると、自分や組織を成長させ、さらに生産性をあげることができるという、正のスパイラルを生み出すことができます。

では、逆に仕事が遅いとどういうことが起きてしまうのか?

目の前の仕事に追われて余裕がなくなります。

他のことに目を向けることができません。

当然、自分も組織も成長することができなくなり、ステップアップなんて夢のまた夢。

仕事の成果もあげることができないわけです。

仕事を早くこなすことができ、仕事の生産性をあげることが、仕事の成果をあげることに繋がる、このスパイラルがわかりますか?

成功するためには、生産性をあげることが求められるのです。

だから、仕事の生産性をあげることは大切なんですよね♪

仕事の生産性をあげることができる人間になるためには、仕事を効率的にこなす技術を身に付ける必要があります。

持って生まれた才能とか、経験、やる気だけが、仕事の効率を上げるわけではありません。

ちょっとした工夫によって、効率よく仕事をすることができ、仕事の生産性を上げることができるようになるのです。

もし、効率的に仕事をすることができれば、仕事の生産性も成果も上がるし、自分のステップアップや、自分への投資をする時間も増えます。

それによって、あなたの評価が高くなるし、家族や友人、恋人との時間も確保できます。

空いた時間で、困っている人を手伝えるようになり、その経験が自分を成長させることにもつながります。

とにかく、仕事の生産性を上げるということは、いいことしかないのです♪

生産性が上がるメリット

今、ちょろっとお話ししましたが、生産性をあげることによるメリットとは、具体的にどういうものがあるのかをご説明しますね。

効率的になる

効率的に仕事をこなすから、生産性が上がるのか…。

仕事の生産性が上がったことで、仕事が効率的になるのか…。

これは、どちらが先かは難しいところなんですが、言ってしまえば、どちらも先でどちらも結果ということ。

つまり、仕事の効率があがったから生産性があがったし、それによって、さらに仕事は効率的になっていくという感じです。

ぐるぐるぐるぐる循環しているんですよね。

良い感じのスパイラルです。

仕事の生産性と仕事の効率は、密接に関係しあっているのです。

どちらかが欠けると、片っぽに影響して、そっちもダメになっていきます。

無駄がなくなる

生産性が上がるということは、仕事の成果が上がるということです。

ずっとその上がった生産性をキープしていくと、徐々に無駄がなくなっていきます。

というか、無駄があると必然的に仕事の生産性は上がらないですよね。

だって、その無駄な時間でできる仕事ってどれだけあるのかって話ですよ。

これも、「仕事の生産性をあげると効率的になる」と同じように、無駄がなくなったから生産性があがったのか、生産性をあげたから無駄がなくなったのか、どちらが先に来るかわかりません。

ただ一つ言えることは、無駄があれば仕事の生産性をあげることはできないし、仕事の生産性をあげることができれば無駄がなくなるということです。

良い成果を残せる

仕事の生産性があがると、より多くの仕事をこなすことができたり、生産性が低かったときよりも時間の確保ができるので、仕事の質が上がります。

そうすると、自然に仕事の成果も上がるんです。

より良い成果を残すことができるようになります。

生産性をあげるためには、仕事をはやくすることが必要であることや、仕事ができる人は時間を生み出すことができる人、という話をしました。

はやく仕事をこなすことができれば、同じ時間でもより多くの仕事をこなすことができます。

つまり、「仕事量」としての成果をあげることができますよね。

また、時間を生み出すことができれば、ひとつの仕事に費やす時間を増やすことができます。

つまり、「仕事の質」としての成果をあげることができるのです。

仕事の生産性をあげると、仕事の量も質もより良い成果を残すことができるのですね♪

評価される

これは、言わずもがなだと思います。

生産性があがるメリットには、①効率的になる、②無駄がなくなる、③良い成果を残せる、ということをお話ししました。

こんなに良いことがあったら、そりゃあ評価も上がりますよね。

だって、全部会社にとってプラスにしかならないことですから。

仕事の生産性をあげることができる人は仕事のできる人であると評価され、要するに、会社にとって必要な人である、となるわけです。

メリットの①②③は、言ってしまえば会社側のメリットですよね?

生産性をあげた本人にとっても、効率的に仕事ができるようになったり、無駄がなくなることで、残業時間が減るなどのメリットにつながるかもしれませんが、そこまで嬉しいことではなくないですか?

でも、最終的に、それらが自分の評価につながるとしたらどうですか?

仕事ができると評価され、良い成果を残してくれると評価されるのっていいことじゃないですか。

良い評価を積み重ねることで、昇給や昇進に繋がるんですよ、社会人って。

はじめにお話ししたように、仕事の生産性をあげるためには工夫することが必要です。

頑張って考えて生産性をあげる工夫をして、生産性はあげることができたけど評価されないんじゃ仕事のやる気なくなりますよね。

努力は必ず認められるんです。

そうじゃなきゃ人生やっていけません。

どうせなら、仕事のできない人より、仕事のできる人になりたいですよね?高い評価を得たいですよね?

仕事の生産性を上げるためにやるべき22個の工夫

では、生産性をあげるためにするべき工夫って具体的になんなのかをお話ししたいと思います。

もしかすると、あなたの仕事内容によっては、実行することが難しい工夫もあるかもしれません。

しかし、なにかを変えるヒントにはなると思います。

ぜひ、参考にしてみてくださいね♪

個人的な実力をつける


当たり前と言えば当たり前なんですけど、仕事の実力をつければ生産性をあげることができます。

ここで言う実力とは、個人の技術のこと。

コミュニケーション能力や文章力、一般常識、応用力、臨機応変に動ける力…。

どんな仕事でも様々な能力が求められるでしょう。

そのひとつひとつの能力をあげることで、仕事の生産性は上がってきます。

例えば、コミュニケーション能力をあげれば、自分の考えもわかりやすく伝えることができるので、今まで円滑に進まなかった打ち合わせなどがスムーズになり、時間を生み出すことができます。

一般常識を身につけると、会社や世間が求めていることを少し理解できるようになり、的外れな仕事をしなくなります。

仕事はトラブルがつきものなので、臨機応変に対応できるようになれば、今まで時間がかかっていた対処に時間をかけずに解決できるようになります。

こんな感じです。

実力をつけるためにどうすればいいのか…それは、これから話すことをヒントにしてみてくだい♡

なにからでも吸収する

どんなことからでも学ぶ人は成長します。

どんどん能力を伸ばしていきます。

尊敬できる上司や成功したことから学ぶことは誰でもしますが、大事なのは、失敗や嫌いな上司、辛い経験など自分にとってマイナスのことからも、なにかしらを吸収して学ぶ姿勢です。

むしろ、そういうことからのほうが学びが大きかったりします。

それを、見逃さない心掛けが必要なのです。

自分の能力を伸ばすことができない人、仕事の生産性をあげることができない人は、失敗したら落ち込んだり投げやりになるばかりで、「どうして失敗したのか」「なにがいけなかったのか」「どうすればよかったのか」など、これからに繋がることを考えません。

苦手な上司からも逃げるばかりです。

「どうしてこの人はこういう考えなのか」「自分はなにが嫌なのか」「それでもこの人が上にいけたのはなぜか」など、苦手な人や嫌な人からも学ぶことはたくさんあるのに。

実に、もったいない。

同じ時期に入社した同期でも、はやく仕事ができるようになる人とそうでない人が分かれてしまうのは、こういうことなんですよね。

伸びる人はずべ手の経験を自分の力にしていくのです。

経験を活かす


多くの経験をしても、その経験を使いこなすことができなければ意味がありません。

生産性をあげるために、どのように経験を活かすかというと、どうしてその経験をしたのかを良く考えることが大切です。

例えば、仕事がうまくいったことがあるとします。

次の仕事をするときに、そのうまく仕事をすることができた理由を考えるのです。

なぜ、あの時仕事がうまくいったのか…じゃあ、今回も同じようにしたら同じようにいい結果を残すことができるのでは?といった感じ。

うまくいった経験がなかったり、その経験を活かすことができないと、ただやみくもに仕事に取り組むことになるのです。

逆に、失敗した経験を活かすときは、どうして失敗したかを考え、違うやり方でやってみればいいのです。

長所を伸ばす

そうはいっても、誰にでも苦手なことはあるし、うまく経験を活かすことができない場面も
あると思います。

そういうときは、無理して背伸びはせずに自分の長所を伸ばすことに尽力しましょう。

長所を伸ばすことができれば、不得意分野や短所をカバーすることができるようになります。

すると、仕事の効率があがり生産性をアップさせることができるのです。

苦手を克服したり、短所を改善することは、時間がかかることですが、長所を伸ばすことは比較的簡単にできますので、自分の得意なことや長所をまずは伸ばしていくようにしてみてください♪

ポジティブに考える

生産性をあげるために頑張っていても、頑張り続けるためにはネガティブではいけません。

うまくいっていないときにも、物事を楽観的に捉え、自分を信じることが必要になってきます。

「忙しいだけの人」がすぐに諦めてしまう傾向があるのに対し、生産性の高い人が頑張り続けるのには、「とにかくやり続けること」が、成功するためには必要だと知っているからです。

やり続けるためには「何とかなる」という楽観的過ぎると思われてしまうくらいの、ポジティブな気持ちがないと難しいかもしれません。

つまり、ネガティブな感情を持っている状態で仕事をすると、途端に生産性が下がってしまうことがあります。

しかし、ポジティブな感情を維持することって結構難しいですよね。

人間ですから、落ち込むことや「もうダメかも」と思うことはたくさんあると思います。

そんな中でもポジティブでい続けるためには、自分で自分の機嫌を取ってあげることが大切ですよ♪

例えば、朝が嫌いであれば、朝に自分の好きなことを時間を作るだけで、ストレスを減らすことができます。

カフェが好きであれば、朝にお気に入りのカフェに行くという時間を作ることで、朝が楽しくなりますよね。

そうすると、いい気分で1日を始めることができ、楽しく仕事に向かうことができます。

楽しい気持ちでいっぱいだと、脳はポジティブな思考になりやすいのです。

このように、うまく自分の感情をコントロールしながら、ポジティブを維持して生産性をあげましょう!

時間を有効に使う

同じ2時間でも、30分を4回確保できるより、2時間が1回取れるほうが、はるかに仕事がはかどります。

作業時間はまとまって大きく取れるほうが効率は良くなるのです。

30分だと、やっと集中し始めた!という感じですよね。

そこで一旦リセットをかけられることを繰り返しても、集中し続けた2時間に負けてしまいます。

なので、仕事をしている時間は邪魔が入らないようにしましょう。

また、自分自身で作業時間を区切り区切りにしないようにすることです。

仕事をしている間は雑談したり、メールを見たりすることがないようにすることが大切です。

メールの返信や、報告書を書くこと、ミーティングなど、全てのことをひとつひとつまとめておこなうようにすると、集中してそれぞれの仕事をすることができるので、効率が上がり生産性が上がります。

時間制限をつくる

いくらでも時間があると思うと、ついついダラダラと仕事をしてしまいます。

生産性をあげるために、ダラダラ仕事をするのは絶対に避けなければなりません。

そんな時に効果的なのは、仕事をする時間を決めること。

「何時まで(何日まで)にこの仕事を絶対に終わらせる」と決めることです。

そうすると、やる気スイッチが入って、集中して仕事をすることができるようになります。

このときポイントになるのが、制限時間の設定です。

あまりにも無謀な制限時間はやめましょう。

反対に、余裕がある制限時間でも意味がありません。

結局ダラダラしてしまう可能性があります。

「頑張ればできる」

そのくらいの時間を制限時間に決めて、モチベーションをアップさせましょう!

スケジュール管理をする

仕事をするうえで、スケジュール管理は必要不可欠です。

他の仕事とブッキングしないように予定を組むのは、社会人として当然ですよね。

同様に、生産性をあげるには「自分だけでやる仕事」も予定表に書いておくと良いです。

先に予定を確保することで、他の予定を入れずに済みます。

自分の仕事をする時間をしっかり確保することで、生産性をあげるんですね。

もちろん、多少の予定変更は仕方ありません。

しかし、午後は自分の仕事をする時間が取れていたのに、雑談して時間を削ってしまったり、メールの処理をしてしまったり、という経験は誰にでもあるのではないでしょうか。

「時間が空いている時にやろう」という考えでは、急ぎの仕事に割り込まれ、結局やらずじまいになってしまう可能性があります。

「午後1時から3時まではこの仕事をする」と決めたら、それを予定表に書き込み、他の仕事をしないようにしましょう。

徹底した管理が生産性をあげるカギになります。

きちんと予定通りに仕事をこなしていくことで、まとまった時間も確保することができ、他のことに時間を振り分けることができるようになります。

無駄な息抜きはしない

息抜きは大切です。

ずっと集中して仕事を続けられる人はなかなかいません。

人間の集中は4時間が限界と言われています。

理想は、1時間半~2時間に1回は15分程度の休憩時間を確保することです。

かと言って、無駄な息抜きをすると集中が途切れ、再度仕事に戻ることが難しくなります。

ダラダラ仕事を続けるのも生産性を下げる原因になるし、チマチマ休憩をとるのも効率を悪くする原因になります。

何事もメリハリが大切です。

やるときはやる。休むときは休む。

そうすることで、集中して仕事に取り組むことができ、結果的に仕事の生産性があがることになります。

目標設定をする

生産性をあげるために、まず最初にしなければならないのが「目標の設定」です。

生産性をあげるには、「何をするか」ではなくて「なぜ、それをするのか」を大切にしなければいけません。

大きな長期的な目標を立て、その目標を達成するためのステップとして、小さくて短期的な目標を立てるのです。

明確な目標があるからこそ、生産的な人はてきぱきと仕事をすることができるのでしょう。

それが、仕事の生産性につながるわけです。

ルーティーンワークをこなせばいいだけではありません。

目標を達成に向かって目の前にある仕事をいかに片付けていくかが重要です。

この目標設定では自分にとっての成功を重視することがポイントとなります。

誰かのためではなく、自分のための目標だからこそ、継続して目標達成に向けて集中して生産性を高めることができるようになります。

集中できる環境をつくる

生産性をあげるためには、集中して仕事に取り組むことが求められます。

なので、集中できる環境を作ることが、生産性をあげることにつながるのです。

仕事に集中できる自分のお気に入りの場所を見つけておきましょう。

これを把握しておくと、集中して仕事をしたいときは場所に悩むことなく、その場所に行くことでより効果的に仕事ができます。

会社のスペースやお気に入りのカフェ、図書館などどこでもいいのです。

案外、場所だけで集中力は大きく変わるものです。

場所を変えるだけで、生産性が変わりますから、仕事をする場所って大事ですよね。

優先順位を考える

マルチタスク、要するに、複数の仕事を同時にこなそうとすることが生産性を落とすと言われています。

確かに、「あれもやらなきゃ」「これもやらなきゃ」という状態だと、ひとつの仕事に集中することができないですよね。

仕事は、ひとつずつこなしていくことが結果的に生産性を高めることになります。

ひとつの仕事を集中して行うと、その仕事をしっかりとこなすことができるから、その次の仕事にもスムーズに移行できるのです。

そうするためには、たくさんある仕事の優先順位を決める必要が出てきますよね。

この優先順位を決めることがうまくできるようになると、順位の高いものから着実にこなすことができ、生産性をあげることができるようになるのです。

簡単なものから取り組む

仕事ではなくて、勉強でもそうですが、やり始めるまでに時間をかけてしまう人がいます。

やる気は、やりだすからこそ湧いてくるものだからです。

「めんどくさいな~」と思っているだけで、仕事を開始しなければ、「めんどくさい」がずっと続いてやる気は出てきません。

なんでもいいから、仕事を始めることがやる気を出すポイントになります。

そこで、いきなり終わらせるのに時間がかかるものや、難しい仕事を先に始めてしまうのは生産性を下げることになります。

それよりも、簡単なもの、時間のかからないものからやり始めてチャチャっと終わらせてしまうと、気分もスッキリしやる気が出てくるものです。

簡単な仕事は、やる気を出すきっかけにうまく使いましょう♪

できない仕事は断る

自分のキャパシティー以上のものをやろうとすると、当然時間もかかるし労力も必要になりますよね?

どうしても、やりたい仕事や代わりがいない場合は仕方がないですが、そうじゃないときには、できない仕事はさっさと断ってしまうようにしましょう。

できない仕事をたらたらやっていると、当然他のできる仕事をする時間が無くなりますから、生産性を下げてしまいもったいないですよね。

それよりも、できない仕事を断って、代わりにできる仕事をこなしたほうが生産性があがるのです。

朝に仕事をする

人間の脳は、眠っている間に記憶の整理をします。

そのため、1日の中で最も頭がすっきりしているのは朝です。

スッキリしているため、生産性が高い時間帯ということになります。

夜にやっていた仕事を朝するようにするだけで、仕事の生産性が驚くほどアップします。

嘘だと思って試してみてください。

特に、朝やる仕事は、最も負荷がかかる仕事にすると良いです。

集中力が必要な仕事を朝のうちに全てこなして、昼と夜の時間は、この朝の時間をいかに増やすかを考えて行動するようにしてください。

朝の時間を確保するために、夜早く寝るのも良いでしょう。

早寝早起きは、仕事の生産性をあげるひとつのポイントですよ♪

正しい生活リズムを身につける

ただ単に、正しいリズムではなく、早寝早起きがおすすめです。

生活リズムが崩れると、身体の調子も崩れます。

すると、仕事をすることができなくなり、生産性が落ちるのです。

生活のリズムを整え、仕事をする時間を決めてしまうのです。

何日か続けていると、それは習慣になり意識しなくてもそのように行動できるようになっていきます。

ご飯をしっかり食べる

生産性をあげるために、仕事の時間を増やそうと、食事の時間を削ったり抜いたりする人がいますが、実は逆効果なんです。

仕事をするためには脳を使います。

生産性をあげようと工夫して仕事をするなら、尚更脳をたくさん使います。

脳は糖分がなければ、働くことができません。

頭を使うためには栄養が大切なんです。

ご飯を食べることで脳に栄養がいき、生産性をあげる工夫を考えることができるし、仕事をテキパキとこなすことができるようになります。

ライバルをつくる

競争心はやる気アップを促します。

競争心を持つためには、ライバルをつくることが手っ取り早いでしょう。

ライバルに負けないように仕事をしようと努力することで、やる気が出てよりよい仕事のやり方を見出し、生産性をあげるのです。

協力を得る

自分ではどうすることもできなくなってから、助けを求めるのは遅すぎます。

生産性をあげるためには、早めに助けを求めるのです。

ただし、そこにしっかりと意味を持ち、単に「助けが必要だから」という理由だけではいけません。

自分の力が足りないときには、周りに協力してもらう。

そうすることで、仕事が早く終わるし、たくさんの知恵も加わり質も高まります。

仲間に相談する

仕事で行き詰まったときは、ひとりで悩まず仲間に相談しましょう。

自分では思いつかなかったやり方を教えてくれるかもしれません。

生産性をあげるためには、ためらわず積極的に相談しましょう。

ただし、注意しておきたいことが、何も考えずに質問したり、同じような質問ばかりしないことです。

「ただ聞けばなんとかなる」という安易な考えを持っていると、反感を買って協力してもらえなくなるし、「またそのこと?」「前に言ったこと聞いてなかったの」となると、もう教えてあげるのが嫌になりますよね。

生産性ではなく、評価も下がってしまいます。

自分ひとりで働いているわけではありません。

孤軍奮闘するよりか、みんなで協力したほうが、仕事の生産性があがることを頭に入れておきましょう。

TO DOリストを作る

目標設定と似ていますが、自分のやるべきことがハッキリしていたほうが、それをきちんとこなすことができるようになります。

そのためにはTO DOリストを作りましょう。

どんな形でもいいです。

付箋にやることを書いて机の前に貼るでもいいし、手帳にひとつずつ書き出すでもいいです。

とにかく、今自分がやるべきことがわかることが大切です。

そして、リストを作ったら確実にそれをこなしていくこと。

これが、生産性アップにつながりますよ♪

ルーティンを取り入れる

繰り返し同じことをすることで、作業のスピードは速くなります。

ルーティンをうまく取り入れることも、仕事の生産性をあげるコツのひとつです。

同じような仕事をするときに、「こういうふうにやる」と決めていたり、「この仕事はこの時間にする」と決めて、それをルーティンにしてしまうと、考えるよりも先に身体が動いて仕事をこなしている自分に気づくでしょう。

仕事の生産性を上げよう!

仕事の生産性をあげるコツわかりましたか?

良いことづくしの高い生産性。

自分の成功のためにも、ただ仕事をこなすだけではなく、生産性を意識して工夫してみてくださいね♪