あなたは整理整頓が得意ですか?

整理整頓が得意な人は、いつでも自分の身の回りをきれいな状態にしています。

しかし、苦手な人は直ぐに身の回りが汚くなりやすく、特に書類のような紙類はあちこちに散らばってしまっていることも多いでしょう。

そんな書類整理の苦手な人のために、身の回りをきれいにするための10個の方法をご紹介します!

ばらばらになった書類、まだ整理してないんですか?

大きなものや、まとまった荷物であれば整理がしやすいという人でも、書類の整理は苦手という人はいると思います。

書類といっても1枚や2枚であれば大して邪魔になることもなく、机にきちっと置いておけば見た目もそんなに汚くはないのかもしれません。

しかし、その書類が束になったり、かなりの枚数になってくると、きちんと整理しておかなければうっかりばらばらになってしまったり、それが溜まると書類の周辺も汚く見えてしまったりします。

特に仕事関係の書類や、私生活で支払いや通知に関する書類は溜まりやすく、捨てることは出来ないけれど、置いておく場所も決まっていないために気付いたらばらばらになった状態であちこちに散らばっている、なんてことになっている人もいるのではないでしょうか?

そして一度ばらばらの状態で溜まってしまったら、きれい好きな人でない限り、何かのきっかけがなければついそのままの状態になってしまっていることも多いです。

そしてもしその内の1枚が必要になった時に、血眼になって書類の山から必要なものを探す・・・なんてことにもなりかねませんよね。

本当に必要な書類があった場合に、書類の山から探すその手間は大きなタイムロスですし、なかなか見つからなければストレスも溜まります。

場合によっては周囲の人に迷惑をかけることもあります。

そんなことにならないためにも、日頃からある程度の書類の整理を行っておくと、本当に必要な時にスムーズに探し出すことが出来ます。

ずぼらな人ほど何かと放置してしまいがちですが、この機会にぜひ溜まった書類の整理を行いましょう!

「整理」と「整頓」の違いとは?


日常会話の中で、「整理整頓」とまとめて言葉を続ける時もあれば、「整理しておいて」や「ちゃんと整頓してね」といったように、単語として用いられることもあります。

この「整理」と「整頓」という言葉を、私たちはどちらも「きれいに周辺を片付けておく・整えておく」といった意味合いで使っていることがほとんどですが、その言葉の本来の詳しい意味までは知らない、という人も実は意外に多いんです。

私たち日本人が日頃感覚的に使い分けているこの2つの言葉の意味からまずはご紹介していきます。

整理

整理という言葉には、「乱れた状態にあるものをきちんと整えること」「無駄なものや不要なものを処分すること」といった意味があります。

例えばパソコンの画面上であちこちに散らばって保存されているデータを一カ所に集めてきれいにしたり、ばらばらになった資料を整えたりする時に、整理という言葉を用います。

また、身の回りで不要になったものを一気に処分してスッキリさせる時にも用いることが多いです。

他にもぐちゃぐちゃになった気持ちを落ち着けて、心の状態を明らかにして整える時などにも「気持ちを整理する」といった言葉で表現することがあります。

整頓

整頓は、「物事を整った状態にすること」や「きちんと片付けること・片付いているさま」を意味します。

一見整理と意味がよく似ているように思えますが、「整理整頓」という言葉の順の通りに、整頓はまず整理をした上で行う作業を指します。

例えば書類が散らかり放題の状態であったなら、まずは必要な書類と、不要な書類とを整理します。

そして必要な書類だけが揃ったら、今度はそれを書類のジャンルごとにファイリングをしたり、取り出しやすいように配置したりして整頓します。

整頓は、整理された状態が前提ですので、くれぐれも使い方を間違えないように気をつけましょう。

これから大まかな片付けや要るものと要らないものとを別けていく時には「整理」、ある程度片付いた状態になり、後はそれらをきれいに整えたり配置したりする時には「整頓」と覚えておくと良いですよ。

書類整理を効率的に行う10個の方法


書類の整理が苦手な人は、いざ整理をしようと思ってもどこから手をつけたらいいのか分からずに、時間がかかってしまうことが多いです。

また、物が捨てられないという性格の場合、必要なものと不要なものとに別ける作業が難しいという人もいるでしょう。

きれいに片付けるためには、まず思い切って使わないものは処分してしまいましょう。

物を捨てる基準としては、半年~1年間使っていなければ、大抵は不要なものに入ります。

服や小物類の場合だけでなく、書類でもよほど毎年保管しておかなければならないもの以外は、1年以上目を通さない書類は処分してしまっても良いでしょう。

「いつか使うかもしれないから」という理由ではいつまで経っても書類を片付けることは出来ませんし、実際に1年以上使っていなければその書類が必要になる機会もほとんどないでしょう。

家財道具や仕事道具の説明書や保証書、契約書などは必ず保管しておき、それ以外の書類を整理していきます。

不要なものを処分し終えたら本格的に書類整理を始めます。

書類整理を行うにあたり、効率的な10個の方法を以下にご紹介していきます。

ファイリング

書類整理をする際の大前提として不要な書類は処分しますが、その次に行う作業はファイリングです。

床の上など広いスペースに必要な書類をジャンルごとに分けておいていきます。

関連する書類ごとに分けたら、次はそれをファイリングしていきます。

どのようなタイプのファイルを用いるかは自分の好みに合わせます。

通常よく用いられるクリアファイルやリングタイプのファイルなど、ファイルにもさまざまな種類があります。

どんなファイリングをするかは自由ですが、出来れば同じ種類のファイルでまとめると見た目もきれいでスッキリとするでしょう。

書類は寝かせない

書類は寝かせないことが大事です。

料理でもない限り、わざわざ寝かせる必要のあるものなどそうはありません。

ましてや書類の場合、寝かせるどころか速やかに目を通してファイリングするなり処分するなりすべきでしょう。

書類には必ず何かしらの意味があります。

契約内容を提示するものであったり、商品の説明や企画案の書かれたものであったり、書類によっては期日や期限の定められているものも多いです。

そのため、書類は届いたり作ったりしたその日の内に内容を確認する必要があります。

確認せずに何日も放置したままでは、ファイリングすることも出来ずにあちこちに散乱したままで片付きませんし、最悪の場合は紛失してしまいます。

また、仮にその日の内に目を通したとしても、それをそのまま寝かせてしまうとファイリングすることを忘れてしまい、無駄に書類が溜まってしまうことになります。

そのため、書類は寝かせずに、手元に来たその日の内に処理するように心がけましょう。

薄いファイルは作らない

ファイリングをする際には、薄いファイルはなるべく作らないようにしましょう。

完璧主義の人や細かい性格の人ほど、書類の分類もかなり事細かなものになりやすいです。

大まかな括りで分けることに抵抗があるため、大まかな括りをさらに細かく分けた上で、それらを1つひとつ新しいファイルに閉じていく傾向があります。

しかし、それをやり過ぎてしまうと反対に薄いファイルの数が増えすぎてしまい、収納するのにかなり苦労します。

また、本当に書類が必要になった時にも、ファイルの数が多すぎると探すのに手間取ってしまいます。

そのため、薄いファイルは出来るだけ作らないようにしましょう。

もし大まかな括りで分けるのに抵抗があるという場合には、せめてそれをもう少しだけ分けた上でファイリングしましょう。

例えば1年分の書類をまとめる場合に、それらをすべてまとめて1つの分厚いファイルを作ることも出来ますが、上半期と下半期に分けてファインリングをするとちょうどよい量でまとめられます。

一方で一ヶ月ごとに分けてしまうとファイルの数が12個も出来てしまいますので、ファイリングは細かくなり過ぎないように気を付けましょう。

ファイル別に見出し作成

ファイリングを終えたら、次はファイル別に見出しを作成しましょう。

せっかくきちんと書類をファイルにまとめても、どのファイルにどの書類がしまわれているかが分からなければ、必要な時に探す手間がかかってしまいます。

そのため、ファイリングをしたら必ず見出しも作るようにしましょう。

見出しは背見出しの部分にテープで貼り付けておくのがおすすめです。

文字を印刷してテープに出来れば理想的ですが、ない場合には付箋などに手書きで見出しを書き、背見出し部分に貼ったらその上から剥がれないようにセロテープで補強しても良いでしょう。

どんなふうに見出しを作るかも個人の自由ですが、あまり派手過ぎたり奇抜過ぎたりすると、探す際に見づらくなることもあるので、文字や色合いはシンプルな方がおすすめです。

また、もし重要なファイルがあるのなら、そのファイルのみ色や見出しの色を変えておくと目立つため探す際に見つけやすくなります。

書類は一箇所で管理

書類は基本的に一箇所にまとめて管理するようにします。

同じ場所にまとめておけば、探す際に見つけやすくなりますし、他に使用する人がいる場合にも、どこにあるかが一目瞭然なので一箇所にまとめておきましょう。

また、書類の量が多くてどうしても一箇所では管理できない場合には、出来るだけ近くの場所で管理するようにします。

書類の量にもよりますが、多くても二箇所程度に分けて管理すると良いでしょう。

やってはいけないのは、書類をまったく別の場所で管理することです。

あちこちに管理してしまうと、どの書類がどの場所に収納してあるかが分かり難くなってしまいます。

また、収納する場所がばらばらの場合、せっかくファイリングをしてもファイル自体がどこかへ行ってしまう可能性も高くなりますので、別々の場所で書類を管理するのは避けましょう。

「あいうえお順」に並べる

書類を仕舞う際には、「あいうえお順」で並べるようにしましょう。

まったくばらばらの見出しで並べてしまうと、ファイルを探す時に端から端まで一つずつあるかどうかを確認しなければならず、タイムロスになってしまいます。

また、複数人で共有している際には、人によって戻す場所も適当になってしまうため、毎回探す手間がかかります。

そこで、ファイルを仕舞う際には「あいうえお順」にしておくと、大体どの辺りにファイルがあるのかが分かるため、探す手間を省くことが出来ます。

また、数字の場合には1から順に、英語の場合にはアルファベット順に並べるようにします。

時系列で並べるのもあり

「あいうえお順」で並べるのが基本ですが、ファイルの種類によっては時系列で並べた方がいいものもあります。

起承転結になっているものは、その時系列順に、また上中下に分かれているものも、その通りにしまうと見つけやすくなります。

どちらか分からない場合には、関連するファイルの数を確認して、少なければ時系列順、多い場合には「あいうえお順」にしておくと良いでしょう。

その後不便さを感じるようであれば、並べる順番をその都度変えて自分で分かりやすいように工夫します。

捨てるのも基本

書類は片っ端からファイルにしまっていけばいいというわけではありません。

目を通した後には捨てるという作業も基本です。

一日が終わった時に、その日以降も使うと判断した書類はファイリングしますが、もう使わなさそうだと判断した書類は捨ててしまいましょう。

作業の際に残したメモ書きも一緒に処分すると後からごちゃごちゃとせずに済みます。

もし明日以降も使うかどうか不明だと思ったなら、新しいファイルに綴じておきます。

そのファイルは1ヶ月間限定の保管用にしておき、必要か不要か分からない書類があればそのファイルに綴じるようにしましょう。

そうして、1ヶ月が過ぎた時点で不要であったなら、そこで書類は処分します。

そうすることで、書類を捨ててしまうことに対する不安を解消することが出来ます。

デジタルで管理する

書類にすると毎回膨大な量になってしまう資料や、細かく分類ごとにまとめたい内容がある場合には、紙で保管するのではなくデジタルで管理するのがおすすめです。

デジタル管理であれば、パソコンや外付けハードディスク、USBメモリに保存しておけばいつでも探して閲覧することが出来ますし、バックアップさえ取っておけばもしデータが消えてしまっても修復が可能です。

さらに、デジタルの場合にはフォルダの中にさらに別のフォルダを作り、フォルダごとにデータを保存することも可能なので、見た目にもかさばらず、見出しをきちっと作成しておけば探す手間もそうかかりません。

手書きの書類の場合には書く人によって字が読めなかったり掠れてしまったりしていることもありますが、デジタルではその心配も無用です。

置き場所を決める

デジタルにせよアナログにせよ、データや書類を置く場所は予めしっかりと決めておきましょう。

場所を決めておけば、毎回必ずその場所にしまう癖も付きやすく、それが習慣化すれば紛失してしまうということはまずありません。

仮に紛失してしまった場合でも、原因を比較的探りやすくなります。

置き場所を決めることは整理整頓をする上でも大切なことなので、必ず置き場所を決めるようにしましょう。

書類整理に欠かせない収納アイテム

最近では、書類整理に便利な収納アイテムがたくさん売り出されています。

しかも安く手に入るものも多く、中には100円均一で揃えられるものもあります。

安く入手して賢く使うことで書類整理上手になれますので、時間がある時にお店に買いに行ったり、インターネットで買ったりして身の回りを整頓しやすくしましょう。

以下は書類整理で欠かせない収納アイテムのご紹介です。

アシスト角ザル

アシスト角ザルは、さまざまな用途に使えるのでとても便利です。

代表的な使い方としては洗い終えた食器を置いておいたり、野菜や荷物を置いておいたりしますが、もちろん書類を置く場所としても適任です。

アシスト角ザルのサイズによっては収納できる書類のサイズが限られることもありますが、予め大きめのサイズを用意しておけば、大体の書類は収納することが可能です。

また、底が深くなっているタイプのものが多いため、一度に大量の書類を収納することも出来ます。

さまざまな種類の書類を一度に収納するには少々不向きですが、同じタイプの書類を大量に収納したり、例えばコピー用紙を収納しておいたりするのには便利です。

また、使い終えた書類をアシスト角ザルに溜めて置き、1日が終えた後で不要なものを処分するというやり方もおすすめです。

アシスト角ザルは細かく書類を収納するのにはあまり向いていませんが、一度に大量の書類を収納出来るため、用途によっては便利に使うことが出来ます。

値段も数百円~数千円までと幅広いため、自分の予算に合わせやすいです。

見出しラベル

見出しラベルは、書類をファイリングする上で必要不可欠なものです。

見出しラベルを付けておくことで、どのファイルにどの書類が収納されているのかが一目で分かります。

そのため、書類を整理する際には必ず見出しラベルを用います。

見出しラベル自体は、丸いシールのタイプであったり、長方形型で文字が書けるタイプのものであったりとさまざまな形があります。

どんな見出しラベルにするのかは自由ですが、出来れば縦長で白色のシールタイプで、書いた文字が一目で見やすいものが良いでしょう。

安いものでは100円均一でも購入することが出来ます。

他のアイテムとは違い、丈夫さや性能をほとんど問わないため、なるべく安く大量に購入した方が良いでしょう。

インターネットでも購入が可能です。

クリップボード

クリップボードは、書類に記入する時や、数枚のみを持ち運ぶ際に便利です。

特に移動しながら書類に記入する機会が多い人にとっては必須のアイテムと言えるでしょう。

書類の下にボードが敷いてあるため、浮かせた状態でもしっかりときれいに記入することが出来ます。

また、書類をそのまま持ち運ぶと折れてしまいやすかったり、ファイルに綴じてあってもいちいち取り出す手間がかかったりしますが、クリップボードに綴じておけば紙が折れる心配はなく、また直ぐに取り出して書類を確認することが出来るので1つは持っていると便利です。

クリップボードは安いものでは100円均一で買い求めることも出来ますし、まとめ買いをしたい場合にはインターネットで購入することも出来ます。

安いものほど書類を止める部分が壊れやすいことがありますので、長持ちをさせたい場合には数百円~千円程度のものを買い求めると良いでしょう。

まな板スタンド

まな板スタンドは、その名の通りに通常まな板を止めておくためのスタンドです。

そのため、主にキッチンで用いられることが多いですが、実は書類整理にも便利なアイテムです。

まな板スタンドに書類を挟む際には、書類はファイリングされた状態や、クリップボードに綴じてある状態が前提です。

書類をそのまままな板スタンドに立てるとどうしても紙が曲がってしまうため、予め書類はファイリングしておき、その上でまな板スタンドに挟んでおくと場所を取らずに便利に収納出来ます。

よく飲食店のテーブルの上にメニューが立てられていますが、それと同じように用いると良いでしょう。

6連ファイル

6連ファイルは、一つの大きめのファイルの中に、さらに6つのファイルが収納出来るようになっています。

そのため、関連した書類をたくさん収納しておきたい場合にとても便利です。

関連性のあるファイルをいくつも持ち歩くのは手間がかかりかさばりやすいですが、6連ファイルにすべて収納していけば持ち運びやすく、また必要な書類も取り出しやすいため、持ち歩く書類が多い人には特におすすめです。

値段は一般的なファイルよりも少し高いですが、まとめて使える利便性を考えればリーズナブルと言えるでしょう。

一般的には数千円程度で販売されています。

レタートレー

レタートレーは書類整理に欠かせないといってもいい便利アイテムです。

大抵プラスチック製で出来ており、4つか5つ程度の引き出しが付いている形のものが多いです。

オフィス場面や学校だけでなく、各家庭でも気軽に用いられているため、使ったことがある人や、現在進行形で使っているという人もいるでしょう。

薄い書類をしまうタイプのものや、底が深くなっていて雑誌類を収納できるようなタイプのものまで幅広くあります。

最近ではカラーリングがおしゃれなものもたくさん出ているので、単に書類を収納するだけのレタートレーに、さらにインテリアの要素が加わっていて、楽しく便利に活用出来るようになっています。

値段も手ごろで安いものだと数百円程度、どんなに高くても数千円で購入可能です。

ファイルボックス

ファイルボックスは、会社ならば最低でも1つ以上は使っているところが多いほどメジャーな収納アイテムです。

書類をしまったファイルの束、その数が増えるほどにどこに収納すればいいのか分からなくなりますよね。

会社の棚にしまおうと思っても、それまでに溜ってきた他のファイルの束がたくさんあって、新しく収納する場所がない!そんな時にはファイルボックスがとても役に立ちます。

ファイルボックスに必要なファイルをしまうと、デスクに置いておいても意外に邪魔になることはありません。

コンパクトにまとまっているため見た目もきれいで、かついつでも手が届く場所に収納出来るため、仕事柄扱うファイルの数が多いという人には特におすすめです。

今すぐにでも活用したい書類整理グッズ

これまでにご紹介してきた便利アイテムは、どちらかといえば整理された後の書類を収納するために便利なものが多かったですが、ここからは整理の時点でぜひとも役立てたいおすすめの書類整理グッズのご紹介をしていきます。

日頃当たり前に使っているという人も多いでしょうが、この機会に改めてどれだけそれらが便利なのかを確認していきましょう。

クリアファイル

何枚もの書類を綴じる際には、A4やB5のファイルを用いるのがおすすめです。

しかし、関連性のある数枚程度の書類や、1枚だけの書類の場合には、わざわざファイルに綴じなくてもクリアファイルがあれば十分に事足ります。

クリアファイルは透明なタイプのものが主ですので、ファイル越しに見てもそれが何の書類なのか一目瞭然です。

また、書類を折ることなく、そしてかさばることなく持ち運びが出来ますので、日常生活で欠かせない便利グッズの1つと言えるでしょう。

付箋紙

仕事だけでなく、勉強でも大いに役立つのが付箋紙です。

水色やピンク色などさまざまな色がありますので、場合によって色を使い分けると見た目にも分かりやすいです。

また、付箋紙自体は100円均一でも手軽にたくさん買い求めることが出来ます。

メモ書きしたものを忘れないために、また仕事で重要な部分が一目で分かるために、そして試験勉強で覚えておくべきページを見やすくするためになど、あらゆる用途に用いられることが多いです。

付箋紙はクリアファイルと並び、日常生活で欠かせない便利グッズです。

ダブルクリップ

ダブルクリップは一度綴じれば中々緩むことがない丈夫なクリップです。

使い慣れない内はクリップの開閉に苦戦する人もいますが、慣れてしまえば通常のクリップよりも断然頼りになります。

しっかりとした丈夫さと硬さがあるため、ダブルクリップで綴じてしまえばそう簡単に書類がばらばらになってしまうことはありません。

それどころか、ダブルクリップを止めた状態で無理矢理に紙だけを引っ張ると、紙が破れてしまうほどの強度を持っています。

また、ダブルクリップは書類を挟む範囲が広いため、数十枚分の書類を一度に留めることが出来て便利です。

ダブルクリップを留めた状態で書類をパラパラとめくってもばらける心配がないため、安心して使える便利グッズです。

書類ケース

書類ケースはレターケースとよく似ています。

場合によってはレターケースを書類ケースと呼ぶこともあります。

使い方もほとんど一緒で、要は整理した書類をしまうことの出来る収納ケースのことです。

ただし、レターケースが通常いくつかの引き出しが付いている状態の収納ケースを指すのに対して、書類ケースは引き出しがなく、たんに書類をしまうだけのシンプルな収納ケースのことを指す場合もあります。

ウォールポケット

ウォールポケットは、「壁のポケット」という名前の通りに、壁にかけるタイプの収納ポケットです。

デザインや色合い、ポケットのサイズまで商品によって実にさまざまです。

100円均一などで安く売られているウォールポケットの場合、大抵はポケットのサイズは小さめですので、A4の書類は到底収納することは出来ません。

一般的なサイズの書類を収納したいと思ったら、インターネットで自分が欲しいサイズのウォールポケットを探すと良いでしょう。

また、小さめのポケットでも工夫すれば十分便利に活用することが出来ます。

例えば名刺を入れておき、必要な時にさっとそこから取り出して持っていく、また仕事やプライベートで必要なメモ書きをポケットに入れておくなど、自分が使いたいように使えます。

特にちょっとしたメモの場合、メモが溜まっていくと机のあちこちに散乱して紛失しやすくなります。

また自宅の場合、冷蔵庫や壁にメモ書きを貼っておくと見た目が見苦しく、乱雑な印象になってしまいやすいです。

それらをウォールポケットに入れておくことで、すっきりと収納が出来て、さらには紛失の心配もないためおすすめです。

ホッチキス

言わずと知れたホッチキス。

子どもの頃からよく使っていた覚えのある人もいるでしょう。

小さなうちから使っていたということは、それだけ私たちにとってホッチキスは重要な便利グッズなのです。

ホッチキスは資料やちょっとした書類をまとめるのに必要不可欠です。

いくら書類をファイルに綴じたとしても、数枚一度に必要になった時に、ファイルから取り出せばばらばらになってしまいます。

1枚1枚がばらばらになっていると、書類の一部をどこかで紛失する可能性もありますし、いちいちページをめくるのも手間ですよね。

それらを最初からホッチキスでひとまとめにした上でファイリングしておけば、ファイルから取り出した後もスムーズに書類を扱うことが出来ます。

賢く書類整理を行おう!

賢い人ほど書類整理が上手です。

書類整理は、扱う書類の量が増えれば増えるほど、整理するのにも時間がかかります。

それをいちいち手間暇をかけて行っていると、それだけ他の作業に対する効率も落ちてしまいます。

例えば仕事で必要な書類に目を通す時に、ホッチキスできちんとまとめられた書類であれば、ページをめくりながらさっと目を通すことが出来ます。

しかし、ホッチキスでまとめられていない書類を見ていく際には、いちいちページを一番後ろへ持って行き、ばらばらにならないようにその都度整えながら書類を確認していかなければなりません。

また他の例では、収納スペースにきちっと「あいうえお順」で揃えられたファイルから自分が必要な書類を取り出すとき、それにかかる時間はたいしてありませんよね。

一方で、ファイルに綴じてあっても背見出しがない、もしくは順番に揃えられていないファイルの中から必要な書類を探す場合には・・ある程度書類を見つけるまでに時間がかかってしまいます。

このように、日頃から整理整頓をきちっとしている場合としていない場合とでは、作業の効率は大きく変わってきます。

作業が効率的な人ほど、1つの仕事にかかる時間を短くでき、残った時間でさらに他のことを行うことが出来ます。

書類整理が出来るか出来ないかによって、あなた自身の行動にも変化が生じるのです。

どうせならば自分の為にも、賢く書類整理が出来るようになりましょう!