今現在社会人として活躍している方の中で、仕事を行っている時にうっかりミスをしてしまって困っていると感じてる方はたくさんいると思います。

なぜならば私たち人間はロボットではありませんので、全ての作業を正確に行うということはとても困難なことだからです。

それならば全ての仕事をロボットに任せれば良いという意見が生まれてくると思いますが、確かにロボットが大体しても問題ないような仕事などは、今現在ロボットが行うように切り替わっている時代になっています。

しかしながら、全ての仕事がロボットが行えるというわけではなく、人間の心があるからこそ行えるようなことであったり、人間が行わないとできないような複雑な操作が必要な仕事なども存在します。

なので、今後さらに機能向上などを見込めば、話は別ですが、それはまだまだ現段階では現実的ではありません。

まだまだ時間が掛かると考えて良いでしょう。

だからこそ私たちは仕事を行う以上、プロ意識をもって常に注意しながら仕事に取り組まなければいけないのですが、それでも常に高い注意をし続けることは困難極まりないことです。

では、どのようにすれば高い意識を持ち続けることができ、失敗せずに仕事を行うことができるのかと考えた時に、私たちが工夫できるようなことはたくさん存在しています。

今回はそんな方法の一つである「やることリスト」をテーマにして、やることリストを作るべき理由と作る時の注意点についてご紹介していきたいと思います。

やることリストを活用して業務効率化を図ろう!

あなたはやることリストをこれまで活用して仕事を行った経験がありますか?

やることリストを積極的に取り入れて活用している人はまだまだ少ないかもしれません。

しかしながら、やることリストを日常的に取り入れて業務を行っている人は明らかにミスが少なくなっています。

そればかりか、仕事の効率など格段にアップしたという方などはたくさん存在しています。

つまりやることリストを活用することによってさまざまなメリットを得ることができるということにつながるのです。

そんな魅力的な方法を業務に取り入れてない人はとてももったいないと考えることもできます。

自分が習慣化していないようなことを新たに導入して、それを癖づけるというのは、ある程度ストレスがたまるようなことになります。

なぜならば、自分が普段行っていないような事を導入したりするもは精神的にも負担がかかってしまうような事になるからです。

会社においても、自分が慣れ親しんだやり方以外の方法を強制されたりすると、嫌な気持ちになりますよね?
しかしながら、だからといっていつまでも変わる事を拒んだりしていると成長するきっかけを失ってしまいかねません。

今の自分のレベルを上げるためにはどのようなことをすればいいのかということを常に考えて実行できるような力を身につけておくことによって、日常的に自分をレベルアップさせるチャンスを掴み取ることができるようになるのです。

それを踏まえて考えてみると、様々なことにチャレンジして積極的に自分を変えていくことは優秀な人間になる上で絶対に必要なことです。

なのでまだやることリストを活用したことがないという方は一度やることリストを業務の中に取り入れてみて、今の自分から高いレベルの自分へと変化できるように努力をするべきであると考えることができます。

やることリストを作るべき理由


やることリストを積極的に仕事のために導入していただきたいとご紹介しましたが、いくら積極的に取り入れて活用して良い効果が得られると理解していても、その具体例が分からなければなんとなく実行する気になれないと感じる方もいるかもしれませんね。

そこで、ここからはやることリストを作るべき理由を細く筋道を立ててご紹介していきたいと思います。

この部分をしっかりと正しく知識として身につけておくことによって、やることリストを作る必要性などが次第に理解できるようになると思いますので、まだやることリストを行った経験がない方に関してはこれからご紹介する作るべき理由についてよく確認をした上で、
やることリストの素晴らしさを理解するようにしてください。

明確にすることで作業がはかどる

まずはじめにご紹介するやることリストを作るべき理由として「明確にすることで作業がはかどる」という事が挙げられます。

なぜやることリストを明確にすることで作業がはかどるようになるのかと考えると、やることリストを作る時点で何をするべきなのかということが自分の中で常に確認をすることができるようになります。

そうすることによって、今自分がやらなければいけないことを短時間で確認することができるようになり、自分が今抱えているタスクの全体像を把握しながら何をしなくてはいけないのかという事を明確に考えられるようになります。

また、やるべき事を理解しておけば、それを実行するにあたっての手順なども自然と考えられるようになります。

そうする事によって最終目的までのスケジュールを逆算することが出来るようになるため、適切な計画を立てられるようになるのです。

なので、やることリストを作る事によって、作業がはかどるようになるのです。

もしもやることリストなどを作らなかった場合、今自分が抱えている仕事の全体像を見通すことができなくなりますし、リスト化しておかなければいちいち今自分が抱えているような仕事を何度も何度も確認しなければいけなくなります。

それは圧倒的に時間が無駄に使われてしまいますし、そもそも全体像を考えることができなければ逆算することもできませんので、綿密なスケジュールを立てることもできません。

そうなると何らかの仕事のミスが起きやすくなってしまいますので、やることリストを作っておくことによって明らかに作業がはかどるようになるのです。

なので、まだやることリストを使った事がない方がやることリストを業務に活用してみることをおすすめします。

何をすればいいかわかる


次にご紹介するやることリストを作るべき理由として「何をすればいいかわかる」という事が挙げられます。

なぜやることリストを作ることによって何をすればいいかわかるようになるのかと考えた場合、やることリストを作れば自分が今やらなければいけないことが全て一目でわかるようになります。

そうすることによって、いちいち何をしなければいけないのかという事を考える手間もなくなりますし、一覧できるようにリスト化しておけば、それぞれの項目を達成するためには
何をどのようにするのかという事などの手順を考えられるようになります。

また、作業が終わったものについては除外してしまえば、常に今やるべき事を頭にいれて最小限の行動でやらなければいけないことを終わらす事ができます、

なので、結果的にやることリストを作っておけば、何をすればいいのかわかるようになるという結論に至るのです。

今自分が抱えている仕事が何があったのかついつい何度も確認したりするような方であったり、いつも抱えている仕事の中に漏れがあって困った状況になってしまうと感じている方はやることリストを活用すれば必ずこの問題を防ぐことが出来るようになるはずです。

備忘録として残る

次にご紹介するやることリストを作るべき理由として「備忘録として残る」という事が挙げられます。

備忘録とはそもそも一体何なのかと考えた時に、備忘録とは「忘れた時の用意に用件などを書き留めておく帳面」の事を意味している言葉です。

つまり、やることリストを作っておくことによって、常に自分が今抱えている仕事を確認できるようにするとともに、今抱えている仕事の中で抜けがないかどうかという事も同時に確認できるようになるのです。

冒頭でもご紹介しましたが人間はうっかりとしたミスを行ってしまいがちな生き物です。

なので、やることリストを作っておくことによってその抜けを防ぐことができるようになりますので、やることリストを作るだけで仕事の抜けをなくすことができる工夫に繋がるようになるのです。

なのでやることリストを作ることによって備忘録として残るメリットが存在すると考えることができます。

いつも仕事で何かの抜けがあって上司から怒られたり、いつも自分の首を絞めてしまってるという方はやることリストを作ることで問題を防ぐことができるようになりますので実践してみてください。

反省に活かせる

次にご紹介するやることリストを作るべき理由として「反省に活かせる」という事が挙げられます。

なぜやることリストを作ることによって反省に活かせるようになるのかと考えた時に、やることリストを作っておくことによって、今自分が抱えている仕事でミスが発覚した場合に、その事も書き留めておけば、反省を次に活かして失敗を無くすことが出来るようになります。

失敗をするということは必ず原因が存在するのです。

その原因を理解して改善することで一番大切なことであり、失敗を繰り返さないことも最も重要なことになるのです。

それを踏まえて考えてみれば、やることリストを作って失敗をメモする習慣を身につけておくことで、失敗をした時に大いに反省に活かせるというメリットを生み出すことが出来るのんです。

これを習慣化しておけば、同じミスを行う事を防ぐことが出来るようになりますので、かならず自分にとってプラスの結果を招いてくれるようになります。

もしも普段から仕事の面で同じ失敗を繰り返して、周りに迷惑をかけていると感じているのであれば、反省を活かせるような習慣を日常的に取り入れるように工夫してみてください。

何をしたかわかる

次にご紹介するやることリストを作るべき理由として「何をしたかわかる」という事が挙げられます。

なぜやることリストを作ることによって何をしたか分かるようになるのかと考えた時に、これは考えてみれば当たり前のことかもしれませんが、自分が今抱えている仕事をやることリストによって一覧化して、終わった仕事を除去していけば、何をして何が出来ていないのかがわかるようになるはずです。

そうすることによって今現時点で何をしなければいけないのかということが常に把握できるようになりますし、自分の頭の中の考えをスッキリさせることにもつながりますので、業務に無駄な時間を割かずに、効率化させて時短に繋がるようになるのです。

それ以外にも他の理由としては、仕事を終わらせるまでの工程などをやることリストに書き留めておけば、その業務を行う過程の中で、自分がどのような行動を取ってきたのかという事などがすぐにわかるようになります。

それがわかれば、もしも何か問題が発覚した時に、自分のどういう行動がなぜ問題招いたのか読み解くヒントにもなりますし、今後自分自身の仕事が行き詰った時には過去の行動などをヒントにして業務の改善を図るような使い方なども出来ますので、細かく記載しておけば必ず役に立つはずです。

なので、やることリストを作っておけば、何をしたかより細かにわかるという理由に繋がるのです。

やることリストを作る時のポイント

やることリストを作ることはとても大切なことであるということでお分かりいただけたと思うのですが、やることリストをこれから作ろうと思っている方でまだ作成経験がない方からすれば、どのように作成すれば良いのか分からないと感じていると思います。

もちろんむやみやたらに作るだけでは意味がありませんので、ここからはやることリストを作る時のポイントについてご紹介します。

これからご紹介するポイントを踏まえた上でやることリストを作成していただければ、より魅力的なやることリストを制作することができるようになるはずなので、大切なポイントを踏まえた上で作成してください。

気軽に始めてみる

やることリストを作る時のポイントとして「気軽に始めてみる」という大切です。

なぜ気軽に始めてみることが大切なのかと考えた時に、人間始めてみるまでがいつも時間がかかってしまうのです。

新しいことを始めることに対してワクワクする考え方を持つ方もいれば、新しいことを始めることに対して面倒な気持ちになるような方もいます。

しかしながら、あれこれ考えてしまうのは時間がもったいないので、ネガティブな事を考えずにとりあえず作ってみることが一番大切なのです。

最初からすべてうまくいくような人間はいませんので、とりあえず始めて後から修正していった方が圧倒的に実力が身につくようになりますので、結果として早い段階でとにかく始める事を意識して作る事がポイントになるのです。

優先順位をつける

やることリストを作る時のポイントとして「優先順位をつける」事が大切です。

なぜ優先順位をつける事が大切なのかと考えた場合、優先順位をつけないと必要ない事を行ってしまって、リストにまとめた意味がなくなります。

きちんと優先順位を付ければ、計画立てて物事を実行できるようになりますので、やることリストを作るときには必ず優先順位を明確にして作成してください。

完璧主義にならない

やることリストを作る時のポイントとして「完璧主義にならない」事が大切です。

なぜ完璧主義にならないことが大切なのかと考えた場合、完璧主義になってしまいますと一つの事を行うまでに多大な時間が発生してしまいやすくなります。

細かいところまで申請したりすることで余計な時間がかかったりしますし、失敗するのが怖くなってしまって決断力や行動力などが乏しくなってしまう可能性も生まれてしまいます。

なので、手を抜く所は抜いて、力を入れるべきところは力を入れるように、力のバランスを考えながら業務に携わるようにしなければいけません。

そうすることによって良い意味で完璧主義者にならないようにすることができますので、やることリストに関しても注力するべき点は注力し、時間をかけなくても良い部分はサクッと終わらせるように計画をするようにしてください。

時間の管理も同時に行う

やることリストを作る時のポイントとして「時間の管理も同時に行う」事が大切です。

なぜ時間の管理も同時に行う事が大切なのかと考えた場合、やることリスト化してもきちんと時間管理しなければ、結論としてはリスト化する意味が全くなくなってしまうからです。

例えば、やらなければいけないことをリストアップしているのに、結果的に一つのことに必要以上に時間をかけてしまった場合、当然他のことに当てられる時間は少なくなってしまいますので、せっかくリスト化してもやっていることは意味がなくなってしまうのです。

なので、きちんとリスト化したと同時に項目ごとにどれくらいの時間を避けることができるのかということをある程度管理しておかなければ、リスト化する意味が全く活用することができません。

きちんとこの部分を意識してやることリストを作るようにすれば、適切な時間区分を設けて仕事を効率的に行うことができますので、必ず時間管理も同時に行うようにしてください。

やることリストを作る時の注意点

やることリストを作る時には、考えていただきたいいくつかの注意点が存在しています。

この注意点をしっかりと前もって考えておかなければ、やることリストを作成したとしても全く意味がないようなやることリストになってしまう可能性があります。

なので、ただ闇雲にやらなければいけないことを書き綴るのではなく、ある程度注意点を考慮した上でやることリストを制作するようにしなければいけません。

ではその注意点とは具体的にどのようなことが存在しているのかこれから詳しくご紹介していきます。

無理して詰めない

やることリストを作る時の注意点として「無理して詰めない」という事が挙げられます。

なぜやることリストを作る際の注意点として無理して詰めないようにしなければいけないのかと考えた時に、やることリストを無理して詰めて作成してしまった場合、必ずやることがたくさんありすぎてしまって、時間が追いつかなくなってしまう可能性が生まれます。

その結果、どのような事態を招くのかと考えた場合、自分がやらなければいけないことができなくなってしまい、結局やることリストを作ったのに意味がなくなってしまうという状況になるのです。

なので、やることリストを作る際には必ずリスト化した後にやらなければいけないことを無理して詰めないようにしてください。

たくさん書き綴りたくなるような気持ちも分かるのですが、本来の根本的な目的を考えた場合、たくさんのことを書き綴るのではなく絶対にやらなければいけないことを明確化し
それを実行する目的がありますので、それが脅かされるような方法でリスト化するのはやめましょう。

休憩もやることリストにいれる

やることリストを作る時の注意点として「休憩もやることリストにいれる」という事が挙げられます。

なぜやることリストを作る際の注意点として、休憩もやることリストに入れるようにしなければいけないのかと考えた時に、休憩をすることは仕事の効率を上げることに繋がるからだと考えることができます。

具体的にどのように休憩を取り入れることで効率が上がるのかと考えた場合、そもそも私たち人間の脳は集中力の限界が約90分程度と言われており、それ以上は集中力が持たないと言われています。

これを考えてみると、90分以上集中する時間を設けるという言葉結果的に自分の集中力を注いだ状態で仕事を行っているということになるのです。

そう考えてみると、長い時間休憩なしにすることが美徳と考えられやすいですが、結果的には効率が悪い状況を作って仕事をしている可能性が生まれるのです。

なので、90分に一回は5分程度の休憩を挟んだり、食後に関しては15分程度昼寝の時間を設けたりして、極力脳がすっきりとした状態で仕事をするようにする必要性があります。

昼寝は約30分する事で集中力が54%以上アップすると言われています。

そもそも脳が起動するためには糖分が必要になりますので、おすすめとしては休憩の時間に甘いチョコなどを摂取する事で糖分がエネルギーに変換されて活力が生み出されやすくなります。

もしくはコーヒーを飲んでカフェインを摂取するのも脳を覚醒状態に変化させられるメリットがあります。

食べ過ぎはもちろん厳禁ですが、多少ならたくさんのメリットを与えてくれますので、とてもおすすめです。

なので休憩もやることリストに入れることによって、最終的に業務の効率化を図ることができ、なおかつそれを含めて計画を立てられるようになるので、始めから休憩時間も考慮した上でリストを作成するようにしてください。

長期計画はしない

やることリストを作る時の注意点として「長期計画はしない」という事が挙げられます。

なぜやることリストを作る際の注意点として、長期計画はしないようにしなければいけないのかと考えた時に、長期計画を立てたとしても自分を取り巻く環境などが常に変化しているので、あまりにもかけ離れた長期的な計画については見通しが難しくなる可能性があるからです。

未来を見通する人間なんてこの世の中には存在していませんよね。

だからこそたくさんのことを予想しながら、今を行動していくのですが、あまりにもかけ離れた先のことを考えても当然ながらそれを読む力は私たちには存在していません。

大雑把なことならば分かるかもしれませんが、より細かいことに関しては見通すことは難しいので、それを考えるくらいであればとにかく短期的な計画を考えて、今実行しなければいけないことを常に把握しておく方がより実行しやすくなります。

本当にそうなるかどうかわからないような未来を重要視するよりも、今必要なことをいくつも積み重ねて実行していくことの方が圧倒的に重要性が高いということは誰もが簡単に理解できることだと思います。

なので、長期的な計画は完全に悪いということではないのですが、やることリストを作る時の注意点としてはどちらかといえば短期的な計画を中心に考えていくことを注意するようにして作成してみてください。

できることからリスト化する

やることリストを作る時の注意点として「できることからリスト化する」という事が挙げられます。

なぜやることリストを作る際の注意点として、できることからリスト化するようにしなければいけないのかと考えた時に、できないことをリスト化してしまうと無駄な時間を大きく取られてしまう可能性があるからです。

絶対にやらなければいけないことなのであればしょうがないかもしれませんが、もっと他にやれることがあり、かつそれができることなのであればそちらを優先した方が有効的に時間を使うことが出来ます。

できることからチャレンジして行った方が、結果的に見ればその日一日で行うことができたことはたくさん存在するようになります。

しかしながら、できないことから始めてしまった場合そのことに大きな時間が取られてしまって、結果的には他のできたことがその日一日で出来なかったというような事態を招いてしまいます。

そうなってしまうとせっかくやることリストを作ったのに全く意味がなくなってしまいます。

どんなに優秀な人間でも仕事ができない人間でも時間は共通して24時間しかありません。

その24時間をどのように効率的に使うのかということがとても大切なことなので、時間は有限ということを意識した上でできることからリスト化するように注意してリストを作成してください。

できなくても気にしない

やることリストを作る時の注意点として「できなくても気にしない」という事が挙げられます。

なぜやることリストを作る際の注意点として、できなくても気にしないようにしなければいけないのかと考えた時に、できないことを気にするよりも、なぜできなかったのかということ考えることが大切だからです。

できなかったということをウジウジ何時間も考えたところでそれが出来るようになるわけでもないので、無駄な事なのです。

そんな事を考える時間を作るよりも、なぜできなかったのかという事を明確にしてその理由を把握し、今後は注意して業務を実行するようにすれば良いだけの話なのです。

なので、できなくても気にしないようにして、できなかった場合はなぜできなかったのかということを理解するために自分が行った工程などを書き綴るようにしておけば問題ありません。

後は家に帰った時に、なぜなのかという事を理解し、次の日には改善するようにすれば問題ありません。

とても単純な作業ではありますが、この積み重ねができるかできないかで大きく仕事にかかわります。

極端な話これを何度も続けられることができれば、仕事ができない人間になるわけがありませんので、少しずつ自分をレベルアップさせていくための大切な作業と認識して実践してみてください。

記録に残しておくように

やることリストを作る時の注意点として「記録に残しておくように」という事が挙げられます。

なぜやることリストを作る際の注意点として、記録に残しておくようにしなければいけないのかと考えた時に、記録に残しておくようにすることで後からもし問題点が発覚した場合すり合わせをすることができ、原因を究明することができるようになるからです。

もしも記録に残しておかなかった場合、なぜ失敗してしまったのかという原因を見つけることが困難になってしまい、せっかく失敗をして原因を究明するチャンスがあったのにそれを無駄にしてしまうことになるのです。

失敗は必ずしも悪いものではなく、ダメな理由を見付けてくれるチャンスでもあるため、それを生かすことができるようにすれば、失敗も大きな財産になるのです。

しかしながら、それを生かすことができないような失敗はただの失敗でかなく、負の財産になってしまいます。

そうなってしまうと、大抵の場合同じ失敗を繰り返してしまい全くもって失敗を経験した意味がなくなってしまいます。

なので、やることリストを作る時にはおこなったものに関しては記録に残しておくようにしなければいけないという注意点につながります。

優先順位を間違えない

やることリストを作る時の注意点として「優先順位を間違えない」という事が挙げられます。

なぜやることリストを作る際の注意点として優先順位を間違えないようにしなければいけないのかと考えた時に、もしも優先順位を間違えてやることリストを作ってしまった場合、本当に優先しなければいけないことに取り掛かるまでに時間がかかってしまいます。

なので、せっかくリスト化しているのに全く持って意味がなくなってしまう可能性があるからです。

やることリストを作る弱点としては、そもそものコンセプトを間違ってしまった場合それを疑うことなく自分のタスクを行ってしまいやすくなってしまいます。

その問題点に気づくときには大抵の場合、時間がかなりかかってしまった後で気づく場合が多いです。

なので、やることリストを作る際にきちんと注意をして優先順位を間違いないようにしないと大きな問題に繋がってしまう可能性があります。

だから優先順位を間違えないことはやることリストを作る時の大事な注意点として結論づけて考えることができます。

やることリストを整理して効率的な仕事を!(まとめ)

やることリストがいかに業務においてたくさんのメリットを与えてくれることなのかということが理解いただけたと思います。

もしもまだやることリストを自分の業務に活用したことが無い方に関しては、是非今後やることリストを作成してみて自分の業務をわかりやすく管理してみてください。

そうすることによってこれまで以上に効率的な仕事を行うことができるようになると思いますので、必ず自分の力になってくれるはずです。

これは習慣化しておけばどのような仕事も効率よく行えるようになりますので、まずは実践してみましょう。