「やらなきゃならない仕事が沢山あるのに、時間が全然足りない!」
「上司からは追加でまた仕事を振られてしまうし…」
「締め切りはどんどん迫ってくる!」

ビジネスの世界は熾烈です。

こんな悩みに毎日悩まされている人、多いはずです。

そんな人にお教えしたい仕事を上手に効率化をする方法をまとめてみました。

️効率化することの大切さ

効率化することの大切さについてまず確認しましょう。

仕事を一生懸命、真剣に真面目に取り組むことはとても大切で素晴らしいことです。

ですが、効率が悪い状態のまま一生懸命取り組むのは決して良い事ではありません。

分かりやすい例をあげましょう。

魚をさばく料理人をイメージしてください。

一流の料理人ならどんなに忙しくても「包丁」の手入れに余念がありません。

きちんと手入れをして研いだ切れ味の良い包丁で魚をさっさっとキレイに捌いていきます。

もし、切れ味の悪い包丁のまま一生懸命魚を捌いている料理人がいたとしたら、時間が余計にかかる上に魚の切り身の切り口も汚くなってしまいます。

そんな料理人がいたら、絶対親方に絶対怒られてしまいますよね。

一生懸命取り組みながら、同時に効率に磨きをかけることは、お金を頂いて仕事をする人全てにとって絶対必要なことなのです。

それでは「効率化」についてまずは言葉の意味から詳しく説明して行きます。

効率化とは


「効率化」とは、名詞の「効率」に「化」がついたものです。

効率は、もともとは燃料機関の燃費に近い使われ方をしていました。

機械装置にエネルギーを投入してどのくらいの生産量が得られるか、その装置の性能を表す用語でした。

つまり効率化とは、もともとは装置の性能を向上をさせるといった意味合いです。

戦後から高度経済成長期に入って、ホワイトカラーと呼ばれる仕事につく人たちが増えました。

自然とオフィスワークを含めた仕事全般に「効率化」という言葉が使われるようになって今に至ります。

当初は機械装置が対象でしたので、投入したエネルギー量に対する生産性の向上を意味しましたが、仕事全般に使われることで、投入するものは、エネルギー以外の費やした労力全般、特に人件費に関わる作業時間・作業工数に対する生産性の向上を意味するようになりました。

仕事の能率のこと

まとめますと、「効率」と語られたときは「仕事の能率」のことを意味します。

「効率化」と言われた場合は、「仕事の能率をアップすること、改善すること」を意味します。

使った労力に対して得られた成果の割合

「効率」は仕事の能率ですから、具体的には「使った労力に対して得られた成果」を割合で表したものになります。

数式であらわせば次の式になります。

「効率=成果の量÷労力の量」

効率をアップさせる(向上させる)ことが効率化ですので、得られる成果を大きくするか、使う労力を減らすか、2つの手段のいずれか、もしくは両方をすることが「効率化」をするより具体的な手段となります。

効率化の類語には、生産、能率、パフォーマンスなど成果の増大を意味する単語と、無駄を省く・合理化するなど労力のスリム化を意味する単語があります。

効率化を進めると様々なことがスムーズになる


効率化を進めると様々なことがスムーズになります。

ビジネスに携わる人にとって成果が増えることは本来嬉しいことです。

ですが、効率化することなく成果(生産量)が増れば、それは即ち作業者たる私たちの労力が増えてしまうことを意味します。

キャパシティを超える生産量ともなれば業務ラインが破綻してしまいかねません。

一方、効率化ができれば同じ作業負荷で成果が増える可能性があります。

もし成果が増えなかったとしても、合理化や無駄を省くことで同じ成果を出すためにかかる時間を減らすことができます。

もし残業続きの毎日だったとすれば、残業をせずに仕事をこなす事ができるようになります。

更に効率化が進めば、空いた時間を使って別の有意義な事に取り組むことができます。

️仕事をする上で進めたい効率化

それでは、仕事をする上で効率化を進めるとどれだけ良い事があるのか、具体的に列挙してみましょう。

効率化にいくつかの側面がありますが、それら全部の側面がもつ良い効果をまとめて説明します。

仕事がやりやすくなる

効率化できれば、間違いなく仕事がはかどります。

具体的には、(1)仕事に取り掛かる時の必要な準備と(2)効率的進められる手順が分かっていて、(3)仕事を補佐するツール類なども揃っていて、更には(4)仕事の完了の基準が明確化されていて理解できている状態です。

いわゆる「仕事内容の見通しがついている」状態です。

どこから何を持ってきて何を使って何を出力すれば良いか作業者が分かっている状態です。

手探りで仕事内容を調べながら、模索しながら作業して、どんな成果物ができるかは作業している中でやっと見えてくる状態に比べれば断然早く進められるのは道理でしょう。

多くの仕事がこなせる

効率化できれば、多くの仕事がこなせます。

1つ1つの仕事にかかる時間が短くなるわけですから、言われてみれば、当然のことではありますが…
ですが多くの仕事がこなせることで、更なる効率アップの効果が得られることは特筆すべき点でしょう。

人間は誰でも始めての事に取り組むときは時間が掛かります。

同じ事を繰り返し続けていくことで慣れて上達します。

徐々にスピードアップしていくよう人間の脳は出来ています。

脳内の同じ回路を繰り返し使う事で、脳の神経シナプス同士の連結が太くなって段々苦労しなくても楽に速度も速く同じ仕事がこなせるようになるのです。

(何度も繰り返して行わる仕事は大切な仕事、たまにしか行わない行動はそれほど大切な仕事ではない、と脳内では理解されるのです。)

短時間に沢山似たような仕事をこなすことで、人よりも早く、その仕事に習熟することができます。

つまり更に効率化が図れるのです。

仕事の質もあがる

「効率化」といいますとスピードと生産量の面ばかりが強調されがちですが、実は仕事の質も上がります。

仕事の効率化を実現するためには、対象とする仕事の本質や工程を正しく理解する必要があります。

「どのようにこの仕事が組み立てられているか?」
「どこで手間が係っているのか、それは絶対回避できない手間なのか?」
「何がその仕事の外せない前提条件か、変えても構わない条件はないか?」

こういった理解が出来て初めて、価値のある効率化が実現します。

効率化は合理化と同時に行われるものです。

ですので、効率化ができた場合、同時に仕事の質もあがるのです。

また料理人の話に戻ってしまいますが、腕の良い料理人は駆け出しの料理人と比べて断然仕事のスピードが速いです。

そして仕事の仕上がりの品質も断然良いのです。

作業時間だけ短縮して仕事の質自体ば上がらない、もしくは落ちてしまう場合、それは本当の効率化とは言えません。

ただのやっつけ仕事、手抜き仕事です。

ご注意ください。

周囲とのコミュニケーションもスムーズになる

効率化できれば、周囲とのコミュニケーションもスムーズになります。

一緒に働くビジネスユニットとしての貴方の品質が可視化されるからです。

「この仕事でこういうインプットを渡して依頼すれば、こういうアウトプットを安定した手順で品質良くアウトプットしてくれる」「しかも仕事が速い」

貴方が効率化して仕事をする人だという認識が広まれば、貴方に対して、このような認識を周囲の人は持つようになります。

何を入れれば、いつまでに何が返ってくるかが分かることは、自動販売機やファミリーレストランや飲食店なら当たり前のことですが、翻ってビジネスオフィスの現場に置いては、非常に貴重な存在になります。

職場の自販機になれ!と言っている訳ではありません。

ビジネスの現場では、全く同じ仕事を依頼することがない職場も沢山あります。

毎回創意工夫を凝らして、どうすれば効率的にアウトプットが出せるかと、そこから考えはじめなければならないケースも多いでしょう。

それでも、過去の様々な仕事の経験から、必要なインプットと必要な作業と必要とされるアウトプットを出来る限り早く定義して、依頼者(周囲の人達)に提示しましょう。

特定の業務の効率化から一歩更に進んで、汎用的な業務効率化のスペシャリストを目指しましょう。

️効率化を進める上での6個の方法

効率化の達人たちの多くが実践している効率化を進める上での方法をいくつかご紹介しましょう。

スケジュール管理の徹底

仕事を効率的にバリバリこなしている人達に共通するのが、スケジュール管理の徹底です。

誰もが1日は24時間しか持っていません。

スケジュールを上手に管理できるかどうかは非常に重要です。

スケジュール管理の媒体については、自分にあった方法を選んで構いません。

システム手帳にすべてを記入して肌身離さず持ち歩く人もいれば、目的別に小さい手帳を分けて持つ人、キャンパスノートにポストイットでペタペタ貼って管理している人もいますし、もちろんスマホに電子化している人もいます。

そうそう、会社の役員や、経営者はスゴ腕の秘書にスケジュール管理の方針だけ伝えて丸投げしたりもしています。

(楽ちんで一番高品質です。経費分の稼ぎがあるなら有能な個人秘書を探すのも手です。)

スケジュール管理の媒体は人それぞれです。

ですが、スケジュール通りに効率よく仕事をこなせている人には共通するポイントがあります。

1つ1つの作業時間はゆとりを持たせる

スケジュールにのせる1つ1つの作業時間について、実際にかかる時間を見越してゆとりを持たせて記入しています。

自分1人で作業を進めるようなタスクであれば、自分の能力120%でできる時間ではなく、自分の能力100%で出来る時間+αをあてます。

もし機械であったとしても、100%フル回転で稼働した後はメンテナンスをしなければ直ぐに壊れてしまいます。

ましてや貴方は人間なのです。

人間が100%集中して1つのことに取り組める時間は個人差はありますが、たかだか15分程度と言われています。

それ以上同じ作業を続けると効率が80%、50%、30%と目に見えて落ちてしまうことが分かっています。

少しずつ休憩や別の細切れ仕事をこなしながら取り組む必要があるのです。

打ち合わせ・ミーティングの時間についても同じです。

ミーティングの前後に隙間なく埋めたりしていませんか?
ミーティング場所への移動時間、終わってからの談笑の時間なども考慮してスケジュールに記入しましょう。

資料のコピーなどが必要で、自分がやらなけらばならない時は、その作業時間も見越して、ミーティングの前後にゆとりを持たせてください。

予定を詰め込みすぎない

効率的にバリバリ働く人達のスケジュール帳の埋まり具合は2つのパターンがあります。

(1)1日中分刻みで予定がびっしり詰まっている人と(2)1日に数時間、もしくは1週間に半日程度、必ず余白が用意していある人です。

どちらが良いという訳ではありませんが、その人の仕事のやり方・仕事環境によって(1)と(2)に分かれるようです。

(1)のタイプは、一定期間、仕事相手や仕事環境に左右される事がない人に多く、(2)のタイプは、時々飛び込みで急ぎの仕事や打ち合わせが入ってくる可能性のある人に多いです。

職人タイプが(1)で、総合職・営業職タイプが(2)といったほうが分かりやすいでしょうか。

ビジネスマンの多くは(2)のほうに該当するでしょう。

場合によって若い間は、ひたすら内職的なお仕事をしている場合は(1)かもしれませんが、年を経て組織内での立場が上がるについれて、ほとんどの人は(2)のタイプに変わっていきます。

予定は未定です。

特に変化の激しい現在のビジネス環境においては、飛び込み緊急で非常に重要なタスク・打ち合わせがいつ何時飛び込むか分かりません。

そういう事が入ってきても、立てたスケジュール全体が破綻しないよう、忙しいビジネスマンであっても、スケジュールには十分な余白を用意しておくのです。

プライベートも一括管理

「プライベートまでスケジュール管理?」と思われる方もおられるかもしれません。

ですが、効率的なビジネスマンの多くは実際に実践しています。

考えてみれば理にかなっているのです。

1人の人間の24時間をプライベートとビジネスで配分している訳ですから、ビジネスの時間をしっかりスケジュール管理する為には、プライベートのスケジュールもそれなりに管理せざるを得なくなるのです。

それに組織内で重要な役職になればなるほど、ビジネスの場で重要な存在になればなるほど、プライベートな時間であるはずの夜や休日が、会合、旅行、接待、ゴルフなど、プライベートとビジネスの境目が曖昧になってきます。

つまりビジネスとプライベートを分けて、ビジネスの範囲だけスケジュール管理する事のほうが難しくなって来るのです。

これは悪い事ばかりではありません。

プライベートもスケジュール管理に載せることで様々なメリットも得られます。

仕事一辺倒にならずに、家族サービスやプライベートの趣味についてもバランス良くエネルギーを振り分けることが出来るようになります。

いわゆる「ワークライフバランス」をスケジュール帳を見ることで毎日、可視化できるのです。

更には、余暇の過ごし方が能動的になります。

仕事で難問にチャレンジするのと同じテンションで「地中海リゾートで長期休暇を過ごす!」「豪華ヨットで1週間クルーズする!」等取り組んでしまったりします。

仕事同様、見事に実現するのです。

そうした余暇の取り方をすると疲れてしまうんじゃないか?と思われるかもしれません。

ですが、家で休日ゴロゴロ寝ているよりも、精神的ストレス解消の効果が高い余暇の過ごし方なのです。

世界の名だたるCEOのお墨付きです。

早寝早起きをする

バリバリ仕事をこなす人達は早寝早起きの人が多い傾向があります。

夜型の天才といわれる人達も存在しますが、文筆家や芸術家など特殊なジャンルの人達に限ります。

夜遅くまで起きて、朝ゆっくり起きてしまうと、夜になってやっと能力のピークが来るようなホルモン分泌のパターンになります。

日中ずっと半分寝ぼけたような状態で過ごして、夕方から夜になってやっと目が冴えてビンビンに頭が回転する状態です。

ところが夜になると、認知スピードが落ちしまうので、結局高い生産性が出せなくなってしまいます。

夜は時間が経つのが速いな?と思われたことがありますでしょうか?

それは気のせいではなく、脳が認識している時間の長さは夜のほうが短くなっているからだと言われています。

「早起きは三文の得」は伊達ではありません。

夜ダラダラ仕事をしない

夜ダラダラ仕事をするのはやめましょう。

深夜まで残業して混んだ終電に揺られて疲れて帰宅するのはやめて、早めに帰って早く寝ましょう。

どうしても納期を守らなければならないなら、早めに帰ってよく寝てから、翌朝早起きして朝7時でも8時でもよいので早く出勤して残った仕事に取り組むよう心掛けましょう。

朝の1時間は、1日中頭を使った後の夜の3時間に相当するといわれています。

難易度の高い集中力を要する仕事の場合は、夜作業するとミスや見落としが出やすくなります。

終わらないからといって夜ダラダラ仕事を続けるのはなるべく避けましょう。

朝早くから活動する

朝早くから活動しましょう。

繰り返しになりますが、朝の1時間は、夜の3時間に相当するといわれています。

中には5時クラブといって、朝5時に起きて朝3時間ぐらい仕事をするような人達もいます。

彼らは例外なく生産的です。

元日本の首相を務めた鳩山氏は、高校生の頃、東大に現役で合格できる程には出来が良くなかったそうです。

一念発起した母親に、毎朝4時に起きて学校に通う前に家で勉強の特訓を受けることで、無事現役合格を果たせたとのことです。

朝4時はちょっと極端ですが、朝1時間でも今より早く起きて生産的な活動に投入してみましょう。

1日が数時間増えたような感覚が得られること間違いなしです。

「自分は朝は弱いから、朝起きるのが辛いので無理」という方は、朝目が覚めたらLED照明を付けて瞼を閉じたまま5分ぐらいジッとしてみてください。

そのあとスッと起き上がってみると不思議と楽に起きられることに驚くでしょう。

それでも気分がすぐれない時は、熱めのシャワーを浴びることをオススメします。

この2つを実践すれば大丈夫です。

朝が弱い人でも早起きの習慣を手に入れられます!

やることリストを作る

やることリストを作りましょう。

やることのリストの作り方は人それぞれです。

まずは誰かの方法の真似からでも構いません。

リスト作りをするうちに自分なりの「やることリスト」の形が出来上がってきます。

TODOリストで分かりやすく

「やることリスト」のおすすめはやはりTODO形式のリストです。

A4コピー用紙や、ノート、メモ帳、システム手帳なんでもよいです。

やることのジャンルごとに分けてリストすると、見やすく管理しやすくなります。

リストアップする単位は、計測可能で比較的短期間で達成できる単位で書きましょう。

「◯◯試験に合格する!」という目標は大元の目標シートにはしっかり書くべきです。

ですが、TODOリストに書くには大きすぎます。

TODOリストに書くならば、◯◯試験に合格するためにやる事1つ1つを書きましょう。

「□□参考書の1ページから30ページまで読む」
「▲▲問題集を5問解いて解法を確認する」
など、1日の中で、かつ1時間以上はかからない単位でTODOリストに書いていきましょう。

もっと漠然としている状態でもTODOリストは有効です。

「◯◯資格の役立つ問題集を行きつけの□□書店で10分間探す。いいものがあれば買う」

それ以前の場合であってもTODOリストに起こして作業化しましょう。

「◯◯資格を取得するためのTODOリストをまず10個書き出す。」

やるべき事、やりたい事について具体的に実行可能な作業に落としてTODOリスト化しましょう。

実現に向けて、遅滞なく進むことができる人になれます。

モチベーションアップにも繋がる

やることをリスト化すると、モチベーションアップに繋がります。

元旦に書き初めをします。

商売繁盛の色紙や額縁を飾っているお店もあります。

心の中で思ったり言葉に出したりすることも大事ですが、目に見える形、文字化することで、客観化・固定化することができます。

人間の頭の中は、常にいろいろな雑念が飛び交っています。

気がかりな事も次から次へと入ってきます。

よほど強く念じている状態でなければ、どんな考えも思いもあっという間にどこかに隠れてしまいます。

文字化されたものを見ることで、常に安定して目的を思い出せるのです。

「大きな目標を手で文字を書いて、目で文字を見て、声に出して読み上げて耳でも聞く」
加えて、折につけて、達成した時の嬉しい状態をありありとイメージしてください。

これを繰り返すことで、あなたの潜在意識に深く、その目的の達成への意思が刻み込まれます。

その上で、大きな目標からブレイクダウンした毎日達成可能な作業をTODOリストレベルに書きましょう。

TODOリストを日中作業の傍らに置いて、達成したら横線やチェックマークをつけて消し込みましょう。

達成する度に、だんだんリストが消化されている様子を見ると俄然、モチベーションが上がります。

目に見える成果があるとやる気が出るように人間は出来ているのです。

最近はスマホアプリでやることリストやTODOリストを管理できるソフトも出ています。

TODOリストの消し込みができるだけでなく大目標の進捗状況が集計できたり、TODOリストの作業時間到来のアラートが出たり、予定した作業時間と実際にかかった時間の差が確認できたりと、紙のTODOリストとは違った便利機能がついていますのでおすすめです。

だた、大目標についてだけは、紙にも実際に太いペンで手書きで書いてください。

目で見て時々声に出して読み上げるようにしましょう。

スマホに打ち込んだものを見るより俄然達成意欲が高まります。

まず好きなことから始める

自分はスロースターターだな?と思っている方は、まず好きなこと、得意なことから始めることをオススメします。

調子が上がりやすい

まず好きなこと、得意なこと、慣れていることならば、まだ調子が上がっていない状態でもテキパキ進めることができます。

そうしているうちに脳の回転がアップして作業ができるようになるのです。

難しい仕事と単純な作業があった場合、調子をつけるために最初にちょっとだけ単純な作業をしましょう。

人間の脳は、始めるまでは調子が上がらないように出来ています。

そして瞬間的に調子が上がるのではなく、ある程度時間をかけて調子が上がります。

タイムラグがあるのです。

乗ってきたら他も取り掛かる

調子が上がってきたら、より難しい、あるいは苦手な、もしくは慣れていない仕事に取り掛かりましょう。

一旦調子が上がった状態になれば、それほど効率を落とすことなく苦手な仕事もこなすことが出来ます。

整理整頓のクセをつける

整理整頓のクセをつけましょう。

ある調査によれば、平均的な日本人ビジネスマンが1日の業務時間の5%~10%近くの時間を資料や物を探している時間に使っているのだそうです。

仮に10%だったとしますと、1日8時間の勤務時間(480分)のうちの48分、小一時間も物を探している無駄な時間に使っている訳です。

1ヶ月20日勤務とすれば、48分✕20日=16時間つまり毎月2日間有給休暇をもらっているのと同じ状態です。

整理整頓は些細な事のように見えますが、仕事の効率化に大きく関わる事柄です。

デスク周りはキレイにする

デスク周りは特にキレイにしましょう。

本当に必要なモノはそれほど多くありません。

引き出しの中も使わないものはどんどん処分しましょう。

もしかするとまた使うかも?と思う資料の多くは使う機会は訪れません。

万一必要になったら、その時に再度印刷もしくは原本からコピーすれば良いのです。

PCフォルダも分かりやすく整理

オフィスワークの大半はパソコンの中にデータがあります。

PCフォルダの中も分かりやすく整理しましょう。

PCフォルダ名の付け方を、案件名・得意先名・年月など後でひと目で分かるよう工夫しましょう。

職場の共有フォルダで管理されている場合も、もし格納ルールが分かりづらいと感じた場合は、改善案を是非提案してみて下さい。

ファイル検索機能が速度アップしているとはいえ、必要な時に必要なファイルを見つけるのはどこのオフィスもかなりの時間がかかっているのが実情です。

周りの人に頼る

実は、仕事の効率化で一番効果があがるのが、周りの人にお願いする事です。

上司になって部下を持てば、自分が仕事をする事以上に、部下に上手に仕事をお願いして成果をあげてもらうことが大事になってきますが、もし貴方が部下のいない職位であったとしても同じことです。

お願いする場合は、お願いしたい事を明確にした上で依頼しましょう。

相手の状況を配慮して、お願いできる状態かどうかを確認してから依頼しましょう。

無理強いをしてはいけません。

組織としてその人に依頼するのが妥当・合理的である時に依頼しましょう。

もし自分がピンチでヘルプをお願いするならば、何らかの仕事上でのお返しを必ず考えましょう。

ビジネスの現場で許されるのはギブ&ギブか、ギブ&テイクのみです。

テイクだけでは爪弾きされてしまうでしょう。

周りの人の力を借りる方法は強力なだけに、よくよく注意して下さい。

️仕事の効率化は業績アップにつながる

仕事の効率化ができれば無理なく自然に業績アップがはかれます。

あなたの組織の業績もアップしますし、あなたの評価も高くなります。

逆に、効率化を無視してど根性で業績アップしたとしても、たかが知れています。

頭と根性両方あれば鬼に金棒です。

今まで効率化の意識が薄かったのなら、毎日の業務に仕事の効率化の意識を是非取り入れましょう。