今現在社会人として活躍している方の中には、定期的に会社で会議が行われていたりするような方もいると思います。

社会人としての経験がまた乏しい方に関しては、なかなか会議に出席したりするようなことは少ないかもしれませんが、それなりに経験を積んできたりすると会議に参加したりする場面も呼ばれたりすると思います。

役職を与えられている人間なのであれば、なお当たり前に会議に参加することを求められます。

しかし、人によっては会議に参加することがとても面倒に感じている方もいるかもしれませんね。

なぜならば、無駄な議論が延々と続いて時間が表示されていくことに対してあまり良い関係を持っていない方もいたりするのが事実だからです。

だからこそ、会議がより有効的な時間の使い方になるように自分自身で積極的に工夫を行っていく必要性があります。

その工夫を自分自身が行うことによって、結果的に会議に参加する自分自身がひとつの潤滑剤として機能するようになり、自分自身が魅力あふれる人物であるということを周りに認めさせることもできるようになります。

なので、ネガティブな考えを持って会議に参加するのではなく、ポジティブな考えを持って、会議に参加し、自分の魅力を周りに伝えることができるように工夫をしてみると会議が楽しくなります。

自分を高める行動につながりますので、時間が無駄になるようなことはなくなるはずです。

そこで、今回は会議などの場面でとても重要な存在にあるファシリテーターの正しい役割、向いている人の特徴や上手に行うための注意点についてご紹介していきます。

ファシリテーターってなに?


そもそも人によってはファシリテーターという言葉自体を聞いたことがないという方や、聞いたことがあるけど意味をよく理解していないという方はとても多いと思います。

一般的に考えて、会議に参加するということ自体が全ての人間が行っている行動ではなく、先ほどもお伝えした通り会社の中で役職をもらっている人間のみが参加する場合もあったりします。

そもそも社会人経験が乏しい方や、まだ学生の方についてはこのようなことも聞いたことがないのも当たり前です。

事実として、会議に参加してるような人間だったとしても、ファシリテーターという言葉自体を知らない方もいたりしますので、難しく考える必要性はありません。

ただ、いずれ社会人としての経験を積んでそれなりに役職を与えられた場合、会議に参加することが強制される場面もあります。

なので、会議をする上でとても重要な存在であるファシリテーターという役割を知っておくことは絶対に自分自身のプラスにつながります。

なので、もしもファシリテーターという言葉を知らなかったのであれば、この機会にファシリテーターがどういう役割を担っている人間であり、会議においてなぜ重要視されるべき存在なのだということを正しく理解するきっかけとして受け止めてください。

会議等がスムーズに進むよう働きかける人

まず知っていただきたいのは、そもそもファシリテーターという言葉がどのような意味を持っているのかということなのですが、ファシリテーターとは英語の単語で「促進者」という言葉を意味している言葉です。

この促進者という言葉をまず念頭に置いたうえで、ファシリテーターという言葉が会議の場面でどのような役割を担うのかということを具体的にご紹介しています。

ファシリテーターが会議でどのような意味を持っているのかと考えると「会議等がスムーズに進むよう働きかける人」という「意味を持っています。

つまり、先ほどご紹介した「促進者」という言葉がそのまま会議での役割に変換されていると考えることができます。

そもそもなぜ私たちは会議を行っているのかということをまず考えてファシリテーターという存在を想像していただかなければいけないのですが、そもそも会議を行うということは意思決定を行ったり、より良い結果を出すために今後の方針を導き出すために行われたりすることが本来の目的です。

なので、会議がなるべくスムーズに行われるように努力を私たちはしなければいけません。

しかしながら、様々なことに気を配ったりすることができる人間もいれば、考えてしまうと他のことに気を使うことができなくなってしまうような人間もいます。

そこで、ファシリテーターという存在が登場し、なるべく会議がスムーズに進むように積極的に様々なことを働きかけたりする必要性があり、ファシリテーターという存在は会議において絶対的に求められる存在であるということが理解いただけるのです。

もしもファシリテーターがいなかったらということを想像してみてください。

おそらく自分自身の考え方に火が付き、なかなか結果がまとまらなかったり、想像以上に時間だけが消費されていき無駄な時間を過ごしてしまうということが起こり得てしまう可能性が高くなります。

つまり、ファシリテーターという存在がいることによって、会議などがより充実したり、意味がある会議に変化しやすくなるのです。

これだけでも、ファシリテーターが必要であるということを証明する理由につながるはずです。

自分の意見や意思決定はしない

ファシリテーターという存在の特徴を考えた時に、もう一つ考えられる大きな特徴としては「自分の意見が意思決定はしない」ということが挙げられると思います。

本来であれば会議に参加するということは、自分自身の考え方であったり、意思を周りに伝えて、その考えに対して賛成か反対かを考えてもらい、さらにそこからより良い意見を生み出していく…ということが常ですよね。

しかし、ファシリテーターに関しては自分の意見や意思決定などは行なったりしません。

なぜなのかと考えた時に、先ほどご紹介したようにファシリテーターとしての役割はあくまで促進者です。

今行われている会議がスムーズに行うことができるように言ってみれば、影で支えてあげる存在に徹してあげなければいけません。

むしろ、そうせざるを得ないのですが、なぜなのかと考えたときに、ファシリテーターがもしも自分自身の意見を主張したり、何かしらの意思決定をしてしまう存在になってしまうと、何が起こってしまうのかということをよく考えてみてください。

おそらく自分自身の意見を主張したりすることによって、それに対して反対意見が飛び交ったり、自分の考え方の間違っている部分を指摘されたりすることがあると思います。

そうなってしまいますと人間は自然と熱くなってしまう可能性がありますので、自分の意見は反対されたということに対して興奮してしまったりする可能性があります。

そして、人によっては自分自身のプライドが傷つけられたと思い、なんとか相手の意見をねじふせようと躍起になったりする人が生まれます。

場合によってはそこから良い意見が生まれるかもしれませんが、あくまでファシリテーターは会議がスムーズに行われる事を陰で支える立場です。

どちらかの意見に流されて、どちらかの意見に対して優遇したりするような考え方はファシリテーターとしての役割からは外れています。

なので、ファシリテーターは自分の意見やにしてはしない存在になるということが一つの大きな特徴に位置付けられます。

中立的な立場から支援する

先ほどお伝えした特徴の延長線上に位置しているかもしれませんが、ファシリテーターの特徴としては「中立的な立場から支援する」ということが挙げられます。

そもそも、なぜファシリテーターが中立的な立場から支援したりしなければいけないのかと考えたときに、中立的な立場にのっとって、会議を進行していくようにしないと、どちらかに優遇された状況で会議は進んでいき、結果的により良い結論を出すことができなくなってしまうからです。

例えば、ファシリテーターが自分よりも上の立場の人間のみを優遇するような考え方で会議を進行していたと考えてみてください。

そうなってしまいますと、いつまでたっても立場が上の人間の考えだけが反映された結果だけが会議で生み出されてしまいます。

そうなってしまいますと立場が下の人間の意見は反映されない会議になりますので、圧倒的に立場が下の人間からしてみれば無駄な時間を過ごしていることになりますよね。

また、同じような人間の意見ばかりが反映されてしまうということは、いつも同じような考え方や結論に結びつく可能性が高くなり、新しい意見が生まれにくくなってしまったりする可能性もあります。

画期的な方法や、今まで考えられなかったようなことに気づかされたりすることが会議の魅力でもあり、一つの期待される効果でもありますので、必ず中立的な立場で物事を判断することができるような人間がファシリテーターとして必要であり、ファシリテーターの役割につながるのです。

ファシリテーターの正しい役割

ここまではファシリテーターとはどういう存在なのかということについてご紹介していきました。

ある程度ファシリテーターがどのような存在なのかということだお分かりいただけたところで、ここからはさらに細かく会議の場でどのような役割を求められるのかということを知っていただきたいと思います。

ファシリテーターの正しい役割を理解することによって、結果的にファシリテーターとしての必要な実力を身につけることための努力ができるようにもなります。

これから会議の場でファシリテーターとして実力を発揮していきたいと思っていう方は、必ず知っておかなければいけないことばかりになりますので、ファシリテーターという存在を知らない方や、これからなりたい方はよくチェックしてみてください。

会議の場を作る

まずはじめにご紹介するファシリテーターの正しい役割としては「会議の場を作る」ということが挙げられます。

先ほどもお伝えした通りファシリテーターとしての本来の役割は促進者という立場での役割です。

つまり、行われている会議がいかにスムーズに進行するために活躍をすることができるかということがファシリテーターとしての存在意義を問われる部分になります。

なので、スムーズに会議を行うということを考えた時に一番大切なことは何かと考えると、考えられることとしては会議の場をまず作るということが一番大切なことであると考えることができます。

なので、ファシリテーターとして活躍したいのであればまずは会議の場を作るということに目を向けて考えなければいけません。

では、具体的に会議の場を作るのはどういうことなのかと考えると、例えばその会社全ての人間が会議に参加したりするわけではないと思いますので、それぞれの議題に則ってどのような立場の人間が会議に参加する必要性があるのかということを考えたりする必要性がありますよね。

例えば、これから話をしようとしている議題に全く関係がない立場の人間を呼び出したところで意味はありませんし、その人間が会議において良い意見を発表してくれる可能性は低いので、完全に無駄な行動になってしまいます。

なので、適切なメンバーの選定を行ったり、それ以外にはどういう場所で会議を行うのか、会議はどれぐらいの時間をかけて行うべきなのか、どうすれば参加してくれるメンバー全員が肩の力を抜いて本当の事を喋ってくれたり、より良い意見を発表してくれるようにすることができるかということなのを考えたりしなければいけないのです。

これらすべてがより良い会議を作るための要因であり、会議の場を作るということにつながります。

意見を聞き出す


次にご紹介するファシリテーターの正しい役割としては「意見を聞き出す」ということが挙げられます。

なぜ意見を聞き出すということがファシリテーターとしての役割になるのかと考えたときに、意見を聞き出すことは結果的により良い意見を生み出すことができる可能性が秘められています。

より良い意見を聞き出すことができれば結果的に会議がスムーズに進行する可能性が高まるからだと考えることができます。

会議がスムーズに進行するためには、話し合う議題に対して、より適切な素晴らしい意見が早い時間で生まれるように工夫をするということになります。

そのために必要なのは、より様々な意見をたくさんの人間から聞き出したりして、たくさんの人間が感動するような素晴らしい意見を生み出していく必要性があります。

なので、まずは意見を言い出さなければ話しは進みませんので、たくさんの人間から意見を引き出すことが求められるのです。

残念ながら会議の場においては、どうしても積極的に発言をする人間がいるのに対し、あまり自分から積極的に発言しないような人もいたりするのが事実です。

なので、ファシリテーターとしての立場の人間がなるべく公平にたくさんの人間から意見を聞き出すように工夫をして会議を進行していくようにしなければいけません。

これが具体的な意見を聞き出すためのファシリテーターとしての正しい役割や行動方法になると捉えることができます。