社会人になり、様々な業務に携わっていく中で、人によっては報告書を作り上げたりすることを経験したりする方もいると思います。

もちろんこれは会社によって全く異なる事になりますので、人によっては全く報告書などを作ったりすることがない会社に属している方もいるかもしれませんし、人によっては報告書を作ることが義務付けられているような会社に属している方がいるかもしれないということになります。

しかしながら、一般的に考えて業務に携わっていき、報告書を作り上げることは社会人としては当たり前のことであり、普段からこのようなことを行っている会社からしてみれば提出することが当たり前に考えられているような会社などもたくさんあります。

なので、今まで報告書などを作成した経験がない方に関しては、もし今後転職をしたり、初めての就職で報告書などを作成する会社に入ってしまった場合、必ず困ってしまうことに成りかねません。

社会人経験が全くない方に関しては、まだ大きな問題にならないかもしれませんが、それなりに社会人経験があるのに、報告書の作り方や書き方などがわからない場合は、自分自身の評価を貶めてしまうことにつながりかねません。

また、これまで過去に報告書を作成してきたにも関わらず、上手に報告書を作成することができないような形に関しても同様です。

しかしながら、社会人経験が豊富な方でも報告書を作成することがあまり得意ではない方などはたくさんいるはずです。

そこで、今回は報告書の書き方をテーマにして、報告書の書き方で注意したいことを具体的にご紹介していきたいと思います。

毎回報告書を書く時に憂鬱な気持ちになったり、上手く書けていないと自分自身で感じている方に関しては、上手に作成できるようになるきっかけとして今回ご紹介する内容を受け止めて頂ければ幸いです。

報告書を作成する前にポイントを抑えよう!

あなたは報告書を作成しろと指示された時に、どのような部分に気を使っていますか?

これはおそらく人によって全く考え方は異なることになると思います。

それなりに過去に報告書を作ってきた経験がある方に関しては、自分なりに上手に報告書を作るポイントを把握している可能性がとても高いと思いますが、あまり報告書を作ってきた経験がない方や、全く作った経験がない方は分からないと思います。

しかし、わからないのは悪いことではありません。

これまでに作った経験がないのであれば、むしろ報告書の書き方を知っている方がおかしいのです。

ただ、だからといって報告書を上手に作らないでも良いかと言われるとそうでもありません。

わからないのであれば、上手に作るために必要なポイントなどを自分なりに勉強して、そのポイントをある程度を把握しておくようにしなければいけません。

なので、既に報告書の作成のポイントなどを自分なりに把握している方は問題ありませんが、もしも報告書の作成のポイントがわからないのであれば、今回ご紹介する報告書の作り方などをしっかりと知識として受け止めるようにしてみてください。

それを日常的に注意しながら、報告書を作成するようにすれば必ず誰が見ても分かりやすい報告書を作ることができるようになれるはずです。

普段意識していないようだことを理解して、自分の中に意識を持ち続けるということはとてもストレスがかかることになるかもしれませんが、継続していくことによってそれを無意識で実行できるようになります。

そして初めて自分自身のスキルとして身につけることができ、自分自身を成長させることができるようになりますので、この機会に自分を成長させる知識としてインプットしてください。

報告書とは?


そもそも人によっては、報告書自体がよくわからないと感じている方もいるかもしれませんね。

社会人経験が豊富な方ならば理解しているかもしれませんが、まだ社会人としての経験を積んだことがない方であったり、名前しか実際に聞いたことがなく、実物を作成した経験もなければ見たという間もないという方は報告書がどのような存在なのかということを理解していないと思います。

そこで、報告書が上手に書くことができるポイントをご紹介して行く前に、報告書がどのようなものなのかということについて詳しくご紹介していきたいと思います。

報告書がなぜ作成されるのかという目的であったり、報告書がどのような場面で必要になるのかということについて詳しくご紹介をしていきますので、報告書に関して知識が乏しい方は、まずは基礎的な報告書に関する知識から身につけるようにしてみましょう。

報告書を作成する目的とは?

まずは報告書に関する基礎的な知識の中でも、一番スタンダードな部分である報告書を作成する目的について触れていきたいと思います。

あなたは報告書がなぜ作成されるのかという根本的な目的をきちんと理解していますか?
この目的を理解しているのと理解していないのとでは、報告書を作成する前の段階ですでに大きな差がついてしまいやすくなります。

なぜなのかと考えると、この目的を理解しているのといないのとでは、分かりやすい報告書と分かりにくい報告書を作ってしまう大きな分岐点になってしまう可能性があるからです。

例えば、なぜ報告書を作成しなければいけないのかということをきちんと理解している人間は、その目的に沿った報告書を作成することができるため、結果的には報告書を作る目的をきちんとクリアし、尚且つその目的に沿って報告書を作成しているのできちんと読み手に対して必要な情報を提供することができる文章になっているのです。

しかし、なぜ報告書を作らなければいけないのか?ということを理解していない人間は、そもそもの目的を理解していないまま報告書を作成し始めますので、必要な情報をを読み手に対して届けることができない可能性が生まれてしまいます。

また、わかりにくい内容になってしまう可能性も生まれますので、圧倒的に目的を理解しているのと理解していないのとでは大きな差になってしまいやすいのです。

そこで、まずは報告書を作成する目的について具体的にご紹介していきたいと思いますので、この点を理解していない方は一番基礎となるこの部分を正しく理解してください。

関係者に周知させるため

報告書を作成する目的の一つとして「関係者に周知させるため」ということが挙げられます。

これはどういうことかと言いますと、報告書を作成することによって、必ずその報告を確認する人間が存在するということになりますよね。

それはつまり、自分が行なっている業務の関係者に対して内容を伝える目的があるということになりますので、結果的に報告書を作成する目的の一つとして関係者に周知させるためという目的が成り立つということになります。

この目的を想定して考えてみると、様々な場面で報告書を作成したりする機会は存在すると考えることができます。

そして、この目的を知っていることによって、そもそもどのような人間が報告書を確認し、報告者にどのような内容を書いてほしいのかということなどをある程度想像することができるようになりますので、そこまで無意識に考えることができるようになれば、報告書を作成するときにどのような内容をまとめることが正しい判断になるのかということも理解できるようになるはずです。

記録として残すため


報告書を作成する目的の一つとして「記録として残すため」ということが挙げられます。

これはどういうことかと言いますと、報告書を作成することによって、きちんとしたものとしてその情報を残すことができるようになり、様々な場面においてこの文章を記録として活用することができるようになるといことになるのです。

例えば、一つの例を挙げるならば、全国的に展開しているブランドの中で、売上が悪い店舗があった場合に、その店舗の売上がなぜ悪いのかということを報告書として残しておくとします。

そうすると、その報告書が記録となり、売り上げが悪くなってしまっている原因を解明することができたり、今後その問題を改善することができたのか?という課題が解決したかどうかを考える上で参考資料として活用することができるようになるのです。

それ以外にも様々な活用方法がありますが、まず報告書を作成する目的の一つとしては、報告書を記録としてしっかりと残し続けることができるという目的が存在していることを理解してください。

事実で偽りがないことを証明するため

報告書を作成する目的の一つとして「事実で偽りがないことを証明するため」ということが挙げられます。

これはどういうことかと言いますと、様々な場合があると思うのですが、例えば何かしらの手続きをしなければいけない時に、その証拠として報告書を提出したり、提示したりする必要性がある可能性があるということです。

様々な手続きをしていく中で、簡単に行うことができる手続きもあれば、慎重に判断が行われたりするような手続きなども多く存在しています。

そのように慎重に手続きをしなければいけない場面においては、何かしら関係のある書類などを提出する義務が求められたりすることもあります。

そのような場面で報告書が必要になる可能性ももちろん考えられますので、そのために報告書を提出しなければいけないという目的も存在しているということです。

例えば、会社によって違うのかもしれませんが、社内ルールによって報告書を提出して、その上で手続きを承認することができるという内容の流れが存在している場合も考えられます。

なので、報告書にはそのような社内ルールが関係した目的も存在しているという可能性も忘れないようにしてください。

報告書が必要となる場面とは?

報告書の目的をある程度理解いただけたところで、人によってはどのような場面で報告書を提出しなければいけないのか、もしくは必要となる場面に該当するのか?ということがよくわかっていない方もいるかもしれませんね。

そこで、ここからは報告書が必要となる場合についていくつか詳しくご紹介していきたいと思います。

この場面をある程度想定しておくことによって、報告書を作らなければいけない可能性を事前に予想することができ、報告書に関するスキルを事前に身に付けることができるようになる事にもつながります。

なので、報告書を作成しなければいけない目的と同じくらい大切なことだと受け止め、知識として身につけておくようにしましょう。

ビジネス

報告書が必要となる場面を想像した時に、該当する場面としては「ビジネス」の場面を想像することができます。

これに関してはわざわざご紹介する必要もないかもしれませんが、一般的に考えて報告書などを作成したりする場面としてはビジネスの場面が圧倒的に多いと考えることができます。

なぜならば、プライベートの場面で報告書を作ったりするということはまずあまり多くはありません。

プライベートの場面よりも、圧倒的にビジネスの場面で報告書を作成することが多く、だからこそ社会人になって初めて報告書を作成したという方は多いはずです。

では、ビジネスの場面においてはどのような時に報告書を書かなければいけないのかと考えると、例えば地方に出張した時に、出張先での出来事など報告書として求めたりするようなことなどが考えられます。

出張した場所で様々なことを確認し、自分が確認することができた事実であったり、そもそもなぜ出張したのかという大きな目的に則った上で、報告書などをまとめて自分の直属の上司に対して提出したりするようなことはよくあることになります。

なので、ビジネスの場面において報告書などを書いたりすることはとても多く、報告者が必要となる場面の一つとして十分考えることができるのです。

研究開発

次にご紹介する報告書が必要となる場面としては「研究開発」の場面を想像することができます。

研究開発に関して言えば、人によっては学生の立場であったとしても報告書を作成したりする経験をしている方がいると思います。

例えば、大学に進学して大学院に入ったり、自分が所属しているサークルなどで何かしらの研究などを行っていたりする方は報告書を作成したりすることがあるはずです。

なぜならば、何かしらの研究をしたりする場合、その研究をすることによって何かしらの結果を得ることができるはずです。

その結果などをまとめあげて報告したりすることによって、新たな事実を確認することができたり、それまで気づかなかったことを気づくことができたりするようになるからです。

基本的に研究というものはこの繰り返しであり、何度も何度も様々な実験を行って、様々な結果を導き出すことによって新たな発見を見つけたりすることを目的としていることが多いです。

なので、研究開発の場面においての報告書が必要になる場面であると判断することができます。

問題や事件に関して

次にご紹介する報告書が必要となる場面としては「問題や事件に関して」の場面を想像することができます。

一般的に考えてたくさんの方が簡単に想像できる場面といえば、様々な事件などを扱っている警察などの職業に従事している方が、何かしらの問題が起きた時に行う行動に該当すると言えます。

世の中には様々な犯罪などが巻き起こっており、犯罪などが起こった場合に関してはその犯罪に関する資料として何かしらの報告書まとめあげたりすることが一般的です。

当然ながら、何かしらの犯罪が起きればその犯罪の内容を記録したりするために報告書を作成しなければいけないですよね。

なぜならば、その報告書がなければ証拠として残しておくこともできませんし、人間を逮捕したり、起訴したりするのに証拠がなければ何もできませんし、その証拠
となる報告書などが紛失してしまったり、そもそも作成していないとなると大問題になってしまうからです。

なので、何かしらの問題や事件などが起きれば、当然その内容を記録しておく必要性があるので報告書を作成する場面として該当すると考えることができます。

報告書の書き方のポイント5個

報告書とはどのようなものなのか、そして報告書とはどのような場面で作成するべきものなのかということがある程度理解いただけたところで、ここからは報告書の書き方のポイントについてご紹介していきたいと思います。

報告書がどのようなものなのかということを理解し、報告書の書き方のポイントを正しく知識として身につけておくことによって、より読み手に伝わりやすく、分かりやすい報告書を作成することができるようになるはずです。

報告書を作成するのが苦手な方であったり、難しいと感じている方は、これからご紹介する報告書の書き方のポイントを正しく身につけ、これまで以上に魅力的な報告書を書くことができるようにしっかりと確認してみてください。

誰に伝える内容なのかをおさえる

まずはじめにご紹介する報告書の書き方のポイントとしては「誰に伝える内容なのかをおさえる」ということが挙げられます。

なぜ誰に伝えれないようなのかということをしっかりと押さえておかなければいけないのかと考えた時に、誰に使えるのかということによって、報告書の内容であったり報告書の書き方などが大きく変化する可能性があるからだと考えることができます。

例えば、一般的に考えて様々な人間に対して報告書を書くことは想像することができるのですが、当然ながら自分の会社の人間に対して向けて作成する報告書と、社外の人間に対して作成して提出する報告書などは全く違うという事は少し考えてみればよそうすることができますよね。

まず、一番初めに考えられる点としては誰に向けて作成するのかということによってその報告書に対する宛名などが変化するはずです。

社外の人間に対してならなおさらであり、~様というような宛名なども変化しますし、言葉遣いなども変化することも簡単に想像できます。

なので、報告書を作る時にはまず誰に対して作らなければいけない報告書なのかということをきちんと念頭に置いた上で報告書を作成するようにしてください。

これが間違っていると、時には大きな問題になってしまう可能性も十分考えられますので、一番基礎的な部分であり、重要な一つのポイントとして身につけておいてください。

目的は何なのかを認識する

次にご紹介する報告書の書き方のポイントとしては「目的は何なのかを認識する」ということが挙げられます。

なぜ目的は何なのかということを確認しておかなければいけないのかと考えると、これも先ほどの項目と同様で、どのような目的の報告書なのかということを事前に考えておかなければ、報告書の内容などが大きく変化する可能性があるからだと考えることができます。

例えば、冒頭でもご紹介した通りですが、報告書の内容や目的などをきちんと理解しているのと理解していないのとでは、報告書の内容などが大きく変化し、分かりやすい報告書になるのか分かりにくい報告書になるのか大きく変化するようになってしまいます。

なぜならば、どういう目的で報告書をつくるのかということを理解しておけば、それに沿って報告書を作成することができるようになりますので、読み手が得たいと思っている情報を記載することができるようになるはずです。

しかし、理解していないと必要としていない情報などを記載してしまう可能性も生まれてしまいますので、注意が必要になるということになります。

また、しっかりと目的を理解し、その目的を簡潔に正しく伝えるためには、やはり事前に作成する前の段階で、はっきりと目的を理解しておかないと、作成するのは難しいので、これも目的を理解するべき大切な一つのポイントになるといえます。

事実に基づいて書く

次にご紹介する報告書の書き方のポイントとしては「事実に基づいて書く」ということが挙げられます。

これはどういうことかと言いますと、報告書を作成する際に気を付けなければいけないこととしては、報告書の内容に虚偽の内容が含まれているということが一番気をつけなければいけない注意点になり得ると考えることができるからです。

例えば、何かしらの報告をしなければいけないのに、その報告が虚偽の内容であったり、間違っている内容であった場合に関しては、そもそも報告書としての意味がないと判断されてしまいます。

なぜならば、本当の内容を知りたいので報告書を提出してほしいと伝えているのに、その内容が確かではないような内容を申告された場合、報告書を提出してもらう意味が存在し得ないと考えることができるからです。

なので、報告書を作成する際には必ず事実に基づいた上で内容を記述しなければいけないということをよく注意してください。

自分の憶測や主観はNG

報告書を作成するときに、報告書の内容が自分自身の憶測であったり、自分自身の主観的な内容に基づいて記述されているようなものに関しては、残念ながら報告書として成り立っているとは考えることができません。

なぜならば、自分自身の憶測という内容は、確証めいたものではなく、ただの自分自身の意見であり、報告するべき事実ではないからです。

また、自分自身の主観に関しても同様であり、自分自身の主観というものに関しては、自分自身の目線での考え方だけに乗っ取った意見であり、事実ではありません。

なので、自分の憶測や主観を報告書に記載したりするようなことは絶対にしないようにしてください。

あくまで報告書とは本当の事実を簡潔に報告しなければいけない書面であるため、自分自身の憶測なのではなく、一般的に考えられる理論であったり、きちんとした情報に則った上で結論を報告するように心がけてください。

なおかつ、なるべく読み手が分かりやすくなるように簡潔に物事を説明するように注意しながら記載しなければいけませんので、その点も注意するようにしてください。

書く順番を意識する

次にご紹介する報告書の書き方のポイントとしては「書く順番を意識する」ということが挙げられます。

これはどういうことかと言いますと、かなり基礎的な部分になりますが報告書の書く順番などを意識しなければ、報告書にまとまりがなくなってしまい、何の書面なのかということがわからなくなってしまうことを防ぐためです。

書く順番がバラバラになってしまうと、読み手に情報が伝わりにくくなってしまい、内容が全く入ってこなくなってしまって、読む気が失せてしまう可能性が生まれます。

なので、報告書を書く際には、必ずどのような順番で報告書の内容記載するのかということを頭に入れた上で作成し始めるようにしなければいけません。

もしも、まだ報告書を作成したことがないという方がいらっしゃるのであれば、基礎的な部分にはなりますが、これからご紹介する項目の順番に書き始めるように注意をしてください。

報告書のタイトル

報告書の書く順番としてまず一番はじめに書かなければいけないのは報告書のタイトルです。

基本的には、まずはいつ提出したのかという提出日を書き記し、そして自分自身がどのような課に所属しており、自分の氏名などを記載した状態で、タイトルとなります。

このタイトルに、どのような内容の報告書なのかということをきちんと記載しておかなければいけません。

例えば、あなたが作成した報告書が新人研修に関する報告書なのであれば、タイトル部分には新人研修報告書などといったタイトルを付けなければいけません。

それ以外にも、何かしらのセミナーに関する報告書なのであれば、セミナー報告書などといった報告書のタイトルをつけておかなければいけません。

このように、まずは何の報告書だとかというタイトルも自分の中でしっかりと考え、一目見た状態ですぐに何の報告書なのか分かるように工夫をすることが一番大切な書き方のポイントになりますので、注意するようにしましょう。

報告書の要旨

報告書のタイトルがある程度決まった後は、報告書の要旨について記載をしなければいけません。

要旨とは、簡単に言えば「述べられていることの主要な点」を意味しており、自分自身が王国として述べたい内容の主要な点を短くまとめたものを全部記載しておかなければいけません。

要旨に関しては、報告書以外でも論文などでも記載したりすることがあるのですが、顔といっても過言ではない存在になっており、ここも重要なポイントになりえます。

この部分をきちんと記載しておくことによって、タイトルと同様に簡単にその内容などを確認したりすることができるようになります。

この部分があることによって読みやすさなどや理解のしやすさ、などが格段に変化するようになりますので、しっかりと注意をしておかなければいけません。

例えば、相手に何かしらの報告をしたりするときに、いちいち何が起こったかを伝えるよりも、先に結論を話して細かく内容などを話したりすると思いますが、これも要旨のようなものであり、先に大まかな内容を伝えておくことで理解度などは格段に変化するようになります。

報告書においても同様であり、ある程度大まかな内容を先に書いておき、そのあとに細かい内容などを記載したほうがわかりやすいので、一つのポイントであり、わかりやすくする工夫として受け止めるようにしてください。

報告の詳細な内容

ある程度大まかな報告書の要旨などを書いた後には、最後に報告の詳細な内容などについてまとめるようにしてください。

ある程度大まかな内容は先に伝えておき、最後に細かい報告をするようにすることで、より相手に伝わりやすくすることができるようになります。

このようにある程度報告書の書き方を意識して書くようにすることで、格段に報告書の内容を見やすくすることができるようになりますので、報告書を作成する際にはこの三つの流れを意識した上で記載をするようにしてください。

この順番が間違ってしまうと、全く意味が分かりづらい文章になってしまう可能性がありますので、必ず注意をして報告書を記入しましょう。

分かりやすく、見やすく

次にご紹介する報告書の書き方のポイントとしては「分かりやすく、見やすく」ということが挙げられます。

これはどういうことかと言いますと、報告書を作成する際にはただ文章だけを並べたようなものにするのではなく、様々な工夫などを用いて極力わかりやすく見やすく作るようにしなければいけないということです。

例えば、文字だけを並べたような報告書ではなく、わかりやすいように図や表などを取り入れた報告書にしたり、数値などを入れるようにすることで、その内容などをより明確に表現することができるようになります。

文字だけで表現するよりも、棒グラフや、具体的にパーセンテージなどが記載してあったほうが格段にわかりやすくなるのは明らかですよね?

なので、わかりやすくするためにはどのようにすればいいのかということを考えた上で報告書を作成するようにすると、魅力的な報告書を作成しやすくすることができますので、一つのテクニックとして取り入れるようにしてみてください。

テンプレートも多数公開されている

今回は報告書をテーマにして、報告書を作成する際のポイントについていくつかご紹介していきました。

初めて報告書作成するという方は、全く報告書の作成の仕方なども分からないと思いますので、不安になってしまいがちになると思いますが、今回ご紹介したポイントをしっかりと踏まえたうえで報告書を作成するようにすれば、魅力的な報告書を作成することができるはずです。

また、今の時代はインターネットで検索すれば簡単に報告書のテンプレートなどが出てくるような時代になっています。

今回ご紹介した特徴と、インターネット上で検索することができるテンプレートを組み合わせることによって、より分かりやすい報告書を作成することが簡単にできるようになると思います。

なので、初めての方は、今回ご紹介した特徴とテンプレートを組み合わせて自分なりに報告書を作成して、実践を重ねてみると初めて気が付けるようなことなどもあると思いますので、報告書作成の上達のきっかけとしてチャレンジしてみてくださいね。