会社などで歓迎会を開くという事があると思います。

歓迎会というのは新入社員の人達に対して「ようこそ!一緒に頑張ろう!」というような気持ちで迎えるようなことを言います。

よく飲み会などでする事が多いですが、時には会社の行事として歓迎会をするというようなところも多いですよね。

歓迎会を開いてあげる際には多くの社員や、スタッフが集まったりするのではないかと思います。

これは会社で働く新入社員に限らず、大学のサークルでの歓迎会、ゼミの歓迎会、バイトの歓迎会など様々な所でこの歓迎会というものが開かれていると思います。

皆と飲んだりしながら食べて喋るというのはとても楽しいことですよね。

ですが歓迎会を開いてあげる際には様々なことを確認をしなくてはいけないです。

例えば人数というのはとても重要になりますよね。

どれだけの人が参加をするのかでお店に予約をしたりしないといけません。

一気に人が減ったというような事になればお店にも迷惑がかかってしまいます。

他にも皆が集まれるのが何時なのかを確認する必要もあると思います。

スケジュールというのは人によって違うので、皆が合うような日程を選ばないといけなくなります。

よく幹事をするような人はこの様なスケジュールであったり、日程などで苦労をするのではないでしょうか?

皆に聞くというのも、あわせるというのも大変になったりするのではないかと思います。

また費用的な問題もあるのではないかと思います。

いわゆる予算はどのくらいなのかを確認したりしなくてはいけません。

予算というのは人により出せる額が変わってくるのでその確認もしなくてはいけませんよね。

これだけの事をするとなると、とても大変に思えます。

今回はそんな歓迎会で開いてあげる時の注意をする点ややるべき事をいくつかお教えしたいと思います。

幹事などを経験したことがあるという人はよく理解しているものばかりですが、初めてこの様なことをするという人は、この注意点ややるべき事を必ず理解しておくようにして歓迎会を開いてあげましょう。

歓迎会を開くというのは少人数ではなく大人数になることが多いので、とても大変です。

ですが大事なのはそれを全部1人でしなくても良いという事になります。

周りの力も時には必要になるので、その時は存分に周りの手助けを利用するようにしましょう!

何事も1人でやってしまうとミスなどが多くなってしまい当日に混乱をしてしまうなんていうような事にもなりかねません。

気をつけるように心がけましょう。

ではどの様なことに気をつけたりすれば良いのか詳しく見てみたいと思います。

歓迎会を開くときに準備することは?

まず歓迎会を開くときに準備することがたくさんあります。

例えばスケジュールの確認というのは怠ってはいけないことです!必ず皆のスケジュールの確認をしなくてはいけません。

またどこで歓迎会を開くのかという場所や日時など、費用はどれくらいかを考えたりしないといけないです。

歓迎会というのはとても楽しくしたいものですよね。

張り切って様々な準備をすると思いますが、他にはどの様なことがあるのでしょうか?詳しく見てみたいと思います。

スケジュールの確認


まずはスケジュールの確認から始まります。

これは自分だけでは決めれないことですよね。

この日からこの日の間はどうだろう?という事を皆に聞かなくてはいけません。

歓迎会を開くということはそれなりの人数がいると思います。

全員分のスケジュールを確認をするという事は難しいようにも思えますが実はそうでもないのです。

例えばこの日からこの日までの間という予定を決めておくことでこの日がダメだ、この日は大丈夫だというような予定が聞けると思います。

全員が参加できるような日程というのは難しいかもしれませんが、どこかの日程であれば多くの人、もしくは全員が参加できるような日があるかもしれません。

一番良いのは仕事や学校などの授業終わりです。

学生に関してはその後にバイトがあるというような人もいるので確認を怠らないようにしましょう。

社会人の人であれば仕事終わりという事でほとんどの人が参加できるのではないでしょうか?

プライベートなどもあるかもしれませんが、少しの時間だけなら参加できるという人もいると思います。

その様なことも聞いておくことで、全員が参加できる時間を確認することが大切になるでしょう。

場所の手配

歓迎会を開く時には多くの人達が集まりますよね。

そのため場所を確保しなくてはならなくなります。

例えば普通の居酒屋などでは大人数を入れることができないというような状況にもなってしまいますよね。

30人規模が入れるような居酒屋はほとんどが貸切になってしまいます。

その様な場所を見つけるというのはとても苦労をすると思います。

何より、他の団体の人達が先に予約をしていたら場所が無くなってしまうからです。

春の時期にはよくこの様なこともあると思いますが、なるべく人数にゆとりが出るような場所を選ぶのが良いでしょう!

人が多くなるため密集していまいがちですが、ギリギリの状態になってしまうと窮屈に感じることが多くあるかもしれません。

そこで例えば参加人数が30人の場合は20人から30人の広さではなく、30人から40人の広さを取ることでゆとりを持てるのではないかとも思います。

よく貸切というような言葉も聞きますよね。

貸切の場合は自分達しかいないので気軽にワイワイと楽しくすることができます。

ですが普通の居酒屋の場合はその様な形にはあまりなれないので、場所の手配をする際にはよく厳選をして予約をすると良いでしょう!

日時の決定

スケジュールの確認が解れば日時の決定をしなくてはいけません。

この時間帯に集まる、この時間帯にお店に入るというような段取りを組み立てることで歓迎会をスムーズに運ぶことができます。

日時の決定というのはそれを参加する全員にも知らせる必要がありますよね。

Lineなどを使い知らせることもできますが、一番は1人1人に口頭で伝えることです。

Lineで伝えるというのも良いのですが、何時なのかというような見落としが出たり、気付かなかったというような事もあるからです。

Lineでのやりとりというのはグループでする事に関してはとても便利なものですが、見落としなどをしてしまうので注意が必要になります。

歓迎会をする際の準備としてはこの事はとても大事なことになるのです。

よく見落としてしまったというような人も多いので、口頭でちゃんと伝えるようにしましょう!

また解らないことがあれば聞いて欲しいというような事を言うことで、皆が気兼ねなく声をかけてくれるようにもなります。

そうする事で、皆が何か解らないとき、どこに集合をするのかとなった場合に直ぐに連絡が来るようになるので、連絡を取りやすくなることでしょう。

会費などの費用の計算


皆が参加をするというのは嬉しいですが、心配になる部分がありますよね。

それは会費などの費用です。

人により費用は違います。

出せる額はそれぞれ違うので全員が参加できるような費用を計算しなくてはいけません。

歓迎会を準備する際に幹事などもする事になると思いますが、費用の計算というのは当日に集めて確認をするとなれば時間などがかかってしまいお店にも迷惑がかかってしまいます。

そこで費用の計算などを予め皆に伝えておくということもしないといけません。

1人いくらかかるのか、飲む前に集めておくと飲み終わりの後にその集めたものをそのまま出すことができるので、計算がとても楽になります。

会費などに関しては1人で確認をするのではなく、もう1人と手伝ってくれる人がいるととても楽になります。

漏れということがないように、誰から貰ったのかということを確認をする必要があるからです。

幹事というのはとても忙しい立場ですが、歓迎会を準備する上でもしかすると経験をすることもあるかもしれません。

費用の計算に関しては間違えないようにすることが、大事になるでしょう!

挨拶

挨拶も考えなくてはいけません。

よくドラマなどでは飲み会をする前に挨拶をして「乾杯!」という人がいますよね。

「楽しくいきましょう!」というような言葉でも良いですし何か面白いことや他のちょっとした話題を入れながら言う人もいます。

一番やってはいけない事として長引くような挨拶や堅苦しいものはやめるようにしましょう。

簡潔に一言ぐらいの勢いで挨拶を考えておくと、周りもワイワイと楽しく飲むことができるのではないかと思います。

歓迎会というのはとても楽しくするものなので、その時の挨拶が暗いとその先も暗くなってしまいます。

挨拶を考える場合は難しすぎず、気軽に考えるように準備をしておきましょう。

言わないでそのまま飲むというような事もあるかもしれませんが、その時はその時と割り切ることも大切です。

二次会や三次会の段取り

歓迎会が終わった後に二次会や三次会といったような事もありますよね。

例えば一次会で半分はいなくなって、二次会は残った人達で行こうというような事もあると思います。

基本的に準備をする際、仮に二次会や三次会に参加をする場合は次のお店も抑えておくととてもスムーズに進めることができます。

また二次会などに参加ができないというような人もいますよね。

その様な時はまず他の親しい人や手伝ってくれた人に任せるというような形を取っても良いかもしれません。

「一次会は自分がやるので後は任せた」というような事を言える人が近くにいるととても良いでしょう。

二次会や三次会の段取りをする際にも気をつけることはその人数の費用であったり、また本当に参加をするのかという確認などを取ったりすることが大切になります。

よく当日になって行けなくなったというような事もあるので、予約をする場合は人数が上下するかもしれないという事をお店側に伝えておく必要があると思います。

お店側にも極力迷惑をかけないようにするという事も大事になるので歓迎会の後の二次会などに行く時は覚えておくようにしましょう。

歓迎会を開いて上げる時の注意点ややるべきこと10選

歓迎会の準備についてお話をしましたが、歓迎会を開いて上げる時の注意点ややるべきことについてお教えしたいと思います。

例えば幹事をすることがあれば役割をしっかりと理解しておく必要があります。

費用の計算であったり、何人参加をするのかなど、幹事の仕事は多くあると思います。

他にも当日になって慌てないように段取りや準備を完璧にしておくことで当日をスムーズに進めることができるようになるでしょう。

またよくやってしまう点として一人ですべてをしようとするような事が多いです。

基本的には一人で大人数を仕切るというのは難しいことなので、その際には同僚の人や先輩に力を借りるようにしましょう。

きっと手助けをしてくれるはずです。

他にも様々な注意点ややるべきことがあるのですが、その10個のことについて詳しく見てみたいと思います。

普段幹事などをしていて共感できるという人や、これから幹事などを任されるという人は是非見てみてはいかがでしょうか?

1.幹事としての役割をしっかり理解しておく

幹事としての役割をしっかり理解しておく必要があります。

幹事というのはどこまで仕事をするのかご存知でしょうか?歓迎会をするとなるとほとんどの事は幹事に任せるというような事になってしまいますよね。

ですがよくあるのが、その時に自分勝手に決めてしまったりするという事です。

要望などもきちんと聞くことが幹事の仕事であり、ちゃんと仕切るようなことをしなくてはいけません。

幹事としての役割というのは細かく言うと多くありますが、どのような事をするのか、先輩などに聞いたりして確認をしたり、調べるようにすることが大事になるでしょう。

裏方に徹する

幹事としてするのは裏方がメインとなっています。

表に立つのは歓迎会で招く人達です。

その際に幹事の人が目立ってしまうという事がないように気をつけることが大事になるでしょう。

裏方に徹するという事は、影の役者でもある存在です。

歓迎会で招く人達をメインとするのであれば、裏の役者は幹事の人という事になります。

皆が楽しく過ごすことができたのであればそれは幹事のおかげでもあるという事なのです。

2.段取りや準備を完璧にしておく

段取りや準備というものをしなくてはいけませんよね。

例えばどれだけの人が参加をするのか、その日は無理な人はいるのかどうか、という事を確認しなくてはいけません。

その準備や段取りを完璧にしておくことで、当日を心よく迎えることができるのではないかと思います。

段取りや準備というのは1人でするのは大変と思うかもしれませんが、その際には他の人に助けを求めても大丈夫でしょう。

大規模な人数であれば尚更です。

そして歓迎会を開いた時にどの様な形で進めるのかを考えておく必要があります。

飲んでいれば自由にして良いのか、それとも席などを適度に変えたりするのか、全員で何かできるような遊びやゲームはないかといったような事も考えておくと良いでしょう。

一番してはいけない注意点としては全て当日で決めてしまうことです。

よく当日になってこうしようというような事を考える人がいると思いますが、その場合、グダグダになってしまう事も多くあるのではないかと思います。

当日に考えたことというのは上手くいくこともあれば、上手くいかない事の方が多いのではないかと思います。

基本的にその様なことがないようにするには、まずしっかりを念入りに確認をして準備をしておくという事が大事になるのです。