ビジネスの場面において、何かを断るという行為はなかなか避けることが出来ません。
避けたくても避けることが出来ないために、その場面になってしまうと誰もが「お断りの言葉」を相手側に伝えることになるんですよね。
しかし、新社会人だったり、これまでになんとなく相手に断りの言葉を告げてきた人にとっては、しっかりと「断るということ」が理解できていないのではないでしょうか。
そうはいっても必ずのように「断る場面」というのは、誰にも平等にやってくるものです。
できれば、避けることなく堂々と相手側にお断りをいれられるようになりたいですよね。
あなたのように、そうやって「断るときにはどのような言葉遣いを使ったらいいのだろうか」「どのように相手に伝えることが出来ればいいのだろうか」「そもそも断っていいのか」なんて、”ビジネス面での断る”ことに対して恐怖症を感じてしまっている人もすくなくありません。
ビジネスのバにおいては、友人との約束を断るのとはまったくわけが違いますよね。
だって、あなたの属している会社の将来までもかかっていることですから。
そんなことをいうとますます「断ること」が怖くなってしまうかも知れません。
しかし、そのように怖がる必要はどこにもないんです！
そのように少しでもビジネス面において「相手に断るのが難しい」と感じるのであれば、この記事を参考にしてください。
この記事では、ビジネス面で誰もが使うことの出来る「お断りメールの作り方」「お断りメールの送り方」「気をつけるポイント」についてお伝えしています！
これから社会人としてバリバリ働く予定のそこのあなた♪
今年度からは心を入れ替えて、ますます活躍してやろうと計画しているそこのあなたもぜひ確認してみてくださいね。
しっているのかしらないかによって、その先のアナタの評価というのものは確実に変わってくるものです。
この記事を読めば、お断りメールを作成するときにどんなことを気をつければいいのかということが分かるだけではなく、お断りメールの例文までも確認することができるのでこれからア役立つこと間違いありません。
そして「お断りメール」の達人になれちゃうかもしれないですね！
ビジネスの場で絶対に役立つ！お断りメールの送り方とは？
もしかして、アナタは今大きな壁にぶちあたっているのではありませんか？
それはまさに「お断りメールを作成する」という問題。
これまでに何度もお断りメールを作ってきたけれども、毎回のように作成しているときに「これでいいのかな」「相手に失礼になっていないかな」なんて色々と考えてしまっていたけれども、すぐにでもお断りメールをいれなければさらに相手に迷惑をかけることになってしまうからといって調べもせずに送信していたかもしれませんね。
そしてこれまでには、そのような少し無礼な言葉を使うことがあっても周りの人に許されてきたかもしれません。
しかし、いざ自分が誰かから「お断りメール」を受信することになったときに「え？この言葉って変だよね」「無礼だな」なんて感じることがあったらどうでしょうか。
きっとあなたが送ってきたお断りメールをみて、そのように感じてきた人があなたの周りにも存在しているかもしれないんですよね。
有名なことわざに「人の振り見てわが振りなおせ」という言葉があります。
この言葉は、他人の行動を見て少しでも違和感や不快感を感じるようなことがあれば、自分自身にそのようなことがあてはまることがなのかを確認して、他人にそのような気持ちにさせないようにふるまっていきましょう、自分自身を見つめなおしそして改善していきましょうという言葉になります。
あなたは、それができているでしょうか？
この記事をご覧になってくださっているということは、少なからず「今のままではいけない」「もっとできるお断りメールを作成できる人になりたい」という少しの改善したい気持ち、そして向上心をもっているということですよね。
その気持ちを無駄にしないで下さい。
そして少しでもそのような気持ちを感じることができているということは、確実にあなたはお断りメールの作り方や注意点をマスターできることでしょう。
とはいっても、お断りメールってお断りを入れることに罪悪感を感じるのに、そこにさらに「これでいいのかな」「内容おかしくないのかな」なんて感じるようなことがあると、ダブルパンチで精神的にまいってしまいますよね。
でも、少しだけでもお断りメールを作成するときのポイントなどを抑えておけば、これから必ずあなたの役に立つのは間違いないことなんです！
それを求めてこの記事を開いてくださったんですよね♪
あなたが今抱えている「お断りメールの送り方」について詳しくお伝えしていくのでぜひ確認していってください。
それも一つ残さずに読みあさることで、あなたのビジネススキルは確実に上がっていくことでしょう。
どうしてここまで自信をもってあなたにお断りメールのやり方を教えることが出来るかといいますと、筆者もあなたと同じ様に以前はお断りメールを作成することに不安を感じていたからなんです。
当時社会人１年目で右も左も分からない状況の筆者は、ただ目の前にやってくる仕事をこなすのに精一杯でした。
そんなときに「コレしりたいな」ということがあっても仕事に追われている状況が続いていたので、それを調べるヒマさえもなかったんですよね。
今思えばブラック企業だったのかもしれないですが･･･。
そんなとき、お断りメールを送る機会が何度かありました。
最初のうちは、知っている敬語を並べて、そして相手に迷惑にならないだろうという憶測の元でお断りメールを作成しました。
最初のうちって「まぁ新社会人だし」と思われていたよう、大目に見てくれていたんですよね。
しかし、２年目からはそうもいきませんでした。
上司からは「このメールどうにかしたほうがいい」と叱責をされ、それでもどうしたらいいのか分からずに悩んでしまったんです。
すぐにビジネス本でも読めばよかったんですが、そんな頭の発想さえもできなかったんですね。
「コレまでには何も言われなかったのにどうして急にいわれてしまうんだろう」「自分がもう社会人としてやっていけないのではないか」なんてまったく別のベクトルに対して悩みをぶちあてていたんです。
そんなとき、まさに”優等生”といわれていた学生時代の友人に連絡をとり、このことを相談しました。
すると「ビジネス界では、ビジネス界での断りメールのルールってもんがあるんだよ！」「これじゃあ上司にそんな風に言われても仕方ないね」なんていわれちゃったんですよね。
それからはその友人から、ビジネスにおける”お断りメール”を作成する上で気をつけなければならないこと、そして注意することなどを教わりました。
そして、会社ではむしろ褒められるようになったんです。
その友人に相談していなければ、たったそれだけのことで会社をやめていたかもしれません。
（ばかみたいな話ですがそれくらいに悩んでいました）
もしかしたら同じ様な気持ちを持っている人が他にもいるかもしれない。
それに今は新社会人がデビューする時期。
最初は甘やかされるかもしれないけれど、後になってきびしくされるのであれば最初っからそのことについてしりたかった、というのが筆者の本音です。
そのため、この時期だからこそこのお断りメールの作成の仕方についての記事を作成することにしました。
あなたの役に立つことを願って思いを込めてお伝えしていきます。
お断りメールは相手に不快な思いをさせたくない
お断りメールって送信するだけでも、その断りを入れるという行為に対して「申し訳ないな」と感じているものです。
たとえ、それがビジネス上だけの付き合いだったとしてもＷｉｎＷｉｎの関係で結ばれているはずの契約相手とそうではなくなってしまうこともあるのですから、申し訳ないという気持ちは起こって当たり前なんですよね。
しかし、お断りメールの正しい作成方法だとか作る際にどんなことに気をつけなければいけないのかなんていうのを知らないと、どうしてもさらに「申し訳ないことをしているのではないか」なんて気持ちになってしまうものです。
これまでは普通に使ってきた言葉であっても、ビジネス界で使っていいのかどうかを判断できないからなんですよね。
また、お断りメールってどうして相手先に送るんだと思いますか？
別に言葉だけで伝えればいいじゃないかなんて思う人もいれば、そもそもメールさえもする必要性を感じないという方もいらっしゃるかもしれませんね。
ずばり、お断りメールというのはそのメールを送ることによって、相手に引き起こされているであろう不快な思いをさせないために前もって相手に詫びの言葉を伝えるために存在しているんです。
ビジネス界はプライベートとは違って、食って食われての世界です。
でも相手の機嫌を少しでも損ねてしまったら、それによって自分のチャンスまでも奪われてしまうことになりかねません。
ですから、お断りメールというのは「相手に失礼な思いをさせないために必ずするもの」ととらえるようにしてください。
一つの言葉でも、相手によっては捉え方が異なる
あなたは、友人から「君の事すきなんだよねぇ」なんて言われたらどのように感じるでしょか。
それもラインやメールで、同性から送られてきたとします。
なかには「ああ、人として認めてくれているんだな」なんてプラスに受け止める人もいれば、反対にマイナスの意味で「ゲッこの人ってそういう体質だったのかなぁ」なんて相手を見る目を変えてしまうなんていう方もいることでしょう。
そう。
言葉ってとても難しいものでたった一つの言葉であっても、それを受け取る人によって捉える意味がまったく異なっているんですよね。
今、例に挙げたような「好き」なんてよくあること。
目を見て話しているときであれば、相手がどんな気持ちでその言葉を伝えてきたのかはなんとなく察知することができます。
でもそれがメールなどの文面になってしまうと、相手の顔色をみることができないので「どんな意味でこの言葉を使ったのか」というのをなかなか判断できないものなんです。
きっとあなたもこれまでにそのような経験をしたことがあるのではないでしょうか。
その誤解が友人にされているのであればまだ、その相手との関係を壊すようなことはないでしょう。
しかし、その相手がビジネス界における相手だったらどうでしょう。
友達のように言い訳を並べることも「冗談きついわぁ」なんてツッコミをいれることだってできないんですよね。
そのため、プライベートの付き合い以上に、ビジネス界においては”伝える言葉”を選ぶことだったり、その”言葉の使い方”について気をつけていかなければならないんです。
お断りメールを書く時の6つのポイント
あなたは、これまでにお断りメールを作成するときに何かを気をつけながら作成していたでしょうか？
それとも、「ただ謝ればいいんでしょ」という気持ちで作成してきたのでしょうか。
その２者では、まったく質の異なるお断りメールができてしまうものです。
お断りメールを作るのであれば、ただ誤ればいいんでしょという気持ちだったとしても相手にはそんなぶっきらぼうな気持ちでいることを悟られないように、そしてあなたが非常に申し訳なく思っているという気持ちをのせなければなりません。
でもいざお断りメールを作るとなるとどのように作成していけばいいのか分からないですよね。
そんなあなたのために、ここではお断りメールを書くときに絶対的に気をつけてほしいポイント、頭に入れておいてほしいことをお伝えしています。
これからお断りメールを作成するのであれば、ぜひ活用してくださいね！
1、はっきりと断る
あなたは、お断りメールをいれることに申し訳ないという気持ちを感じているかもしれません。
少しでもそのような気持ちがあると、はっきりと断りの内容を相手に伝えると申し訳ないし、それに相手は傷つくかもしれない･･･なんて憶測で”やんわりとした言い方”で断ってしまっていたのではありませんか？
あなたにとっては、そのようにやんわりと断ることで相手に「断っている」ことになるのですが、相手はそうもいきません。
さきほどもお伝えしたように、ひとつの言葉であっても人によっては捉え方がまったく異なるんですよね。
あなたのようにやんわりとお断りの言葉を入れると、相手によっては「断ってるけど悩んでいるのかな、もしかしたら気持ちが変わるかもしれないから待ってみよう」なんて思ってしまう人もいるんです。
それならまだいいほうで人によっては「これはＯＫサインってことか」なんてまったく人の気持ちを汲み取ることができない人だって社会人として活躍しているものです。
ですから、どんなに申し訳ない気持ちになっていたとしてもはっきりと断りましょう。
中途半端はかえってトラブルにつながる！
はっきりと断ることが出来なければ、あとになって面倒くさいことになりかねません。
どんなことかといいますと、あなたのやんわりと断ったメールを見た相手は「ＯＫサインだ」と受け取るかもしれませんよね。
それってその先のビジネスにおいて食い違いが出てしまうことになります。
相手はやって食えると思っている、その期待に沿うことが出来ないのにどんどんと無理難題をおしつけてくるなんていうことも。
そして契約自体が破談になるなんて良くある話です。
ビジネス界での交流は、プライベートにおける友人との交流とはまったくちがうということを頭に入れておき、断るときにははっきりといいましょう。
そのほうがあなたの心もスッキリするはずです。
2、感謝の気持ちを述べる
断るだけだと相手に申し訳ない気がしてしまいますよね。
そんなときこそお断りメールのなかに「感謝の気持ち」を盛り込んでみましょう。
例えば、会食のお誘いがあったのに予定を空けることが出来なくて参加できないのであれば「お誘いありがとうございます」と一言つけ沿えるだけでいいんです。
そうすると、相手は「あの人は会食の誘いが嫌だったというわけではないんだな」と感じることができるんです。
とはいえ、その先に曖昧な返事をしてしまうとＯＫサインにみられてしまうことがあるので、必ずはっきりと断るメールで感謝の気持ちを述べるようにしてください。
それにあなただって、心のどこかではそのような仕事の誘いをしてくれたことに関して、感謝の気持ちが芽生えているはずですよ！
挨拶も絶対に忘れない
これは基本中の基本ですが、挨拶をしっかりとするようにしましょう。
お断りメールを作成しているとどうしても「お断りの言葉を第一に伝えなければならない！」という気持ちが先行してしまうものです。
しかし、そうすると誰もが基本的におこなうはずの挨拶さえも盛り込むことが出来なくなってしまうんですよね。
たしかにすぐにでもお断りをいれなくてはいけないかもしれません。
しかし、挨拶をすることができない人はせっかくお断りメールをしたとしてもその次につながらなくなってしまう可能性があるので気をつけてください。
3、クッション言葉を挟む
お断りメールを作成しようとするとすぐにでもお断りをしたくなります。
「申し訳ありません」なんて言葉で急にメールがきたらどうでしょうか？
まぁそのことに関して連絡を取っている相手なのでその関係性をいっていることはなんとなく把握できますが、本当にそのことをいっているのかなんて心配になってしまいますよね。
もしもこれまでにメールの最初っからお断りの言葉をいれていたのであれば絶対にやめるようにしましょう。
ラインや友達同士の連絡でじゃないのですから。
そんなときは”クッション言葉”とよばれるものを多いに活用しましょう。
この言葉は他のビジンス場面でも使うことが出来るので覚えておくといいですよ。
大変恐縮ですが
ひとつめは「大変恐縮ですが」ですね。
コレはまさに自分がへりくだっている、したになっている言い方になるのでなにかを詫びるとき、訂正してもらうときにはもってこいの言葉になります。
せっかくではありますが
「本当は参加したかったけれどできない」というニュアンスを含んでいるのがこの「せっかくではありますが」という言葉になります。
これまた感謝の気持ちとともに使うと相手には良く見えるのでぜひ活用してみてください。
4、断る理由をはっきりと述べる
そしてお断りメールをいれるのであれば、ただ断りのメールを送ればいいというわけではありません。
しっかりとどうしてそれができなくなってしまったのか断る理由もお伝えするようにしましょう。
というのも、ビジネス界において何かをするに当たって理由を伝えるのは常識になります。
これまでは自分の思い通りにやってきたし、なにかにつけて相手に伝えることがなかった人にとっては少し違和感を感じてしまいますよね。
それにどうしてそんなことまで相手に伝えなければいけないのか･･･なんてちょっと嫌な気持ちになってしまうかもしれません。
そうはいってもあなたがお断りするということは、それなりの理由があるはずです。
その理由を伝えればいいだけの話。
それにあなたが逆の立場で、相手に理由もなしに断られてしまったらどのように感じるでしょうか？
ほとんどの人は「めんどうくさくなったのかな」などというマイナスのことしか感じられないのではないでしょうか。
そのように思わせないためにも、その後の関係を円滑にしていくためにも必ず断る理由を添えてください。
必ずしも具体的でなければいけないことはない
そうはいってもお断りする理由が複雑なこともありますよね。
そんなときに全てを伝える必要はないんです。
その理由の概要をちょちょっとまとめて記載するだけでＯＫなんですよ。
なかには、本当にめんどくさいと感じることで断る方もいらっしゃることでしょう。
そんなときは、それなりの言葉を並べるようにして「面倒くさいから断ります」なんて絶対に伝えないで下さい。
というか、一般的にありえないですよね。
5、誠意がわかるように伝える
相手はあなたとの契約や仕事を楽しみにしていたことでしょう。
それにあなたとの契約によって生活を成り立たせることが出来るギリギリのラインにいたかもしれません。
それなのに契約が急に破談になってしまうとか、それまでにしていた約束を断られてしまうとやはり相手も気持ちよくないものです。
そこにさらにあなたが「めんどうくさい」という理由でそれを断っていたのが分かってしまった場合、相手はアナタに対して心底ガッカリするでしょう。
そのガッカリは、信用や信頼を失わせるだけではなくあなたの今後の仕事にまで大きく影響してくるはずです。
これからももっと仕事をしていきたい、頑張っていきたいと少しでも感じるのであれば誠意が伝わるような文面を作るのを心がけましょう。
文章だけでも相手にしっかり伝わりますよ。
6、変わらないお付き合いを続けることを約束する
お断りをするということは、相手にとっては「もう契約が出来ないかもしれない」とか「もうこの会社からは仕事がもらえないかもしれない」なんて人生のどん底に突き落とされてしまうことがあります。
そのような気持ちにさせないようにしましょう。
というのも、お断りしたのは今回だけということが多いはず。
そんなときは、今回はお断りをすることになってしまったけれど、その後もこれまでとまったく変わりないお付き合いをするということを約束する言葉をのせるようにしましょう。
それだけで相手は安心しますし、今後その相手との関係が悪くなるということはほぼありえません。
お断りメールを送るときの注意点
これまでにお断りメールを作成するときのポイントを６つだけご紹介してきました！それだけでも十分にすばらしいお断りメールを作成することが出来るはずです。
しかし、さらにそこにあなたに”注意点”をお伝えしていきます。
メールを作成するさいには、必ず以下の注意点も頭に入れておくようにしましょう。
今後トラブルが起こるのを防ぐだけではなく、あなたの評価を低くする心配はありません。
相手が勘違いするような曖昧な表現は避ける
さきほどもお伝えしましたが、文面においてのやり取りというのは人によって言葉の捉え方がまったくもって異なります。
そのため、絶対的に相手が少しでも誤解してしまうような曖昧な言葉を使うのはやめておきましょう。
お断りをする際に「なんとなく断る」とか「やんわり断る」のは絶対にＮＧ。
どんなときでもシロクロはっきりさせる気持ちでメール作成にいどむこと。
もしも心の良心がいたむのであれば、それを封印すること。
そのせいで相手が勘違いして、あなたがあとあと悪者になってしまうのですから先に終止符をうちましょう。
言葉遣いの相違に気をつける
言葉遣いって人によっては、よいものと捉えることもあれば悪いものと捉えることもありますよね。
しかし、そのような言葉遣いの相違こそがあなたと相手との関係に亀裂を走らせる理由担ってしまう可能性があるんです。
どんなときでも友達言葉は使わないようにする、分からない敬語があるのであれば時間をけちらずにすぐに調べるクセをつけてください。
最近のＷＥＢサイトでは、今回もご紹介しているようにだいたいのビジネス敬語の例文をのせているものです。
その例文を参考にすればいいだけの話ですよ。
他の人にチェックしてもらおう
もしもお断りメールを送信するまでに少しの時間の余裕があるのであれば、独自に作成してそのまま送信してしまうのではなく、誰かにチェックしてもらいましょう。
おすすめはあなたの上司です。
上司だとなんだか相談しづらいと感じてしまうものですが、あなたより数年も社会人をやってきているんです。
要するに何度もお断りメールを作成する場面に出会っているもの。
だからこそ、その視点でチェックしてくれるはず。
第三者の目線で確認してもらう
なかには、お断りメールを作成した後に”自分自身”で読み返してそれで送信するという方がいます。
しかし、絶対に第三者の目で確認してもらうようにしましょう！
第三者はあなたとは違った感性をもっているし、あなたの本性を知らないのでえこひいきしません。
困ったときの参考に！お断りメールの例文
お断りメールを作成するコツを網羅したところで、お断りメールの参考となる例文をみていきましょう。
はじめのうちは、お断りメールのコツをしっていたとしてもなかなか作成できないものです。
そんなときこそ、以下の例文を参考にしてみてくださいね。
相手に負担を強いるお願いをする場合
お断りする、というのは、相手に対して何かを無理やりにでもお願いする形になることも含まれています。
そんなときには「大変恐縮ではございますが、○○をお願いできますでしょうか」なんて言葉で。
その後にフォローとなる言葉をいれるのも忘れないようにしましょう。
ワンクッションを入れて命令形にならないように
特に相手に負担になるようなマイナス要素を含んでいる場合には、必ずワンクッションある言葉を入れるようにします。
ワンクッションある言葉というのは、さきほどもお伝えしたような「恐れ入りますが～」「大変恐縮ですが～」などの言葉になります。
この言葉をいれることによって、あなたがへりくだって言っていることが相手に伝わり、誠意を伝えることが出来ます。
相手にお詫びのメールを入れるときの例文
相手の提案を受け入れることが出来ないなどお詫びの言葉を相手に伝えることになるお断りメールは一番によく作成されていることでしょう。
そのような場面では、「せっかくのご提案をいただいたのですが、大変恐縮ではございますが、ご理解頂ければ幸いでございます」と伝えてみましょう。
ここにもワンクッション入れる言葉が入っていますし、あなたの誠意が伝わるような”せっかくなのに申し訳ない”という気持ちも盛り込まれていますね。
相手の申し出を断るときの例文
申し出にお断りするときには、「○○についてですが、誠に遺憾ではございますがお見送りいたします」と伝えてみましょう。
「お見送りいたします」だけではなく、「お見送りさせていただきます」という言葉を使うのもいいです。
また、ただ「お見送りします」というのではなく、どうしてその結果になってしまったのか、どうして見送ることになったのか、相手の要望を受け入れられない理由はどんなことなのか、それについても記載するようにします。
まとめ
今回は、”お断りメール”をするときに気をつけたいこと、そしてそのメールを作成するときのポイントなどをお伝えしてきました！
いかがでしたか？
もしかしたら、これまでに作成していたお断りメールがあまりよろしくないものだと発覚したかもしれません。
しかし、それに気づくことが出来たのですからこれから改善していけばいいだけの話。
これからは自信をもってお断りメールが送信できるようになりましょう！
