もっと正確に情報を伝えることができればなぁ・・・なんて考えているそこのあなた!

そのように考えるようになってしまったということは、おそらくビジネスシーンや他に誰かと会話をしているとき、もしくは何かを相手に伝えようとしているときに思ったことを伝えることができなくて、もどかしい体験をしたのでしょう。

相手に自分の意見を伝えることができなければ、困るものです。

なぜならば、ちょっとした用件だというのにそれを伝えるのに何時間もかかってしまうからです。

そうするとその情報や要件を伝えようとしている本人だけではなく、その情報を伝えられた側も「相手は何を言っているのか」というのを理解するのに困ってしまうんですよね。

そうするとプライベートシーンでは、相手が多めに見てくれることもありますがビジネスシーンではそうもいきません。

きちんと情報を伝えることができなければ、”その程度の人”として見られるだけで、その先の関係を発展させることができなくなることもあるんです。

そのように情報伝達で悩みを抱えているのであれば、ぜひとも”5W1H”というのを活用してほしいんですね。

5W1Hというのは、情報伝達する際に意識しておくと相手に伝わりやすくなるものになります。

どこかで見たことがある!という人もいれば、今初めて見たという方もいらっしゃることでしょう。

この記事では、そんな”5W1H”について詳しくご説明しています。

それはどのように使われるものなのか?

どんなところで使われているものなのか?などなど、気になる点をすべて解説しています。

ビジネスで役立つ5W1Hを上手く活用しよう

あなたはこれまでに「気持ちを伝えるのが上手だね!」といわれたことがあるでしょうか。

それとも逆に「君は何を言っているのかわからない」といわれて、悲しい思いをした人もいるかもしれないですね。

日常会話のシーンにおいて、あらゆるところで自分の意見を伝える機会があるかと思います。

また、意見だけではなく見聞きしたことを相手に伝えようとすることもありますよね。

そんなとき、あなたは”5W1H”というのを意識することができているでしょうか?

5W1Hというのは、もともと新聞の記事を作成するときに意識したほうがいいといわれていたものなんですが、現代では新聞記事を作成するときだけではなく、ビジネスシーンでも上手に役立てることができるものとしてビジネスマンからは注目されているものになります。

そのため、ビジネスで役立つ5W1Hというのを知っておけば、ビジネスシーンだけではなくプライベートシーンでもあなたの伝えたいことを簡潔にまとめて、相手にわかりやすく伝えることができるようになるということなんです!

もしも、これまでに「君は何を言っているのかわからない」なんていわれたことがあるとか、自分でも話をしている途中で何を伝えたかったのかわからなくなってしまう…というのであれば、ぜひとも”5W1H”を会話のテクニックとして採用してほしいのです。

誰かに話すのがへたくそだと一度でも指摘されてしまうと、そのあとにその人の前だけではなく、他の関係のない人の前でも会話をしたり、意見を主張したり、なにかを伝えようとするときに”恐怖”を感じるようになるかと思います。

本当はもっと上手に意見を伝えることができるはずなのに、トラウマになってしまうんですよね。

そうするとますます意見を伝えるのが難しくなり、自分でも何を伝えたいのかわからなくなり、結果的に聞いている相手も混乱してしまうことになります。

そのようにならないために、今回ご紹介している”5W1H”を上手に活用できるようになってください!そうはいっても、そんなに5W1Hってすごいの…?なんて感じている人もいるのではないでしょうか。

そう、スゴイんです!会話がへたくそ、話下手だった人でもこの5W1Hを意識することができれば、上手に会話を進めることができますし、さらに相手に伝わりやすい言葉を話すことができるようになるからなんですね。

この記事では、5W1Hがどんなものなのか詳細に説明しているので、今はどんなものなのかわからなくても心配いらないですよ!

5W1Hって何?伝えたいことをしっかり伝えられるようになろう


これまでにすでに何度も”5W1H”という数字を使って話を進めてきました。

5W1Hというのがなんとなくでも何者なのかわかっている人であれば、「ああ、確かにわかりやすいよな」と理解できているかもしれません。

しかし、これまでの人生の中でまったくもって”5W1H”という言葉に出くわしたことがない、その存在までも知らなかったという人にとっては、もうすでに頭の中がこんがらがってしまっていることでしょう。

5Wこれから”5W1H”について詳しくご説明していきますが、その前に簡潔に”5W1H”というのがどんなものなのかをお伝えしておきましょう。

ずばり、”5W1H”とは、「いつ・どこで・誰が・何をした」というような文章構成をつかさどるポイントを示しているものになります。

「いつ・どこで・誰が・何をした」では不十分ですが、そのようにあなたも会話をするときなどは文章を構成して相手に伝えているのではないでしょうか?

私たちは知らない間にこの”5W1H”というのを使いこなしているんですよね。

これだけで「ああ!5W1Hってそういうものなのか!納得~」なんていって、理解したと思わないでくださいね。

もっと詳しく”5W1H”とはいったいどのようなものなのかを見ていきましょう。

5W1Hとは?

何度もお伝えしている”5W1H”とはいったいどのようなことを指しているのでしょうか?ひとつ前の項目で簡易的な説明をしましたね。

ずばり、5W1Hというのは、「いつ・どこで・誰が・何を・どんな目的で・どのように」という意味を示しています。

これらって何かを伝えるときには必ず使う要素だと思いませんか?例えば、「あなたは昨日釣りをした」というのであれば、「あなた」(誰が)は、「昨日」(いつ)「釣りを」(何を)した、と説明することができるんです。

そう私たちが会話をしたり、何かを記述しているときには知らない間にこの法則にのっとって文章構成をしているんですね。

5WのWというのは、When(いつ)、Who(誰が)、Where(どこで)、What(何を)、Why(何の目的で)という英単語の頭文字をとって「5W」としています。

では、1Hとはいったい何を指しているのでしょうか?

英語が得意だという方はパッと頭にひらめいているかもしれないですね。

ずばりHow(どのように)になります。

Hはこの”How”しかないので”1H”と表記されているんです。

例文で確認してみよう


今まさに”5W1H”とは何を指しているのかについてご説明してきました。

そのなかで一つの例文を示してきましたね。

それだけでは、まだ”5W1H”というのがどんなものなのかを理解できない!という方もいるはずです。

そのような方のために、簡易的ではありますが簡単な例文・そして練習問題を出しています。

どの単語がどの要素をさしているのかを想像しながら読んでみてください。

項目ごとに答えを記しているので、必ずその答えと照らし合わせるのも忘れずに!

また、自分自身で何か文章を考えてみて、どの単語がどの要素をもっているのかを考えてみるともっとわかりやすく理解できるようになりますよ!

ぜひ試してみてくださいね。

なんでもそうですがインプットするだけでは身につきません。

学んだらすぐにアウトプットするのを忘れないようにしましょう!

去年あなたは学校に勉強するために通っていた

これはどれがどんな要素を持っているでしょうか?

去年(いつ)、あなたは(誰が)、学校に(どこで)、勉強するために(何の目的で)、通っていた(何をしていた)。になりますね。

わかりましたか?

未来なんて想像できやしない

これはどうでしょうか?主語は省略されていますが、この話し手を主語とすると…
私は(誰が)、未来を(なにを)、想像できない となりますね。

このように日ごろ話している言葉でも5W1Hにあてはまっているものですから、ぜひとも意識して使っていきたいものです。

5W1Hを有効的使用する順番

これまでに”5W1H”の意味、そしてどのように使うのかをご説明するために簡単な例文をご紹介してきましたね。

それでもまだ「5W1Hなんて使いこなせる気がしない!」とか「5Wが多すぎて順番を間違えてしまいそう」なんて思っている人もいると思います。

そのような人は、ぜひとも”5W1Hを有効的に使用するための順番”を覚えてください。

さきほどご紹介した順番だと人によっては「何を言っているのかわからない」とまだいう人もいるんですよね。

でも、誰でもわかるような順番であれば、そのように言わせることもなくなります。

でも、どのような順番で話せばいいのか、使っていけばいいのかすらわからずに困ってしまっている方もいるはずです。

そのような方は、5W1Hの順番をWho(誰が)、What(何を)、When(いつ)、Where(どこで)、Why(どんな目的で)、How(どのようにして)と覚えるようにしてください!誰が!何を!いつ!どこで!どんな目的で!どのようにして!です。

目で追って読むだけではなかなか身につかないでしょう。

誰もいない場所にいってみて、そこで声に出して読み上げてみてください。

何度も何度も繰り返し読み返すことによって、脳への定着を促します。

また、これから5W1Hを利用するのであれば、この順番で文章を組み立てるようにしましょう。

5W1Hをビジネスで上手く使う5個の方法

これまでに5W1Hの意味をご説明してきましたが、理解することはできたでしょうか?

人によっては、「本当にこれが役に立つの?」とか「むしろこれを使わないほうが相手に伝わりやすい気がするんだけど!」なんて思っている方もいるかもしれないですよね。

たしかにこれまでに5W1Hを意識的に使ってこなかった人は、こんなもの必要なくてもしっかりと相手に意見などを伝えることができたので、そのように”不要な物”と感じるのでしょう。

しかし、この5W1Hというのは必ずビジネスシーンで役立てることができます。

でも人によってはこれまでに5W1Hを使ってきたのになかなかビジネスシーンで役立つようなことがなかったと経験している方もいることでしょう。

それはちょっと”コツ”をつかめていなかっただけなんですよね。

そのコツやポイントをつかめていれば、だれでもビジネスシーンで5W1Hを上手に使いこなし、相手に伝わりやすい言葉を話したり文章を書くことができるようになります。

では、いったいどんなことに気を付ければいいというのでしょうか?ここでは、わかりやすく6個の方法をご紹介しています!それをぜひ取り入れてみてくださいね。

最初はいつ、どこでから書く

まず、5W1Hを使うときには必ず「いつ」から描き始めるようにしましょう。

もしも書くのではなく口語会話で何かを伝えたいときでも「いつ」の時間の要素を先に入れるようにします。

さきほど釣りをしたという例文をあげましたが、それで確認してみましょう。

「釣りを昨日した」というのと「昨日、釣りをした」というのであれば、どちらの文章が相手に伝わりやすいでしょうか?どう考えても後者の「昨日、釣りをした」という文章になりますよね。

そのように最初に時間を伝えることによって、相手の想像性をたかめることができるので後出しジャンケンのようにならないように、はじめに”時間”を伝えるようにしましょう。

もう一つ例文をあげますと、「明日、ケーキバイキングにケーキを食べに行く」というのと「ケーキバイキングに明日、ケーキを食べに行く」というのであれば、前者のほうが相手に意図を伝えやすいですよね。

どうしても、人というのは”伝えたい事”であるメインテーマが先行してしまい、「ケーキバイキングに明日、ケーキを食べに行く」のように「どうするか」「何をするか」を先に話してしまいがちです。

しかし、それだと後から時間を伝えられてこんがらがってしまいます。

そうしないように、必ず”いつ”というWhenの要素から書き始めたり、伝えるようにしましょう。

あなただって、誰かから「いつ」どうするのかと聞いたほうが理解しやすいはずですよ!

伝えたい意図を整理する

ひとつ前の項目でもお伝えしましたが、「今すぐに何かを伝えなきゃ!」なんて焦った気持ちで何かを伝えようとすると、どうしても5W1Hが崩れてしまいます。

それは、「自分が相手に何を伝えたいのか」をはっきりさせることができていないんですよね。

つまり、自分でも自分が相手に何を伝えたいのかを分かっていないのに相手に伝えようとしているということになります。

相手があなたのことを心から理解している人だったり、とても頭脳明晰な人であれば、あなたの伝えたいことを5W1Hのまとまっていない文章でも理解してくれるものです。

しかし、すべての人がそのようにしてくれるとは限らないんですよね。

それどころか「コイツ、何を言っているのかわからない」なんていって話すのをめんどうくさがられることもあります。

そのようにしないためにも、すぐにどうしても話したい事柄があったとしてもまずは深呼吸をするようにしましょう。

そして、「自分は何を伝えたいのか」というのを洗い出して下さい。

会話をしている途中で会話を止めるのは申し訳ない…と思うかもしれませんが、逆に自分も理解していないようなことを相手に話すことのほうが失礼にあたりますよ。

ぜひ伝えたい意図を整理し、どのように伝えたらわかりやすいのかという点にも重点を置くようにしてください。

あなたが”当たり前”だと感じていることは他人にとっては当たり前ではないということを念頭に置き、あらゆる角度からでも理解しやすい伝え方をするようにしましょう。