宴会シーズンが近づいてくると幹事になった方は、そわそわし始めますよね♪

なんてたって、自分で宴会会場を決めたり、その宴会でどのように宴会を振興していくのかまですべて一人で決めていくからです!

おそらくあなたもそのような悩みをいままさに持っているのではないでしょうか?

これまでに宴会を計画がしたことがなければ、なおさら「どのように決めていけばいいのだろうか?」「どうすれば参加してくれる人を満足させることができるのだろうか?」なんていろいろと考えてしまいますよね。

しかし、そのように立ち止まっている場合ではありません!宴会の日付は刻一刻とあなたに近づいてきているからんですね。

とはいっても、宴会会場を決めたり、宴会内容を決めたりするのって大変なこと!

あなたは、今回どのような宴会を開こうとしているのでしょうか?

おそらく会社の宴会とかバイト先の宴会とか、人によっては仲良しグループでの宴会、家族・親族での宴会を開こうとしている方もおられることでしょう。

どのような人たちと宴会を開くにせよ、できれば充実した時間を作り出したいと考えているはず!…ということで、この記事では「宴会」をどのように進めていけばいいのか、またどのようにして宴会会場を予約したり、選べばいいのかなどをお伝えしています!

これまでに宴会を計画して失敗してしまった方も、今回が宴会を計画するのが初めてだという方も!ぜひともこの記事を参考にして、これから新しく開く宴会の参考になさってくださいね。

必ずあなたの開いた宴会を楽しいものにすることができるようになるはずです。

宴会の予約の前に

あなたは、いままさに宴会会場を予約しようとしているのではないでしょうか?

では、どのようにしてあなたはその会場を選びましたか?

人によっては、「いつもの行き慣れているお店だから」という人もいれば、「宴会といえばこの会社の伝統でこのお店と決まっているからここにしようとしている」なんてい人もいることでしょう。

そのように会社の伝統などで決まってしまっている場合には、新しく会場を探すのは難しいかもしれませんね。

しかし、自分自身ですべてを決めることができるのであれば、ぜひとも宴会の予約の前にチェックしておいてほしいことがあるんです。

誰しも宴会会場を決めるとなると、どうしてもその幹事さんの好みをいれこんでしまいがちになってしまいます。

それでももちろん悪いことではないのですが、人によっては「どうしてこのお店にしたんだろう」とか「もっとほかにいいお店があったのではないか?」なんて後になってケチをつけてくるような人もいるんですよね。

しかし、そのように言われるのってとても心外じゃないですか?自分では「あなたたちのことを思って」計画をして、時間を割いて予約をしたりリサーチをしているのですから。

そのせいで関係性が悪くなってしまうこともあるでしょう。

そのようにしないためにも、お互いに楽しい沿海の時間を過ごすことができるようにするためにも、宴会会場の予約をする前にぜひともチェックしておきたい項目を確認しておきましょう!

まず、これからご紹介する以下の項目を知っておくだけでも宴会の計画をスムーズに進めることができますし、宴会に参加してくれる人との衝突を防ぐことができるようになりますよ。

リサーチ

まずは、リサーチをしっかりと行いましょう。

すでに宴会を開く日時などが決められているのであればいいのですが、場合によっては“日付”や“時間帯”などからすべて決めていかなくてはいけないことがありますよね。

というか、そのように完全にゼロからのスタートになる人がとても多いかと思います。

とはいっても、どのような点でリサーチをすればいいのかさえも分からない!という方もおられることでしょう。

ここでリサーチしてほしいのは、その宴会にまつわる情報になります。

どのような人が参加するのか?など知っておくだけでも宴会会場をおさえやすくなりますよね!では、もっと詳しくどのようなことをリサーチしておくべきなのかを確認しておきましょう。

日時

あなたがこれから開こうとしている宴会は、ある程度の日程を決めることができていますか?会社や団体によっては、“このシーズンの第3金曜日”とか“12月の第2土曜日”なんてあらかじめ暗黙のルールで決められてていることもありますよね。

もしもそのように暗黙のルールがあったり、もしくは上司などから「日時は必ず○月×日にするように」なんて言われているのであれば、自ら決めるのではなくその情報を必ず活用するようにしてください。

そのように決められているということは、多くの人が参加しやすい日程、そして日時だということなんですよね。

しかし、まったくもってそのような指示がないこともあるでしょう。

これがまた困ってしまうんですよね!多くの人にひとりひとりに「いつ空いてる?」なんてきいたってラチがあかないでしょう。

そのため、日時を決めるときには必ず、全体的な傾向を見るようにしてください。

だいたいどれくらいの日程であればみんな仕事がおちついているのか?時間帯は何時くらいがいいのか?何曜日に開催するほうが参加してくれる人の負担にならないのか…?などなどあらゆる点からリサーチしていきましょう。

その際には、参加してくれる人たちに質問をしてみるといいかもしれないですね。

しかし、その答えが偏らないようにいろいろな立場の人、部署の人などあらゆる人の意見を聞くようにするのがポイントになります。

事務仕事をしている人だけに聞いて決めるのと、動き回っている営業さんの希望をきくのとではまったくもって異なると感じませんか?

人数

次に「人数」も決めていきたいですね。

というか、あなたがこれから開こうとしている宴会にはだれが参加するのかをすでに把握できているかと思いますが、具体的な人数というのはなかなかわからないものです。

それにその人数がはっきりしないと会場を抑えることも難しくなってきますし、大人数になればなるほど受け入れてくれるお店も少なくなってくるので早めに人数を確定しなくてはいけません。

そのため、早い段階に「宴会に参加できるかどうか」という質問を宴会に参加してもよい対象者に伝えなくてはいけないんですよね。

そのためには、早いうちに「いつ宴会を開くのか」ということまでも伝えておく必要が出てきます。

つまり、日時を早めに決めて、そして人数を確定することができるようになります。

あなただっていつ開かれるかもわからない宴会に「参加できる」なんて生半可な返事をすることはできないですよね。

なぜならば、あとから教えてもらった宴会の日時にはどうしても外すことのできない休養な仕事が入ってしまう可能性だってあるからです。

社会人はスケジュール管理が基本となっています。

また、人数を確定するときにはピッチリな人数にするのではなく、もしものことを考えてプラスαくらいの人数で数えておくことにしましょう。

もしも40人の参加者がいるとしても、急に参加したいといってくる社員がいることも見込んで、45人くらいに設定しておくとそのあとに問題を起こすことなくスムーズにすることができますよ!

希望場所

あなたは、現段階でどこで宴会を開こうとしていますか?

さきほども申し上げましたが会社によって既に決まっている場所であればそこで開くことにしているかもしれませんし、自分の行きつけのお店で宴会を開きたい、気になっていたお店で宴会を開きたい・・・なんて考えている方もおられることでしょう。

しかし、幹事とはいえ個人の意見だけを尊重するのは控えましょう。

というのも、宴会の主役はあなたではなく、そこに参加してくれる人たちだからです。

そのため、リサーチをする際には希望のだいたいの日時とともに希望場所もきいておくようにしましょう。

駅名の候補をあげておいたり、だいたいの食事の種類なんかを選択できるようにしておくと相手も回答に困らずに済みます。

また、アンケート・リサーチ結果を集計するのも時短できるので、あなたにも一石二鳥に感じられることでしょう。

希望のメニューはあるか

ひとつ前の項目でもお伝えしましたが、「どのような食事を食べたいのか」ということまでもリサーチしておくといいでしょう。

宴会ってだいたいは唐揚げとビール、それにもつ鍋・・・なんていうような“ありきたりのメニュー”が多かったのではないでしょうか。

もちろんそのメニューを好んで食べてくれる人もいますが、なかにはそのメニューが嫌いでほとんど食事に手を付けていないにもかかわらず、ほかの人と同じ料金を支払っている人もいるんです。

それだと、とてもかわいそうなことをしていると思いませんか。

それにあなたがそのような立場だったら「どうして同じ代金を支払わなくてはいけないんだ」と不服に感じることもあるでしょう。

食事だって宴会の中心になるものです。

おいしい食事を食べることができるからこそ、会話も盛り上がらせることができるのです。

そのためにも、希望のメニューを聞いておきましょう!

そのメニューがすべておいてあるようなお店をチョイスするとさらに良い幹事だと思わせることができますよ!

特に女性は“おしゃれなごはん”に魅力を感じることが多いので、男性でも食べることのできるがっつり系だけれども見た目はおしゃれな料理を提供してくれるようなお店をチョイスするとさらに良いかも知れません。

とはいっても、参加者の意見を第一に考えるようにしてくださいね!

コースか

あなたは「宴会=コース料理」なんて考えていませんか?たしかに参加者が多くなればなるほどにコース料理のほうがお店側にとっても幹事としても、それに参加者としてもスムーズに宴会を進めることができますよね。

個別に料理を注文するとなるとヌケモレがでてきたり、場合によっては注文をしていないものが出てきてしまうなんていうトラブルが発生してしまうからです。

そのため、本当はコース料理にしておきたいものですがこれも一応参加者に意見を募っておきましょう。

低い金額のコース料理を注文しておいて、そこから個別に食べたいものを追加していくスタイルが一番のぞましいですよね。

それでもいいのか選択肢を作っておくといいでしょう。

また、少人数で宴会を開くときも人によっては「こういう時だからこそコース料理を食べたい!」なんて思っている人もいるのであらかじめ計画しておくといいでしょう。

ちなみに以前、筆者は少人数の宴会において幹事を何回かつとめたことがありますが、「少人数だからコースじゃなくていい」とは限らないと実感しました。

あなたもあとになって「どうしてコースにしなかったの?」なんて言われないように、あらかじめ宴会の参加者に意見をきいておくといいでしょう。

飲み放題か


宴会といえばお酒ですよね!しかし、会社や団体によってはアルコールを好まない人がたくさんいるような場所もあるでしょう。

そのような場所でアルコールだけの飲み放題をつけてしまうとお金を無駄したことになってしまいます。

そのようにしないために、宴会=飲み放題と勝手に決めつけるのではなく、「飲み放題にしたいかどうか」というところまでも参加者に訪ねておくようにしましょう。

お店によってはフリードリンクの飲み放題をつけることもできるところもあるので、お店をリサーチするときにはその点でも見ていきたいですね。

また、アルコールを飲む人が少ない場合には、アルコールの飲み放題をつけないほうが無難になります。

宴会の予約

これまでに宴会を計画するにあたってリサーチしておきたいことをお伝えしてきました。

もうそれだけで宴会のほぼ6割を成功させたといってもいいでしょう。

しかし、そのリサーチ作業が終わり、ある程度の宴会の姿を見出すことができるようになったら、次が宴会会場の予約をしなくてはいけませんよね!

あなたは、これまでに宴会会場を予約するときにどのようにしてきましたか?

実はやり方によっては幹事さんがお得になることもありますし、宴会全体においてなにか特典を付けてもらえるということもあるんです!

その方法も含めて、宴会の予約についてみていきましょう。

1.方法

まずは、宴会の予約の方法をおさらいしておきましょうね。

今ではネットという便利なものがあるので、わざわざ電話予約をする人は少ないかもしれません。

しかし、電話予約でも十分にな予約方法であることも含め、それぞれの宴会の予約方法を確認していきましょう。

電話


多くの方が電話で予約をなさっていることでしょう。

電話連絡というと、そのお店の電話番号を知っておかなければいけませんよね。

それはお店のホームページ、タウン誌などに掲載されているのでそちらを参考にしてみましょう。

電話連絡というと、どこか面倒くさいような気がしてしまうものですが一番に希望などをお店側に伝えることができる方法になります。

ネットだとどうしても顔を見ることができませんし、文字上での業務連絡になってしまうので相手にあなたが伝えたいことが本当に伝わっているのかわからないんですよね。

しかし、電話であればダイレクトに「希望すること」を伝えることができるので、なにも間違いが発生することはありません。

しかし、場合によっては電話がつながらないこともあるのでできれば電話予約するのであれば、昼時や夜の時間帯には避けるようにしたいですね!