社会人になるとお詫びのメールを書かなければいけない場面は多く遭遇します。

こんな時にどういうお詫びメールを書けばよいのか悩んでいませんか?

相手やその場面などTPOに合わせて最適なお詫びメールとはどんなメールなのか分かりやすくご紹介していきます。

お客様へのお詫びメールの書き方

お客様へのお詫びメールについてまずはご紹介していきます。

このお客様に対するお詫びメールが一番多いお詫びメールで一番どうしたら良いのか悩むお詫びメールかと思います。

お詫びの為のメールなのにミスをしてしまうとかえってお客様を怒らせてしまう事すらあります。

お詫びメールに必ず必要な項目など詳しくご紹介しますね。

ミスの原因についての説明を書く


お客様へのお詫びメールの場合は、必ずお詫びしなければいけないミスとなってしまった原因を詳細にお客様が分かるようにご説明をしなければいけません。

この説明が無くただ謝るだけのメールではお客様はなぜこの鵜様になったのか全く分からないまま何についてお詫びしてきたのかすら分かりません。

お詫びのメールをしろと言われて社交辞令としてとりあえず送りました適当お詫びメールと思ってしまいます。

何か問題の起きた際にテンプレートである定型文をそのままコピペして送ってきただけなのではとも思ってしまいます。

お客様に対してのお詫びメールには、必ずお客様あなただけに当てたお詫びのメールですという事が分かるように具体的なお詫びしなければいけない内容を個別にご説明して下さい。

お客様に対して真摯にお詫びしているという思いと申し訳なさが相手に伝わります。

どのお客様にも当てはまるようなテンプレメールでは絶対にいけません。

個別に対応しているという事が分かる具体的な原因などの説明を必ず添えて下さい。

これがないと単におとなしくさせるための謝罪だと思われる

お客様に対して明確で分かりやすい説明がないメールで、単に謝っているメールではお客様をおとなしくさせるだけに送っているテンプレメールでしょ?と思われてしまいます。

例えテンプレメールだとしてもそこに個別に対応しているというお客様だけにメールをしているという説明文を個別に付け加えて下さい。

そこまで時間がかかるものでもないはずです。

この少しの説明文の付け足しで受け取る相手が抱く感情に大きな違いがあります。

ほんの些細な事ではありますが大きな違いとなります。

必ず個別対応しているという説明文を付け足すようにして下さい。

今後の改善策を誠実に述べる

お詫びメールを送る際に、今回のミスやトラブルに対しての対策が既に出来る(できている)場合にはその具体的な改善策を相手に対して分かりやすく説明する文面も記載すると尚良いです。

ただ説明文を記載して謝るお詫びメールよりも格段に良いお詫びメールとなります。

今回のミスやトラブルによって新しく課題が見つかったことに対して感謝t改善策の両方を添えることも良い方法です。

ただこの感謝の記載方法によっては嫌味になってしまう可能性もあります。

高度なテクニックでより信頼関係を深めることも出来るのですが、そこまでスキルがない場合にはミスとなってしまった原因の説明とそれに対する改善策を記載して、今後もよろしくお願いいたしますなどとした方が良いです。

お詫びメールによって今後の関係性が壊れてしまうこともより強固な信頼関係を築くこともできてしまうのです。

単に謝れば良いと思っている人はもう一度よく考えてください。

あなたのそのお詫びメールによって今後の関係性が大きく違うことを知って下さい。

相手の損害を補う方法を提示する

相手に対して損害を与えてしまった場合にはその損害に対する補償方法を具体的に提示することが必要です。

相手に委ねて様子をうかがう場合も多くあるのですが良い方法ではありません。

お互いが様子伺いとなってしまい最終的には損害以外のトラブルや口論に発展してしまうこともあります。

余計なトラブルを増やさない為にも損害を相手に与えてしまった場合には、それに見合う補償を提示して具体的にとり進める必要があります。

しかし、損害を出してしまったのに何とかその場の難を逃れようと言い訳をする人も多いのが現状です。

何かと理由をつけて自分だけではなく相手も悪いとしてしまうことも多いのです。

自分が悪い事をした場合には素直に謝罪をして損害に対する補償をしてほしいものですね。

損害を与えた人はその場を何とか逃れようと必死かもしれませんが、良く考えてください。

自分が損害を受けた方だったらどうなのかを。

相手の事を考えられるようになればどう対応して欲しいのか分かるはずです。

自分の事d家を考えるのでh無くて相手の気持ちを考えることが最適な方法を見つける近道となります。

余計なトラブルも未然に防ぐことができます。

損害分とプラスアルファを合わせて補う

相手に対して損害を与えてしまった場合には、実際に与えてしまった損害とプラスアルファで自部の気持ちを付け足して謝罪すると良いです。

相手もそれ以上の要求はしてこなくなります。

損害だけや何とか自分が損をしないようにと自分の事ばかり考えているとたとえ損害分を正しく補償できたとしても、相手への気持ちが無い為思わぬトラブルに発展してしまう可能性があります。

損害分と申し訳ないという気持ちをプラスして補償できるようにして下さい。

お詫びだけでなくお礼も述べる


お詫びメールには謝罪と原因の説明だけではなくお礼も一緒にする方法もあります。

先に少しご紹介させて頂きましたが少し高度なお詫びメールとなります。

当方では気が付かなかったミスをご連絡頂き有難う御座います。

今後の改善に役立つご指摘ありがとうございます。

などと言った感じでミスの原因と改善策に添ええてお礼の文面を記載することができます。

お詫びをする相手からしたら怒っている感情を抱いている人がっほとんどですよね。

そこに対して謝罪とミスやトラブルの原因の説明だけでは納得できない人も当然います。

この場合に良く気が付いて頂けました有難う御座いますというお礼の言葉も添えることで相手は怒りの感情から良い事をした、会社に貢献したと思って怒りの感情が和らぐのです。

過剰のベクトルをコントロールすることができますね。

お礼の言葉も相手やトラブル、ミスに対して適切な言葉を選ばなければ嫌味な内容となってしまいます。

こうなってしまうと怒りの感情をさらに悪化させてしまうことになってしまうのです。

バカにしているのか!となってしまうのです。

こうなってしまうと収拾を付けることが非常に困難となってしまいます。

お礼の言葉のチョイスが難しい場合は無理にお礼の言葉はそれない方が良いです。

お詫びメール派正直にミスやトラブルとなってしまった原因の説明と、今後の改善策をメーンとして必要であればお礼や補償等の項目も付け足すようにして下さい。

無理をしてはいけません。

無理は最終的に無理がたたり自分では手に負えない状況を引き起こしてしまいます。

自分の力量内で最適な言葉を真摯にしてに伝えることが大切です。

相手の意見に寄り添う

お詫びメールというより常日頃の対応でもそうなのですが、相手の意見に対して自分の意見と異なる場合には相手に対して否定的で違うと相手の意見を否定してしまう人が多いと思います。

コレでは解決する事も解決できません。

何よりあなた自身の成長も阻害してしまっているのです。

勿体ないです。

自分とは異なる意見があった場合には自分を成長させるチャンスと思って下さい。

新しい考え方や物の見方を知るチャンスなのです。

あなたが今迄常識と思っていたことがその考えを知ることで非常識になってしまうほど目からウロコの意見なのかもしれませんよ。

あなたの中の当たり前の固定概念が変わって成長するチャンスなのです。

まずは相手の意見を受け入れて自分の中でいったん消化してみましょう。

例えばタクシーを止める時に手の平を広げて「タクシー」って呼び止める人は多いと思います。

コレが常識で当たり前と思っていますよね。

しかし一部の海外ではこの方法が非常識で危険な方法な場合もあるのです。

相手に対して手にひらを向ける行為は最大限の侮辱行為となる国もあるのです。

わざわざ車の前にまで出て最大限の侮辱行為をする…とっても危険な行為だと思いませんか?

しかし固定概念にとらわれている人は、ただ車をとめているだけなのに相手がなぜ起こったのか分からず相手が勝手に怒ってきたと思ってしまうのです。

相手からしたらわざわざ車を遮ってまで最大限の侮辱行為をされたので怒って当然のことなのにね…

自分の中の常識だけで考えているからこの様なことになるのです。

相手がなぜ起こったのか理由を聞くことや、相手の意見を聞く事が出来たら自分がい赤に相手に対して非常識でとんでもない行為をしたのかが分かりますよね。

素直に知らなくてしてしまいました、と理由と共に謝罪をして穏便に解決する事が出来ますが、自分勝手で相手の意見に耳を傾けない場合には、非常識な対応をして自分を正当化して状況はさらに悪化してしまいます。

あなたの常識はもしかしたら非常識かもしれないという事もあるのです。

相手の意見を一度は受け入れてそれでも納得が駅ない場合には、お互いの意見を受け入れて意見に寄り添って話し合いをすることで解決することができます。

全てを頭ごなしに否定していたら解決できる事も解決することは出来ません。

まずは肯定的に考えて相手の意見を受け入れる態勢や気持ちを身につけて下さい。

他の人などのせいにしない

お詫びメールの際に間違って送ってしまいやすいのはこの人のせいにしてしまうお詫びメールです。

相手からしたらミスがあった事実は変わりません。

誰がミスやトラブルをしたとしても被害を被っているのはあなたではなく相手の方なのです。

自分擁護のためにミスの原因は私では無くて他の人にありますと、ミスが起きた背う名や改善方法ではなく言い訳メールを送ってしまう人が結構な数いるのです。

誰しも自分擁護の気持ちがあり自分のせいでは無く誰かのせいにして責任転嫁をしたい気持ちがあるのです。

この感情がうまれてしまうのはお仕事をした際に自分で決断したことでは無くその場の状況などから選択してきたことだからなのです。

この選択と決断によって自分がした仕事に対する責任感が大きく変わってくるのです。

決断したことに対しては自分が責任もっておこなうためそもそもミス起き難い仕事になるのです。

逆に選択をした仕事の場合には自分の責任ではなく誰かのせいにする責任の無い仕事として取り組んでしまうのです。

自分で自ら考えて行動する日ごとではなく言われて行動する仕事のためおかしいよな、こっちの方が良いのにと思っても言われていないからと自分の判断で仕事しないのです。

当然ミスやトラブルは起きやすくなりますね。

この場合のミスに対するお詫びメールに自分では無く他の人が原因だと人のせいにした責任転嫁のメールとなってしまうのです。

ミスが起きたことに対しての言い訳ばかりで、起きた下人の説明や改善策を具体的な事の無いお詫びメールでは相手はどう思うのか考えてみて下さい。

お詫びメールを言い訳メールにしてはいけません。

言い訳は大きなイメージダウン

自分のせいでは無くて他の人が原因ですなどといった責任転嫁や言い訳ばかりのメールではあなたやあなたの会社にとって大きなイメージダウンとなってしまいます。

ミスをされたのは相手なのです。

誰がしても関係ありませんその子のゲニン追及などはあなたの会社内で行うことですよね。

相手からしたらミスの原因となったことの理由の説明や改善策と対応は同の様にするのか具体的な説明が欲しいのです。

ミスやトラブルによって損害が出てしまった場合にはどう対処して頂けるのかなど具体的な方法などが必要なのです。

お詫びメールはどういうメールなのか今一度考えて何を相手に伝えるべき内容なのか把握して下さい。

自分擁護の自分勝手な内容ばかりではイメージダウンにしかなりません。

全て自分達が悪いという姿勢で接する

ミスやトラブルが起きてしまった場合のお詫びメールでは必ず自分達が悪いという姿勢を相手に伝えることが必要です。

例え自分たち以外の他にも原因や要因があったとしても自分達のミスが0出ない限り少なからず自分達の責任があるのです。

他の所への責任転嫁はお詫びメールではなく社内で何が原因でこうなってしまったのかの原因究明などの際に行って下さい。

ミスによってご迷惑をおかけしてしまった相手に対しては素直に謝罪とミスとなってしまった原因の説明、改善策などとともに今後の対応など真摯に対応して下さい。

自分達に全く落ち度は無く少しもミスが無かった場合には、本当の原因を伝えても良いですがミスがあった場合には何かしら落ち度があるはずです。

直接的な原因が無かったとしても本当にあなたたちに謝罪する要因は無かったのか考えてください。

相手からの怒りメールなどトラブルメールが届いているという事は相手は少なからずあなたたちに原因がると思っているのです。

全く原因が無いとは言えませんよ。

まずは謝罪の意思を伝えて原因究明と対処方法などを添えてお詫びメールをできるだけ早く送って下さい。

お詫びメールは返信のスピードも重要です。

社内でのお詫びメールの書き方

お詫びメールには社内へ向けて出す場合もあります。

社内でのトラブルの際のお詫びメールやお客様から来たお詫びメールに対しての対策メールなど様々なお詫びメールがあります。

各項目毎に分かりやすくご説明していきますね。

原因をしっかり分析して書く

お詫びメールをする場合にはミスしたしまった内容について具体的なミスの原因をしっかりと分析してなぜそのような事態になってしまったのか?を突き詰める必要があります。

お客様に対するお詫びメールよりも原因はいったいどこにあるのかを明確にすることが最も大切なことになります。

人為的なミスが原因なのか製品や機械が原因なのか?

計画そのものが原因なのかミスやトラブルとなってしまった全てのことに対して細かく具体的にミスする事になってしまった原因追及が必要なことになります。

自分だけでは分からない原因なども情報を共有することで新たなミスが起こりうる可能性も見つけることができます。

社内での情報共有メールと言っても良いかもしれませんね。

トラブルとなってしまって迷惑をかけた上司や会社に対してもミスとなった原因の情報共有が最優先事項となります。

対策について細かく書く

ミスの原因となった情報を共有することでそのミスやトラブルに対する対策や改善策を多く見つけることができます。

この対策や改善策の情報も共有することでより詳しく更なる強固なものにできます。

社内で情報共有することで自分達だけでは考えられなかった対策や改善策が細かく具体的なものとなります。

簡単な説明では無くて社内メールの場合はより詳しくより細かく記載することが重要となります。

分かりやすさよりも情報の細かさと質量が重要となります。

二度と同じミスをしないような確実な対策を練る

ミスやトラブルが起きてしまった場合には同じミスやトラブルが起きないように確実な対策や改善策を練って下さい。

同じミスやトラブルを何度もしていては信用問題にかかわってきます。

取引相手はもちろんですが社内での信用問題にもなってしまいます。

同じミスの繰り返しは信用問題だけでは無くて能力の低い何にもできない人とも思われてしまうのです。

例えあなたの能力が高く手もまわりの状況や原因追及が出来ず、同じミスを繰り返してしまうとあなたも能力の低い人と見られてしまいます。

折角能力が高く素晴らしい人なのにもったいないです。

ミスやトラブルが起きた際には必ずその原因を詳しく追及して、二度度起きない状況を作り上げて下さい。

あなたなら出来るはずです。

なるべく早くが鉄則!

お詫びメールや他の連絡全てに言えることなのですがなるべく早く連絡するのが鉄則です。

特にお詫びのメールは早急に問題解決をしなければ問題が大きくなってしまいます。

トラブルやミスに見舞われた相手にとっては、ミスが発覚した時点から怒りなどの負の感情がうまれてそこからお詫びメールがくるまでドンドン怒りの感情が大きくなっていきます。

お詫びメールが遅れたら遅れるほど謝罪する事が難しくなってしまいます。

早めに対応することで相手へ誠意も伝得やすくなります。

即座に対応してくれたとお詫びメールの内容によっては信頼関係を築くこともできてしまう可能性があります。

何事も気が付いた時に即座に対応するように心掛けて下さい。

後回しにしては良い事はありませんね。

誠意が伝わる

早めの対応によって相手へ誠意を伝えることができます。

気が付いた時に即座に対応して頂けたと感じて自分達のことを大切に思ってくれていると感じてくれる場合もあるのです。

ミスが発覚したのにもかかわらず、相手への連絡やお詫びメールなど何もない状態で放置されてしまいますと、どれだけ親密な関係性が出来ている相手でも信頼関係が損なわれてしまい更なるトラブルの原因となってしまいます。

相手へ誠意を伝えるためには気が付いた時早くお詫びのメールをすることです。

ほんの一言でも良いですので早めに対応して原因追及と改善や対策をしていますと具体的な対応方法などと共にご連絡をして下さい。

時間が経てばたつほど解決が困難となってしまいます。

お詫びメールは細部まで気を配ろう!

お詫びメールを送る際には必ず細部まで確認してから相手に送るようにしてください。

誤字脱字がないのかの確認はもちろんのことですが、ここまでにご紹介させて頂きました項目などを参考にして的確なお詫びメールとなっているのか細部まで気を配って下さい。

お詫びメールは相手に隅々まで見られている!

お詫びメールは迅速に対応する事はもちろん大切なのですが、早ければ良いってものではありません。

早い対応はもちろんのことですが、お詫びメールの内容にも気を使わなければいけません。

お詫びメールを受け取った相手はその内容を隅々まで確認をします。

どういう意図でこのメールを送ったのか相手の真意をメールから読み解くのです。

小さなミスが命取りになる

お詫びメールを受け取った相手はメール全文を確認して相手がどのような意図でどのような考えを持ってメールをしてきたのか考えます。

この時にメールの文調が乱雑であったり句読点や漢字の間違いなどがあった場合には、自分達のことを大切に思ってはいないのかなと思ってしまうのです。

先方が相手へ謝罪を早く送らなければいけないと焦ってしまい誤字脱字があったとしてもそれをくみ取るようなことはしません。

なぜならお詫びメールを作成して送信する前に確認する事が出来ることを知っているからなのです。

どれだけ忙しくどれだけ早く送ろうと焦ってたとしても自分が作成した文章をもう一度読み返しておかしい文面でないか?

句読点や文章は読みやすくなっているのか?

内容はおかしくないのか?

相手へ伝えたい事は明確になっているのか?

など全て確認する事が出来るはずなのを知っています。

その確認作業を怠って送信しているという事はそこまでの関係性何だと認識します。

自分達にとってはほんの些細なミスだとしても相手からしたらぞんざいに扱われていると思ってしまいます。

送信前のほんのひと手間を怠ることで相手との関係性は大きく変わってしまうのです。

ほんの些細なミスも見落とさないようにお詫びメールこそ細心の注意を払って確認してください。

万が一送信してから気が付いたミスがあった場合にはそのミスに対するお詫びメールを再度送信しましょう。

ミスに気が付いた際に即座に対応することで相手への信頼関係を強固にすることが出来るのです。

上手く言っている時は当然関係性は良いものになりますが、ミスやトラブルがあった際にどのような対応をするのかで今の信頼関係をさらに強化できる場合もあります。

しかし、お詫びメールの方法によっては逆効果になる事もあるのです。

相手の怒りを逆なでする原因になりかねない

お詫びメールの内容によっては相手の信頼関係を損なってしまうだけでは無く怒っている相手の怒りを逆なでしてしまい更なるトラブルの原因となる事もあります。

自分ではほんの些細な小さなミスだとしても相手からしたらバカにされている、なめられていると思われてしまい怒り心頭な状況となってしまうのです。

自分にとっては小さなミスだとしてもミスやトラブルのお詫びメールの場合はほんの些細なミスも許されないという事は覚えておいてください。

必ずお詫びメールは送信前に内容確認をしてミスが無いようにしてください。

お詫びメールを送る目的とは

そもそもお詫びメールを送る目的とは一体何なのでしょうか?

お詫びメールを送る目的を見失わなければ相手へ伝えなければいけない事や何を伝えたら良いのかが分かります。

なぜお詫びメールをするのかを考えることで本来の目的を見失わずに済みます。

確認のためにお詫び―メールに必要な事を順番にご紹介していきますね。

謝罪の気持ちを伝える

お詫びメールの根本的な目的となります。

相手への謝罪は必ず必要な事ですね。

こちら側の誠意を相手に伝えるためにもきちんと謝罪をして下さい。

出来ましたら謝罪の言葉はお詫びメールの冒頭で謝罪をすると効果的となります。

謝罪の際にはありきたりな謝罪文だけでは無く相手の為だけに他の相手にとは違う文面でお詫びすると良いです。

社交辞令で言わされているお詫びメールでは相手へ誠意は伝わりません。

必ず相手のことを思って謝罪をして下さい。

誠意を伝える

誠意を伝えるのは分かっていてもなかなか難しいですよね。

簡単に言ってしまうと社交辞令のテンプレ文ではダメという事です。

相手だけに特別に作った文面であればそれだけで誠意は相手に伝わるのです。

ありきたりな謝罪文や説明文に対策文ではいつもこんな感じで謝罪文を送っているんだろうなと思われてしまいます。

個別対応をしているという事が重要なのです。

特別扱いされていると思ってくれて誠意だけでは無く新たな信頼関係を築き上げることもできます。

テンプレ文をコピペは決してしないで下さい。

お詫びメールとして形は整っているように思えますが、受け取った相手は社交辞令の定型文だという事はすぐに分かってしまいます。

形だけ整っているお詫びメールではいけませんよ。

信頼を回復させる

ミスやトラブルによって信頼を無くしてしまった相手との信頼関係を回復さえることが出来るのはこのお詫びメールとなります。

お詫びメールによっては今までの信頼関係以上に親密な関係性を築くこともできます。

信頼関係を回復させるのも逆に信頼関係をズタボロにして敵対関係となってしまうのもこのお詫びメールとなります。

たかがお詫びメールと簡単に思っているととんでもないトラブルや敵を作ってしまう事態にもなります。

信頼関係のあった相手ならなおさら敵対することなく更なる信頼関係を築いて親密になりたいですよね。

間違ったお詫びメールは絶対に避けて下さいね。

失敗するとどうなる?

お詫びメールは文章の構成や内容によって失敗メールとなってしまう場合もあります。

主にテンプレなどの社交辞令のメールの場合は決まりきった文句で挨拶メールのような印象を受けてしまい、本来のお詫びメールとしては失敗となってしまう事が多いです。

他にも誤字脱字やお詫びメールの内容としては適さない内容であったり、ミスやトラブルの責任がどこにあるのか分からない責任転嫁メールなど失敗メールとなってしまうお詫びメール派数う多くあります。

ここまで読んで頂いた人はそんな失敗はしないと思いますが、万が一失敗メールとなってしまった場合にはどうなると思いますか?

相手の怒りが増幅する

受け取った相手はミスやトラブルに見舞われて現時点でも怒りの感情が沸き上がっている状態です。

そんな状態の時に乱雑で不適格なお詫びメールが来た場合には怒りの頂点に達して今の怒りを収めるどころか怒りを増幅させてしまう事になります。

関係性を良くしようと思ったお詫びメールが引き金となって敵対心や不信感などがうまれてしまいます。

場合によってはそこまで怒っていない相手だったとしても、不適切なお詫びメールであった場合はバカにされたと思ってしまい余分なトラブルとなってしまう可能性があります。

契約解除になる

不適切なお詫びメールによって謝罪が失敗した場合には、これまでの関係性やプロジェクトがどんなに素晴らしいモノであったとしても契約解除となってしまう可能性があります。

一通のお詫びメールの失敗によってこれまで進めてきた契約も全て解除となり今までの苦労が水の泡となってしまうこともあるのです。

たかがお詫びメールと思っていませんか?

そのお詫びメールは重大な事態の引き金となる可能性があるのです。

訴訟を起こされることも

お詫びメールの内容によっては訴訟問題に発展こともあります。

口語での謝罪では無くお詫びメールの場合は文面として残ります。

コレによってそんなことは言っていないというのは通用しません。

お詫びメールを送る場合は必ずその内容の確認を隅々までする必要があるのです。

小さなミスも許されないと思った方が良いでしょう。

SNSなどで悪い噂を拡散される

現在の社会ではSNSなどによってこんなお詫びメールをいただきました。

とっても非常識な会社ですなんて悪い噂を拡散されてしまうかもしれません。

相手との関係性だけでは無く拡散によって知れ渡った他の業者や取引相手との関係性も悪化してしまう可能性があります。

上手く書けばピンチがチャンスになる

お詫びメールはその特性上些細なミスによって取り返しのつかない状況になってしまうメールとなります。

しかし、お詫びメールを適切に行うことで今まで以上に信頼関係を強固にすることができます。

上手にお詫びメールを書くことでピンチがチャンスになる事も多いです。

何事も表裏一体です。

悪いことも少しのことで良い事に転じるのです。

お詫びメールこそ丁寧で的確に相手に伝わる最適なメールにしましょう。