社会人になると様々な人と関わるようになり、場合によっては目上の立場の人間とも深い関わりを持つことが予想されます。

当然同じ会社の人間であれば関わりを持つことは当たり前ですが、場合によっては別の会社の上の立場の人間と関わったりすることも多く存在します。

だからこそ、絶対に身につけておかなければいけないのが礼儀であるといえます。

礼儀がしっかりしていないと良い人間関係を形成することはできませんので、様々な人と関わる上で礼儀を兼ね備えることは最も重要なことだと言えます。

しかし、意外とこの礼儀ができていない人が多く存在しており、失礼な態度をとってしまいがちなこともあります。

良い人間関係を形成したいと思うのであれば、まずは礼儀を正しく知り、適切な礼儀を行えるレベルまで自分を高める必要性があります。

それが社会で様々な立場の人間と関わりを持つ者の必要最低限の実力であるといえます。

そこで、今回は礼儀の中でも特に怠ってしまいがちなお礼メールをテーマにして、お礼メールの書き方をご紹介していきます。

上司に対しての場合や、接待の際など、シーン別にご紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

お礼メールの書き方【上司編】

あなたはお礼メールがどのようなものなのか具体的に想像することができますか?

社会人として活躍している方であればある程度想像することができるかもしれませんが、まだ学生の方などはどのようなものなのかイメージしにくいと思います。

なので、簡単にお礼メールについて説明するとすれば、お礼メールは相手に対して感謝の気持ちを伝えるメールであると言えます。

例えば社会的な生活を送っていると様々な場面で相手に対してお礼の気持ちを伝えたりする画面があります。

例えば取引先への打ち合わせや食事会、その他にもイベントが開催されたりするなど、考えてみれば様々な場面で相手に対するお礼を伝える場面はあります。

もちろんそれ以外にも最も密接な関係性である自分の会社の上司に対してもお礼を伝える場面は非常に多く存在しています。

例えば、上司から何らかの連絡が入ったりすることはビジネスの現場では必ず存在します。

そのような時には上司に対して連絡をくれたことに対するお礼のメールを送らなければいけないということです。

まだビジネスの現場に立った経験がない方は、どのような内容で返信をすればいいのかよくわからなかったりする方も多いはずです。

なので、まずは基本のお礼メールのポイントとして、上司に対するお礼メールの書き方をいくつかご紹介していきたいと思います。

お礼メールを書く際の参考にしながら、注意事項やポイントなどをチェックしてみてください。

1.迅速に対応する


まずはじめにご紹介する上司に対するお礼のメールの書き方として「迅速に対応する」ということが挙げられます。

これはどういうことかと言いますと、メールの返信をなるべく早く返信する必要性があるということです。

基本中の基本だと言えますが、メールの返信に関しては気づいた時点でなるべくすぐに返信をする必要性があります。

なぜメールの返信をすぐにしなければいけないのかと言うと、すぐにメールの返信をすることによって意思疎通を行うことができるからと言えます。

メールの内容にもよりますが、大体の場合はメールを送るということは相手に対して知らせたい内容があるということになります。

その内容をいち早く知らせるためにメールを送っているので、当然そのメールに対する返事をすることがメールを読んだということにつながります。

つまり、返事をするということは、そのメールの内容を把握したという意味合いも含んでいるので、なるべく早くメールを呼んだという連絡を行う必要性があるということです。

すべてのメールが重要な内容連絡しているというわけではありませんが、ビジネスの場面において報連相は基本中の基本だと言えます。

なので、必ず上司からメールが届いた場合にはすぐに連絡をするという習慣を身に着けるようにしてください。

素早い返信を心がける

上司からメールが来た場合はなるべく早くお礼のメールを返さなければいけないということをお伝えしました。

これは先ほどご紹介したように報連相という意味合いも含まれているので、早く連絡をしなければいけませんが、それ以外にも理由が存在しています。

そもそも、自分よりも立場の上の人間から連絡が来た場合、どのような内容に関してもすぐに返信をすることが礼儀の一つとして考えられています。

メールの内容が重要ではなかったから返事をしなかったといっても、ビジネスの場面においては通用はしません。

それはあくまで個人の価値観であり、社会人としての基礎的な礼儀を考えた時には違反している内容になります。

なので必ず上司からメールが来た場合にはなるべく早く返信をするように心がけてください。

メールを送る立場の側に立ったとしても、やはりメールを送ってすぐに連絡をくれる人間と連絡をくれない人間とでは印象が全く違います。

仕事ができる人間は総じてメールの返信などは早い人がとても多いので、メールで連絡が来た際にはなるべくすぐに返信をすることを心がけてください。

2.敬語に気をつける


次にご紹介する上司に対するお礼のメールの書き方として「敬語に気をつける」ということが挙げられます。

これはどういうことかと思いますと、メールの文章を書く際には適切な敬語を使う必要性があるということです。

人によっては適切な敬語を用いることができずにメールの文章を作っている人がいますが、これは相手からしてみると非常に失礼な内容になってしまう可能性があります。

自分が上司の立場だったと考えてみると、メールの返信に間違った敬語などが用いられている場合は当然不快な気分になってしまう可能性があります。

また、適切な敬語が使えない場合、他社の人間とのやり取りの中で間違った敬語を使っている可能性というのも懸念されてしまいます。

なので、メールの返信をする際も間違いのない適切な敬語を用いることができるように常に注意をしておかなければいけないということです。

しかしながら、敬語は非常に様々な種類が存在しており、ついつい間違ってしまいやすい言葉でもあります。

そこで、ここからはメールなどでつい間違ってしまいやすい敬語をいくつかご紹介していきます。

もしも間違った敬語を使ってしまっているのであれば、この機会に正しい敬語が用いられるように注意してください。

了解しました→かしこまりました・承知しました

まずはじめにご紹介するメールで間違ってしまいやすい敬語の一つとして「了解しました」という言葉が挙げられます。

了解しましたという言葉は、一見すると正しい敬語のような印象を受けますし、よく使ってしまいがちな言葉でもあります。

しかし、了解しましたという言葉は実は正しい敬語ではなく、間違った敬語の一つとして考えられています。

では、了解しましたという言葉を使う場合には、どのような言葉を使えばいいのかご紹介していきます。

了解しましたという言葉を使う場合、「かしこまりました」や「承知しました」という言葉が正しい敬語として用いられています。

どうしても了解しましたという言葉を使ってしまいがちですが、了解しましたという言葉を使う場合には必ず正しい敬語に変換して用いるようにしてください。

同じ会社内であればまだ見逃してもらえるかもしれませんが、違う会社の人間に対してこのような文章を返信した場合には、大きな失礼に該当してしまいます。

場合によっては、相手を怒らせてしまう原因の一つになりかねませんので、必ず返信する際には注意してください。

ご苦労様です→お疲れ様です

次にご紹介するメールで間違ってしまいやすい敬語の一つとして「ご苦労様です」という言葉が挙げられます。

ご苦労様ですという言葉も間違った敬語の一つとして該当しており、間違った認識を持っている人がとても多い言葉でもあります。

ご苦労様ですという言葉は相手に対して挨拶として用いたりすることが多い言葉であり、広く様々な場面で用いられている言葉です。

社会人として活躍している形であれば一度くらいは聞いたことがある言葉だと思いますが、実は間違った敬語の代表的な存在であるといえます。

なぜかというと、ご苦労様ですという言葉は目上の人間が目下の人間に対して使う言葉だからです。

そもそもご苦労様ですという言葉の意味としては、他人に仕事を依頼した時などにその苦労をねぎらっている言葉として定義されています。

つまり、他人に仕事を依頼するということは依頼主ということであり、相手よりも立場が上の人間を意味しているということになります。

なので自分よりも立場が上の人間に対してご苦労様ですという言葉を使ってしまうと、そもそもの言葉の意味が間違っているということになります。

なので、相手に対してご苦労様ですという言葉を使うのであれば、必ずお疲れ様ですという言葉に変換して用いるようにしてください。

お疲れ様ですという言葉は相手の労苦をねぎらう意味で用いる言葉であり、一般的には同僚や目上の立場の人間に対して用いる言葉です。

相手との関係性を考慮したうえで、適切な場面で適切な敬語を用いられるように常に気を配るようにしてください。

確認しました→拝見しました

次にご紹介するメールで間違ってしまいやすい敬語の一つとして「確認しました」という言葉が挙げられます。

メールの内容に対して返信する場合に、確認しましたという言葉を使うことも多いですがこれは間違った敬語に分類されています。

なぜ間違った敬語なのかと言いますと、確認しましたという言葉は確認したという言葉の丁寧語として分類されています。

一見すると丁寧な言葉に感じるかもしれませんし、敬語であることは否めませんが、目上の立場の人間に対してふさわしい物言いかといわれるとそうではありません。

なぜならば、確認という言葉はそもそも自分の裁量で行うことができるものを、これでも良いと確かに認めたという意味で用いられています。

つまり、確認という言葉は目上の人間が目下の人間に対して用いるべき言葉ということになりますので、目上の人間に対する返信という場面では間違った言葉づかいになります。

なので、相手に対して確認しましたという言葉の意味を伝えたいのであれば、拝見しましたという言葉に直す必要性があります。

拝見しましたという言葉であれば目上の人間に対する言葉遣いとしても適していますし、丁寧な物言いにもなりますので場面に合っている敬語であるといえます。

なので、相手のメールの内容などを確認した場合には、返事として拝見しましたという言葉を使って返信するように心がけてください。

3.引用文に気をつける

次にご紹介する上司に対するお礼のメールの書き方として「引用文に気をつける」ということが挙げられます。

そもそも引用文とはどのような意味を持っているのかと言いますと、引用とは頂いたメールの一部をそのままコピーすることを意味しています。

つまり、引用文とはメールの一部分をそのままコピーして、返信するメールに貼り付けることを意味している言葉です。

引用文を使う目的としてはどのような内容でメールを送っていたのかということを相手に対して改めて認識させる意味合いで用いられている表現方法です。

たくさんのメールを送った場合、どのようなメールを送ったことに対して了承したのかということがわからなくなってしまいます。

なので、引用文を用いることによってその前後の内容などを認識することができるので、たくさんの人がメールの返信などで用いています。

決して引用文はマナー違反ではありませんし、場合によっては引用文を使うことで内容を把握できるので非常に利便性が高いテクニックであるといえます。

しかし、引用文を用いる場合、場合によっては相手に対して失礼のないようになってしまう可能性があるので十分注意をしておかなければいけません。

では引用文がどのようになると相手に対して失礼になってしまうのかということいくつかご紹介していきます。

引用文が長く残らないように

引用文を用いることで前後の内容を把握し、メールの内容をより深く認識することができるので非常に利便性が高いとお伝えいたしました。

しかしながら引用文を使う際には引用文が長く残らないように意識をしておかなければいけません。

どういうことかと言いますと、人によっては返信をする際に相手のメールの内容を全て記載して送り返している人もいます。

一見するとメールの内容がより深く把握できるので、適していると思われがちですが場合によってはこれは逆効果になる場合があります。

なぜかと言うと、引用文が長くなってしまうとメールの文章自体が長くなってしまいますので、非常に見にくくなってしまう場合があります。

メールの文章が長くなると画面を下の方にたくさんづらさなければいけなくなりますし、文章が長いと読むのも疲れてしまいがちになりますよね。

なので引用文を用いることは問題ありませんが、引用文を用いる場合には回答に必要な質問や意見だけを抜粋して用いる必要性があります。

自分の返信に対してどのようなポイントだけを把握すれば相手に内容が正確に伝わるのかということを相手の立場に考えた上で引用文を用いるようにしてください。

そうしないと文章全体が長くなってしまい、メールを見たりする時に疲れてしまうので必ず上の立場の人間に対して返信する際は注意してください。

見やすい形にして返信する

引用する際に更に注意していただきたい点としては、引用文を必ず見やすい形にして返信する必要性があるということです。

引用文を用いる際に引用文をそのままただ貼り付けているだけの人がいますが、それでは非常に見にくくなってしまう場合があります。

具体的には、引用文の一部分ごとに回答をずらして表示することが見やすい文章になります。

相手の前回の文章をそのまま張り付けて、そのまま返信を乗せてしまうと、返信の文章を見た後にまた前の文章に戻らないといけなくなってしまうので、面倒になってしまいます。

なので、必ず引用文を用いる際には相手の立場に立って、見やすい形に変化してから返信するように意識しましょう。

4.気遣いの言葉を忘れずに

次にご紹介する上司に対するお礼のメールの書き方として「気遣いの言葉を忘れずに」ということが挙げられます。

これはどういうことかと言いますと、メールの返信をする際には必ず気遣いの言葉を載せるようにするということです。

メールの返信をする際に必要事項だけ記入して返信をしている人も多いと思いますが、これでは普通のメールの内容になってしまいます。

他の人も同じような内容で返信しているということを踏まえて考えてみると、他の人と少し違う自分を載せることによってより自分の印象良くすることが可能になります。

上司も人間なので、一言気遣いの言葉が添えられているだけでその人に対する印象は大きく変わりますし、魅力的な人物だと一目置いてもらえるようになります。

なので、必ず上司に返信をする際には、一言気遣いの文章を記載するように意識してください。

朝早くからありがとうございます

上司に対するお礼のメールを書く際に気遣いの言葉を添える一例として「朝早くからありがとうございます」という言葉が挙げられます。

上司から連絡がくる場合に、場合によっては朝早い時間帯にメールの連絡があったりすることもよくあります。

そのような場合に関しては必ず、上司が朝早くから自分のために連絡をくれたということに対する感謝の気持ちを述べるようにしてください。

メールの連絡をくれたということは上司が朝早い時間から対応してくれていたということになりますので、その気遣いを行えば必ず相手はうれしい気持ちになってくれるはずです。

常に相手の立場に立って物事を考えれば、自然と気遣いの一文は思い描くことができます。

どのような一文が適切なのかわからない場合には、相手の立場に立って、相手がどのような言葉をかけてくれたら嬉しいのかということを考えましょう。

遅い時間のご対応、感謝いたします

上司に対するお礼のメールを書く際に気遣いの言葉を添える一例として「遅い時間のご対応、感謝いたします」という言葉が挙げられます。

この一文は先ほどご紹介した文章とは真逆のパターンになりますが、遅い時間帯に連絡をくれた場合に用いるべき表現になります。

上司からメールがくる場合には、遅い時間帯にメールがくるような場合もあります。

そのような場合には遅い時間まで仕事を行ってわざわざ連絡遅れた上司に対して感謝の言葉を述べる必要性があります。

同じような返信がくる中で、一人だけ特別な気分が記載された返信がくると、当然人間は嬉しい気持ちになります。

上司も人間なので、気遣いの言葉が添えられていると必ず一目置いてくれるようになりますので、必ず気遣いの言葉を忘れないようにしてください。

お礼メールの書き方【接待編】

ここまでは上司に対するお礼メールの書き方をご紹介していきました。

ある程度上司に対するお礼メールの書き方が理解いただけたところで、ここからは接待の際のお礼メールの書き方をご紹介します。

接待の際には、取引先の企業であったり、他社の人間に対してお礼のメールを送ったりすることなどもよくあります。

取引先の人間に対してお礼のメールを送る際には、自社の人間や上司に対する人間とはまた別の文章を用いる必要性があります。

当然、メールを書く際の注意点なども全く異なるようになりますし、失礼な言動は絶対にNGなのでより注意したうえでメールを書かなければいけません。

では、具体的にどのようなお礼メールや文章を書くようにしなければいけないのか、いくつかポイントをご紹介していきます。

1.お礼状での対応

接待を受けた場合にはお礼のメールだけではなくお礼状も記入する必要性があります。

もちろんお礼のメールを送ることも重要ではありますが、あくまでメールは簡易的なものであるということを忘れてはいけません。

相手に対して本当に感謝の気持ちがあるのであればメールを送るだけでは足りない場合もあります。

特に接待を受けた際にはメールだけで済ませたりするのではなく、お礼状送ったりするのもひとつのビジネスマナーとして定着しています。

なので、接待を受けた際にはお礼のメールだけではなくお礼状も書くということをセットで考えるようにしてください。

では、お礼状はどのように書けばいいのかと言うと、まずいくつかのテンプレートが用意されていますので、それを利用することがおすすめです。

ビジネスのシーンにおいては、場面に適した表現がいくつも存在していますので、すべてを網羅するのはとても大変です。

なので、テンプレートを利用することで、間違いのない返信を送ることが可能になりますので、文章を作る際には非常に便利です。

しかし、文章全てをテンプレートを利用して作成してしまうと味気のない文章になってしまいますので、一言くらいはオリジナリティのある文章を揃える必要性もあります。

なので、文章を書く際には、間違った敬語を使わないということと、味気のない文章にならないように意識して書くようにしてください。

2.紛らわしい表現は避ける

接待の際のお礼メールの書き方として重要なポイントが「紛らわしい表現は避ける」ということが挙げられます。

これはどういうことかと言いますと、メールを送る際には紛らわしい表現は極力避けて、分かりやすい表現を用いる必要性があるということです。

メールを送る際に人によっては紛らわしい表現などを用いる方がいますが、場合によっては迷惑メールに間違えられてしまう可能性があります。

例えば、お礼メールを送る際に件名に何も書かないでメールを送る方もいますが、これはNGです。

なぜかと言いますと、件名のないメールを送られてしまうとどのような内容のメールなのか一目見ただけでは全くわかりませんよね。

件名にしっかりと内容が書かれているメールであれば、どのようなメールなのかということが一目でわかるようになり、確認してもらえるようになります。

しかし、件名もない状態で、さらに企業名や担当者名などが書かれていないようなメールは迷惑メールと勘違いされてしまう可能性もあります。

せっかくメールを送ってもメールを確認してもらえないだけではなく、迷惑メールとして消されてしまうとメール送った意味が全くありません。

なので紛らわしい表現は避けて、簡潔に人の見ただけでどのような内容なのか分かるようなメールを送るように心がけなければいけません。

3.機種依存文字は使わない

接待の際のお礼メールの書き方として重要なポイントが「機種依存文字は使わない」ということが挙げられます。

これはどういうことかと言いますと、機種依存文字を使ってしまうと文章が読めなくなってしまう可能性があるからです。

そもそも機種依存文字とは何かというと、その言葉の通り各機種に依存して互換性のない文字のことを意味しています。

つまり、同じ機種であれば表現できる文字であり、それ以外の機種になってしまうと表現することができない文字のことを意味しています。

よくありがちなのが文字や記号などをメールの中の文章で用いたりすることがありますが、これらは機種依存文字になっている可能性が考えられます。

これらを使ってしまうとどうなるのかと言うと、文字化けしてしまって文字が読めなくなってしまう可能性があります。

また場合によっては、文字化けした後の文章が相手にとって失礼のないようになってしまう可能性も十分考えられます。

なので、お礼のメールを送る際には必ず機種依存文字は使用しないように心がけておかなければいけません。

場合によってはとてつもなく失礼になってしまう可能性もありますので、最悪の事態を避けて必ず無難な文字を用いるようにしてください。

お礼メールの書き方【社内編】

ここまでは接待の際のお礼メールの書き方をご紹介していきました。

ある程度注意しなければいけないポイントが理解いただけたところで、ここからは社内のお礼メールの書き方をご紹介していきます。

社内でもお礼メールを書くことは非常に多く存在しており、状況に沿って適切な文章表現を用いる必要性があります。

しかし、同じ会社の中の人間に対して用いるので、当然自分よりも目上の人間の場合もあれは目下の人間の場合もあります。

様々な立場の人間に対してメールを送らなければいけないので、非常にややこしく感じてしまうことも多いといえます。

なので、それを踏まえた上で社内の人間に対してお礼メールを送る際の注意事項をいくつかご紹介していきますので参考にしてください。

1.立場の確認

社内の人間に対してお礼メールを書く際に注意しなければいけないことは「立場の確認」を行う必要性があるということです。

これはどういうことかと言いますと、お礼メールを送る相手と自分の立場の関係性を正しく理解する必要性があるということです。

先ほどもお伝えしたように同じ社内の人間の中には自分よりも立場が上の人間もいれば、自分よりも立場が下の人間も存在しています。

つまり、相手との関係性によってメールの文章なども考えて送らなければいけないということになります。

自分の上司にメールを送る際には先ほどご紹介したように、適切な敬語表現を用いる必要性があります。

また、目下の人間や同僚などに対しても、あまり偉そうな内容を送ることはできないので、適切な表現を用いる必要性があります。

なので、相手との立場を考えたうえで、要点を短くまとめ、わかりやすい文章を送るように心がける必要性があるので注意してください。

2.目的をはっきり

社内の人間に対してお礼メールを書く際に注意しなければいけないことは「目的をはっきりさせる」ということです。

これはどのような人間に対してメールを送る際も同様の話ですが、メールの目的をはっきりとさせることが非常に重要であると言えます。

メールをもらったとしても、そのメールの内容がどのようなことを伝えたいのかわからないと意味がありません。

メールの文章などが分かりづらかったり、どのような目的があるのかわからないとメールをもらう側も困ってしまいます。

件名でメールの目的をはっきりと明確にさせることや、メールを送る際には自分の気持ちをはっきりと明確に記す必要性があるといえます。

もちろんメールに記載する文章に関しても、わかりやすくはっきりとした内容を書く必要性があります。

なので、メールの文章を振り返り、もらう立場の人間が見てすぐにわかる内容かどうか、メールを送る前によく確認するようにしてください。

そうすることで、わかりやすく、魅力的なお礼メールを書くことができるようになるはずです。

しっかり読み返すこと

今回はお礼メールをテーマにして、様々な場面でのお礼メールの書き方をご紹介していきました。

お礼メールと一言に言っても、相手の立場や状況などによって全く記入する内容が異なるようになります。

また、メールを送る相手との関係性なども考慮してみると、言葉遣いなども大きく変化するようになるので、とても難しいといえます。

だからこそ、間違ってしまいやすいので、この機会に正しいメールの書き方やポイントなどを把握し、適切なお礼メールが書けるように意識してみてください。

今回ご紹介したポイントをしっかりと意識し、相手の立場に立ってメールの内容をしっかりと送る前に読み返すことが重要です。

最初は大変かもしれませんが、ポイントをしっかりと押さえて慣れてくれば魅力的なメールを書くことが絶対にできるようになります。

魅力的なお礼メールをかけるように、ポイントを意識して日々メールを書くように注意してみてください。