1枚の紙にやるべきことを書きだすだけで、頭と気持ちを整理することができる「TODOリスト」。

会社の業務でも、家での家事でも、やるべきことが多すぎて何から手を付ければよいのかわからない状況を解決するために、とっても効果的で効率的。

今回は、そんなお役立ちアイテムTODOリスト(やることリスト)と、それを作るときのポイントをご紹介します。

TODOリストを作る時の8個のポイント!

冒頭でも申し上げた通り、人間の脳は、やるべきことを書き出すだけでかなり整理されすっきりはっきりしてきます。

というのも、頭の中だけでたくさんの仕事を記憶しておくことってかなり大変なことで、一時的に忘れてしまうこともあります。

それを紙やデータとしてスマホやパソコンにリストアップしておくことで、その紙やデータを消去・紛失しない限り、やらなくてはならないことを覚えておけるので、頭で覚えておくという負担が減ります。

そして、一度客観的に見てみることで、頭の中でもなんとか整理しようとしていた、やるべきことがハッキリと視覚化され、整理できるようになるので、精神的な負担が激減するからです。

とは言え、TODOリスト作成の最終的な目的は「やるべきことの実行」にありますから、書き出すだけで気持ち良くなって終わりではいけないわけです。

ならば、やるべきことを実行しやすいようにリストアップする必要があります。

つまり、脳から一旦引き出したものを再度脳で整理して処理しやすくしてあげることが、効果的なTODOリストを作るポイントということですね。

では、そのポイントを見ていきましょう。

1.ジャンル分けをする

例えば、買い物をする時に、何を買えばよいのか、買い物リストを作ってスーパーマーケットへ持っていくかと思います。

その買い物リストが、買うべきものをジャンルも分けずにただただ書き出したリストだったとしたらどうなるでしょう?
おそらく、そのスーパー内の色んな売り場を行ったり来たりしなくてはならなくなるはずです。

そこで、リストを野菜は野菜、肉は肉、魚介類は魚介類、その他乾物、調味料、というようなジャンル分けをしてリストアップしておくと、さて今度はどうでしょうか?

スーパー内を一回りするだけで、リストにあるものはすべて買い物カートに入れられるのではないでしょうか?

そのため、かなりの時間短縮になっているはずです。

TODOリストも同じことで、やるべきことをただ書き出して、上から順番に片づけていくのでは、思ったより時間を要することもあります。

そこで、ジャンル別に分けておくと、あることをやるついでにやってしまえることも見えてきたり、誰かに相談したいことも、一度の電話や面会でまとめて相談することができます。

あとで、「すみません、さっき聞き忘れたのですが…」という電話で、相手にも手間をとらせる必要がありません。

見返した時にわかりやすくするため


やるべきことを書き出すだけでも、その時は頭の中はスッキリしますが、「さて、やるべきことって何があったっけな?」とリストを見返した時に、ダラダラとやるべきことが書かれてあるのを見ると、げんなりしてしまう可能性があります。

先ほども述べたとおり、脳がやるべきことを再度認識しやすくするためには、見返した時にわかりやすくしなければなりません。

脳をスッキリさせるためにリスト化したのに、そのリストを見てやるべきことが乱雑で内容が複雑であったら、脳は逆に混乱してしまうでしょう。

こうなったら、元も子もありません。

やはり、少なくともジャンル分けしておくことが大事だと思います。

先ほどの買い物リストの例でいうと、「野菜コーナーではこれとこれ、お肉コーナーではあれとあれを買えばいいんだ」と脳が容易に処理しやすくなります。

一目で区別できるようにする

リストにする。

つまり、頭の中で思考としてあったものを、実体化、視覚化する目的として、「忘れないようにする」という目的があります。

ですので、ひとたび思考をリスト化してしまえば、脳が忘れてしまっても、そのリストを何度でも見ればよいのです。

しかし、その為、つまり何回見てもすぐに思い出せるように、一目で何をすべきなのか区別できるようにするためにもジャンル分け等の賢いTODOリスト作成方法を学ばなければなりませんね。

2.大まかでいいので優先度で分けておく

「やることが多すぎる」という状況は、ある期間にいくつものやることが重なっている状態であるとも言えます。

ですので、やることリストにジャンル分けして整理してみても、やはり、どの仕事から、もしくはどのジャンルから手をつければよいか、解らなくなることもあるでしょう。

そこで、TODOリストを作るときのポイントとして、「優先度で分ける」もしくは「優先度で並べる」と、さらに高性能なリストになるでしょう。

大まかでもいいので優先度をつけておくと、まず、何はともあれ、どれから手をつけるべきかがはっきりします。

そうやって、ひとつずつやるべきことをやっつけていきましょう。

期日が近いもの

優先度で分ける時の基準はやはり期日、閉め切りが近いもの順ということになるでしょう。

期日があるということは自分以外の人と取り決めた仕事である可能性が高いと思いますので、他人に迷惑をかけることのないようにするためにも、期日が近いものから片づけていきましょう。

すぐにできそうなもの

特に、緊急なものとか期日間近といったものが無ければ、すぐにできそうなものからやってみましょう。

とにかく取りかかってしまえば1日とか1時間で終わりそうなやるべきことから片づけていけば、それだけ早くTODOリストから、やるべきことの数を減らしていく事ができ、リストがさらに整理しやすくなります。

それだけでなく、やることがどんどん片付いていくと、気持ちの面でも余裕と自信が付き、残っているやるべきことに取りかかるためのモチベーションもどんどん上がっていきます。

手直しが必要なもの

誰かに添削してもらわなければならないものや、あと数回は稟議にかけないといけないもの、そういう手直しみたいなことが必要だろうと、だいたいの予想が立てられるものに関しては優先順位は上げておきましょう。

手直し、やり直し、まき直しということを、ハプニング、つまり想定外の事として考えるのではなく、作業のいち工程だと考え、余裕をもって優先的にとりかかっていれば、気持ちにも余裕をもってすすめられるでしょう。

アンダーラインを引く

優先順位で分けれたのなら、リストの上から順に片づけて行けばいいのですが、ジャンル別で分けている場合はそうもいきません。

そのジャンル自体の優先度合いが高ければ、問題はありませんが、優先度が高いものが、ジャンルの壁を飛び越えて点在している場合、そのやるべきこと自体にアンダーラインを引いておきましょう。

買い物リストでは、ジャンル別に分けたとしても、もし、買うものの買う順番がいろいろだったら、まずは野菜コーナーで特売の大根を買って、お肉コーナーで豚肉を買って、調味料コーナーで醤油を選んでいたら、お肉コーナーで焼き肉用牛肉がタイムセールになったもんだから、またお肉コーナーへ行って、焼肉するならもうちょっと野菜も色々買っておこうということで再度野菜コーナーへ…

というようなことにもなりかねませんが、TODOリストはあくまで「やることのジャンル」でわけており、「コーナー」で分けていませんので、上記のうろうろ買い物のようなことにはならないのは言わずもがなでしょう。

色分けする


アンダーラインを引くかわりに優先度を色で分けても効果的です。

要は、リストに書かれてあるやるべきことの優先度が一目でわかればいいのです。

そのために、線を引いたり、色で分けるだけでかなり見やすくなりますし、TODOリストを作る事自体が楽しくなります。

優先順位をあまり重要視しないように

優先順位をつけることは大事なんですが、優先順位をつけることのデメリットもあります。

例えば、そもそもTODOリストは「やるべきことのリスト」なので、そこに書き出されるタスク全部が優先度が高いはずです。

それをさらに優先度をつけるのですから、もしかしたら、優先順位をきめるだけで時間を無駄にしているかもしれません。

なので、直観的に「これからやろう」と思えたタスクからとりかかるとか、「これが一番やりやすそう、早く片付きそう」と思えるものからやって、気持ちを楽にしていく順番にするのもいいでしょう。

また、優先度の高いタスクには色をつけたり、アンダーラインを引いたりしておけばいいのだから、とにかく、なんでもかんでもリストにしてしまい、膨大なタスクが載ったリストを作ってしまいがちです。

その2枚3枚にもわたって20個30個ものタスクが書かれたリストを見た時、優先度の高いタスクは一目瞭然ではあるのに、なんだかやる気が起きない。

ということにもなりかねません。

さらにそのリストにはなんでもかんでも書き出してしまったせいで、「やるべきこと」のほかにも「やりたいこと」まで載っていませんか?

それに気づかず、「別にやらなくてもいいやりたいこと」が「やりたいこと」なだけに、「やるべきこと」より優先度が高くなっていることもあり、本当にやらなくてはならないことを無意識に避けてしまうこともあります。

こうなると、仕事を効率よく片付けるためのTODOリストが機能を果たさなくなってしまいますね。

やるべきことは何かのきっかけで明日にはやらなくてもいいことになっている可能性もあります。

優先順位はあまり重要視しないように。

そして、TODOリストは基本的に「絶対やるべきこと」だけをリストアップしましょう。

3.曖昧な羅列にしない

例えば「カレーを作る」というやるべきことがあったとします。

これだけがTODOリストに書かれてあったとしたら、誰もが、「いつ作るの?」「どこで作るの?」「何人分?」「何カレーにするの?」という質問がどんどん出てくると思います。

やはり、せめて「いつ(までに)、どこで、なにを、どうする」のかはやることの詳細として、書いておいた方がいいでしょう。

また、曖昧な部分があれば、そこに対する疑問や質問が湧いてきます。

それを元に、細分化してもいいでしょう。

あまりにも曖昧で漠然とした羅列だと、先にも述べたように、脳が整理できなくなり、結局何から手をつけていいのかわからなくなってしまい、リスト化した意味がなくなります。

4.タスクを細かく分解する

上記で述べたように、タスクを読んで、曖昧な部分があれば、疑問や質問も生まれます。

それを元に、タスクを細かく分解するとよいでしょう。

どういうことかというと、1個のやるべきことを完遂するためのやるべきことを書き出そうというものです。

またまたカレーで申し訳ないのですが、例にすると、「カレーを作る」為には、「材料を揃える」ことも必要ですし、何人分作らなければならないか、確認しておく必要もあります。

こういう情報を整理していくと、優先順位としては、まず「何人分つくるか」が決まれば、材料それぞれ何グラムずつ買えばいいか、どの大きさの鍋が必要かが決まります。

それが決まれば、買い出しはいついくか、どこで買うと安いかなどを調整したり、決定したりします。

「カレーを作る」のはあくまで例ですので、これほど神経質にならなくてもよいのでしょうが、しかしながら、こうして細分化していくと、カレーを作るのに何をすべきかが明確になり、上手にカレーが作れる気がしてきます。

取り組みやすい規模に小さく分解

上記はカレーづくりのみならず、やるべきこと全般にいえることで、やるべきことの1項目を取り組みやすい規模に小さく分解することによって、やるべきことが「やりやすいこと」に見えるようになります。

どうやったら実行しやすくなるか考える

自分なりに、自分が実行しやすい形のTODOリストをつくることも大事です。

この記事含め、TODOリストの作り方がいろんなところで紹介されています。

まずは、試してやってみて、それを自分ではどうやったら実行しやすくなるか考え、自分にあったTODOリストを作っていってください。

具体的なアクションを明記

人の性格にもよりますが、やるべきことを完遂するためにやるべきアクションを具体的に明記しておくと、取り組みやすくなります。

「取引先に電話」「新規プロジェクトを進める」といった簡単すぎるメモだと自分が見ても「?」がいくつか出てくるはずです。

「取引先に電話」なら、「いつ、どなたに、何について電話するのか?」という「?」が出てきます。

つまりは、その「?」の答えを書けばいいのです。

「20日(火)15:00〇〇商事佐藤さん(090-××××‐○○○○)受注量変更について電話」というようなメモ、タスクの書き方になると思います。

ただ、「新規プロジェクトを進める」というようなタスクについては、もちろん、このメモでは漠然としすぎていて、詳細な情報が必要ですが、この場合はそのタスク自体に別のTODOリストを作るぐらいの詳細が必要です。

新規プロジェクトともなると一大事ですから、プライベート的なTODOリストとは分けて作った方がよいでしょう。

いずれにしても、漠然としたメモ的なタスクは具体的にやることを明記しているタスクに比べて後回しにされやすいです。

後回しにしてもかまわない、いつでもいいようなことなら構わないと思いますが、期限のあるものや急ぎのものであったりするのなら、それこそ急いで細分化し、具体的なアクションを明記するようにしましょう。

また逆に、具体的なアクションを明記することによって、優先順位も明確にできます。

「これとこれとあれをやらなくてはならないのだから、あっちよりもこっちを先に進めておこう」といった具合に。