皆さんは時間管理が得意ですか?著者も、仕事しながらこのような副業しているので時間管理は非常に大切な問題です。

ちょっとした空き時間にスマホなどを利用してこのように音声で文字を入力することで時間を有効活用しています。

ですがやはり時には疲れてできなかったりするなど、時間を有効に使えているかというとそうでもない場面もあります。

世の仕事ができる人たちは、そのような時間管理を非常に上手にしていると言うのです。

人間の時間は1日24時間と平等に与えられているのにできる人とできない人の差には何があるのでしょうか?

では、できる人はどのように時間管理をしているのかというのを見ていきましょう。

そうすることで、もしかしたらそのできる人に1歩近づけるかもしれません。

できる人が実践している時間管理術

では、できる人たちはどのように時間を管理しているのでしょうか?

それは、できる人でないと全くできないという事でもないようです。

確かにそれの使い方を習得するには少々時間がかかる方もいるかもしれませんが、習慣付けばそこまで難しくない方法が多いようです。

後に詳しく解説してきますが、具体的には自分がどのように時間を使っているのかというのを書き出すなどです。

そしてそれを色々と考えながらタスクを決めていき、いつまでに終えるか決めることが大切になってくるのです。

そう考えると、時間管理はそこまでハードルはそんなに高くないと思いませんか?

著者も仕事をしながら副業している身ですので、このような方法を参考にしていきたいものです。

皆さんも、ぜひともできる人が実践している時間管理術を使ってより豊かに、より有意義に時間を使って行きませんか?

①タスクを洗い流す


まずやるべきこととしては、タスクを洗い流すことです。

タスクを洗い流すと言うとどのようなことかと言うと、例えば料理に当てはめて考えていきましょう。

まず料理をするには材料がないと始まりません。

ですので材料の買い出しから始まります。

材料を洗い、それらを切っていきます。

そして、次は材料を調理します。

それは焼いたり炒めたりといった作業ですね。

そして味をつけ、お皿に盛ります。

そして机に出してから食事が始まるのです。

このようにタスクを洗い流してみると、意外と料理を1つとってもいろいろな作業があることに気づかされますね。

もちろん作るレシピによっては、もっと細かくやるべきことがあります。

著者も料理が好きでたまにしますが、やはり好きとはいえども疲れているときはしんどい時があります。

そのような時はそのようなタスクを洗い流し、何が1番しんどいのかというのを考えるのも良いでしょう。

例えば材料をカットするという作業が難しければ、カット野菜を購入するなどすでに切ってあるものを購入するのも1つの手です。

味付けが苦手であれば、すでにいろいろな調味料が混ざっているような市販のものを購入すると良いです。

このように、いろいろなタスクを洗い流す事は、どのような作業が難しくなっているのかや優先順位をつけるのに役立ちます。

タスクに優先順位をつける

タスクを洗い流したら次はタスクに優先順位をつけていきます。

要領が悪い方は、この優先順をつけるのが苦手なところがあります。

ですので、重要なことをついつい後回しにしてしまったり、優先順位の低いものを優先的にやっているようなことがあります。

やはり要領よく作業するには、重要性の高いものより優先的にあり、重要性の低いものは後からやるようなことが大切になってきます。

ですので、タスクを洗い流すことができたら、次はそのタスクに優先順をつけましょう。

特に仕事に関して言うと、このタスクの優先順位が大変大切になってきます。

会社の上司や先輩が教えてくれる環境にあるのであれば、タスクの優先順位の付け方を聞くのも良いでしょう。

ただ、上司も先輩も忙しそうでなかなか教えてくれる環境にない方や、「見て盗め!」と言うような所の方でしたら、

どのような仕事があるのかをあらかじめ洗い流しておき、タスクの優先順位を考え、

もし実践した上でうまくいかなかったらそれを試行錯誤してタスクの優先順を決めていきましょう。

【要領の悪い人を反面教師にしたい人は、こちらの記事もチェック!】

タスクに難易度をつけていく

そして、優先順位がつけられたらもう既にやるべきことは終わってかというとそうではありません。

次にやるべき事はタスクに難易度をつけていくことです。

やはり難しい事と言うのはどうしても時間もかかりますし、取り掛かるまでに少々時間がかかるものです。

もちろんどのようなタイプの人かにもよりますし、その時のモチベーションによっても違ってきます。

もし、難しいことが先にやっておき、後は簡単なことを取っておいたほうがすんなりと行くのでしたら難しいほうを優先的にやり、

難しいことが先にあるとなかなか腰が重くやる気が出ない方でしたら簡単なものから先にこなしていき、次に難易度が高いものに取り掛かっていくような工夫が大切になります。

もちろん、それも優先順位に関係しますので、優先順位が同じ位のもので考えていくことが大切になります。

②デッドラインの設定を行う

デッドラインと言うと何かと思ってしまいますが、このデッドラインとは要するに締め切りのことをいいます。

皆さんも、夏休みの宿題やプレゼンの資料の作成などにで、締め切りがある者に取りかかることを思い出すとこのデッドラインの重要性がよくわかります。

皆さんは子供の時夏休みの宿題はあらかじめ早めに終わらしておくタイプでしたか?

それとも夏休みの終わりごろになって焦って取り掛かるタイプでしたか?

どちらのタイプにせよ、デッドラインがあるからこそ夏休みを期限内に宿題を終わらせることができたのです。

夏休みの宿題は子供の時の話ですが、大人になってからはプレゼンの資料の作成や、お子さんがいる方であれば学校に提出する書類についても締め切りがありますね。

やはり、締め切りがあるからこそそれに合わせて取り掛かることができるのです。

デッドラインのない仕事は終わらない

やはり、あらかじめ締め切りがないと仕事を終わらせることができません。

上記の夏休みの宿題が良い例です。

もし、夏休みの宿題の提出期間がなければ、皆さんは宿題をしたでしょうか?

宿題をしてもしなくても変わらないのであれば、宿題を全くしないこともできるのです。

それは夏休みの宿題に限ったことではありません。

デッドライン、締め切りのない仕事と言うのはついつい先延ばしにしてしまうところがあります。

著者の身の回りを見てみても、具体例を挙げると専業主婦の方の家事能力についてはピンキリなところがありますよね。

それは、家事は基本的にルーティンワークで終わりがないところがあります。

やろうと思えばいくらでもやりますし、手を抜こうと思えばいくらでも手を抜けます。

ですので、基本的に火事にはデッドラインがなく、そのようにてきぱきと締め切りのない限りをするのは苦手という方にはその家事が終わらないところがあるのです。

③スケジュールはA3用紙に手書きする

このようにいろいろなタスクの洗い流しや優先順位をつけることが決まれば、次はそのスケジュールを落とし込んでいくという過程になります。

そこでオススメなのがA3で手書きのタスク表を書き込むことです。

なぜA3の用紙に手書きがするのが良いのかと言うと、まず手書きをする事は頭にしっかりと残ります。

勉強にしても、ざっと本を読むよりかは、どちらかと言うとその本の内容書いた方が頭に入りませんでしたか?

やはりこのように書くと言う作業が記憶に残るのに非常に有効な方法なのです。

最近はスマホのスケジュール管理など色々とありますが、手書きの方が思い立ったらすぐにかけるところがあります。

著者もスマホなどのデジタルのもの結構使いますが、やはり思い立ったらすぐに書くのは書いたほうが良い一面があります。

やはりスマホを開くにしても、パスワードを入力してそのスケジュールアプリをタップするなど複数の作業があります。

ですので忙しいとついつい、その作業がめんどくさくなるのです。

スケジュールを落とし込んでいこう

このように色々と書き込んでいくことでスケジュールを落とし込んでいきます。

やはり、思いついてすぐに書いただけでは1回ではすんなりといかないところがあります。

やはりついつい書き忘れてしまうところがあるのですね。

とあるサイトで調べたのですが、カレーを作るタスクを書き込むと、野菜や肉をカットして炒めて煮込み、

カレー粉を入れる事は書かれているのですが、ご飯を炊くと言うタスクを書き忘れですが多いようです。

意外とぱっと考えてタスクを作成しただけではうまくいかないことがあるのは、このようなタスクの書き忘れや認識するのを忘れてしまうところがあるからです。

ですが、なんとか試行錯誤していくうちにそのようなこともわかってくるようになります。

ですので、1回ではすんなりとはいかないかもしれませんが、何回も実践していくことでスケジュールを落とし込んでいくと、

より細やかなタスクができるようになり、それに基づいた行動すればその作業が完了するようになります。

とにかく思いついたことは書く

思い立ったらすぐに書き込むようにしましょう。

人にもよるかもしれませんが、やはりパッと思い出した事は、時間が経つと「あれ?」と思ってしまうこともあるものです。

ですので思いついた事はすぐタスク管理をしている髪に書くということが、タスクのスケジュール管理には欠かせません。

ですので、思いついたことをすぐに書くようにしてください。

タスク管理については、紙に書き込むのはもちろんですが、やはりA3の紙を広げるのがどうしても難しいということであれば、

手書きもできるようなTODOリストをダウンロードする等も視野に入れた方がいいかもしれませんね。

自分にとってできる方法を色々と探していきましょう。

それは1回や2回ではいかないかもしれませんが、諦めずにやっていくことが大切です。

④時間管理のマトリックス

また、タスクなどを洗い流すことも大切ですが、時間管理は緊急性があるのかや重要性があるのかというのは大切です。

やはり、すぐにやるべきものもありますし、重要性があれば必ずやらなければいけないことです。

そのように緊急性や重要性を挙げていくことで、より効率的に時間を使うことができるようになります。

もしくは、見直していくと、そこまで重要性もなくやらなかったからといって特に支障がないものというのもあります。

そのような無駄な作業を見直すことも時間管理が上手な人は自然とできているのです。

「緊急性」と「重要性」

「緊急性も重要性もどちらもあるもの」、「緊急性はあるけれども重要性のないもの」、

「緊急性はないけれど重要性のあるもの」、「緊急性も重要性もないもの」の4つに分かれます。

そうはいっても、そのようなものの具体例がないと難しいものがありますね。

では、1つ1つ例を挙げてみていきましょう。

「緊急性があり、なおかつ重要性があるもの」と言えば、締め切りのある仕事が挙げられます。

しかもこの締め切りは1年後とか半年後と言うのものではなく、10日以内などそのような短いスパンの締め切りのことをいいます。

またクレーム処理も緊急性も重要性も大切なものです。

こちらは早く対応しないと、先方の不満が溜まっていくような状態になります。

もし災害等も緊急性や重要性があるものですね。

こちらも早い対処が大切です。

そして「緊急ではないけれど重要なもの」としては人間関係づくりや健康維持などがあります。

準備や企画もこのような分野に入りますね。

「緊急性はあるけれど重要では無いもの」としては、突然のお客様の訪問や、無意味家の冠婚葬祭が挙げられます。

そして「緊急性もなく重要では無いもの」としては、待ち時間や、暇つぶしなどが含まれます。

重要ではないものはどんどん捨てていく

そして、このような緊急性と重要性の見分けがついたとしたら、次はその重要ではないものをできるだけ捨てていくということが大切です。

なかなか断るのが難しい人にとっては、このような重要ではないものがどんどん増えていく傾向にあります。

ですので、時には勇気を出して断ることも大切です。

そうはいっても、はっきりとノーと言うのが辛い人もいるかもしれませんね。

そのような人は、角が立たないような断り方を覚えましょう。

例えば、無意味に飲み会に参加しないといけないと言うことであれば、既婚者の女性であれば、「主人が怒るので…。」などと言うのも有効です。

はっきりと断るのが苦手と言うことであれば人のせいにするのも良いかもしれません。

そうではなく仕事と言うことであれば、相談という形で断るのもいいかもしれませんね、

その仕事より、より緊急性や重要性のある仕事を先にしないといけないので今頼まれた仕事は難しいのですがどうしたら良いですか?と相談するのです。

もし、ごり押しをするような人であれば、上司など上の立場の人に相談するのもいいかもしれません。

緊急性と重要性が高いものは効率化していく

ただ、緊急性や重要性の高いものというのは減らしていくことができません。

ですので、そのような事は、より効率化をしていき、あまり時間をかけないように心がけることが大切です。

ですが、クレーム処理等はなかなか難しいかもしれません。

それは適当に対応していると思われるとより怒りを買う可能性があるからです。

そこは、「このようにしたら良い!」というような具体的な事はあげられませんが、

なるべく効率化をしていき、いろいろな経験の中からどのようにしたら1番良いのかというのを選びとっていくことが大切でしょう。

ですので、もしお仕事でのことであれば仕事ができる方の仕事の進め方を参考にすると良いでしょう。

主婦の方であれば世の主婦の方がどのように家事をしているのかというのを参考にするのもいいかもしれませんね。

共働きであれば共働きの方に色々と話を聞くと良いでしょう。

常に忙しい人は時間管理ができていない?!

時に常に忙しい人がいますよね。

もちろん本当に忙しい人もいるのかもしれませんが、たいていはそのような時間管理がうまくできていないからこそ忙しい人もいます。

確かに、その仕事をこなす速度が速くても、重要性や緊急性の高いもの低いものも選べない人は忙しくなる傾向にあります。

また、頼まれ事が頼む断れない人であれば、そのような人は緊急性も重要性もないような仕事が色々と舞い込んでくるような事態になり、忙しい事態になります。

ですので、忙しい人は「このようなタスクの洗い流しなどをする時間もない!」と思ってしまうかもしれませんが、ここは急がば回れなのです。

一度立ち止まってタスクを洗い流しましょう。

そうすることで、この忙しさは解消されるかもしれません。

「あれもこれもしないと!」と思い詰められているとそのような心の余裕がないかもしれませんが、むしろ立ち止まった方が良いこともあります。

時間管理をする前の心構え


ただ漠然と時間管理をするというのもなかなか難しいものです。

そして、漠然としていては、どのように反省したらいいのかもわかりません。

では、時間管理をする時の心構えにはどのようなものがあるのでしょうか?

「時間管理をしよう!」と思ったらなぜそうしたいのかや、どのように時間管理をするようにしたら良いのかを考えていきましょう。

時間管理の目的を再確認

まず大切な事は時間管理の目的の確認です。

「なぜそのようにしたいのか?」と言うことがないとその時間管理を続けていくことが難しくなります。

基本的に習慣ではなかったことをするので、具体的な目的がないと続かないところがあります。

もし、うまく時間管理ができたら、その余った時間をどのように活用したいのかというのを考えていくといいかもしれませんね。

そして、専業主婦の方であれば、基本的に家事はルーティンワークです。

ですのでどのような状態を目的としているのかを再認識再確認してことが大切です。

時間の使い方を記録しよう

そして、大切な事は時間の使い方を記録することです。

時間管理の書物を読んだことがありますが、その方は主婦の方でした。

彼女はどうしても布団のシーツをかけるのが苦手と言っていました。

確かにとても時間がかかるイメージがありますし、同じく苦手な人も多いいのではないでしょうか?

だけど時間の使い方の記録を見るとなんとその苦手な布団のシーツ掛けに1つの布団につき3分ぐらいしか使っていないことがわかったそうです。

苦手だと思い込んでいた作業がそこまで時間がかかっていた作業ではなかったということが認識できたことで、彼女はその布団のシーツ掛けも苦手ではなくなったと言っていました。

もちろんこのような家事ばかりではなく、ビジネスマンであればいろいろな仕事の作業があり、

それぞれにどれぐらいの時間がかかっているのかは案外見ていないと気がつかないものです。

ですので、仕事においてもこの時間の使い方を記録するというのは大変有効です。

もしかしたら自分が苦手で、時間がかかっていると思っていたものが案外時間がかかっていなかったということが分かれば、

苦手ではなくなるのかもしれませんし、時間配分に大変役に立つこと間違いなしです。

常に反省して改善していく

こうやって時間を記録していくと、案外無駄な時間を使っていたようなことがあるかもしれません。

そのような時は常に反省をして改善していくことが大切です。

何度かそれを繰り返していくことで、有効な時間の使い方ができるようになることでしょう。

例えば、ビジネスマンばかりではなく料理をする時についてもその時間の使い方というのは大切になってきます。

先程のカレーのルーで揚げると、カレーライスを作ってから、炊飯器にご飯を炊くと言うことになると、とても時間がかかりますよね。

ですが、あらかじめ彼を作る前にご飯を炊いておいたらどうでしょう。

カレーが出来上がる頃にはご飯も出来上がります。

このように、時間の使い方というのは工夫次第ではどんどんと効率よくすることができます。

ですので、時間の使い方を記録し、それを反省すると言うのは大変大切なことなのです。

意外と便利!おすすめ時間管理アプリ

やはり、紙に書き出すと言うのは非常に効率的なことがわかりましたが、A3の紙が常に持ち歩けるとは限りません。

もしくは、少々そそっかしい方であればそのような紙を持っていくのを忘れてしまうような人もいるでしょう。

そんな時は、時間管理アプリに頼るのはいかがでしょうか?

スマホでしたら、たいていの人は通話ができると言うことで常に持ち歩いていている人も多いことでしょう。

ですので、このような時は時間管理アプリを使うと言うのは大変お勧めです。

①30/30

こちらのアプリは、ルーティンワークが多い人には大変活用範囲が広いようなアプリです。

また、1日を規則正しく過ごしたいと思っている人にとっては非常に最適です。

もちろん仕事や家事をしている人にとっても大変有効かもしれませんが、

中には1日の大規則正しく過ごさないと精神的に落ち着かない方にも大変良いのではないのでしょうか?

では、このアプリに具体的にどのような機能があるのかと言うと、決まった時間に決まったことをするようなタスクをあらかじめ設定することができるので、

そのリストをカウントしていき作業に時間がかかりすぎるようなことがあるとアラームでお知らせをしてくれます。

しかもこのアラームは、自分で止めない限りはずっとループして鳴り続けますので、ついついうっかりと時間数使いすぎてしまったと言うことがありません。

一連の作業を時間管理出来るタスクタイマー

仕事や家事についても1連のいろいろな作業があります。

この作業を時間管理できる亮タイマーもスマホのアプリがあります。

スマホでしたら常に持ち歩きますし、音でお知らせをしてくれるのでついうっかりということがないのが嬉しいですね。

では、このようなアプリにはどのようなものがあるのでしょうか?

②通知リスト

重要な事はよく覚えているけれど、買い物等の細々した作業忘れやすい人はいませんか?

このような細々とタスクでも、これがないと始められないと言うものがありますので、

時間を有効に使いたい人にとっては、このような細々とした作業こそが大切になってくるところがあります。

例えばですが、料理を作ろうと思っても材料がなければどうしようもありませんよね。

このような時は買い物と言う作業を始めないことにはどうにもなりません。

ですので、この通知リストというアプリを使えば、アラームでお知らせをしてくれますので、音で気がつくことができます。

ただ残念ながらバイブには対応していないのでマナーモードにしている人には少々使いにくいところがあると言われています。

スマホの音は問題なく出せる環境にある方や、よくスマホを見ることがある人には非常に使いやすいようです。

スケジュールを管理し通知する

スケジュールを管理して、通知すると言うようなサービスがあると大変便利です。

普段どのような作業に時間をかけているのかということや、それを通知してくれることで、ついうっかりと言うことがないのが嬉しいですよね。

では、このようなサービスにはどのようなアプリがあるのでしょうか?

③aTimeLogger

こちらのアプリは、基本的に時間を記録して、1日事、1週間毎、1月ごとの行動の統計をグラフなどにすることができます。

ですのでどのような時間を使い方を教えているのかが一目瞭然です。

このように具体的にグラフにすることで時間の無駄遣いがどのようなものかが分かります。

ルーティンワークに追われるビジネスマンの方はもちろんですが、どういうわけか1日がすぐに終わってしまうと思っている人にとっては大変有効です。

しかも記録の仕方も大変簡単で、用意されているカテゴリーを選んでスタートすると言う作業だけで済みますので、

複雑な作業が苦手な人にも簡単に使えるのですが魅力的なところです。

時間の無駄使いが一目で分かるログアプリ

こちらも時間の無駄遣いがすぐにわかるようなアプリです。

やはり、何となく時間が過ぎてしまうと言う人は、気が付かないうちに時間の無駄遣いをしていることがよくあるものです。

例えばですが、スマホを見始めたらついつい1時間や2時間ダラダラと見続けてしまったと言うこともあります。

人間に与えられた時間は1時24時間と決まっています。

このような時間の無駄遣いがわかれば、時間の有効活用ができるのです。

④Yomo(時間管理アプリ)

こちらのアプリは非常にシンプルですので、とても使いやすいところがあります。

横の棒グラフのようなものが出ますので、それを見れば、どのような時間の使い方をしているのかが一目瞭然なのです。

また、行動面や、時間の記録の種類を入力して、時間の使い方の計測をスタートするという作業だけで良いので、あまり複雑な作業はありません。

ただ、うっかりとボタンを押し忘れてしまうと言うこともありますよね。

そのような時はメモリを指で移動させることができますので、そのような時に非常に便利です。

シンプルで、いろいろな応用が利きますので、ついうっかりがあってもカバーできるのが非常に魅力的です。

行動記録をグラフで見れる

このアプリの魅力的なところは、先ほども少々触れたように行動記録をグラフで見ることができることです。

意外と、このようなグラフにすると時間の使い方が一目瞭然です。

もちろんビジネスマンや家事をしている方はもちろんですが、勉強をがんばる学生さんにとっても非常に有効です。

勉強した科目の種類を書いておくことで、どのような教科の勉強が足りていないかを見ることができますし、苦手な教科をどのように勉強するのかということを決めることもできます。

家事をしている方にとっては、どのようなタスクで家事をしていくかというのが一目瞭然になれば効率よく家事ができ、後は自由時間にすることもできるかもしれません。

兼業主夫で普段は仕事をしているのであれば、仕事の時間は動かせませんので、

どのような家事の仕方で効率よく進めていくのかと言う事は行動記録をグラフで見れるこのようなアプリを使うことで、もしかしたら効率よく家事を進めることができるかもしれません。

⑤Schedule Planner

もちろん、このような行動の記録も大切にはなってきますが、やはり優先するべきタスクと言うものがあり、それをどのように分けていくのかということも大切ですね。

ですので、それに合わせて優先するべきタスクの管理と言うのができると大変便利です。

こちらのアプリは、それが可能です。

行動範囲が、グラフで見ることができるところは他のアプリと一緒です。

毎日の活動計画作成と優先すべきタスクの管理

こちらのアプリは、いろいろなカテゴリーがあり、食事、健康、仕事などがありますのでいろいろな場面で使うことができます。

こちらも、時間の使い方については円グラフや棒グラフなどを用いていますので、時間の使い方が一目瞭然です。

またGoogleカレンダーと一緒にタスクリストが連動しているので、スケジュール管理表と Googleカレンダーを使っていると言うことであれば管理も大変楽です。

慣れるまでは少々使いにくいと言うような口コミもありますが、中には、非常にこのアプリが使いやすいと言う声もありますので、試しにダウンロードしてみましょう。

時間管理に強くなろう!


昔から時は金なりっていますよね。

やはり昔の人も時間の大切さについては痛感していたようです。

昨今はいろいろな便利な電化製品なども出てきて昔は大変だった家事労働も時間短縮ができる一方で、

共働きの方も増えていますし学生さんも週休二日制の採用で平日が忙しいところもあり、小学生でも習い事がある人だったら忙しいでしょう。

いろいろと便利な暮らしにはなってきましたが、

それだけ時間ができると言う事は必然的に他のことができるようになってくるので、一昔前とはまた違う忙しさがあります。

ですので、時間管理に強くなる事は非常に現代の人間にとって大切なことです。

忙しい現代社会、時間管理をうまくして、要領よく過ごしていきましょう。

時間を制する人が、仕事はもちろんのことですがプライベートを充実させることもできるのです。