皆さんは時間管理が得意ですか?著者も、仕事しながらこのような副業しているので時間管理は非常に大切な問題です。

ちょっとした空き時間にスマホなどを利用してこのように音声で文字を入力することで時間を有効活用しています。

ですがやはり時には疲れてできなかったりするなど、時間を有効に使えているかというとそうでもない場面もあります。

世の仕事ができる人たちは、そのような時間管理を非常に上手にしていると言うのです。

人間の時間は1日24時間と平等に与えられているのにできる人とできない人の差には何があるのでしょうか?

では、できる人はどのように時間管理をしているのかというのを見ていきましょう。

そうすることで、もしかしたらそのできる人に1歩近づけるかもしれません。

できる人が実践している時間管理術

では、できる人たちはどのように時間を管理しているのでしょうか?

それは、できる人でないと全くできないという事でもないようです。

確かにそれの使い方を習得するには少々時間がかかる方もいるかもしれませんが、習慣付けばそこまで難しくない方法が多いようです。

後に詳しく解説してきますが、具体的には自分がどのように時間を使っているのかというのを書き出すなどです。

そしてそれを色々と考えながらタスクを決めていき、いつまでに終えるか決めることが大切になってくるのです。

そう考えると、時間管理はそこまでハードルはそんなに高くないと思いませんか?

著者も仕事をしながら副業している身ですので、このような方法を参考にしていきたいものです。

皆さんも、ぜひともできる人が実践している時間管理術を使ってより豊かに、より有意義に時間を使って行きませんか?

①タスクを洗い流す


まずやるべきこととしては、タスクを洗い流すことです。

タスクを洗い流すと言うとどのようなことかと言うと、例えば料理に当てはめて考えていきましょう。

まず料理をするには材料がないと始まりません。

ですので材料の買い出しから始まります。

材料を洗い、それらを切っていきます。

そして、次は材料を調理します。

それは焼いたり炒めたりといった作業ですね。

そして味をつけ、お皿に盛ります。

そして机に出してから食事が始まるのです。

このようにタスクを洗い流してみると、意外と料理を1つとってもいろいろな作業があることに気づかされますね。

もちろん作るレシピによっては、もっと細かくやるべきことがあります。

著者も料理が好きでたまにしますが、やはり好きとはいえども疲れているときはしんどい時があります。

そのような時はそのようなタスクを洗い流し、何が1番しんどいのかというのを考えるのも良いでしょう。

例えば材料をカットするという作業が難しければ、カット野菜を購入するなどすでに切ってあるものを購入するのも1つの手です。

味付けが苦手であれば、すでにいろいろな調味料が混ざっているような市販のものを購入すると良いです。

このように、いろいろなタスクを洗い流す事は、どのような作業が難しくなっているのかや優先順位をつけるのに役立ちます。

タスクに優先順位をつける

タスクを洗い流したら次はタスクに優先順位をつけていきます。

要領が悪い方は、この優先順をつけるのが苦手なところがあります。

ですので、重要なことをついつい後回しにしてしまったり、優先順位の低いものを優先的にやっているようなことがあります。

やはり要領よく作業するには、重要性の高いものより優先的にあり、重要性の低いものは後からやるようなことが大切になってきます。

ですので、タスクを洗い流すことができたら、次はそのタスクに優先順をつけましょう。

特に仕事に関して言うと、このタスクの優先順位が大変大切になってきます。

会社の上司や先輩が教えてくれる環境にあるのであれば、タスクの優先順位の付け方を聞くのも良いでしょう。

ただ、上司も先輩も忙しそうでなかなか教えてくれる環境にない方や、「見て盗め!」と言うような所の方でしたら、

どのような仕事があるのかをあらかじめ洗い流しておき、タスクの優先順位を考え、

もし実践した上でうまくいかなかったらそれを試行錯誤してタスクの優先順を決めていきましょう。

【要領の悪い人を反面教師にしたい人は、こちらの記事もチェック!】

タスクに難易度をつけていく

そして、優先順位がつけられたらもう既にやるべきことは終わってかというとそうではありません。

次にやるべき事はタスクに難易度をつけていくことです。

やはり難しい事と言うのはどうしても時間もかかりますし、取り掛かるまでに少々時間がかかるものです。

もちろんどのようなタイプの人かにもよりますし、その時のモチベーションによっても違ってきます。

もし、難しいことが先にやっておき、後は簡単なことを取っておいたほうがすんなりと行くのでしたら難しいほうを優先的にやり、

難しいことが先にあるとなかなか腰が重くやる気が出ない方でしたら簡単なものから先にこなしていき、次に難易度が高いものに取り掛かっていくような工夫が大切になります。

もちろん、それも優先順位に関係しますので、優先順位が同じ位のもので考えていくことが大切になります。

②デッドラインの設定を行う

デッドラインと言うと何かと思ってしまいますが、このデッドラインとは要するに締め切りのことをいいます。

皆さんも、夏休みの宿題やプレゼンの資料の作成などにで、締め切りがある者に取りかかることを思い出すとこのデッドラインの重要性がよくわかります。

皆さんは子供の時夏休みの宿題はあらかじめ早めに終わらしておくタイプでしたか?

それとも夏休みの終わりごろになって焦って取り掛かるタイプでしたか?

どちらのタイプにせよ、デッドラインがあるからこそ夏休みを期限内に宿題を終わらせることができたのです。

夏休みの宿題は子供の時の話ですが、大人になってからはプレゼンの資料の作成や、お子さんがいる方であれば学校に提出する書類についても締め切りがありますね。

やはり、締め切りがあるからこそそれに合わせて取り掛かることができるのです。

デッドラインのない仕事は終わらない

やはり、あらかじめ締め切りがないと仕事を終わらせることができません。

上記の夏休みの宿題が良い例です。

もし、夏休みの宿題の提出期間がなければ、皆さんは宿題をしたでしょうか?

宿題をしてもしなくても変わらないのであれば、宿題を全くしないこともできるのです。

それは夏休みの宿題に限ったことではありません。

デッドライン、締め切りのない仕事と言うのはついつい先延ばしにしてしまうところがあります。

著者の身の回りを見てみても、具体例を挙げると専業主婦の方の家事能力についてはピンキリなところがありますよね。

それは、家事は基本的にルーティンワークで終わりがないところがあります。

やろうと思えばいくらでもやりますし、手を抜こうと思えばいくらでも手を抜けます。

ですので、基本的に火事にはデッドラインがなく、そのようにてきぱきと締め切りのない限りをするのは苦手という方にはその家事が終わらないところがあるのです。

③スケジュールはA3用紙に手書きする

このようにいろいろなタスクの洗い流しや優先順位をつけることが決まれば、次はそのスケジュールを落とし込んでいくという過程になります。

そこでオススメなのがA3で手書きのタスク表を書き込むことです。

なぜA3の用紙に手書きがするのが良いのかと言うと、まず手書きをする事は頭にしっかりと残ります。

勉強にしても、ざっと本を読むよりかは、どちらかと言うとその本の内容書いた方が頭に入りませんでしたか?

やはりこのように書くと言う作業が記憶に残るのに非常に有効な方法なのです。

最近はスマホのスケジュール管理など色々とありますが、手書きの方が思い立ったらすぐにかけるところがあります。

著者もスマホなどのデジタルのもの結構使いますが、やはり思い立ったらすぐに書くのは書いたほうが良い一面があります。

やはりスマホを開くにしても、パスワードを入力してそのスケジュールアプリをタップするなど複数の作業があります。

ですので忙しいとついつい、その作業がめんどくさくなるのです。

スケジュールを落とし込んでいこう

このように色々と書き込んでいくことでスケジュールを落とし込んでいきます。

やはり、思いついてすぐに書いただけでは1回ではすんなりといかないところがあります。

やはりついつい書き忘れてしまうところがあるのですね。

とあるサイトで調べたのですが、カレーを作るタスクを書き込むと、野菜や肉をカットして炒めて煮込み、

カレー粉を入れる事は書かれているのですが、ご飯を炊くと言うタスクを書き忘れですが多いようです。

意外とぱっと考えてタスクを作成しただけではうまくいかないことがあるのは、このようなタスクの書き忘れや認識するのを忘れてしまうところがあるからです。

ですが、なんとか試行錯誤していくうちにそのようなこともわかってくるようになります。

ですので、1回ではすんなりとはいかないかもしれませんが、何回も実践していくことでスケジュールを落とし込んでいくと、

より細やかなタスクができるようになり、それに基づいた行動すればその作業が完了するようになります。

とにかく思いついたことは書く

思い立ったらすぐに書き込むようにしましょう。

人にもよるかもしれませんが、やはりパッと思い出した事は、時間が経つと「あれ?」と思ってしまうこともあるものです。

ですので思いついた事はすぐタスク管理をしている髪に書くということが、タスクのスケジュール管理には欠かせません。

ですので、思いついたことをすぐに書くようにしてください。

タスク管理については、紙に書き込むのはもちろんですが、やはりA3の紙を広げるのがどうしても難しいということであれば、

手書きもできるようなTODOリストをダウンロードする等も視野に入れた方がいいかもしれませんね。

自分にとってできる方法を色々と探していきましょう。

それは1回や2回ではいかないかもしれませんが、諦めずにやっていくことが大切です。

④時間管理のマトリックス

また、タスクなどを洗い流すことも大切ですが、時間管理は緊急性があるのかや重要性があるのかというのは大切です。

やはり、すぐにやるべきものもありますし、重要性があれば必ずやらなければいけないことです。

そのように緊急性や重要性を挙げていくことで、より効率的に時間を使うことができるようになります。

もしくは、見直していくと、そこまで重要性もなくやらなかったからといって特に支障がないものというのもあります。

そのような無駄な作業を見直すことも時間管理が上手な人は自然とできているのです。

「緊急性」と「重要性」

「緊急性も重要性もどちらもあるもの」、「緊急性はあるけれども重要性のないもの」、

「緊急性はないけれど重要性のあるもの」、「緊急性も重要性もないもの」の4つに分かれます。

そうはいっても、そのようなものの具体例がないと難しいものがありますね。

では、1つ1つ例を挙げてみていきましょう。

「緊急性があり、なおかつ重要性があるもの」と言えば、締め切りのある仕事が挙げられます。

しかもこの締め切りは1年後とか半年後と言うのものではなく、10日以内などそのような短いスパンの締め切りのことをいいます。

またクレーム処理も緊急性も重要性も大切なものです。

こちらは早く対応しないと、先方の不満が溜まっていくような状態になります。

もし災害等も緊急性や重要性があるものですね。

こちらも早い対処が大切です。

そして「緊急ではないけれど重要なもの」としては人間関係づくりや健康維持などがあります。

準備や企画もこのような分野に入りますね。