社会人になってからなんだかのミスを経験された方は多くいると思います。

中でもそのミスで謝罪の文章をお書きになったことがある方は何人いるでしょうか?

おそらく、最近の日本では保守層が多いので、謝罪をすることになれていない人が多いので、今の上司の方でもあまりお詫びの文章を書いたことがある方は少ないと思います。

つまり、これからは新人の方でもミスを犯した場合、自分で謝罪のお詫びの文章を書かないといけない可能性があるのです。

おそらく今の上司の方々は、みなさんと同じ部下だった時代に、上司が始末書を書いたり、お詫びをしにあん御したりしている姿を見てきたのですが、それが嫌で仕方がないのです。

なんであんなかっこ悪いことを上司の人がしないといけないのかと思っているのです。

そのため、保守層が増えてしまったと言っても過言ではありません。

しかし、上司であろうとなかろうと必ず謝罪をしないといけない時は来るのです。

そこで、今回こちらの記事では、お詫びの文章の書き方と注意点などをまとめましたので、ぜひ、参考にしてくださいまして、謝罪の時に活かしましょう。

要は、しっかり謝罪ができれば何も問題はないのです。

最近は謝罪さえもしっかりできない人が多いので、気を付けましょう。

ビジネスでお詫びの文書を書いたことはありますか?

実際問題、ビジネスでお詫びの文章を書いたことがあるかどうかですが、今では書いたことがあると言う方は少ないと思います。

なぜなら、保守層が多いので、自分で責任を取りたがらない人が多いのです。

タチの悪い人だと、自分が責任を取らないといけないと部下に言って脅すタイプもいます。

そんなこんなで現在では、あまりお詫びの文章を書いたことがあると言う方は少ないのです。

昔は、始末書の数だけ勲章と言われた時代があったほど、上司は謝罪に言ったものでしたが、現在は謝罪をすることに価値を持っていないのです。

なぜなら、部下のミスは上司のミスでもあるので、謝罪の際には、ご自身の非を認めないといけないのです。

どうやらそれがものすごく嫌なようです。

そのために、今の上司のほとんどの人は、お詫びの文書を書きません。

それよりかそんなことが起こらないように、部下を囲い込んだり、自分の言うことだけを聞く部下を雇ったりします。

つまり、お詫びの文書の書き方を教わる機械など全くないのです。

まずは、ここからはビジネスにおけるお詫びの文書について説明していきたいと思いますので、じっくり拝見なさってくださいね。

今では上司から教えて頂けないものになっています。

大切なことは?

では、謝罪のお詫び文書において大切なことはと言いますと、おそらく今の上司の人に聞いてもいいかげんな答えしか返ってこないと思います。

なぜなら、お詫びの文書を書いたことがないからです。

タチの悪い人で言えば、今流行りの「自分で考えろ」と言ってきます。

だいたい自分で考えろと言ってくる人のほとんどは教えることができないからそう言ってくるのです。

つまり、お詫びを大切なことと思っていないのです。

これではいけませんよね。

お詫びをしっかりしてこそ、実は両者でいい関係が築けるようになるのです。

故に、お詫びの文書の大切さを知っていないとプラスに転じることはないのです。

まずは、お詫びの文書並びに、謝罪することの大切さを学ぶようにしましょう。

そうすることで、きちんとした謝罪ができて、お詫びの文書を書くことにも抵抗をなくすことができますよ。

しっかり覚えるようにしましょう。

丁寧な伝え方

まずもってお詫びの文書は謝罪です。

つまり、丁寧に伝えないと意味がありません。

いくら謝罪だと言っても、丁寧でなく雑だったりした場合は、謝罪の効力がないように見えてしまうのです。

つまり、謝罪の中身を考えるよりもとにかく丁寧さを身に付けることがお詫びの文書には欠かせないのです。

そう、実はほとんどの人が言葉や中身がしっかりしていれば、どうにでもなると思っているのですが、言葉で相手に伝わるのはほんの6%ぐらいなのです。

つまり、どんなに内容が良くても、言葉尻がよくても、相手には伝わっていない可能性の方が高いのです。

思いは姿勢からと言いますが、まさに姿勢がなっていないと相手には伝わらないのです。

いくらカッコつけてもいずれ正体はばれてしまうと言われている所以に似ているのです。

ぜひ、まずは丁寧な姿勢を身に付けていきましょう。

間違った言葉遣いをしていないか

お詫びの文書を書いて読み返すことはあると思いますが、その時に、間違った言葉遣いをしていないかどうかまで気づくことはできますでしょうか?

おそらく、気づける人もいらっしゃれば、気づけない人もいらっしゃるのではないでしょうか。

なぜなら、人は自分の文書を読み返しても、自分のだから何の違和感も感じることができないのです。

逆に他人のであれば、違和感を感じることができると言われています。

つまり、言葉遣いが間違っているかどうかを確かめるのは難しいのです。

故に、間違った言葉遣いのままお詫びの文書を書いて相手に伝えている危険性が高いのです。

では、どうすればいいのかと言いますと、何度も読み返してみるとか、もしくは、第3者に見せて確かめて頂くなどをして、間違った言葉遣いでないかをチェックするしかないのです。

書き方を間違えていないか

お詫びの文書にもどのように書いたらいいのか、どのような構成にしたらいいのかなどの暗黙ルールと言ったものがあるのです。

故に、その書き方になっているかどうかをチェックしないといけないのです。

しかし、なかなか書き方の間違いに気づくことができないのです。

なぜなら、自分が書いた文書には違和感を感じないからです。

また、今の上司陣はお詫びの文書を書いたこともないので、書き方すら知らないと言う方が多いのです。

ある意味、これは怖いことですね。

要は、失敗は成功のもとと言う考えがなくなってしまっているのです。

失敗は人生の終わりと言うことのように大げさに考えてしまっているのです。

そのため、最近は新しいことにチャレンジする人が少ないのです。

今の状況や立場をキープする方が楽だと思っているのです。

ビジネス文書を書く機会はある?


お詫びの文書もそうですが、あなたが仕事をしている中で、ビジネス文書を書く機会はございますでしょうか?

おそらく、メールの文章などがほとんどの人は多いと思います。

しかし、このビジネス文書を書いているかどうかで、お詫びの文書を書けるかどうかにつながってしまうのです。

なぜなら、ビジネス文書がお詫びの文書の基礎と言うものになっているのです。

つまり、ビジネス文書を書く機会が多い人ほど、お詫びの文書を書くこともそれなりに上手いのです。

しかし、メール以外で書くことはあるのかと言いますと、実はあるのです。

あなたが気づいていないだけです。

実は結構多く場面でビジネス文書を書く機会に触れているのです。

まずは、どのような場面があるのかなどをご紹介しますので、ぜひ、じっくり読んで理解していきましょう。

事務員などはよく文書を作ることが多い

会社にかならず一人はいらっしゃると思うのですが、事務職の人は、よくビジネス文書を書く機会が多いのです。

なぜなら、実は、普通のスタッフよりも、銀行や市役所など重要な機関と接する機会が多いのです。

そのため、実は会社の中でもトップ級にお詫びの文書を書くことに長けている可能性もあるのです。

普段は机に座って経理などをしているような感じに見えますが、それなりに重要な機関と接しているのです。

ある意味、誰よりもビジネス文書スキルを持っていないといけないと言う感じになっています。

また、電話に出るのも事務職の方が多いと思いませんか?

そうなんです。

電話に出ることが多いと言うことは一番クレームを聞いている可能性があるのです。

故に、お詫びをする機会も多くある可能性が高いのです。

営業の人もよくお詫び文などを送ることが多い

事務職の人がビジネス文書やお詫びの文書を書くことが多いと言うことがわかりましたが、実は営業職の人も結構ビジネス文書やお詫びの文書を書く機会が多いのです。

なぜかと言いますと、商品などをお客様に進めている急先鋒であり、一番にクレームが来るからです。

また、営業職の人の中には、強引に商品を進めたりするなどして、相手に不快な思いをさせている危険性もあるのです。

つまり、クレームを受ける可能性が高く、クレームを受けた時にしっかり対応しないと先へ進めないので、ある意味、クレームが来ることを当然と思って営業をしている人もるます。

なぜなら、営業職の人にはキツイノルマが課されている可能性があるからです。

月末になって慌てだす営業職の人がいらっしゃるのは、そのためなのです。

何かミスをしてしまった時は特に書く

お詫びの文書を書く機会のほとんどが、何かミスをしてしまった時が多いと思います。

まあ、ミスをしたときは謝罪をするのは当然のことなので、納得している方は多いと思います。

しかし、お詫びの文書を書く場面はと言いますと、ほとんどが、別の会社を相手にしている時にミスをしてしまった時だと思います。

なぜなら、その会社とうまくやっていかないとあるプロジェクトが達成できないと言うこともあるからです。

つまり、自社の場合は笑ってすまされる可能性があるかもしれませんが、取引会社などは取り返しのつかないことになってしまう危険性があるのです。

故に、ミスをした場合に速やかにお詫びの文書を書かないといけないのです。

本来なら、上司の人がお詫びをしに行くのが当然のような感じがしますが、そんなことをする上司はほぼ皆無です。

つまり、これからはミスをした場合は自分で責任を取らないといけないのです。

保守的な人が上司にいる場合は、特段気をつけた方がいいのです。

丁寧などのお詫びを込めて

お詫びをする場合は、とにかく丁寧に行くことが大切です。

いくらお詫びの文書がしっかりしていても、内容がしっかりしていても、丁寧な姿勢がない場合は、相手は許してくれない危険性が高いのです。

前文でも説明していますが、とにかく丁寧な姿勢が大切になってくるのです。

最近、多いのがとにかく文書や内容が良ければ大丈夫と勘違いされている方が多くいます。

しかし、外面は内面からできていると言う言葉があるように、どんなにいい文書でも丁寧さがなければ簡単に相手に見透かされてしまうのです。

故に、とにかくまずは丁寧さを身に付けることが大切なのです。

そうした後に、文書の内容や書き方をマスターすればお詫びの文書が完璧になりますよ。

直ぐに作ることが重要

ミスをしてしまった場合は、とにかくすぐにお詫びの文書を作ることが先決です。

素早く対応することこそが大切なのです。

スピードは重要です。

早いに越したことはないと言いますが、まさに謝罪の時はそうなのです。

すぐに対応することで、自分たちのことを考えていてくれると相手先も思ってしまうのです。

そうなれば、お互いのわだかまりがなくなるのも早くなりますよ。

つまり、丁寧さを表すにはスピードがとても重要なのです。

とにかくミスをしてしまったらすぐにお詫びの文書を作ることにしましょう。

そのためにも、会社内でもミスをしたらお詫びの文書を作るようにしておくと、いつでもどんな時でも対応できますよ。

会社内でのミスはそんなに大きな影響がない場合が多いのです。

つまり、会社内でミスをした場合は、笑ってすまされる場合でも、しっかりお詫びをすることが大切なのです。

お詫び文書の書き方とは?大事なポイントをチェック!

それではここからはお待ちかねのお詫びの文章の書き方について詳しく説明していきたいと思います。

お詫びすることなんてないからそんなの覚える必要なんてないと思われていらっしゃる方も多くいるかもしれませんが、それは絶対とは言えませんよ。

これとよく似た例が、車を購入する時に、強制保険には皆さん入りますが、任意保険には入らない方がいますよね。

なぜ、入らないのかと言いますと、事故なんて起こすことがないと思っているからです。

実際、そのような人でも事故を起こして人生を不意にしてしまったと言う方は結構多くいますよ。

そうなってしまっては終わりですよね。

このようにお詫びの文書も絶対に書かないと言うことはないのです。

また、たとえ死ぬまでに使わなかったとしても覚えていて損はないことなので、ぜひ、この機会に覚えるようにしましょう。

いつどこでどのような形であなたのもとで役に立つのかわかりませんよ。

出始めの言葉を決める


文書書く際に最も注意しないといけないのが、出始めの言葉です。

いつも通り、背景などと言う形にしてしまっては、相手を不快にさせてしまう危険性があるのです。

出だしで不快にさせてしまったら、もともこうもありません。

つまり、しっかり相手にお詫びの気持ちを伝えるためにも、出だしで躓いてはいけないのです。

では、どのような言葉いいのかと言いますと、まずは、その辺りからお教えしたいと思いますので、じっくり読んでマスターしましょう。

例「謹啓」など

お詫びの文書でよく使用される出だしの言葉としては、「謹啓」などがございます。

まず、この「謹啓」ですが、大きな意味としては、「謹んで申し上げます」の意味が入ってまして、出だしに「謹んで申し上げます」と書かれていても丁寧ではありますが、お詫びの文書を読む側は立腹な可能性もあるのです。

つまり、そのような方に長い文章は変えって悪影響を与えてしまう危険性があるのです。

出だしは、まずは短めに行くことが大切です。

他にも「謹白」などもございます。

先ずはお詫びの言葉を添えることが大切

お詫びの文書において出だしの言葉が重要なのはなんとなくわかったでしょうか?

まずもってお詫びの文書を書くわけですので、相手がご立腹になっていることはわかっていると思います。

つまり、そんな状況で、長い文章を書いても意味がないのです。

出だしからスマートに済ますことが相手にとってもそんなに不快な思いにさせることはないと言えます。

まずは出だしの言葉選びに気を付けて、スマートな文書を書くようにすれば、お詫びの気持ちもすんなり伝わりますよ。

出始めの言葉を決めた後は内容について書こう!

では、出始めの言葉が決まったのであれば、次に重要なのが内容になってきます。

まあ、素直に書けば問題ないのですが、なぜかかっこつけたり、自分は悪く内的な感じに演出してしまう書き方をされる方が多くいます。

それでは相手にしっかりとした内容は伝わりませんよ。

ましては、お詫びの文書なのです。

あなたの色で書いてはいけないのです。

相手にしっかりあなたの謝罪の気持ちを伝えなければいけないのです。

ここからは内容について詳しくお教えいたします。

嘘を交えない

まあ、常識に近いくらいのことなのですが、嘘を交えないことです。

嘘を交えたとしてもすぐにばれてしまいますよ。

なぜなら、嘘はばれるものなのです。

よく、自分の罪を軽くするために、嘘をついて自分が悪くないような感じに書かれる人はいますが、それは大きな間違いです。

嘘は余計に罪を大きくするだけです。

嘘を書いても意味がありません。

正直にあったことを記すことが大事なのです。

お詫びをするのですから、嘘を書いてもいいことはないことぐらい当然だと思うのがいいのです。

真実だけを記す

嘘を書いてはいけないと言うことがわかったと思うので、では、どう書けばいいのかと言われたら、もうお分かりですよね。

正直にありのままを書くことが正解なのです。

お詫びするを相手が知りたいのは、あなたの気持ちよりも何があってそうなったのかです。

つまり、原因がはっきりわかれば、あなたの気持ちも分かった頂くことができますよ。

そのためにも、正直に記すようにしましょう。

嘘を入れると余計に疑われてしまうので、お詫びの気持ちを受け取っていただけない可能性がありますよ。

ぜひ、そうならないように正直に真実だけを記しましょう。

たとえそれがあなたの至らない点であってもです。

相手にわかってもらえるだけで、もしかしたらその至らない点が改正される可能性もあるのですから…。

なんでもそうですが、正直に行きましょう。

なるべく原因を細かく、解りやすく

お詫びをする相手はとにかく原因を知りたがっているのです。

つまり、何が原因でそうなったかの部分を事細かく書かないといけないのです。

要はここの原因の部分さえしっかり伝えることができれば、何も問題はないのです。

それなのに、なぜか日本人はこのような部分をはぐらかしたりしてしまうのです。

日本語の文法は結果が最後に来るので、途中の部分ではぐらかしたりしても嘘だとすぐにばれますよ。

なぜなら、文節がつながらないからです。

つまり、なぜそうなったのかの部分をしっかり表現しないと意味がないのです。

弁解などをしない

とにかく日本人はなぜかお詫びの時でも、弁解をしてしまうのです。

要は、結果を最後に持っていく文法なので、途中ではぐらかすことができると思っている方も結構多くいらっしゃるのです。

しかし、何度も言いますが、弁解や言い訳などをしていては結果に文節がつながらないので、すぐに嘘だとばれてしまいますよ。

弁解をしていいことなど1つもないのです。

弁解や言い訳などをせずに素直に言えば、ことが長く済まずにスムーズに進みますよ。

自分のやったミスを認めるような文章に

とにかく自分がしてしまったミスは認めるようにしましょう。

なぜかと言いますと、ミスを認めないと、結局誰が悪いのかと言うことになってしまうのです。

まあ、あなたがおかしたミスなのですから、あなた以外で悪い人なんていないのです。

ここは素直に認めた方が身のためなのです。

なぜか日本人は、自分のミスを認めたがりません。

まあ、責任をせおうことができないタイプなのです。

だから、平気で言い訳などもしてしまうのです。

ある意味、情けない人種ですね。

流れができたら日付や名前などを書く

出だしの言葉も決まり、内容もきまり、素直に書ける決心ができたのであれば、あとは日付や名前を書くことです。

そんなことと思うかもしれませんが、実は結構大事なのです。

まずもって日付はあなたがお詫びの文書を書いた日を特定するものです。

つまり、あなたがいつお詫びの文書を書いたのかを記録として残せるのです。

また、名前を書くことで、あなただと言うことが証明できるのです。

故に日付や名前もしっかり書けるようにしましょう。

日付などは右上に

日付を書く場合、実はただ書けばいいというわけではございません。

なぜかと言いますと、どこに書いたかであなたのお詫びの文書が真剣なものなのかどうかがはっきりするのです。

つまり、位置にも気をつけて書かないといけないのです。

お詫びの文書は内容だけでなく、見せ方にもよるのです。

要は、形の良い作品を作っていると思いましょう。

ただ、書けばいいと言うわけではございません。

ちなみに、日付は右上が鉄則です。

相手の会社名などは日付より下の段に書き左上に

それでは、あらゆるものがしっかりした位置に書かないといけないと分かったと思いますが、では、大事な相手の会社名などはどこのポジションに書けばいいのかと言いますと、ベストは、日付より下の段の左上です。

なぜかと言いますと、日付と同じ段だとどう意味なのかと言うことになってしまうし、日付の下の場所に書くと、ある意味、見栄えが良くないのです。

つまり、見栄えと失礼のなさから考えてここのポジションがいいのです。

自分の名前は会社名などの更に下の段で右側に(日付の下)

それでは、ご自身の会社の名前はと言いますと、相手の会社名よりしたに書くことがベストです。

なぜなら、お詫びをする側だからです。

敷居を高くしてはいけないのです。

よく敷居が高いは相手のレベルが高いことのように言いますが、実はそれは間違った使い方で、本来は自分が悪いことをしてしまったので、頭が上がらないので敷居の高い人と言うように使用するのです。

つまり、お詫びを入れなくてはならない人は、敷居の高い人なので、あなたの会社名を上にしてはいけません。

日付の下などにしましょう。

ビジネス文書を書く際の4個の注意点!これには気をつけよう!

ここまでの説明でビジネスの文書の書き方の点でのポイントなどを説明してきましたが、なんとなくわかったという方もいらっしゃるのではないでしょうか?

では、この先何が必要なのかと言いますと、書く時に考える点などの注意点です。

要は、いくら形ができていても、ただ書いただけでは、相手に簡単に見透かされてしまう危険性があるのです。

そこで、ここからはメンタルの面もありますが、お詫びの文書などのビジネス文書を書く際に気を付けるべき注意点などを説明します。

1.誰に対して出すのかを確認

お詫びの文書やビジネス文書は誰に対して提出するものなのかをしっかり考えて書くことが大切です。

要は相手が読んだ時にどう思うか、読みやすいのか、途中で飽きたりしないのかなどを考えるべきなのです。

よく言われていることなのですが、自分がしてもらってうれしいことは相手にもするべきだと言うことです。

つまり、あなたがもらっても不快に思わない文書を相手に書くべきなのです。

その際に言葉遣いは間違っていないか

あとは、できあがったら何度も読み返すべきです。

要は、言葉遣いが間違っていないかどうか、誤字脱字ないかどうかなどです。

間違った言葉遣いをしていて、相手を不快にさせてしまったら内容どうのこうのではなくなってしまいますよ。

また、誤字脱字があれば、いいかげんな人だと言うように見られてしまいますよ。

このように何度も読み返すことで、しっかり完成した文書にすることができるのです。

2.どの様な形で出すのか

ビジネス文書やお詫びの文書が出来上がった場合は、あとはどの手段で提出するかが重要になってきます。

手紙?メール?など手段は様々ですが、ただ提出すればいいというわけではございません。

例えば、とにかく出張が多いとか、あまり会社にいることはないと言うことが多い人に対しては、手紙で送っても読まれるまでは時間がかかってしまうかもしれません。

つまり、相手の状況をしっかり把握して、どの手段にするのがベストなのか考えて送りましょう。

手紙として送るのか、メールなのか

手紙はあなたの字で相手に見せることができるので、気持ちが伝わりやすい点がメリットですが、その分、相手によってはいつ手元に届くかわからないので、スピードの面ではデメリットになってしまうのです。

また、メールの場合は、すぐに相手に届くのでスピードの面ではメリットがございます。

ただ、その分、文書が端的に見えてしまう可能性があり、伝わる可能性が手紙より低くなる可能性もあるのです。

3.なるべく早く出す!

お詫びはとにかく早くが鉄則です。

つまり、書き終えてしっかりチェックが済んだのであれば、とにかくすぐに提出するのがベストなのです。

レスポンスが早い人は、とにかく相手には好印象なのです。

それだけ自分のことを優先的に考えていると言うふうに相手もとらえてくれる可能性が高いからです。

何事においてもスピーディーは大切です。

しかし、雑になってはいけませんよ。

遅ければ遅いほど失礼になる!

スピーディーが大切だと言っていますが、では、遅ければ遅いほどどうなってしまうのかと言いますと、まずもって相手からすると、自分の優先順位が低いように見られてしまうのです。

そう思うと不快な感じになってしまいますよね。

また、遅いと言うことで、鈍いと言った感じに見られてしまう可能性もあります。

要は、最悪の場合、距離を置かれてしまう危険性もあるのです。

とにかくスピードが大事なのです。

4.出す前に上司などに確認!

提出する前に自信がないのであれば、上司に見せるのも手です。

というより見せるべきなのです。

まあ、最近の上司は謝罪の仕方を知らないと言う部分もありますので、見せても意味がない場合もあります。

ですが、見せておくことでしっかりお詫びをしようとしていることが伝わるかもしれませんので、ぜひ、見せましょう。

目を通してもらうことも必要

見せるだけでなく、チェックしていただいて赤ペンをしていただくことも大切です。

要は、治していただいて、それでも相手がご立腹の場合は、上司にも責任がつく可能性があるのです。

要は、あなた一人ではなく、会社としての問題になるのです。

責任を一人に押し付けることはなくなりますよ。

ビジネス文書を書く際には早急に!

いかがでしたでしょうか?

とにかく、お詫びの文書やビジネス文書は、スピーディーかつ丁寧さが必要です。

もたもたしている暇はありませんので、すぐに対応するようにしましょう。