事務職と聞くとどういうイメージが湧きますか?
「地味」「コツコツ」「OLさん」「まじめ」「平凡」というイメージを抱く人が多いようです。

事務職が気になっている、事務職として就職をしたい、事務職ってどういうものか詳しく知りたいという方に、今回は事務職の仕事内容や利点や難点、資格の有無、そしてお給料に関してなどもまとめてみました。

ぜひ参考にしてみてください。

事務職の仕事内容とは?

事務職の仕事は、事務職を一言で言ってくださいと言われたら、私は会社など組織の仕事をスムーズに進めるためにあらゆる方面から支える仕事だと答えます。

正直なところ会社の業種や規模によって仕事のやり方などはマチマチだと言えますが、支える仕事というところはどのような業務内容になろうとも共通しています。

そして、個人的な行動傾向から見てみると、ほぼ100%共通しているのが座り仕事だということですね。

事務職で立ったまま仕事をしているというのは聞いたことがありません。

もし立ったまま仕事をしているのだとしたら、事務職にプラスして他の要素がある仕事内容なのだと思います。

たとえば接客をしながら事務職も兼ねているだとか、作業系の職種だけれど事務もしないといけないなどです。

その場合でも、文字を書いたりするときには座って仕事をすると思います。

事務職と一言で言っても、実は営業事務や総務経理など分類されています。

営業事務とは、営業の人たちが働いているセクションンで事務仕事をする人たちです。

総務や経理もそうです。

それらは働く場の仕事の種類にに応じる事務別に分類されていますが、それとは別によく、ファイリング事務という言葉も使われいます。

発生した書類を綴じるなど管理する仕事をする事務職ですが、一般事務とも呼ばれています。

それでは詳しく、事務職の内容をまとめたものをご覧ください。

書類の作成や管理

事務職と言えば、書類作成という仕事がとても重要になります。

作成だけでなく作ったものを管理していくことも仕事に含まれます。

書類の種類は会社や仕事の内容によって変わって吐きますが、書類を扱わなくてよい事務職はありません。

ペーパレスの時代へと向かっているとはいえ、今現在ではやはりまだまだ書類に頼っているのが現状です。

営業事務でも総務経理事務でも、必ずなんらかの書類が発生します。

書類作成の方法が手書きであれ、パソコン入力したものをプリントアウトしたものであれ書類作成は発生します。

顧客への見積書や請求書を発行、社員の管理業務に対する伝票、経費の一覧伝票などを作成します。

他の従業員へ回覧をしたり配布をしなければいけない書類もあります。

社内だけではありません。

社外への提出書類、公官庁への提出する書類を作成するなど業種によっては様々です。

そして作成しっぱなしということはまずありません。

作成したものを管理することが求められます。

電話やFAXの応対


営業職として働いている人のいる部署で働く事務職は、営業の人のサポートというのが仕事の中心になるとも言えます。

営業の人にかかってきた顧客や業者からの電話を営業社員より先に事務員がとり、営業に取り次ぐ。

必要なら営業の代わりに答えることもあります。

FAXに関しても同じです。

届いたFAXを担当者別に振り分けたり、必要とあらば代わりにFAX送信もします。

会社や仕事内容によってはFAXがほとんど届かないというところがあったり、膨大な電話とFAXの処理に明け暮れるという人もいます。

届いた電話やFAXをただ、担当者に届けるのであれば子供でもできますが、実際は電話やFAXの内容を把握していなければやっていけないことも多いです。

〇〇さんいらっしゃいますか?
少々お待ちください。

というやり取りだけではないのです。

たった一回のやりとりだけならそれで済むかもしれませんが、営業職と一緒に仕事をする事務職は営業職の仕事も熟知していなければ良い仕事はできなく、またある程度の期間そういう場所で仕事をしていれば熟知せざるを得ない、熟知してくるものです。

来客の応対

来客がきたときの対応も事務職が担うことがほとんどです。

お客様を出迎えたり、案内をしてお茶をお出しするという一連の仕事があります。

私は事務職なので、接客やお茶くみではありません。

ということは通りませんね。

これも会社によってその頻度はさまざまです。

受付の仕事と兼務しているような事務職もあります。

働いている人が多くて、新入社員が担当する、もしくはベテランが対応するなど、自分に来客応対がまわってこない会社もあります。

その逆に、自分以外はすべてベテラン社員なのでいつも自分が来客の応対をしている、もしくは、自分はしなくても良いという場合があります。

メールの応対

事務職でパソコンを使わないということはほとんどないと言ってもいいと思います。

もしあるとしたら、かなり職人的な仕事に近い事務職だと思ですね。

たとえば、封筒に書類をセットするなど。

それでもたとえばタイムカードもパソコンで行う職場も多いようですのでパソコンを使うことがない事務職はあまり考えられません。

会社内でのメールのやり取り、顧客とのめーるのやり取りなどメール対応も行います。

郵便物の仕分け

オフィスには毎日のように郵便物が届きます。

届いた郵便物の仕分けも事務職には求められます。

たかが郵便物の仕分けと侮れません。

仕分けでミスをするととんでもないことにもなりかねないのです。

たとえば、社員の保険証や申請書類が役所から届いたとします。

届いた郵便物をポストから出し、仕分けをしていたA子さんでしたが、ある社員から自分の保険証がもうとっくに届いているはずなのにという申し出を受けました。

A子さんは、まだ届いていないからということを伝え、2週間もたちました。

役所に問い合わせたところ、すでに送付済みとのこと。

郵便局に問い合わせて紛失願いを出したのですが、A子さんの机の上の書類と書類の間に、その保険証入りの封筒が紛れ込んでいたということが後にわかりました。

保険証は結局、再発行の手配となったそうです。

郵便物が届かないために、ビジネス上の期日に間に合わなくなるということも起こりえます。

伝票の作成

経理など数字を取り扱わない部署の事務でも事務職には伝票の作成が求められます。

伝票と聞くと、紙ベースを思い浮かべるかもしれませんが、
仕事の内容や会社によってはパソコン上での保存にとどまる場合もあります。

日々どんどん流れていく仕事、データを入力してメール送信で完結するなど、紙ベースでのやりとりや保管が必要ない場合もありますが、それでも決算月に伝作の作成を迫られたり、データをまとめるために作成することを求められることが必ずと言っていいほど出てきます。

ファイリング


作成した書類を管理するとはどういうことでしょうか?
つまりファイリングです。

それでは、ファイリングとは書類をファイルすることです。

ファイルするためには、手にした書類の種類や内容を把握していなければいけませんね。

先輩事務職員が、書類の分類をしファイルを準備してくれていれば、引き継いだ人は難しくはありません。

人材派遣会社へ登録した場合、ファイリング事務としてお仕事を紹介してもらう場合、たとえば営業事務や経理事務などと比較すると時給が低く抑えられている場合があります。

それはなぜかというと、ファイリング事務というのは他の事務の経験がない事務員という意味合いがあるからです。

だからといってファイリング事務をする人が能力的に劣っているかという意味ではありません。

初めて就職した先で配属された先の仕事内容が一般事務と呼ばれる仕事内容の場合もあります。

そのまま十数年勤務してその会社で能力を発揮しさまざまな仕事を任されていた人がいます。

転職する際、自分の経歴を履歴書に書き面接を受けるとき、「資格はとくにありません、前職は一般事務でした」という場合もあります。

前の会社では仕事に関しては熟知していて、知らないことは何もないという場合だってありますが、それはその会社だからこそ、そして勤続年数が長かったからとも言えなくはないですがそれでもそれは前会社では大変なスキルともいえますから。

データ集計や入力

昔ながらの家内企業のようなところでなければ、どのような会社でもデータはパソコンで入力になります。

日々の売り上げや商品や人員の動きなどを毎日入力する場合がほとんどです。

その場合、月の合計は自動的にされるように設定されているはずですから、パソコンが集計してくれるのです。

ただ、そのデータを他部署や提携業者、上司と共有する場合パソコン操作が必要になります。

入力、集計したデータをメールで送信する作業などは覚えてしまえば簡単なことですがどのようなタイミングで何を誰に送信するのか、共有しなければいけないのかという流れを滞りなく行うことが求められる場合があります。

鍵の管理

鍵は貴重品扱いになります。

失くしてしまうと仕事をしていくうえで信用失墜につながるものです。

自社の鍵の場合、提携業者との鍵、顧客の鍵を扱う職種もあるでしょう。

自社で、部屋の鍵はキーボックスなどに保管していて責任を持って鍵の取り扱いをしなければいけません。

業者間や顧客へお渡しする鍵も同じです。

責任を持ってということは気持ちだけではありません。

その鍵の流れがどうなっているのかを見える化することも求められます。

鍵管理の帳簿に記入する場合が多いです。

何時何分に誰にどの鍵を貸出し、何時何分に鍵が返ってきたかということを見える化します。

貸し出すときに返ってくる日時を明記する場合もあります。

会議の運営

会社では定期的、不定期的に会議が行われます。

事務職員には会議を開催する際に発生する様々な業務を任されることがあります。

会議資料の作成や準備、会議開催時間の調整、会議出席者たちのスケジュールを見て調整や連絡をしなければいけない場合もあります。

会議資料は会議に出席する開催者が、必要なものを指示してきますが、それに関する準備しなければいけません。

過去のデータをパソコン上に保存しているものからプリントアウトするだけの場合もありますし、それだけにとどまらず必要なものの集計を取り直さなければいけないこともあります。

会議中に飲むお茶や水の準備、必要人数に応じて会議室の確保なども行わなければいけません。

また、会議に出席する人が社内の人だけとも限りません。

どういうことかというと、同じ会社だけれど他支店や本社から会議に出席するためにやってくる人もいます。

どういう人員が出席するのか、遠方からの出席者がいれば出迎え方法なども確認する必要もあります。

来た人にお茶を出すだけ、という場合もありますが単純にそれだけでは済まないことも多いです。

同じ会社の人間と言ってもめったに会わない他事務所の人であれば、会議のために来社したときに、接客をしないといけないのです。

ご挨拶や名刺交換、会議までの時間または会議後に会話をしなければいけないことも多いです。

事務職に欲しいスキル

このように事務職には、字や数字を書いたり座ったままパソコン操作をしているだけというだけではく、目立たないですがさまざまな仕事が求められる場合が多いです。

そんな事務職にはどのようなスキルが必要なのかまとめてみましたので、事務職希望の方は参考にしてみてください。

ビジネスマナー

オフィスではマナーがとても重視されます。

受付がいるような会社ではまず受付を通すかもしれません。

そうでなければ、事務職員が受付担当を担うことがあります。

そして、事務職員が来客対応や電話応対、メールのやり取りなどを行うので、その際のマナー能力が問われます。

言葉遣いや挨拶、立ち居振る舞い、身だしなみなどが重要です。

社風によってはあまりかしこまったマナーや身だしなみがかえって合わない場合もあり、フランクさを求められるところもありますが、それでもどの程度フランクさを出せばよいのかなどバランス感覚も必要でしょう。

フランクさがあるおかげで社内のムードが良くなり円滑に仕事が進むこともありますが、行き過ぎるとひんしゅくを買いますし、さじ加減が必要ということです。

ビジネスマナーで一番大切なのは挨拶です。

気持ちの良い笑顔で社内、社外の人と挨拶しましょう。

いらっしゃいませ、お世話になります、お世話になっております、申し訳ございません、などが基本的フレーズになります。

挨拶同様大切なのが敬語の使い方です。

尊敬語、謙譲語、丁寧語をきちんと使いわけられるようにするのが基本です。

自分自身のことなのに「見る」ことを「ご覧にな」と言ってみたり、「行く」ことを「いらっしゃる」などと言ってしまったり、逆にお客様が見ることを「ご覧になりますか?」というところを「見ますか?」など使い分けを間違わないように敬語はマスターしておきたいものです。