仕事をしていると、ビジネスメールを送る機会も多いのではないのでしょうか?

仕事の場ですので、ビジネスメールにはマナーがあります。

この記事では、ビジネスメールで守るべきマナーについて見ていきましょう。

もう迷わない!ビジネスメールの返信マナー

ビジネスマナーでどうするべきかというのは色々とありますが、当然ながらビジネスメールにもマナーがあります。

ちょっと面倒くさそうだなと感じさせる一面があるかもしれません。

しかし逆を言えば、このマナーさえきちんと守っていれば、感じよく思ってもらえる可能性が高いのです。

だからこそ、このマナーの形をよく覚えておき、その通りにすることでできる人という印象を与えることも可能なのです。

さらに言うと、口頭での発言と比べると送る前に確認作業もできます。

だからこそメールを作成してから確認をして、そこから送信をするということも出来ることから、その点においてもメールは非常にやりやすいツールなのではないでしょうか?

うっかり失礼?ビジネスメールのやり取り


ただうっかりとしてしまうことによって、非常に失礼なメールになってしまうこともありますので気をつけましょう。

後に触れますが、名前の間違いというのは大変失礼なものです。

だからこそ名前は間違えないように気をつけましょう。

特にメールだと、小さい文字表示にすると部首なども見落としてしまいがちですので気をつけるべきです。

お名前はしっかりと確認するとか、送り間違いに気をつけるなどいろいろと注意事項がありますので、ビジネスメールのやり取りには十分に気をつけるようにしましょう。

ビジネスメールで”デキる”を見せる!

ビジネスメールは先ほども触れたように、その方が目にする前に確認をすることができるという点からも非常にやりやすいツールです。

口頭で何か言って失言をしてしまうと、その言葉を取り消すことはできません。

しかしビジネスメールであれば、確認しておけば問題ありません。

このようなことから、ビジネスメールでできる人をアピールするというのは難しくないのです。

だからこそ、まずはビジネスメールを押さえましょう。

そのようにして、だんだんとスキルを身につけていくことによってできるビジネスマンに成長していくということも可能ですよ。

ビジネスメールの返信13個のマナー


ではビジネスメールに関するマナーについて、ご紹介します。

13個のマナーがありますが、これが出来たら大丈夫だというものも多いので是非とも押さえておきましょう。

件名

まず件名が何の件について送っているのかを、しっかりと明記しておく必要があります。

例えばですが、「こんにちは」だけの件名だと、破棄されてしまう可能性もあります。

どのような用途で送っているメールなのかもわからないということから、迷惑メールだと間違われてしまう可能性も否定できません。

例えば、近々展示会やイベントがあるということで、その展示会やイベントの準備の最中ということであれば、その展示会やイベントの名前を入れておくことによって、目に留まる可能性が高いでしょう。

「〇〇のお知らせ」という形で入れておくと間違いないと思います。

特にこのようなお知らせという形ではなくても、確認のお願いだったら「〇〇の確認のお願い」という形で送っておけば、確認が必要であるということがわかります。

お仕事をしていたら、何かしらのプロジェクトのことで連絡をすることもあるでしょう。

そのようなときは、プロジェクト名をしっかりと明記しておくと良いと思います。

このように具体的な件名を入れることによって、このことだということを認識してもらうように工夫しましょう。

またこの件名のことに関する返信についても、ちょっとしたコツが必要です。

さらには、重要なことにはかっこをつけたりするなど強調することで、さらに目に留まりやすくなります。

ビジネスメールで使うとしたら、【重要】のような使い方が良いのではないかと思います。

件名には「Re:」をつけて返信

この「Re:」というのは返信というマークですので、送ったことに関する返信が返ってきたということがすぐにわかります。

このようにつけておくと、自分たちが送ったメールに対する返信だということが一目で分かりやすいです。

この返信が一回程度だと、相手方が使った件名をそのまま利用した方が良いでしょう。

そうした方が自分たちが送ったメールの返事ということをより明確に認識することができます。

増えすぎた「Re:」をまとめる

ある程度の回数やりとりをするなら、適度なところで編集をするようにしましょう。

そうではないと、返事を書くときに手間を惜しんでいるように見えて、印象があまり良くありません。

目安としては2、3回以上のやり取りが続いた場合は、書き換えた方が良いです。

「Re:件名→〇〇の件、承知いたしました」というような感じでいいと思います。

このようにして「Re:」が、たくさん並んでいるという状態を避けるようにしましょう。

話が変わるなら件名を変える

色々な返信が続いたようなメールのやり取りであっても、途中で話が変わることもあると思います。

そのような時には、件名を変えるようにしましょう。

そうでないと、相手の方は件名しか見ることができませんので、まだその話の続きだと思ってしまう可能性があります。

開く前にどんなことについて書いてあるのかをある程度把握できる方が親切です。

話が変わるなら、件名を変えておくようにしましょう。

導入

導入部分は、ビジネスメールだとそんなに堅苦しいものでなくても大丈夫です。

具体例を挙げると「初冬の候」などのような季語は無くても良いのです。

どちらかと言うとビジネスメールは、電話のようなスピード感などが求められる傾向があります。

そのため、このような堅苦しいメールの季語は必要なく、「お世話になっております」にような表現で良いのです。

そして誰からの差出なのかがすぐにわかるように、株式会社□□の〇〇ですというような感じで社名と名前を名乗るようにしましょう。

相手の名前や所属の宛名

まず属性の宛名と相手の方の名前は絶対に間違えてはいけません。

確認をする時は、必ず所属の宛名と名前は正しく書くようにしましょう。

そして、敬称の付け方などにも注意が必要です。

まず会社などの団体に送る時は「御中」という言葉を使うようにします。

「〇〇株式会社御中」という感じで宛名を書くようにします。

そして個人名であれば「様」で統一するようにしましょう。

「殿」という言い方もありますが、どちらかと言うと上司が部下に対して言うような感じで、失礼な印象を与えてしまうこともありますので「殿」はつけないようにしましょう。

ただ「様」をつけるとは言っても「〇〇部長様」というような感じで、役職の後に様をつけるのは正しくありません。

もし「様」をつけて書くとしたら、「営業部長〇〇様」というような感じで、部長の後に名前を書き、その後に様をつける形が正しいです。

さらに言うと企業名、所属部、氏名を全部書くときは、企業名の後も「御中」は要りません。

例えば「〇〇株式会社 営業部 〇〇様」という形で書くようにします。

その時に間違っても、「〇〇株式会社御中 営業部 〇〇様」と書かないように気をつけましょう。

ビジネスメールを送るときは、中には複数人に宛てて送ることもあるでしょう。

そのような時は、「各位」と書いて送るのが正しいです。

例えば「〇〇株式会社 営業部各位」という形で送るようにします。

この時に「〇〇各位様」と送ってしまいそうになりますが、この「様」をつけるのは正しくありません。

この各位というのが、「皆様」というような丁寧なニュアンスがありますので、この各位だけでも失礼にはあたりません。

お礼などの挨拶から始める

もしこのメールを送る前に、取引先の方とお会いしたりしたら、その時のお礼から始めるようにしましょう。

展示会やイベントなどで顔を合わせたことがあれば、「先日はありがとうございました」というような感じで、挨拶を始めると非常にスムーズです。

用件を簡潔にまとめる

できれば内容は簡単にまとめましょう。

そうでないと段々と何を言ってるのか分からなくなってしまい、読んでいても疲れてしまいます。

なるべく端的な表現を心がけるようにしましょう。

そのために目安にしてほしいのが5W2Hです。

皆さんも聞いたことがあるのではないのでしょうか?

Why、What、When、Who、Where、How、Howmuchの略称です。

もちろんお金に関わることがないということであれば、Howmuchは省いても大丈夫です。

このように要件を簡潔にまとめることにより、非常に読みやすくなります。

内容

さらにはメールの内容についても気をつける必要があります。

是非とも気をつけて見ていく必要があります。

正しい敬語を使う

大切なことは正しい敬語を使うということです。

そうでないと違和感を覚える人もいますし、中には失礼なメールだと捉える人もいます。

最近は二重敬語を使う人も多いので気を付けましょう。

よく「拝見させていただきます」というような言い方をする人が多いですよね。

拝見というのは謙譲語で、いただきますが尊敬語です。

このように一つの文章で二つの敬語があるというのは、正しくないので気をつけましょう。

丁寧な言い方にしようと努力するがあまりに、そのような伝え方をしてしまうことがありますが、正しくないということは覚えておきましょう。

さらには「お疲れ様です」という言葉に固定するようにし、「ご苦労様です」という言葉は使わないようにしましょう。

こちらは上司が部下に対する労いの言葉として使う表現なので、使ってしまうと大変失礼な印象を与えてしまう可能性ががあります。

引用では「>」を使う

例えばお問い合わせに対するメールに対し引用する場面があります。

こうやって引用することによって、聞かれたことに対してきちんと答えてもらえているような印象がありますので、引用を活用するのは間違いありません。

ただその一方で引用では、「>」記号を使った方が分かりやすくなります。

他の記号を使うよりかは、この記号の方が引用されていると認識されやすいです。

多くのところで用いられているので、メールを使い慣れている人であればこの記号を見ただけで引用されていることがわかると思います。

締め

ビジネス文としては「今後ともよろしくお願いします」という感じの締めの言葉が自然だと思います。

場合によっては「お体に気をつけてください」というような感じで締めるということもあるでしょう。

「ご自愛ください」という形で締めることもあります。

この場合気をつけるべき時は「ご自愛ください」でも「体に気をつけてください」という丁寧な言い方になっていますので、「お体にご自愛ください」と書くのは間違いであるということを覚えておきましょう。

ただ多くの場合は、取引先で使う時は「今後ともよろしくお願い致します」とか「お手数をおかけいたしますがよろしくお願いします」というような形で、体に気をつけてというような文章を書くことはそんなにありません。

どちらかと言うと、エンドユーザーの方が得意先であるところで使うこともあるのかもしれません。

よく見るケースとしては健康食品などを扱っているようなところだと、体に気をつけてくださいというような締めの言葉を見ることがあります。

相手を気遣う文章を入れる

このように会社同士のつながりの人のメール交換であったにせよ、お客様に対するメールであったにせよ、とにかく相手の方を気遣う文章を入れることが大切です。

「お忙しいところ恐縮ですがよろしくお願いいたします」というような感じで、忙しいところにお手間をかけさせて申し訳ないという気持ちを込めることができます。

さらにはお客様に対して「ご自愛ください」という風に書くことによって、体に気をつけてというような感じで書くこともできます。

このように相手を気遣う文章を入れることで、簡素になりがちなビジネスメールに温かみを持たせることができます。

自分の名前や所属を添える

そして最後に署名を付けるべきですが、その著名も自分の所属や自分の名前など自分が何者なのかということをしっかりと書いておく必要があります。

また会社の住所やメールアドレス、電話番号など、連絡事項を取ろうと思ったらすぐに取れるように色々なことを必要事項を書いておきましょう。