事前にしっかり順序立ててリストアップしたつもりでも、実際に行動すると忘れてしまうこともあるでしょう。
そうならないように、仕事が早い人は頭で考えるだけではなく行うべき業務を「今日中」、「今週中」、「今月中」などのスパンに区切ってリスト化し、自分でいつでも確認できるようにしているケースも少なくはありません。
優先順位を決める
業務内容を頭で思い浮かべているだけではなくリスト化してしまうと、優先順位をつけやすくなります。
どうしても急ぎのものであれば一日の中で一番最初に対応したり、その業務に対応しながらも次にどの業務が始まるかを分かりやすく見ることができるようになります。
優先順位を決めるのが苦手な人も、一度自分の業務を全て見える化することができれば、意外と簡単に優先順位をつけられるようになるかもしれません。
スケジュールを組む
優先順位を決めることができれば、次に無理のないスケジュールを立てることも大切です。
スケジュールを立てておくと、その日一日の業務が把握できるので自分のペース配分を決めることができるでしょう。
明日でも良い業務を無理に残業して今日中に終わらせなくても良くなるので、余暇時間も持てるようになり、リフレッシュして生産性を高めることもできるようになります。
余裕を持ったスケジュールを組むことこそ、生産性を高めるためには大切なことなのです。
一度に一つずつ仕事に取り組む
マルチタスクをしなければならない状況もありますが、そうではない場合は基本的には一度に取り組む仕事は一つずつにするようにしましょう。
一日に二つ以上の業務の締め切りが来ないように普段から余裕を持ってスケジュールをこなしておいたり、どうしても二つ以上の締め切りがある場合は、午前と午後に分けるなど作業手順を自分で決めていくことも重要です。
焦らずに自分が集中できる環境を自分で作るようにしましょう。
最初から完璧を目指さない
丁寧すぎる仕事をすることによって、作業効率が下がって生産性が低くなってしまうケースもあります。
そのため最初から完璧を目指さずに「とりあえず提出して相手や上司の反応を見る」ということも生産性を高めるためには重要です。
特に新入社員など、経験が浅い人にとっては場数をこなさなければ理解しづらいこともあるでしょう。
どの程度で完成と位置づけても良いか確かめるためにも、最初から急に完璧を目指さないようにしましょう。
仕事量を減らす
どんなに有能な人であっても、多すぎる仕事量を抱え込んでしまうとマルチタスクにならざるを得ませんし、余裕を持ったスケジュールを組めなくなってしまいます。
そのため生産性を高めて作業効率を上げるためにも、自分で自分の仕事量をコントロールして減らしていくことは非常に重要です。
自分が無理せずにこなせるだけの仕事量を受け持つように普段から意識しておくと良いでしょう。
自動化
たとえば仕事量を減らすために自動化するようなシステムを作るのもおすすめです。
エクセルの関数が組める人やプログラミングができる人にとっては、自動化システムを作っておくことで普段の業務量を減らすことができるでしょう。
そのシステムを作るために時間がかかっても、長期的には生産性をあげることができます。
複雑なシステムが組めない人でも、メールを重要度別にフォルダ分けするなどの方法で業務の効率化をすることができます。
どこを自動化できるのか、一度客観的に自分の仕事をチェックしてみると良いでしょう。
無駄な仕事はカットする
さらに無駄な仕事はカットするようにしましょう。
自分がやっている中でルーチンワークとなっている仕事でも、もしかしたらカットしても支障はないかもしれません。
たとえば営業であれば、一時間ごとに売上をチェックしなくても毎朝と帰る前にチェックするだけで良いかもしれませんし、メールチェックも毎時間しなくても朝と昼と夜だけで十分かもしれません。
毎日何気なく行っている業務の中に無駄が隠れていないか確認し、無駄なものは積極的にカットしていきましょう。
人に仕事を任せる
実は仕事ができる人は部下を育てることも上手く、人に仕事を任せることも得意であると言われています。
自分でなければならない仕事ではないのであれば、上手に人に任せることによって自分の業務を効率化できないかどうか試してみるのも良いでしょう。
マニュアル化
自分の仕事を誰かに任せる時、丸投げしてしまっては周りに迷惑をかけてしまいます。