私たちは日常生活を送っていると様々な場面で問題に直面することがあると思います。
例えば学校に通っている学生として日々を過ごしている時に学校の中で何かしらの問題にチ直面したりすることもあると思いますし、学校の外いわゆるプライベートで問題に直面することもあると思います。
ただそれだけではなく社会人になってからも同様に会社でもしくはプライベートで問題に直面することがあります。
言ってみれば私たちは人生を通して様々な問題に遭遇し、その問題を解決するために奮闘していると考えることができます。
ビジネスの場面においてますの問題解決の繰り返しと言っても過言ではありません。
例えば業績を良くするためにどうすれば良いのか、今の現状の中で何が問題で何を改善すれば現状改善することができるのか、毎日がそのようなことばかりになっているのです。
そんな時には当然ながらいくつかの解決方法が存在しています。
例えば問題を解決するために論議を行ったり、様々な人の知恵を借りてどのように問題を解決していけば良いのか考えていくことがとても大切なことになります。
そして問題を解決するためにはいくつかのコツが存在しています。
もちろん問題にはシンプルな問題もあれば複雑な問題もあるので全てが該当するとは言えませんが、そのコツの中には明文化するという方法があります。
では具体的に明文化するということはどういう意味を指し示しているのか、そしてどのような方法で行っていくのかということをご紹介していきたいと思いますので、今回は明文化をテーマにして明文化をするメリットについてご紹介していきます。
️明文化とは？
あなたは普段から明文化するという行為を行なっていますか？
人によっては習慣付いているという方もいるかもしれませんね。
しかしそもそも明文化するということ自体が意味がよくわかっていない方もいると思います。
社会人として様々なビジネスの経験をしている方はある程度意味を推測することが可能かもしれませんが、まだビジネスとは程遠い学生の立場の方についてはわからない方がいるのも無理はありません。
では具体的に明文化するとはどういう事なのか、その意味を詳しくご紹介します。
これまで明文化したことがないという方についてはそのメリットを理解し日常的な習慣の中に取り入れていただければきっとこれまでとは違った結果が得られると思いますよ。
明文化の意味
明文化することによって私たちはより問題を解決しやすくなります。
時にはどんなに複雑な問題であったとしても明文化することによって解決の糸口を見つけ出しやすくしたりすることができる場合もあります。
もちろん明文化すれば全ての問題に対応できるのかといえばそれは絶対的な存在にはなりませんが、少なからず一つの解決手段の選択肢の一つとして捉えることが可能になります。
引き出しは少ないよりも多く持っていた方が問題を解決できる可能性が増えますし、引き出しが多い方がより様々なケースに対応することが出来ます。
つまり身に着けておいて損になるような事は一切ありません。
この機会に明文化するという技術を身に着け、身の回りの問題を解決する糸口として使用してみてください。
はっきり文書で書き示すこと
明文化の意味の1つとしては「はっきり文書で文書で示すこと」という意味を持っています。
これはどういうことかと言いますと、例えば何らかの問題をあなたが抱えていたとします。
そしてその問題を解決するために何かしらの論議を行ったとします。
多くの会社で共通することが何かしらの論議や会議などを行った時に議事録といって話した内容などを全て記入して残したりしています。
言ってみればそれが明文化するということと全く同じ意味であると捉えることができます。
例えば今月の売り上げがとても悪かったとしてその売り上げを改善するために会議を行ったとします。
その会議の場でどういう発言が飛び出してどういう意見が交えられたのか、そしてどのようなことが決定したのかということを議事録で明文化する事によって会議に出席していない人間も一目見れば分かるようになります。
一目でわかるようになればたくさんの人間がその内容を一目見るだけですぐに把握して理解することができますし、必要なことが記載されているのであればその必要なことを実行するために意識することが可能になるのです。
なかなか話している内容全て把握できているのかと言われればはいとは答えにくいですよね。
当然ながら話している最中に自分の意見を話したりもしますし、自分の意見に対して裏付ける明確な根拠などを考えたりしていればそちらに意識が向いてしまい相手の話してる内容であったり、それまでの過程の中の話し合いなどは記憶から薄れてしまいがちになってしまうんのです。
しかしそれが一人でわかるようになれば全てを把握することができる、つまり全体像を常に把握することが可能になり整理しやすくなるのです。
だからこそ明文化は大切な事なのです。
内容を文章で明確に書き表すこと
明文化の意味の1つとして「内容を文章で明確に書き表すこと」という意味を持っています。