私たちは日常生活を送っていると様々な場面で問題に直面することがあると思います。

例えば学校に通っている学生として日々を過ごしている時に学校の中で何かしらの問題にチ直面したりすることもあると思いますし、学校の外いわゆるプライベートで問題に直面することもあると思います。

ただそれだけではなく社会人になってからも同様に会社でもしくはプライベートで問題に直面することがあります。

言ってみれば私たちは人生を通して様々な問題に遭遇し、その問題を解決するために奮闘していると考えることができます。

ビジネスの場面においてますの問題解決の繰り返しと言っても過言ではありません。

例えば業績を良くするためにどうすれば良いのか、今の現状の中で何が問題で何を改善すれば現状改善することができるのか、毎日がそのようなことばかりになっているのです。

そんな時には当然ながらいくつかの解決方法が存在しています。

例えば問題を解決するために論議を行ったり、様々な人の知恵を借りてどのように問題を解決していけば良いのか考えていくことがとても大切なことになります。

そして問題を解決するためにはいくつかのコツが存在しています。

もちろん問題にはシンプルな問題もあれば複雑な問題もあるので全てが該当するとは言えませんが、そのコツの中には明文化するという方法があります。

では具体的に明文化するということはどういう意味を指し示しているのか、そしてどのような方法で行っていくのかということをご紹介していきたいと思いますので、今回は明文化をテーマにして明文化をするメリットについてご紹介していきます。

️明文化とは?

あなたは普段から明文化するという行為を行なっていますか?
人によっては習慣付いているという方もいるかもしれませんね。

しかしそもそも明文化するということ自体が意味がよくわかっていない方もいると思います。

社会人として様々なビジネスの経験をしている方はある程度意味を推測することが可能かもしれませんが、まだビジネスとは程遠い学生の立場の方についてはわからない方がいるのも無理はありません。

では具体的に明文化するとはどういう事なのか、その意味を詳しくご紹介します。

これまで明文化したことがないという方についてはそのメリットを理解し日常的な習慣の中に取り入れていただければきっとこれまでとは違った結果が得られると思いますよ。

明文化の意味


明文化することによって私たちはより問題を解決しやすくなります。

時にはどんなに複雑な問題であったとしても明文化することによって解決の糸口を見つけ出しやすくしたりすることができる場合もあります。

もちろん明文化すれば全ての問題に対応できるのかといえばそれは絶対的な存在にはなりませんが、少なからず一つの解決手段の選択肢の一つとして捉えることが可能になります。

引き出しは少ないよりも多く持っていた方が問題を解決できる可能性が増えますし、引き出しが多い方がより様々なケースに対応することが出来ます。

つまり身に着けておいて損になるような事は一切ありません。

この機会に明文化するという技術を身に着け、身の回りの問題を解決する糸口として使用してみてください。

はっきり文書で書き示すこと

明文化の意味の1つとしては「はっきり文書で文書で示すこと」という意味を持っています。

これはどういうことかと言いますと、例えば何らかの問題をあなたが抱えていたとします。

そしてその問題を解決するために何かしらの論議を行ったとします。

多くの会社で共通することが何かしらの論議や会議などを行った時に議事録といって話した内容などを全て記入して残したりしています。

言ってみればそれが明文化するということと全く同じ意味であると捉えることができます。

例えば今月の売り上げがとても悪かったとしてその売り上げを改善するために会議を行ったとします。

その会議の場でどういう発言が飛び出してどういう意見が交えられたのか、そしてどのようなことが決定したのかということを議事録で明文化する事によって会議に出席していない人間も一目見れば分かるようになります。

一目でわかるようになればたくさんの人間がその内容を一目見るだけですぐに把握して理解することができますし、必要なことが記載されているのであればその必要なことを実行するために意識することが可能になるのです。

なかなか話している内容全て把握できているのかと言われればはいとは答えにくいですよね。

当然ながら話している最中に自分の意見を話したりもしますし、自分の意見に対して裏付ける明確な根拠などを考えたりしていればそちらに意識が向いてしまい相手の話してる内容であったり、それまでの過程の中の話し合いなどは記憶から薄れてしまいがちになってしまうんのです。

しかしそれが一人でわかるようになれば全てを把握することができる、つまり全体像を常に把握することが可能になり整理しやすくなるのです。

だからこそ明文化は大切な事なのです。

内容を文章で明確に書き表すこと


明文化の意味の1つとして「内容を文章で明確に書き表すこと」という意味を持っています。

これについては先ほどご紹介した意味とかなり似ている意味として捉えることが可能になります。

先ほどご紹介したように何かしらの論議や会議などが行われた時に文書としてしっかりと記
載しておいたりするという事です。

もちろんビジネスの場面以外でもこのようなことをしたりする事が多いです。

例えばプライベートであなたが好きな相手と一緒に住んでいたとします。

しかしどうしてもこれまで育ってきた生活環境などは人によって全く違いますし、自分にとって当たり前だと思っていることも他人からしてみれば当たり前であるとは限りません。

なので一緒に住んでいることによって次第に相手の行為に対して違和感を感じて、時にはそれがストレスになったりすることもあると思います。

そのような時にどのようにすればお互いが気持ちよく住むことが可能になるのかということで相手と相談をしたりすることもあると思います。

その時にこうすればお互いが気持ちよく住むことができるという回答をいくつか生み出したとします。

しかし、その時にお互いが納得してその答えを共有していたとしても時間が経つにつれてどうしても自分の当たり前にまた染まってしまい決められたことを忘れてしまう場合などもあります。

そのような時にはあらかじめ明文化してどこかに貼り付けておけばすぐにそれ思い出して意識することが可能になると思います。

このように話し合った内容を明文化しておけばいつでも確認することが可能になりますので大切なことであり、明文化する意味の1つとして内容を文書で明確に書き表すことという意味を理解することが可能になると思います。

明文化をまとめると

明文化の基本的な意味を理解いただいたところで明文化という言葉をまとめて考えてみると、何かしらの場にて話した内容を明確に一目で理解するために行われる方法であると捉えることが出来ます。

先ほどから何度もお伝えしているように人間は忘れてしまう生き物なのです。

それは時には都合よく作用する事もありますし、時にはそれが歯がゆく感じたりするような事もあります。

もしも嫌なことがあったとしたらそのようなことがすぐに忘れてしまいたいですよね。

なので人間には都合が悪い事は忘れてしまいたい、それが最終的に思いだしにくくなったりするように作用したりすることもあれば、覚えておかなければいけない大切な事も意識していなければ忘れてしまったりするようになってしまうのです。

なのでそれが分かっているからこそ忘れないようにするためにどの様にすれば良いのかという工夫がいくつか存在しているだけで例文化するということはその中の一つの選択肢であると捉えることができると思います。

忘れてしまうのはしょうがありませんが大切なのは忘れないようにするための工夫です。

工夫次第でいかようにでも改善することは可能になると思いますので、いかに改善するために行動できるのかという事に注力する必要性があります。

文章化と似たような意味

明文化するということが忘れないようにするために、もしくはたくさんの人間と共有するために必要なことであるということはご紹介したとおりですが、それは根本的な目的の部分を言い表した言葉の意味になります。

では明文化という言葉の意味の表面上の意味のみをとらえてみるとすれば、単純に文章に書き記すということになるのですが、それだけを見てみると文章かということもと全く似たような意味として捉えることも可能になります。

目的は何しても結局話した内容を文章に書き示しているだけの行為になるので、文章化=「言葉を文書で示す」=「明文化」と解釈することが出来るという事です。

なのであなたが日常生活の中で何かしらの問題に直面した場合、思い切って文章化してしまうともしかしたら解決の糸口が見つけられるかもしれません。

常に文章化するのは大変かもしれませんが、それを癖づけておけばいざという時に必ず役に立つはずです。

できるかぎり詳しく残しておきたい所ですが、要点だけを書き示していても要点だけを把握するのであれば問題ありませんし、それでも十分効果がある場合もあると思いますので、積極的に利用してみてください。

️明文化の使い方

ここまでは明文化という言葉の基本的な意味についてご紹介していきました。

ある程度明文化という言葉の意味を理解いただいたところで、ここからは明文化という言葉を日常的な言葉として使う場合どのようにして使えば良いのか、ということについてご紹介します。

なかなか日常的に明文化するという言葉については使う機会がないかもしれません。

しかし、企業によっては明文化するという言葉を日常的に使っている可能性もあるかもしれません。

ある程度早い段階で明文化という言葉の使い方について正しく理解しておけば、言葉の使い方て戸惑うことは少なくなると思いますのでもしも普段明文化という言葉を使っていなかったり、明文化という言葉を知らなかった方についてはこの機会に明文化という言葉の使い方をマスターしておいてください。

みんなの意見を明文化する

まずはじめにご紹介する明文化の使い方は「みんなの意見を明文化する」という例文です。

この例文を解釈するためにはまず明文化という言葉の意味を一度思い出していただく必要性があります。

先ほどご紹介したように明文化という言葉の基本的な意味は「①はっきり文書で書き示すこと②内容を文章で明確に書き表すこと」という意味を持っています。

ではこれを踏まえた上でこの例文について当てはめてみると、「みんなの意見をはっきり文書で書き示す」という意味として解釈することが出来ます。

このような例文が使われることを想定した場合、みんなで何かしらの問題、そして議題に関して解決するために意見を寄せている場を想像することが出来ると思います。

例えば先ほどご紹介したようにビジネスの場においてもっと売り上げを良くするためにはどうすればよいのか、という話し合いを行った時に出てきた意見を明文化したりする場面などが想像つきます。

それ以外にも問題解決だけではなく、例えば学校のクラスごとにクラス目標などを決めるために、自分達のクラスはどういう事を気を付けていけば良いのか、という事に関する意見がいくつか出た場合それを書き示したりするなど様々な場面での使用が想像つきます。

比較的日常的に明文化という言葉を使用する際に使われやすい例文にもなると思いますので、基本的な使い方として理解してください。

決定事項を明文化する

次にご紹介する明文化の使い方は「決定事項を明文化する」という例文です。

この例文に関しても同様に明文化という言葉の意味を代入していただくだけで意味を理解できると思います。

決定事項という言葉に明文化という言葉がかかっていますので、この例文の意味としては「決定事項をはっきり文書で書き示す」という意味として解釈することが出来ます。

先ほどご紹介した例文とかなり似ていると思いますが若干意味合いは異なっています。

先ほどご紹介したみんなの意見に関しては話し合いをした時に出てきた意見全てに対してですが、この例文に関しては決定された事項のみを明確化すると捉えることができます。

つまり話し合いを行って最終的に可決されたものについてのみ明文化するという意味として捉えることができます。

しかし結局明文化という言葉の意味としては先ほどの例文と全く同じ意味ですし、言葉の構成などもほぼ同じなので例文全体として考えるとそこまで変化のない例文として捉える事も出来ます。

何を明文化するのかという事が違うだけであって、それ以外の意味はすべて同じなので基本的な使い方として解釈することが出来ます。

️明文化の8個のメリット

ここまでは明文化の使い方についていくつかご紹介していきました。

明文化の基本的な意味を理解し、使い方も理解頂いたところである程度明文化という言葉を自分なりに自由に使うことができるようになったと思います。

自分なりに明文化という言葉をマスターいただいたところでここからは具体的に明文化することによって得ることができるメリットについてご紹介していきたいと思います。

これまで明文化するという作業をしたことがない方からすれば明文化することによってどういうメリットを得ることができるのか全く想像ができない方がいると思います。

しかし普段から明文化を行っている方からすればそのメリットは十分理解頂いていると思います。

なのでメリットがいまいち把握できないという方はこれからご紹介する明文化のメリットをよく理解して、実際に一度実践していただくことによってそのメリット実感してもらえれば例文かという作業の大切さがより理解いただけると思いますので明文化を行うきっかけとして受け止めてみてください。

共有しやすい

明文化するメリットの一つとして周りの人間と共有しやすいということが挙げられます。

なぜ明文化することによって周りの人間と共有することができるのか、と考えた時に明文化することによって話し合った内容であったり、もしくはその結論を文章化しておくことによってその文章を見ただけですぐに結論を理解することが可能になるのです。

文書化して各個人がすぐに確認をできるようにしておけばすぐにその結果を把握することも出来ますし、その過程においても全て文章化しておけばなぜこのような結論に至ったのかということなのについても理解することが可能になるのです。

逆に考えてもしたら言葉だけで伝えられた場合は時と場合によっては教えてもらったことを忘れてしまう可能性もありますよね。

もしくはその過程などが全く分からなければなぜその結論に至ったのかという根本的な部分が理解できない場合もあるかもしれません。

しかし文章化しておけば周りの人間とその結論について共有することがしやすくなりますので、より深く各個人個人の意識の中に答えを刻む事ができるようになるのです。

なので共有しやすいというメリットが存在すると捉えることが出来ます。

分かりやすい

次にご紹介する明文化するメリットの一つとしてわかりやすいということが挙げられます。

明文化することによって話し合った内容などをすぐに理解することが可能になります。

先ほどお伝えしたように意外とわたしたちの記憶というものはすぐに薄れてしまいがちになります。

とても大切なことであればすぐに理解することができるかもしれませんが、中には覚えにくい複雑なこともあったりする場合がありますし、なぜその結論が乱されたのかという過程に関しても意識が乏しくなってしまいがちなのです。

結論だけ理解しておけば良いという場合ももちろんありますが、時にはその過程に関しても正しく理解しておかなければ意味合いを正しく捉えることができない場合もあります。

なので例文かしておけばそれがをすべて確認することが容易になりますので、明文化するメリットの一つとしては分かりやすいということが存在するといえます。

確認しやすい

次にご紹介する明文化するメリットの一つとして確認しやすいということが挙げられます。

これに関しては先ほどご紹介したわかりやすいということと少し似ているかもしれませんが、確認しやすいということはつい自分が何を意識すれば良いのかということを忘れてしまった時にすぐ見て確認することができるのです。

もしも明文化していなかった場合を考えていただくと、その比較が容易になると思いますが明文化されていなかった場合わからなくなってしまったらいちいち周りに確認しなければいけない可能性も生まれます。

一度ですぐに覚えられる人間であれば明文化は必要ないかもしれませんが、たったの一度で覚えることができない方については明文化してあった方がその都度確認をすることがしやすくなるのです。

人間は何か覚えたりするときに何度も確認して反復してその物事を理解するようにしておけば自然と理解力が高まり、いつか確認しなくても記憶として定着するようになるのです。

これに関してはエビングハウスの忘却曲線でも知られている通りです。

エビングハウスの忘却曲線では20分後には42%忘れて、1時間後には56%、一日後には74%、1週間後には77%、1か月後には79%忘れてしまうという結論が出ています。

これをもとにして考えれば人間はいかに忘れやすいものなのかということが一目でわかると思います。

しかし福祉をすることによってたとえ1か月だったとしても何度も反復して復習しておけばある一定以降は意識しなくても記憶として定着しいつでも引き出せるようになるのです。

なので明文化しておけば確認しやすく記憶としても定着しやすいので、明文化のメリットとして確認しやすいということが挙げられます。

浸透力が上がる

次にご紹介する明文化するメリットの一つとして浸透力が上がるということが挙げられます。

浸透とは様々な意味を持っていますが今回における意味としては「思想などが人々の間にしみとおる広がること」という意味として解釈してください。

つまり明文化しておけば明文化した内容が人々の間にしみとおって広がっていくと考えることができるのです。

例えば何かしらの会議を行ってそこで出た結論を明文化して壁に貼っておいたとします。

そうすることによってその壁の付近を通った方や、大きく書いておけば目につくような場所に座っている人間が自然とその結論を何度も確認して次第に記憶として定着したり、その結論を意識しやすくなるようになるのです。

そしてそれと同時にたくさんの方がその結論を確認することによって自然と浸透力は上がっていきます。

しかしもしも会議で出た結論を明文化せずに誰にも共有しないようにしておくと当然浸透力は上がることはありませんよね。

なので明文化しておくだけで全体に関するその結論の浸透力ということは段違いに上がると捉えることができます。

せっかく時間をかけて結論を出したのにそれが周りの人間に浸透しなければ会議をした意味がありません。

時間かけておこなったことが全て無駄になってしまうと捉えても良いかもしれません。

なので必ず一手間加えてたくさんの人間に浸透するように工夫をすることが大切であり、明文化するということは浸透力が上がることと捉えることができます。

意識が高くなる

次にご紹介する明文化するメリットの一つとして意識が高くなるということが挙げられます。

これはどういうことかと言いますと明文化しておくことによってたくさんの人間が明文化してないように目を通しやすくすることができます。

目を通しやすくすることができればそれを簡単に確認することも出来ますし、より理解することもできます。

そのような状況にたくさんの人間を置いておくことによって自然とその内容について意識が高くなるように仕向けることが可能になるのです。

人間はどうしても新しいことを取り入れたりする場合はストレスがかかってしまう生き物です。

例えば普段のあなたが行っている行動の中に今まで取っていない行動を付け加えろと言われた時に、それが面倒に感じてしまう方はたくさんいると思います。

例えばある業務を行っていた時にミスがとても多いので必ず決定する前に一度見直しをする作業を絶対にしろと言われても、命令された人の中にはそれが面倒くさくて本当に嫌だとうんざりしてしまう方もいると思います。

しかしながらこれを何度も繰り返してみるとそれが自然と習慣化してそれを行うことに対して当たり前に感じるようになり、それが面倒くさいとは思わなくなるようになるのです。

これと同じように何度も同じことを意識していくなかで自然とその意識が高まっていくと捉えることができます。

なので明文化して何度も確認したり何度も意識したりするような環境に置かせるということはとても大切なことなのです。

そしてそれをするためには明文化することが効率が良いので、明文化するということは結果的に意識を高く持たせるということにつながるのです。

やるべきことがハッキリする

次にご紹介する明文化するメリットの一つとしてやるべきことがハッキリするということが挙げられます。

明文化しておくことによって自分が何をしなければいけないのか、何を意識しておかなければいけないのかということがすぐに確認したり理解できるようになります。

例えば何かをする時に関して意識しておかなければいけない事というのはたくさんあると思います。

例えばあなたが会社に出社する際にどうしても時間ギリギリまで家でのんびりしてしまい、いつも始業時刻のギリギリに出社してしまうと悩みを抱えていたとします。

そこで自分なりにどういうことをすればもっと時間に余裕をもって行動できるのかと考えた時に家から会社までの時間が30分なので、始業時刻の1時間前に家をでれば絶対に余裕を持てると結論を出したとします。

しかし人によっては意識するのは数日程度でそれ以降は元に戻ってしまう方もいます。

なのでそれをなくすために明文化して自分の家の壁に貼っておけば常にそれを意識して実行する事ができますし、自分がどうすれば良いのかということが常にハッキリとした状態を作ることができます。

なので例文化するメリットの一つとしてやるべきことが常にハッキリとするということが挙げられます。

トラブルを防げる

次にご紹介する明文化するメリットの一つとしてトラブルを防ぐことが可能になります。

なぜ明文化することによってトラブルを防ぐことができるのかと言いますと、例えば会社において最近何かしらの確認ミスによってトラブルが多発してしまっているという状況が生まれていたとします。

それを防ぐために何かしらの議論を行って、あることを注意すればトラブルを防ぐことができると結論づけたとします。

そしてそれを明文化することによって、これまでご紹介してきたようにすぐに確認することができたり、たくさんの人間にそれが浸透したり、たくさんの人間の意識が高くなったりするようになり、最終的にはトラブルを防ぐことにつながっていくのです。

なので明文化することによって最終的にトラブルを防ぐことができるというメリットを得ることも可能になるのです。

対応しやすい

次にご紹介する明文化するメリットの一つとして対応しやすいということが挙げられます。

これはどういうことかと言いますと明文化して誰もがすぐに確認できるような状況を作り上げておくことによって、もしも明文化してある内容に該当した状況が生まれた時にすぐにその明文化してある内容を実行することができるのです。

つまり結果的にはその明文化してある内容において対応することがしやすくなると考えることができます。

例えばある状況の時は◯◯をしなければいけないという決まりがあったとしても明文化しておかなければつい忘れてしまう方が出てきてしまうのです。

しかし、明文化しておいて各自がすぐに確認できるようにしておけばすぐにそれに関連づいた内容を思い出して各自確認しながら行動することが出来るようになります。

明文化せずに各自で確認できないようになっているとどうしてもミスが行われやすいので、明文化する事によって各自の対応能力を上げることが出来るようになります。

️仕事でも大切な明文化

今回は明文化をテーマにして明文化という言葉の意味や明文化という言葉の使い方、そして明文化するメリットについてご紹介していきました。

普段明文化する作業を行っていない方はこれだけメリットがあるということに初めて気が付いた方も多いと思います。

明文化するにはある程度時間がかかってしまいますが、工夫をすればこれだけさまざまなメリットを得ることができるということが理解いただけたと思いますので、大切なことほど明文化してよりたくさんの人間と共有するように工夫してみてください。

明文化も効率よく行えば要点だけを記載するなど時間が掛からないようにしながらメリットを得る事も出来ますので、その点もどうすれば効率が良くなるのか考えながら作業を行ってみるとより理解度も増すと思いますよ。