例えば先ほどご紹介したようにビジネスの場においてもっと売り上げを良くするためにはどうすればよいのか、という話し合いを行った時に出てきた意見を明文化したりする場面などが想像つきます。
それ以外にも問題解決だけではなく、例えば学校のクラスごとにクラス目標などを決めるために、自分達のクラスはどういう事を気を付けていけば良いのか、という事に関する意見がいくつか出た場合それを書き示したりするなど様々な場面での使用が想像つきます。
比較的日常的に明文化という言葉を使用する際に使われやすい例文にもなると思いますので、基本的な使い方として理解してください。
決定事項を明文化する
次にご紹介する明文化の使い方は「決定事項を明文化する」という例文です。
この例文に関しても同様に明文化という言葉の意味を代入していただくだけで意味を理解できると思います。
決定事項という言葉に明文化という言葉がかかっていますので、この例文の意味としては「決定事項をはっきり文書で書き示す」という意味として解釈することが出来ます。
先ほどご紹介した例文とかなり似ていると思いますが若干意味合いは異なっています。
先ほどご紹介したみんなの意見に関しては話し合いをした時に出てきた意見全てに対してですが、この例文に関しては決定された事項のみを明確化すると捉えることができます。
つまり話し合いを行って最終的に可決されたものについてのみ明文化するという意味として捉えることができます。
しかし結局明文化という言葉の意味としては先ほどの例文と全く同じ意味ですし、言葉の構成などもほぼ同じなので例文全体として考えるとそこまで変化のない例文として捉える事も出来ます。
何を明文化するのかという事が違うだけであって、それ以外の意味はすべて同じなので基本的な使い方として解釈することが出来ます。
️明文化の8個のメリット
ここまでは明文化の使い方についていくつかご紹介していきました。
明文化の基本的な意味を理解し、使い方も理解頂いたところである程度明文化という言葉を自分なりに自由に使うことができるようになったと思います。
自分なりに明文化という言葉をマスターいただいたところでここからは具体的に明文化することによって得ることができるメリットについてご紹介していきたいと思います。
これまで明文化するという作業をしたことがない方からすれば明文化することによってどういうメリットを得ることができるのか全く想像ができない方がいると思います。
しかし普段から明文化を行っている方からすればそのメリットは十分理解頂いていると思います。
なのでメリットがいまいち把握できないという方はこれからご紹介する明文化のメリットをよく理解して、実際に一度実践していただくことによってそのメリット実感してもらえれば例文かという作業の大切さがより理解いただけると思いますので明文化を行うきっかけとして受け止めてみてください。
共有しやすい
明文化するメリットの一つとして周りの人間と共有しやすいということが挙げられます。
なぜ明文化することによって周りの人間と共有することができるのか、と考えた時に明文化することによって話し合った内容であったり、もしくはその結論を文章化しておくことによってその文章を見ただけですぐに結論を理解することが可能になるのです。
文書化して各個人がすぐに確認をできるようにしておけばすぐにその結果を把握することも出来ますし、その過程においても全て文章化しておけばなぜこのような結論に至ったのかということなのについても理解することが可能になるのです。
逆に考えてもしたら言葉だけで伝えられた場合は時と場合によっては教えてもらったことを忘れてしまう可能性もありますよね。
もしくはその過程などが全く分からなければなぜその結論に至ったのかという根本的な部分が理解できない場合もあるかもしれません。
しかし文章化しておけば周りの人間とその結論について共有することがしやすくなりますので、より深く各個人個人の意識の中に答えを刻む事ができるようになるのです。
なので共有しやすいというメリットが存在すると捉えることが出来ます。
分かりやすい
次にご紹介する明文化するメリットの一つとしてわかりやすいということが挙げられます。
明文化することによって話し合った内容などをすぐに理解することが可能になります。
先ほどお伝えしたように意外とわたしたちの記憶というものはすぐに薄れてしまいがちになります。
とても大切なことであればすぐに理解することができるかもしれませんが、中には覚えにくい複雑なこともあったりする場合がありますし、なぜその結論が乱されたのかという過程に関しても意識が乏しくなってしまいがちなのです。
結論だけ理解しておけば良いという場合ももちろんありますが、時にはその過程に関しても正しく理解しておかなければ意味合いを正しく捉えることができない場合もあります。
なので例文かしておけばそれがをすべて確認することが容易になりますので、明文化するメリットの一つとしては分かりやすいということが存在するといえます。
確認しやすい
次にご紹介する明文化するメリットの一つとして確認しやすいということが挙げられます。
これに関しては先ほどご紹介したわかりやすいということと少し似ているかもしれませんが、確認しやすいということはつい自分が何を意識すれば良いのかということを忘れてしまった時にすぐ見て確認することができるのです。
もしも明文化していなかった場合を考えていただくと、その比較が容易になると思いますが明文化されていなかった場合わからなくなってしまったらいちいち周りに確認しなければいけない可能性も生まれます。
一度ですぐに覚えられる人間であれば明文化は必要ないかもしれませんが、たったの一度で覚えることができない方については明文化してあった方がその都度確認をすることがしやすくなるのです。
人間は何か覚えたりするときに何度も確認して反復してその物事を理解するようにしておけば自然と理解力が高まり、いつか確認しなくても記憶として定着するようになるのです。