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明文化する8個のメリット(続き3)

共有しやすい

明文化するメリットの一つとして周りの人間と共有しやすいということが挙げられます。

なぜ明文化することによって周りの人間と共有することができるのか、と考えた時に明文化することによって話し合った内容であったり、もしくはその結論を文章化しておくことによってその文章を見ただけですぐに結論を理解することが可能になるのです。

文書化して各個人がすぐに確認をできるようにしておけばすぐにその結果を把握することも出来ますし、その過程においても全て文章化しておけばなぜこのような結論に至ったのかということなのについても理解することが可能になるのです。

逆に考えてもしたら言葉だけで伝えられた場合は時と場合によっては教えてもらったことを忘れてしまう可能性もありますよね。

もしくはその過程などが全く分からなければなぜその結論に至ったのかという根本的な部分が理解できない場合もあるかもしれません。

しかし文章化しておけば周りの人間とその結論について共有することがしやすくなりますので、より深く各個人個人の意識の中に答えを刻む事ができるようになるのです。

なので共有しやすいというメリットが存在すると捉えることが出来ます。

分かりやすい

次にご紹介する明文化するメリットの一つとしてわかりやすいということが挙げられます。

明文化することによって話し合った内容などをすぐに理解することが可能になります。

先ほどお伝えしたように意外とわたしたちの記憶というものはすぐに薄れてしまいがちになります。

とても大切なことであればすぐに理解することができるかもしれませんが、中には覚えにくい複雑なこともあったりする場合がありますし、なぜその結論が乱されたのかという過程に関しても意識が乏しくなってしまいがちなのです。

結論だけ理解しておけば良いという場合ももちろんありますが、時にはその過程に関しても正しく理解しておかなければ意味合いを正しく捉えることができない場合もあります。

なので例文かしておけばそれがをすべて確認することが容易になりますので、明文化するメリットの一つとしては分かりやすいということが存在するといえます。

確認しやすい

次にご紹介する明文化するメリットの一つとして確認しやすいということが挙げられます。

これに関しては先ほどご紹介したわかりやすいということと少し似ているかもしれませんが、確認しやすいということはつい自分が何を意識すれば良いのかということを忘れてしまった時にすぐ見て確認することができるのです。

もしも明文化していなかった場合を考えていただくと、その比較が容易になると思いますが明文化されていなかった場合わからなくなってしまったらいちいち周りに確認しなければいけない可能性も生まれます。

一度ですぐに覚えられる人間であれば明文化は必要ないかもしれませんが、たったの一度で覚えることができない方については明文化してあった方がその都度確認をすることがしやすくなるのです。

人間は何か覚えたりするときに何度も確認して反復してその物事を理解するようにしておけば自然と理解力が高まり、いつか確認しなくても記憶として定着するようになるのです。

これに関してはエビングハウスの忘却曲線でも知られている通りです。

エビングハウスの忘却曲線では20分後には42%忘れて、1時間後には56%、一日後には74%、1週間後には77%、1か月後には79%忘れてしまうという結論が出ています。

これをもとにして考えれば人間はいかに忘れやすいものなのかということが一目でわかると思います。

しかし福祉をすることによってたとえ1か月だったとしても何度も反復して復習しておけばある一定以降は意識しなくても記憶として定着しいつでも引き出せるようになるのです。

なので明文化しておけば確認しやすく記憶としても定着しやすいので、明文化のメリットとして確認しやすいということが挙げられます。

浸透力が上がる

次にご紹介する明文化するメリットの一つとして浸透力が上がるということが挙げられます。

浸透とは様々な意味を持っていますが今回における意味としては「思想などが人々の間にしみとおる広がること」という意味として解釈してください。

つまり明文化しておけば明文化した内容が人々の間にしみとおって広がっていくと考えることができるのです。

例えば何かしらの会議を行ってそこで出た結論を明文化して壁に貼っておいたとします。

そうすることによってその壁の付近を通った方や、大きく書いておけば目につくような場所に座っている人間が自然とその結論を何度も確認して次第に記憶として定着したり、その結論を意識しやすくなるようになるのです。

そしてそれと同時にたくさんの方がその結論を確認することによって自然と浸透力は上がっていきます。

しかしもしも会議で出た結論を明文化せずに誰にも共有しないようにしておくと当然浸透力は上がることはありませんよね。

なので明文化しておくだけで全体に関するその結論の浸透力ということは段違いに上がると捉えることができます。

せっかく時間をかけて結論を出したのにそれが周りの人間に浸透しなければ会議をした意味がありません。

時間かけておこなったことが全て無駄になってしまうと捉えても良いかもしれません。

なので必ず一手間加えてたくさんの人間に浸透するように工夫をすることが大切であり、明文化するということは浸透力が上がることと捉えることができます。

意識が高くなる

次にご紹介する明文化するメリットの一つとして意識が高くなるということが挙げられます。

これはどういうことかと言いますと明文化しておくことによってたくさんの人間が明文化してないように目を通しやすくすることができます。

目を通しやすくすることができればそれを簡単に確認することも出来ますし、より理解することもできます。

そのような状況にたくさんの人間を置いておくことによって自然とその内容について意識が高くなるように仕向けることが可能になるのです。

人間はどうしても新しいことを取り入れたりする場合はストレスがかかってしまう生き物です。

例えば普段のあなたが行っている行動の中に今まで取っていない行動を付け加えろと言われた時に、それが面倒に感じてしまう方はたくさんいると思います。

例えばある業務を行っていた時にミスがとても多いので必ず決定する前に一度見直しをする作業を絶対にしろと言われても、命令された人の中にはそれが面倒くさくて本当に嫌だとうんざりしてしまう方もいると思います。

しかしながらこれを何度も繰り返してみるとそれが自然と習慣化してそれを行うことに対して当たり前に感じるようになり、それが面倒くさいとは思わなくなるようになるのです。

これと同じように何度も同じことを意識していくなかで自然とその意識が高まっていくと捉えることができます。

なので明文化して何度も確認したり何度も意識したりするような環境に置かせるということはとても大切なことなのです。

そしてそれをするためには明文化することが効率が良いので、明文化するということは結果的に意識を高く持たせるということにつながるのです。