なぜ明文化することによってトラブルを防ぐことができるのかと言いますと、例えば会社において最近何かしらの確認ミスによってトラブルが多発してしまっているという状況が生まれていたとします。
それを防ぐために何かしらの議論を行って、あることを注意すればトラブルを防ぐことができると結論づけたとします。
そしてそれを明文化することによって、これまでご紹介してきたようにすぐに確認することができたり、たくさんの人間にそれが浸透したり、たくさんの人間の意識が高くなったりするようになり、最終的にはトラブルを防ぐことにつながっていくのです。
なので明文化することによって最終的にトラブルを防ぐことができるというメリットを得ることも可能になるのです。
対応しやすい
次にご紹介する明文化するメリットの一つとして対応しやすいということが挙げられます。
これはどういうことかと言いますと明文化して誰もがすぐに確認できるような状況を作り上げておくことによって、もしも明文化してある内容に該当した状況が生まれた時にすぐにその明文化してある内容を実行することができるのです。
つまり結果的にはその明文化してある内容において対応することがしやすくなると考えることができます。
例えばある状況の時は◯◯をしなければいけないという決まりがあったとしても明文化しておかなければつい忘れてしまう方が出てきてしまうのです。
しかし、明文化しておいて各自がすぐに確認できるようにしておけばすぐにそれに関連づいた内容を思い出して各自確認しながら行動することが出来るようになります。
明文化せずに各自で確認できないようになっているとどうしてもミスが行われやすいので、明文化する事によって各自の対応能力を上げることが出来るようになります。
️仕事でも大切な明文化
今回は明文化をテーマにして明文化という言葉の意味や明文化という言葉の使い方、そして明文化するメリットについてご紹介していきました。
普段明文化する作業を行っていない方はこれだけメリットがあるということに初めて気が付いた方も多いと思います。
明文化するにはある程度時間がかかってしまいますが、工夫をすればこれだけさまざまなメリットを得ることができるということが理解いただけたと思いますので、大切なことほど明文化してよりたくさんの人間と共有するように工夫してみてください。
明文化も効率よく行えば要点だけを記載するなど時間が掛からないようにしながらメリットを得る事も出来ますので、その点もどうすれば効率が良くなるのか考えながら作業を行ってみるとより理解度も増すと思いますよ。