あなたは今自分が携わっている仕事をスムーズにこなすことができていますか?

はっきりと意見が分かれると思いますが、自分自身がスムーズに仕事をできていると感じている方もいれば、その反対にスムーズに仕事ができておらず、自分自身でとても悩んでいるという方もいるかもしれませんね。

では、スムーズに仕事ができている人とスムーズに仕事ができていない人は何が違うのかということを考えたことがありますか?

おそらく、仕事ができる人ほど、仕事をスムーズに行うためにはどうすれば良いのかということを考えて行動していると思います。

その反対に、仕事がスムーズに行えていない人ほど、自分自身に対して向き合って考えていなかったり、考えたつもりになってしまって言う方がとても多いはずです。

なぜならば、結果的に仕事がスムーズに行うことができずにいまだ悩んでいるのが証拠だからです。

しかし、どんな人間も仕事がスムーズに行うことができるのであればそうなりたいと願っているはずです。

そうなりたいと願っていても、その答えが見つからないがために改善することができずに、いつまでも悩み続けているという方も多いです。

そこで、今回は仕事をスムーズにこなす上でとても大切な考え方になる、段取りをテーマにして、段取り上手な人がやっている物事を進める時のコツについてご紹介していきたいと思います。

今、仕事がスムーズに行えない自分に対してイライラしたり、自分を変えたいと願っているのであれば、今回ご紹介する内容をきっかけに、自分を変化させてみてください。

段取りひとつでその後のすべてが変わる!

いつも自分が行っている仕事に余裕がなく、仕事がスムーズに行うことができずに悩んでしまっているという方はとても多いと思います。

ある程度社会的な経験がある方に関しては、様々な知識やスキルを持っている可能性がありますので、そこまで悩んでいる方はいないのかもしれませんが、年齢的にまだ幼い方であったり、社会人としての経験が乏しい方に関しては仕事に関する悩みを抱えている方も多いと思います。

様々な経験をしていくうちにそこから脱出することができるような方もいるかもしれませんが、しっかりと自分と向き合い改善策を考えるようにしなければ、いつまでたっても仕事がスムーズに行うことができずに、最終的に周りから取り残されてしまったりする可能性もあります。

人それぞれ個人差はあると思うのですが、いつまでたっても仕事をスムーズに行うことができない人間は残念ながら社会から淘汰されていく存在になってしまいます。

周りの人間は仕事ができない人間を頼りにせずに、最終的に嫌な目で見られたりするようなこともあるかもしれません。

なので、仕事をスムーズに行うことができるようになるということは、自分を周りの人間に対して認めさせたり、必要な存在だと思わせる上でとても大切なことになります。

結果的に自分自身を守るということにもつながりますので、仕事がスムーズに行うことができておらず、悩んでいる方は少し段取りを変えるだけで全ての行動が変わるということを知り、段取りの重要性をもっと突き詰めて考えるようにしてみてください。

段取りとは?


仕事をスムーズに行うためには、必ず必要不可欠なのが段取りをしっかりと考えることです。

なぜ段取りをしっかりと行うことが仕事をスムーズに行う上でとても大切なことなのかと考えた時に、何かの物事を行うときに基本となる段取りを考えていないと、基本的な行動もとることができない可能性があり、また大きな時間がかかってしまう事にもつながります。

それだけではなく、段取りをしていないと先のことを見通して行動することができないため、ミスを誘発してしまう可能性もあります。

ビジネスの場面においてミスをするということは、大きなデメリットに繋がりますし、時にはそれが原因で信頼をなくしてしまうようなこともあるかもしれません。

なので、段取りをしっかりと行うことが結果的に仕事をスムーズに行うことにつながるので、とても大切なことだと言えます。

それを理解した上で、段取りの重要性についてさらにご紹介していきたいと思うのですが、中には段取りという言葉の基本的な意味を理解していない方もいるかもしれません。

なので、まずは段取りという言葉がどのような基本的な意味を持っているのかということからご紹介していきます。

語源は?

段取りという言葉の基本的な意味としては「①芝居などで筋の展開や組み立ての仕方②物事を行う順序や手順、またはその準備」という意味を持っています。

つまり、何かを行おうとした時に、その物事をどのように行っていくのかということを考えることを意味しています。

例えば、あなたが今からカレーを作りたいと思ったとします。

カレーを作りたいと思ったのであれば、当然ながら様々な行動が必要になります。

例えば、カレーを作るのに必要な食材を購入したり、カレーを作る上でどのような手順で作っていくのかというレシピを重い描く必要性がありますよね。

カレーを作るという物事を実行するために、段取りとしてまずは買い物をして、その後に下準備をして、まずは野菜を切って、炒めて…という流れを考えますよね。

これが言い換えてみれば段取りであり、段取りは物事を行う上で基本的な部分になるということです。

なぜならば、カレーを作りたいと思ったのに、カレーを作るのに必要な食材やレシピを知らなければ、カレーをつくるのは無理ですよね?
なので、あらかじめ段取りを考えたり、段取りを組むために様々な知識を身に着けることが大切なのです。

ちなみに、段取りという言葉は歌舞伎の楽屋言葉から生まれています。

そして、もともとの語源は石段のことであり、坂道に石段を作るときに勾配を見て何段にするのか見積もったりすることを段を取るという言葉で表現されており、段取りという言葉が生まれたとされています。

段取りが悪いことにはデメリットしかない!


段取りが悪くなってしまうと、残念ながらたくさんのデメリットが舞い降りてしまうようになってしまいます。

なぜならば、考えていただければ分かると思うのですが、段取りとは、言い換えてみれば物事の取り組み方を意味しており、これが一番基本的なベースになる存在なのです。

つまり、ベースとなる考え方が間違っていたり、そもそもベースとなるものが存在していないとなってしまうと、物事に対する考え方や行動などはめちゃくちゃになってしまいやすくなるのです。

なので、段取りが悪いとデメリットしか発生しなくなってしまうのです。

実際に、難しいことや複雑なことなどを行ったりする時はきちんと前もって何をしなければいけないのかということを考えて実行したりするのが普通だと思います。

とても難しいことを行ったりするときに、何も考えずにただ目の前のことから取り組んできたりするような方はあまりいないと思います。

もちろん失敗が許される状況なのであれば、それも一つの方法になるのかもしれませんが、一般的に考えてビジネスの場面などにおいてはミスをしたりすることは許されないはずです。

そのような場面に関しては段取りを組むことは絶対的に必要なことであり、当たり前の考え方にもなります。

なので、物事を実行する時に段取りが悪くなってしまうという事は、自分自身にたくさんのデメリットが発生するということを必ず理解しておいてください。

段取り上手な人がやっている物事を進める時の5個のコツとは?

段取りという言葉の基本的な意味をご紹介していきましたが、ここからはいかに段取りが大切なのかということを、段取り上手な人がやっている物事を進めるときのコツをご紹介しながら触れていたいと思います。

なぜならば、いくら段取りが大切だとお伝えしたとしても、具体的なメリットやコツなどを理解していないとなかなかその大切さは伝わりにくいからです。

そこで、ここからは段取り上手な人がやっているコツを項目別に分けて、いくつか大切なコツをご紹介していきたいと思います。

もしも日常的に段取りを組むのが苦手だと感じていたり、仕事がいつまでもスムーズに行う事ができないと悩んでいるのであれば、これからご紹介する項目をまずは理解して、日常生活の中で行うことができるように常に意識をするようにしてみてください。

自分の意識を変えることができれば、自分の行動を変化させることができ、結果的に新しい自分になることができますので、まずはしっかりと自分の意識を改革することを目標に実践していきましょう。

1.それぞれにかかる時間配分を意識する

まずはじめにご紹介する段取り上手な人がやっている物事を進める時のコツは「それぞれにかかる時間配分を意識する」ということです。

なぜ「それぞれにかかる時間配分を意識する」ということが物事を進める時のコツになるのかと考えたときに、それぞれの工程においてどれぐらいの時間をかけることができるのかということをあらかじめ考えて行動することで、無駄な時間を割くことがなくなるからです。

なぜならば、ある程度どれくらいの時間をかけるのかということを念頭において、段取りを組んでおくようにすれば、目標達成するまでのそれぞれの工程でしっかりと時間を確認しながら作業を取り組むことができるようになります。

逆に考えてみれば、もしもそれぞれの工程で時間を算出せずに作業を行っていた場合、必要な時間が差し迫ったことを理解することもなくなりますので、段取りを決めていない場合は絶対に必要以上に時間がかかってしまったり、時間をかけてしまったりするようになるのです。

しかし、ある程度時間が決まっていればその辺りで区切りをつけたり、与えられた時間内に作業をこなそうと努力をすることができます。

その意識があるのとないのとでは結果的に全く違ってきますので、時間配分を意識するということは結果的に段取り上手な人が行っている物事を進めるコツに繋がるようになるのです。

おおよその目安でも良いので、時間の概算をすることが大切

しかしながら、初めて行ったりすることに関しては、それぞれの工程でどれぐらいの時間をかけても良いのかということ自体が算出するのが難しかったりすることもあると思います。

ただ、勘違いしていただきたくないのは、そこで絶対的な時間を算出する必要性はないということです。

なぜならば、そこで完璧な時間を算出することは一般的に考えて難しく、完璧な時間を算出することができるのであればそもそもその物事に対してよく理解していなければ難しいはずです。

よく理解していないから段取りを組むのであって、完璧に理解しているのであれば段取りを組む必要性はそもそもメリットが少ないです。

だからこそ、分からないことや初めて行うことに対して、しっかりと概算で良いのである程度の時間配分を意識するようにしなければいけないのです。

初めてやることはわからないことばかりなので、分からないことが続いてずっとその物事に対して時間をかけてしまいやすくなります。

それが必要以上に大きな時間をロスしてしまう理由になり、全体的な物事を理解せずに、断片的な行動だけで終わってしまうので、結果的に失敗を誘発する可能性にもなりますので注意をするようにしてください。

2.一番スムーズにいく方法を考える

次にご紹介する段取り上手な人がやっている物事を進める時のコツは「一番スムーズにいく方法を考える」ということです。

なぜ「一番スムーズにいく方法を考える」ということが物事を進める時のコツになるのかと考えたときに、これはかなり単純な考え方ですが、一番スムーズにいく方法が結果的に時間をかけずに終わらせることができるからです。

日本人の中には時間をかけることが美徳だと考えてる方がいたりするのですが、残念ながらそれは古い考えになりつつあります。

実際に、昔の時代は長い時間の残業することが美徳と考えられていますが、海外ではそのような考えは一切なく、残業する人間は仕事が遅い人間だと判断されてしまいがちなのです。

長い時間をかければ全ての物事が良い方向に行くという保障はなく、短時間でもしっかりと大切なことを押さえておけば、最終的な結果が良い方向にいくものもたくさん存在しています。

さらに、早く終わらせられるという事は、自分自身に時間を生むことのできますので、余裕も生まれますし、余った時間で見直しなどを行ったりすることもできますので、まさに良いことだらけなのです。

なので、物事に取り組む際には、まずはスムーズに終わらせる方法をよく考えることがとても大切なことにつながるのです。

自分で調べたほうが良いか、人に聞いたほうが良いか

物事をスムーズに終わらせるということを考える上で、大切な考え方の一つとしては、「自分で調べたほうが良いか、人に聞いたほうが良いか」という事に注目することです。

なぜこの考え方が物事をスムーズに終わらせる上で大切な考え方になるのかと言いますと、どちらの判断を下すかによって大きくその後の時間が変化する可能性があるからです。

なぜならば、自分で調べた方が圧倒的に早く終わるのに、あえて人に聞いたりするのは大きな時間の無駄になりますよね。

また、その逆に人に聞いた方が早いのに、変な意地を保ち、自分で調べるのはまったくもって無駄なのです。

なので、自分が今どうすればいいのかわからなくなってしまったという場面において、自分で調べた方が良いのか、それとも他人に聞いたほうが早いのかということを必ず自問自答するようにしてみてください。

そうすることで、常に適切な判断をしやすくなり、結果的に無駄な時間を避けることは少なくなるはずです。

判断基準が難しいかもしれませんが、一つの判断基準としては全く知らない分野なのであれば他人に聞いた方が早いですし、ある程度自分が心得ている分野なのであれば自分で調べたほうが早いと思いますので、その辺りの区分などは自分自身の知識と相談した上で判断をするようにしてください。

また、今後継続して必要な知識ならば、覚えておかなければいけませんので、活用するかどうかの今後の状況によって判断することも大切です。

効率の良い順序を考える

物事をスムーズに終わらせるということを考える上で、大切な考え方の一つとしては、「効率の良い順序を考える」という事にも注目する必要があります。

これはとても大切な考え方であり、この考え方によって最終的にかかってしまう時間が大きく変化すると言っても過言ではありません。

具体的にわかりやすく例を挙げるとすれば、例えばこれからあなたが掃除を行おうと思ったとします。

部屋の中からあまり散らかっていますので、綺麗にしつつ掃除機をかけたいと思った時に、一番最適な方法としてはまず一番初めに散らかっている部屋を綺麗に片付け、ある程度綺麗になった状態から掃除機をかけ始める方が手っ取り早く効率が良いと考えることができます。

しかし、効率が悪い人間は少しずつ片付け行って、その後に掃除機に切り替えて、また部屋の片付けの作業をしたりするような場合があります。

これでは、何度も何度もポジションを変える必要性があり、ポジションを変えたりする行動自体が全て無駄になってしまいますよね。

なので、どうすれば一番効率よく時間をかけずに行動することができるのかということをいちばんはじめに考えて、その行動をある程度頭の中に入れておくことによって、最終的にかかってくる時間は大きく変化するようになりますので、結果的に物事をスムーズに終わらせることにつながる大切な考え方だと言えます。

3.タイムスケジュールを紙に書き出して可視化する

次にご紹介する段取り上手な人がやっている物事を進める時のコツは「タイムスケジュールを紙に書き出して可視化する」ということです。

なぜ「タイムスケジュールを紙に書き出して可視化する」ということが物事を進める時のコツになるのかと考えたときに、タイムスケジュールを作り、それを可視化することでより自分の意識に入れ込むことができるようになるからです。

タイムスケジュールを頭の中で考えるだけに留めておくと、実際に行動しているときに意識が欠落してしまったりする可能性があります。

なので、タイムスケジュールを頭の中で描くだけではなくしっかりと紙に書いたりして可視化しておくことによって、より自分の潜在意識の中に入れ込むことができ、時間を管理する意識を保つことができます。

時間を管理する意識を高く保つことによって、必要以上に時間をかけたりすることがなくなりますし、効率よく作業を行うことができるようになりますので、結果的にタイムスケジュールを紙に書き出して可視化するという事は段取り上手な人がやっているコツにつながると捉えることができます。

また、紙に書くことによってしっかりと自分の頭の中で整理をすることができるようになりますので、二重の意味でメリットがありますので、必ず紙に書き出すようにしてみてください。

4.完成度の目標を見定める

次にご紹介する段取り上手な人がやっている物事を進める時のコツは「完成度の目標を見定める」ということです。

なぜ「完成度の目標を見定める」ということが物事を進める時のコツになるのかと考えたときに、完成度の目標をあらかじめ見定めておくことによって、必要以上に時間をかけずに済むことができるからです。

なぜならば、完成度の目標をあらかじめ設定しておくことによって、そのレベルまで到達した時にしっかりと区切りをつけることができるようになるからです。

もしも完成度の目標を見定めることなく作業を行ってしまった場合、その作業がある程度終了した時にまだ引き続き作業を行ったりするような選択肢が生まれてしまいがちになるからです。

人間の性格の中にはかなりこだわりを持って作業したりする方がいたり、作業するとついつい熱が入ってしまいがちな考え方を持っている方がいます。

それが悪いということではないんですが、そこにこだわりすぎることによって最終的に大きな時間をかけてしまいがちになったり、必要ではない部分にたくさんの時間を費やしてしまって最終的なクオリティが悪くなってしまうようなこともあります。

そうなってしまっては、ただ時間を無駄に過ごしてしまってるだけになりますので、ある程度早い段階で完成度の目標を見定めておくということを考えるようにしなければいけません。

5.嫌なことを後回しにしない

次にご紹介する段取り上手な人がやっている物事を進める時のコツは「嫌なことを後回しにしない」ということです。

なぜ「嫌なことを後回しにしない」ということが物事を進める時のコツになるのかと考えたときに、理由としては嫌なことを後回しにしてしまい続けてしまうと、最終的に嫌なことがたくさん溜まってしまって、手をつけたりする時にとても大変なことになってしまうからです。

嫌なことをついつい後回しにしてしまうような性格をしている方はたくさんいると思うのですが、嫌なことを後回しにしてしまう性格だと、どうしても最終的に嫌なことが溜まりすぎてしまい、後から必ず大変なことになってしまいます。

嫌なことをするということはそれだけでそれなりのエネルギーが消費されてしまいます。

それがたくさん溜まってしまっているとなると、それだけで精神的にダメージを負ってしまいやすくなります。

なので、結果的に余計な時間がかかってしまったりする可能性がありますので、嫌なことこそ早い段階で終わらせておくことによって、逆に後々にスムーズに仕事を行うことができるようになります。

嫌なことをしたりするのは勇気が必要になりますが、物事をスムーズに終わらせたいのであればまずは嫌なことから先に終わらせるということを必ず実践するようにしてみてください。

段取りが良い人の特徴とは?

ここまでは段取り上手な人がやっている物事進めるコツについてご紹介していきました。

段取りをうまく進めるとはどういうことなのかという事と、段取りを組むということがいかに大切なことなのかということがよくわかりいただけたと思います。

それを理解いただいた上で、ここからは段取りが良い人の特徴についてご紹介していきたいと思います。

段取りが良い人の特徴を把握するということは、結果的に段取りが良い人に近づくことができる知識を身につけるということにもつながります。

もしも自分が段取りが良くなくて、仕事がいつもスムーズに終えられなかったり、余裕を持つことができなくて悩んでいるのであれば、これからご紹介する段取りが良い人の特徴を身に付けられるように自分なりに工夫をしてみてください。

1.几帳面な性格

まずはじめにご紹介する段取りが良い人の特徴は「几帳面な性格」ということが挙げられます。

なぜ几帳面な性格が段取りが良い人間の特徴になるのかと考えたときに、一般的に考えて几帳面な性格をしている人間は何かを行動したりする前の段階で、しっかりと準備や下準備などを行ったりする性格をしている場合が多いです。

なぜならば、準備や下準備などを行わずに、行動したりするような人間は几帳面な性格をしているとは言えず、むしろ大雑把な性格をしていると考えることができるからです。

なので、段取りが良い人の特徴としては几帳面な性格をしている人間が多いと考えることができます。

言い換えてみれば、仕事がスムーズに行えなかったり、いつも余裕がなかったりするような人間は大雑把な性格をしていたり、物事をしっかりと行動する前に考えることができないような性格をしている可能性がとても高いので注意をするようにしてください。

2.完璧主義な人も多い

次にご紹介する段取りが良い人の特徴は「完璧主義な人も多い」ということが挙げられます。

なぜ完璧主義な人も多いということが段取りが良い人間の特徴になるのかと考えたときに、これは説明するまでもないかもしれませんが、完璧主義者に関しては何事においても完璧にこなすことを重要視しています。

つまり、物事に対する考え方がきっちりとした考え方をしている人間であり、物事を適当に考えたりするような性格ではないのです。

なので、何かしらの行動をとったりする前の段階も、どのように行動するべきなのかということを完璧なまでに分析したり考えたりする場合が多いので、結果的に段取りが良い人の特徴は完璧主義が多いと考えることができます。

しかし、完璧主義であれば絶対に良いのかと言われればそうではなく、完璧主義になりすぎてしまうことによって、物事の着地点などを設定しにくいというデメリットもあります。

つまり、中途半端に終わらせることを嫌うため、それなりのクオリティで仕事終わらせたりすることを嫌う性格があります。

なので、結果的に時間がかかる可能性もありますので、完璧主義者の良い面だけを取り入れて、悪い面などは学ばないようにすることを意識するようにしてください。

3.時間を大事にする

次にご紹介する段取りが良い人の特徴は「時間を大事にする」ということが挙げられます。

なぜ時間を大事にするということが段取りが良い人間の特徴になるのかと考えたときに、時間を大切にしている人ほど、タイムスケジュールを制定する意識が高く、結果的に無駄なことを嫌うため、物事に対してスムーズに取り組むと判断することができます。

私たち人間に与えられた時間は無限ではなく有限です。

どんな人間も平等に同じ時間が与えられており、ある程度の寿命というものが人間には存在します。

だからこそ、与えられた時間の中でどれだけたくさんのことを行ったり、効率よく行うことができるかということを考えることが大切なのです。

時間の大切さを知っている方は、人生においてもビジネスにおいても成功している方がとても多いです。

それは常日頃から時間に対する高い意識を持っており、物事に対して真剣にスマートに取り組むことができるので、結果を出しやすいということにも関与していると考えることができます。

なので、時間を大切にする意識をもっと高く持ち、無意識のうちにそれを自覚することができるようなレベルまで常日頃から意識するようにしてください。

4.物事に優先順位を付けて行動する

次にご紹介する段取りが良い人の特徴は「物事に優先順位を付けて行動する」ということが挙げられます。

なぜ物事に優先順位を付けて行動するということが段取りが良い人間の特徴になるのかと考えたときに、考えられる理由としては有線順位によって大きくなってしまう時間が変動するようになるからです。

例えば、先ほどご紹介した例を思い浮かべていただきたいのですが、部屋の中を掃除しようと思った時に、片付けの作業と掃除機の作業を交互に行っていては、余計に時間がかかってしまいますよね。

なので、しっかりと段取りを考えて、先に片付けの作業を行ってその後に掃除機の作業をするという優先順位をつけることができれば、必ず大きな時間を節約することができるようになるのです。

このことを考えてみても物事の優先順位によってかかる時間が変化するということは明らかであり、段取りが良い人間は、優先順位をしっかりとつけられているからこそ段取りが良いので、結果的に段取りが良い人間の特徴になると考えることができます。

段取りが良くなれば余裕が生まれる!

今回は段取りをテーマにして、段取りの意味、そして段取りのコツや、段取りが良い人の特徴についてご紹介していきました。

段取りを良くすることによって、結果的に大きな時間をカットすることができ、自分自身に余裕が生まれやすくなります。

余裕が生まれることによって、余った時間もその物事のクオリティを上げることに使ったりすることも出来ますし、その他に割り当てたいことに時間を費やすことも十分可能になります。

少しずつ少しづつひとつひとつの物事を余裕を増やしていくようにすれば、全ての事がスムーズに行えるようになっていくはずなので、自分は才能がない人間だと諦めずに、どのようにすれば今の自分から成長した自分に変化することができるのかということを考えながら日常生活を工夫するようにしてみてください。

これを継続して意識していけば、必ず仕事をスムーズに行うことができる自分に変化することができるはずです。