仕事は、どのようなジャンルでも効率が悪いと思うような結果が伴いません。
どんどんとやり残した仕事が溜まり、ますます仕事の能率が悪くなってしまう可能性もあります。
仕事をバリバリとこなし、思い通りの結果を得るには、なぜ仕事の能率が悪いのかを知る必要があります。
原因さえ分かれば対策も立てられますし、実際に対策を実践すれば改善も可能です。
改善してゆけば、やがて効率よく仕事ができる実感が出てくるでしょう。
物事には必ず原因があります。
また、人間の能力には実は大きな違いはないという考えもあります。
あなたも効率よく仕事ができるコツさえつかめば、仕事ができる人間になれるでしょう。
今回お伝えする仕事の効率が悪い人の特徴や、その改善策を知り、実際の仕事に活用していただければ幸いです。
それでは具体的に見てゆきましょう。
仕事の効率が悪い人の特徴
仕事の効率が悪い人には特徴があります。
一見効率の悪さは人それぞれ違いがあるように感じますが、調べてみると共通した特徴があることが分かりました。
ここでは、仕事の効率が悪い人の特徴についてお伝えします。
もし当てはまるものがある場合は、その特徴を改善するように努めましょう。
１．優先順位がつけられない
仕事の効率が悪い人は、優先順をつけることが苦手です。
今行うべき仕事と、後回しが可能な仕事の区別をつけないで仕事をしてしまうので、時として優先順位が低い仕事を先にしてしまいます。
また、仕事がどんどん溜まってしまうために、ますます効率が悪くなってしまいます。
自分ではなぜ効率が悪いのか気が付いていないので、能力がないのかと自信を無くす人もいますが、単に優先順位がつけられないことが原因であることが多いのです。
思い付きで行動している
優先順位がつけられない人は、思い付きで行動しがちです。
個人で仕事をしていても、集団で仕事をしていても、優先順位がつけられないと効率が悪くなります。
思い付きはひらめきとは違います。
時としてひらめきは仕事や芸術などで大きな結果につながりますが、単なる思い付きは正直あまり意味がありません。
むしろ周りとの協調性を乱すことにもなるので、思い付きで仕事はせずに、しっかり優先順位をつけて仕事をすべきです。
２．全体像を把握していない
仕事の効率が悪い人は、仕事の全体像を把握していません。
一部の仕事のみを見てこなそうとするので、遠回りをする場合があります。
有能な上司や先輩の指示があれば、全体像を把握していなくても、彼らの指示で仕事をこなすことはできます。
しかし、本当は自分の視野は狭いので、一人で仕事をすると、途端に効率が悪くなります。
効率よく仕事をするには、自分が今全体のどの部分の仕事をしているのかを知る必要があります。
臨機応変に対応できない
仕事の全体像が把握できていれば、万が一ミスや軌道修正をする必要に迫られても、難なく対応することができますが、一部しか把握していないと難しくなります。
中には全く見当違いの修正をして、ますますミスを大きくしてしまう人もいます。
仕事の効率を向上させるには、全体を把握しておく必要があります。
３．スケジューリングが苦手
仕事の効率が悪い人は、スケジューリングが苦手です。
自分でスケジュールを作ることを苦手としているため、仕事を順序立ててすることができません。
そのため優先順位がバラバラになってしまい、仕事の能率が下がるのです。
このような人は、プライベートでも日常生活の管理ができていない場合が多くあります。
次の日に早朝から打ち合わせがあるのに関わらず、夜更かしをしてみたり、遅くまで飲んでいたりします。
そのような行動習慣が仕事にも影響を与えてしまい、スケジュール管理も疎かになってしまうのです。
自己管理ができない
自己管理ができないと、スケジュール管理もできない傾向にあります。
スケジューリングが苦手な人は、まず自己管理をしっかりと行うことから始めましょう。
自己管理ができれば、次第にスケジューリングにも関心がいき、少しずつスケジュール管理もできるようになるでしょう。
実は仕事でのスケジューリングも、日常生活での自己管理も、根本は同じ性質をもっています。
いついつまでに物事を終わらせるというペース配分や、全体を把握して流れを掴むなどは、仕事もプライベートも同じです。
そのため、自己管理ができてくれば、仕事の能率を上げることもできてくるのです。
仕事の効率が悪い人の９個の解決策！
仕事の効率が悪い人は、そのまま能力が低い状態で過ごさなければならないのでしょうか？
実はそのようなことはなく、解決策を実践すれば改善が可能です。
現在仕事ができる人の中には、過去に仕事ができずに苦い経験をしてきた人もいます。
彼らはその原因を分析して、自分に適した解決策を実践したのです。
その結果、仕事の効率化に成功してできる人に生まれ変わったのです。
ここでは仕事の効率が悪い人のために、その解決策をお伝えします。
全てを実践する必要はなく、自分に必要と思われる解決策を実践してみてください。
しっかりと取り組めば、自ずと結果はついてくるでしょう。
それではひとつひとつお伝えします。
１．緊急度と優先度の把握
仕事の効率を上げるためには、緊急度と優先度を把握して、それらを順序立てて行うようにしましょう。
緊急度と優先度のある仕事はどちらを先にすべきかというと、それは緊急度がある仕事です。
緊急度がある仕事は早急に終わらせなければ損益や停滞を招くものです。
そのため、何よりも先に終わらせる必要があるのです。
緊急度がある仕事を片付けたら、優先順位に従って残りの仕事をすれば良いのです。
TODO管理をしっかり
TODOとは、英語の「To do」からきた言葉です。
この言葉の意味は、直訳すると「すること」ですが、意味合いとしては「するべきこと」として使われています。
仕事上では「しなければならないこと」と区別して使用されています。
TODOは、しなければならないことではないため、多くの人が疎かにしがちです。
しかし、するべきことは、それをすることで大きな成果につながることなので、仕事の効率を向上させることができます。
仕事の優先順位としても、上位に上がるものがTODOであることも多く、TODO管理がしっかりとできると効率アップの実現が期待できます。
２．全体像を掴む
仕事の効率を向上させるために、常に仕事の全体像を把握して仕事をする癖をつけましょう。
与えられた仕事だけにフォーカスしていると、全体の中のどの部分の仕事をしているのか分からないと思います。
全体像を掴むことで、仕事の方向性が把握できるので効率を向上させられるのです。
仕事の効率が良い人は、常に仕事の全体像を把握しています。
トラブルも予測できるようになる
仕事の全体像を把握していれば、トラブルも予測できるようになります。
「今自分はプロジェクトの子の辺りだから、そろそろ○○のようなトラブルが起きそうだ、事前に対策を立てておこう」などと、事前に対策が練られるのです。
また、トラブルの回避もしやすくなるので、その分効率を上げることができます。
３．自分のスケジュールをしっかり握る
仕事は外部のペースに合わせ過ぎては、効率を上げることはできません。
自分のペースも守ることで効率よく仕事ができます。
そのためには、自分のスケジュールをしっかりと握ることが必要です。
管理するクセをつける
スケジュールをしっかりと握るには、普段から自分の予定や仕事上の予定を管理するようにしましょう。
スケジュールを管理できれば、自分が今何をすべきかが見えてきます。
後は実際の進行状況に合わせて修正しながら進めれば、効率よく仕事ができるでしょう。
４．コストを常に考える
何かを生みだすにはコストが常にかかります。
仕事上でも様々なコストがかかるでしょう。
仕事の効率を上げるには、いかに有効なポイントにコストをかけるかを、常に考えることをおすすします。
コストをかけた分、その箇所には結果が出やすくなります。
より重要な項目にコストを優先的にかけられるように、優先順位を把握しておきましょう。
退社時間を意識して仕事を組立てる
時間的なコストも意識するようにしましょう。
具体的には、退社時間を意識して仕事を組み立てるようにするのです。
なるべく残業をしないように仕事をすれば、会社としてはコスト削減につながるからです。
個人の給料の額は、残業をしない分減るかも知れませんが、その分、あなたの仕事ぶりは評価され、昇給に繋がるかも知れません。
５．担っていることを理解しておく
今自分が担っていることを理解しておくことは大切です。
あなたが仕事のプロジェクトでどのような位置にいようと、自分の仕事の担当課所を理解しておくことは基本中の基本です。
チームワークで大きな仕事をすれば、結果として大きな成果を残せます。
自分の分担をしっかりとこなして、全体で大きな仕事をするように組み立てれば、仕事の効率も上げることができます。
６．できることをすぐやる
シンプルですが、できることを今すぐやる癖をつけるようにすることも大切です。
仕事の効率が悪い人は、できることを後回しにしてしまい、仕事をため込んでしまいます。
結果として小さな仕事が積もり積もって、大きな負担になってしまいます。
これは掃除に似ているかも知れません。
普段から小まめに掃除をしていれば、毎日少しの掃除で済みますが、放っておくと汚れが溜まり、大掃除をする羽目になります。
仕事もできることはすぐに行い、溜めてしまわないようにしましょう。
７．体調管理をしっかり
仕事をする上で疎かになりがちなことが体調管理です。
普段の疲れを溜めてしまうと、何かの拍子に一気に疲れが出て、倒れてしまう危険性もあります。
また、食べ過ぎや飲み過ぎによる血圧や体脂肪率の悪化も、生活習慣病の発症を促す危険性があります。
普段から体調管理を行いつつ仕事をすることが、効率よく仕事をこなすコツです。
十分な睡眠を
体調管理の基本は十分な睡眠をとることです。
睡眠は身体の疲れだけではなく、心の疲れも癒し、記憶を整理して脳をリフレッシュしてくれます。
規則正しい生活と十分な睡眠、正しい食生活を心掛け、健康を管理しましょう。
８．素早く気持ちを切り替える
メンタル面では気持ちの切り替えを早くするようにします。
仕事上やプライベートでの問題を引きずっていては、効率よく仕事をすることはできません。
現在進行形の悩みや問題は、具体的な解決策を練り解決を目指し、過去の悩みなどには振り回されずに、気持ちを素早く切り替えましょう。
誰にでもミスはある
誰にでもミスはあり、誰かを傷つけてしまったこともあるものです。
しかし、また他の誰かを助けたり幸せにしているものです。
ミスはいつまでも悔やまずに、今後は同じミスをしないように気をつけ、前向きに生きることで仕事の効率も上がるでしょう。
９．次にやることを常に考えながら
一流のスポーツ選手は、試合中に先を読んでプレイをして、大きなパフォーマンスをします。
また、将棋のプロも先の先まで読んでコマを進め勝ちを手にします。
仕事もスポーツや将棋と同じで、次にやることを常に考えながら行うことで効率がアップします。
次にやることを考える余裕があると、仕事も楽にできますし、周りの人間に指示を出すこともできます。
世の中は先見性がある人が大きな結果を残します。
あなたも先見性をもち、仕事を効率化させて大きな成果を上げましょう。
意識や工夫で効率はアップできる
いかがでしたでしょうか？仕事の効率は、効率を悪くしている原因を取り除き、効率を上げる工夫をすれば上げることができます。
できればどちらも実践してみましょう。
その分相乗効果が期待できます。
具体的には今回お伝えした解決策を、自分の状況に合わせて実践するのです。
仕事も効率は意識や工夫次第でアップできるのです。
あなたも仕事の効率を向上させ、よりできる人になりましょう。
もう一点、仕事の効率を上げるコツは誰かのために仕事をすることです。
大好きな恋人や家族のため、貧しい国の人の救済のためなど、誰かのために仕事をするとやりがいがより大きく感じられます。
そのやりがいが、あなたの仕事の効率を向上させてくれるのです。
