1、休みの連絡はメールor電話？
急な事情で仕事を休むことになった時は、メールか電話、どちらで連絡を入れるべきか。
これは先程も少し触れましたので、覚えていらっしゃるでしょう。
では早速答えと、その方法について見ていきましょう。
急な休みは直接電話で
急に休むことになってしまう場合は、「直接電話をする」というのが基本です。
直属の上司に連絡をして、下記のことを伝えてください。
◎休む理由
「体調不良で頭痛酷く、熱が38度ある状態です。
大変申し訳ありませんが、お休みをいただけないでしょうか」
→まずはどんな症状で、自分がいるどんな状況か共有。
仕事に支障が出てしまうレベルの体調不良だと伝えましょう。
この他、連絡を入れる際の注意点は後ほど詳しく紹介します。
◎今後の予定と見通し
「このあと病院へ行き、病状が詳しくわかり次第改めて連絡をさせていただきます」
→状況をいち早く改善しようという意思を見せる。
再度報告し、翌日の出勤ができそうかどうか、予定だけでも伝えておく。
「先ほど病院に行ったところ、インフルエンザでした。感染の恐れがあるので、医師の診断書に従い●日後までお休みをいただきます。」
「診断の結果、風邪でした。熱と咳の症状があるので、薬を処方してもらいました。明日は熱が下がれば出勤できると思いますので、状況を見て、改めてご連絡させていただきます。」
→病院へ行った結果や、体調の状況を共有。
抱えている仕事の代理対応が必要な場合は、担当者にも連絡を入れる必要があります。
身内が病気で危篤だったり、事故にあってしまったような時も、上記と同じく流れで情報を共有しましょう。
先の休みはメールで
有給休暇や特別休暇の申請は、休みの前に予め必要な手順に沿ってメールで連絡を入れるのが基本です。
会社によって、申告する手順や、報告する相手が異なりますので、上司や管理部の人に確認を取りましょう。
2、連絡を入れるタイミング
急な休みの場合の連絡は、可能な限りスピーディな対応が好ましいです。
終業後や夜のうちに、突然翌日に休みを貰わなくてはいけない状況になった際は、状況がわかった時点でメール連絡を入れておきましょう。
しかしこの際は、メールでだけで済ませるのではなく、翌朝に改めて休みについて電話することを忘れないようにしてくださいね。
もし体調不良などで、朝に目覚めてから休みの連絡をする際は、下記のことに気を付けましょう。
職場に直接かける時は遅くとも始業前15分
職場に休みの連絡を入れる時は、遅くても始業時間の15分前には完了させましょう。
朝礼や朝のミーティングがある場合は、進行を妨げないように、それよりも15分前に済ませておいてください。
始業時間を過ぎてから連絡するというのは以ての外です。
必ず仕事が始まる前の連絡を徹底してください。
始業時間ギリギリになると、出勤した人たちは仕事モードに入っていますし、アナタが遅刻なのか、休みなのかが判断がつかないので、余計な心配をかけてしまうでしょう。
上司が不在の場合は職場の人に伝言させる
基本的には上司に直接繋いでもらって、休むことになった経緯や理由を詳しく話すのが筋ですが、仮に不在の場合は伝言を残し、改めてメールを入れましょう。
不在から戻る時間が分かる場合は、伝言を残した上で、時間をおいてあらためて電話をかけて直接話す機会を作るのが基本ですよ。