社会人たるもの、どんな時も「自分のことは自分でやる」ということを心がけ、大人としての対応や嗜みを学んでいかなければいけません。

いつまでも学生気分で、お母さんやお父さんに守ってもらったり、分からないことを先生に聞くことはできないでしょう。

独り立ちしたからには、自分の力で立ち回っていかなくてはなりません。

それは、私生活だけでなく、仕事中にも言えることです。

会社の人たちは、一から十まで全て手取り足取り教えてくれるわけではありません。

自ら、大人として、社会人として身につけるべき常識を習得していくことが必要。

仕事で使うマナーは実にさまざまありますが、「仕事を休む時」のマナーについて、しっかり理解できていますか。

社会人なら仕事休む時のマナーを知っておこう

仕事では、各所で大人としてのマナーが試されます。

会社での挨拶、メールの送り方、上司との接し方、そして会社を休む時の連絡方法など。

基本的なことは、大人として「知っていて当然」だと思われますので、その都度、自分で正しい方法を模索することが求められます。

どのような対応が適切なのか、分からないことをそのままにしてはいけません。

こうしてネットで調べている人は大正解。

「知らないからやらない」で済まされるのは学生まで。

一社会人として、休み方一つにも気を使っていきましょう。

若手にありがち!マナー違反な仕事の休み方

会社を休むのにマナーなんているのか、と思っている人もいるでしょう。

会社に所属しているということは、労働契約を結んで、働くことを対価に給料を貰っているということ。

アルバイトとは異なり、完全月給制の場合、多少休んだところで給料は変わりません。

日給月給や時給の場合は、働いた時間に応じて計算した給与を受け取るので、仮に休んだら給与が削られますが完全月給制は違います。

社会人の給与が月給制なのは、社会人として、責任を持って規定の日数と時間で出勤し働くことが大前提の話です。

学校のように、軽い気持ちで休むわけにはいきませんし、お母さんやお父さんに「休む連絡」を頼むわけにもいきません。

特に、新卒や初社会人となる若手の人たちは、「初めて会社に休みの連絡を入れる」というタイミングがやってくるはずです。

その時、「なんとなくこんな感じ」で対処するか、「正しい形式」で対処するかで、アナタの印象は大きく変化するでしょう。

今回は、社会人マナーのひとつである「会社の休み方」について詳しく触れていこうと思います。

まずは、絶対にやってはいけない、休み方のNG例から見てみましょう。

仕事を休む理由を言わない

これは仕事に限ったことではありませんが、行くはずだった予定をキャンセルしたり、やむを得なく休むことになった場合は、キチンと理由を説明する義務があります。

一度決められた約束は守ることが大前提なので、それを破る時はどうしようもない理由があるはず。

相手が「それなら仕方ない」と納得する理由でなければ、突然休むことへの迷惑に加えて無礼を働くことになります。

どうして休むかも理由も伝えず、「今日は諸事情で休みます」などと連絡を入れるのはマナー違反。

仕事は、自分の都合で勝手に休めるものではなく、どうしようもない理由がある場合に限り「休ませていただく」という認識でいる必要があります。

だからこそ、休む際はなぜ、どういう理由で休むことになったのかを、明確に伝えなければいけません。

体調が悪い場合も、ただ体調が悪いというだけでは不十分です。

メール1本で簡単に済ませる

休みの連絡は、基本的に「電話で入れる」というのが鉄則です。

メールで簡易的に済ませるのはNG。

きちんと自分の言葉で休みの旨を伝えましょう。

メールでの連絡だと、相手の反応が直に感じない&簡単に送れてしまうので、休むことがとても簡単に思えてしまうことがあります。

休むことについての報告はもちろんのこと、仕事に必要な情報共有についても漏れなく行えるように、休みの連絡は、電話でしっかり伝えるようにしてください。

無断欠席

仕事を休む上で、一番やってはいけないことは「無断欠勤」です。

なんの断りも連絡もなく、勝手に仕事を行なう行為は、タブー中のタブー。

一度したらもう完全にアウトです。

働く会社との契約を破棄したと思われてもおかしくありません。

欠勤の連絡は、休む日の前日以前または、当日の始業時間前に済ませておくことが基本ですので、これから外れたらもうそれは無断欠勤になります。

始業時間に間に合わず、その日の昼や夕方に連絡するのも絶対にNG。

後出しの連絡は、無断欠勤と変わりません。

仕事を休むことを前日・当日になって話す

会社の定めた休日以外の日に休みをもらう時は、予め休む日について相談しておきましょう。

病院の検査や冠婚葬祭など、「どうしても休日ではなく、その日にしか出来ない」という理由の場合、可能な限り会社側も調整してくれるでしょう。

休まなくてはいけない日がわかった時点で、早め早めに相談しておくのが鉄則。

体調不良や身内の不幸など、急を要する休み以外は、あらかじめ有給休暇として申請をしておくことが重要です。

連続休暇を取る

有給休暇を利用して休む場合は、土日と繋げて連休にしたり、何日もまとめて連続で休むのはできる限り避けましょう。

会社側が、連休取得を推奨していたり、上司が同じような休みの取り方をしている場合に限り、連休の取得も吝かではありません。

連休にする際は「この日に休んでも大丈夫ですか?」と上の人間にうかがいを立てて確認してからにしましょう。

しかし基本的に、連日休むことになると仕事が溜まりやすくなり、何かあった時の対応も遅れてしまうので、あまりオススメできません。

業務を周囲に任せがち

会社を休む時は緊急の場合を除き、自分の仕事が周りの人の負担にならないようにするのが基本です。

予めキチンと片付けてから休むようにしたり、休み明けに対処するように手を打ってから休みましょう。

自分の業務で周りに迷惑を状態なら、本来休むべきではありません。

特に新人のうちは、覚える業務も多く、まだ未成熟な状態なので先輩社員のように会社の戦力として活躍しているとは言えません。

業務を適切にコントロールすることも難しいでしょう。

まだまだ未熟な新入社員の間は我武者羅に仕事を頑張って、いち早く先輩に追いつけるよう休まず努める姿勢が基本です。

もし、やむを得なく休む際は、周りの人にアドバイスを貰いながら、極力周囲に迷惑をかけない状況を整えてから休むようにしてください。

具体的な対策は、後ほど紹介します。

繁忙期は避ける

休む時は、会社の繁閑の差をきちんと把握した上で申請するようにしましょう。

他の人が精一杯働いている繁忙期のタイミングでお休みを取るのは非常識です。

有給休暇の取得に限らず、体調不良についても同様です。

忙しい時ほど自己管理を徹底することが重要なので、繁忙期に体調を崩すのは、社会人としての自覚が足りないと思われかねません。

会社の業務によって、繁閑の月や、月の中で忙しい時期なんかも異なりますので、休む際はー比較的仕事が落ち着いているタイミングを見極めて申請しましょう。

仕事を休む時のマナー!時間やタイミング、伝えかたなど

休む時のマナー違反の行動をいくつか紹介しましたが、いかがでしょうか。

ポイントは自分が働き手として、そして一社会人として、どんな立場にいるのか、何を求められているのかを正確に把握して対応することです。

ここから、実際に休むことなった際、どのように対応するべきか、詳しいポイントやコツを紹介していきます。

1、休みの連絡はメールor電話?


急な事情で仕事を休むことになった時は、メールか電話、どちらで連絡を入れるべきか。

これは先程も少し触れましたので、覚えていらっしゃるでしょう。

では早速答えと、その方法について見ていきましょう。

急な休みは直接電話で

急に休むことになってしまう場合は、「直接電話をする」というのが基本です。

直属の上司に連絡をして、下記のことを伝えてください。

◎休む理由
「体調不良で頭痛酷く、熱が38度ある状態です。

大変申し訳ありませんが、お休みをいただけないでしょうか」
→まずはどんな症状で、自分がいるどんな状況か共有。

仕事に支障が出てしまうレベルの体調不良だと伝えましょう。

この他、連絡を入れる際の注意点は後ほど詳しく紹介します。

◎今後の予定と見通し
「このあと病院へ行き、病状が詳しくわかり次第改めて連絡をさせていただきます」
→状況をいち早く改善しようという意思を見せる。

再度報告し、翌日の出勤ができそうかどうか、予定だけでも伝えておく。

「先ほど病院に行ったところ、インフルエンザでした。感染の恐れがあるので、医師の診断書に従い●日後までお休みをいただきます。」

「診断の結果、風邪でした。熱と咳の症状があるので、薬を処方してもらいました。明日は熱が下がれば出勤できると思いますので、状況を見て、改めてご連絡させていただきます。」

→病院へ行った結果や、体調の状況を共有。

抱えている仕事の代理対応が必要な場合は、担当者にも連絡を入れる必要があります。

身内が病気で危篤だったり、事故にあってしまったような時も、上記と同じく流れで情報を共有しましょう。

先の休みはメールで

有給休暇や特別休暇の申請は、休みの前に予め必要な手順に沿ってメールで連絡を入れるのが基本です。

会社によって、申告する手順や、報告する相手が異なりますので、上司や管理部の人に確認を取りましょう。

2、連絡を入れるタイミング

急な休みの場合の連絡は、可能な限りスピーディな対応が好ましいです。

終業後や夜のうちに、突然翌日に休みを貰わなくてはいけない状況になった際は、状況がわかった時点でメール連絡を入れておきましょう。

しかしこの際は、メールでだけで済ませるのではなく、翌朝に改めて休みについて電話することを忘れないようにしてくださいね。

もし体調不良などで、朝に目覚めてから休みの連絡をする際は、下記のことに気を付けましょう。

職場に直接かける時は遅くとも始業前15分

職場に休みの連絡を入れる時は、遅くても始業時間の15分前には完了させましょう。

朝礼や朝のミーティングがある場合は、進行を妨げないように、それよりも15分前に済ませておいてください。

始業時間を過ぎてから連絡するというのは以ての外です。

必ず仕事が始まる前の連絡を徹底してください。

始業時間ギリギリになると、出勤した人たちは仕事モードに入っていますし、アナタが遅刻なのか、休みなのかが判断がつかないので、余計な心配をかけてしまうでしょう。

上司が不在の場合は職場の人に伝言させる

基本的には上司に直接繋いでもらって、休むことになった経緯や理由を詳しく話すのが筋ですが、仮に不在の場合は伝言を残し、改めてメールを入れましょう。

不在から戻る時間が分かる場合は、伝言を残した上で、時間をおいてあらためて電話をかけて直接話す機会を作るのが基本ですよ。

3、社外の人とアポイントメントがある場合

会社を休む時は、社内外問わず、迷惑をかけない形で休む手筈を整えるのがベストです。

しかし、突然体調を崩してしまった日に、社外の人とのアポイントが入っている場合はどうするべきでしょうか。

多少体調が悪くても出勤するのが基本


社外の取引先やクライアントとのアポイントが入っている日に体調を崩した場合は、多少無理をしてでも出勤するべきです。

社内の打ち合わせや対応が滞る分には、まだ取り返しがつきますが、社外ともなるとそうは行きません。

相手側は、アポイントを入れた、その日のその時間のために、予定を調整しているはずです。

わざわざ作っていただいた時間を、こちらの体調不良で変更させるというのは、とても失礼なことです。

社会人になったら、体調管理も仕事のうち。

特に自社以外の人と関わりが多い仕事は、コンディションを整えてスケジュール通りに仕事が進むように調整せねばなりません。

もし、体調の悪い日にクライアント対応があり、代役を立てるのが難しい場合は、無理をしてでも対応をして、対応が終わり次第帰らせてもらうのが最善策です。

ここは何とか、気合で乗り切らなきゃいけない所ですね。

どうしても無理なら正直にその旨を伝える

本当にどうしようもなく体調が悪くて、立つのも歩くのも無理だというような事態になったら、まず社内に相談しましょう。

誰か代わりに対応できる人間を探して、可能な限りバックアップを行いながら代理を務めてもらいましょう。

もし、それも難しい案件ならば、クライアントに直接連絡を入れて、リスケをお願いするしかありません。

これは、他人に頼まず、自分自身で処理するべき事案ですので、キッチリ責任を持って対応しましょう。

4、仕事を抱えている時はマニュアルを作っておく

予め休む予定が分かっている場合は、休みの日に向けて、自分の抱えている仕事を片付けましょう。

もし休みの間に対応が必要になる際は、抱えている仕事のリストや、データや書類の所在をまとめて、それぞれの対応マニュアルを整えておいてください。

誰が見ても対応できるよう、わかりやすく丁寧に作ることを心がけましょう。

仕事を止めないようにする

アナタが仕事を休むことで、業務の流れが滞ったり、周りの人の負担が増えたりするような状況は極力避けなければいけません。

もし、誰かにお願いするにしても、できる限り円滑に進むよう、お膳立てしておくのは礼義です。

もし、周りの人にフォローしてもらったとしたら、ちょっとしたお菓子やお土産でお礼をしたり、その人たちが休む時に率先してお手伝いするような気遣いが大切になります。

5、休んだ後のフォローもしっかりと

仕事を休んだ次の日は休んでいた間、周りにかけた手間や、仕事の遅れを取り戻す必要があります。

休んだことを周りからとやかく言われない為にも、休みは事前の準備と次の日の対応までがワンセットです。

いつもより早く出勤してキャッチアップする

休んだ次の日は、いつもより早めに出勤をして、休んでいた間のメールや、仕事の状況をいち早く確認してください。

周りに遅れを取らないよう、きちんと休みの分を取り戻す努力をしましょう。

仕事を早く済ませる

休んだあと、その遅れを挽回するためには翌日の仕事を手早く進めていく必要があります。

休んでおいて残業をするなんてことにならないよう、仕事にはいつもより気合を入れて取り組みましょう。

「昨日休んだくせに、ダラダラ仕事してるな…」と思われたりしないよう、キビキビとした行動を心がけてくださいね。

仕事を休む時のマナーは本で学ぼう!

社会人としてのマナーを学びたい人は、参考となるビジネス書を読んでみるのがオススメです。

働く人として、配慮しなくてはいけない点や、気を付けるべきポイントを知る手がかりになるでしょう。

社会人としてのレベルを上げたい人は、まず大人としてのどのようにマインドをセットするかを知ることです。

人は、意識や心がけ次第で大きく変化することができますよ。

ここからは、ビジネスマナーを分かりやすく学べるビジネス書を紹介します。

いちばん伝わる!ビジネス文書の書き方とマナー

「いちばん伝わる!ビジネス文書の書き方とマナー」は、複数札のビジネス書を監修している山崎政志による著書。

10万部を突破するロングセラーです。

この本では「ビジネス文書」や「好意的な文章」を作るためのコツを丁寧に教えてくれています。

仕事上で必要不可欠なメールや文書を、より分かりやすく好意的にできれば、周囲から「できる人」だと認識されるでしょう。

リンク:「いちばん伝わる!ビジネス文書の書き方とマナー

さすが!と言われる ビジネスマナー 完全版

専門家が社会人マナーのいろはを丁寧に紹介している「さすが!と言われる ビジネスマナー 完全版」。

こちらでは、社会人としての心構え・身だしなみ・考え方・受け取り方・話し方・聞き方など、さまざまな面からビジネス力を高めるポイントを教えてくれます。

イラストや図解入りの本なので、非常に分かりやすく、文章を読むのが苦手な人でも吸収しやすい仕様となっています。

ビジネス文書のテンプレートや文例も収録されているので、いざという時はこれがあれば大丈夫です。

リンク:「さすが!と言われる ビジネスマナー 完全版

できる女性のビジネスマナー

「できる女性のビジネスマナー」はマナー講師として活躍する西出博子による著書です。

社会人としてのマナーを、女性目線に合わせて紹介しています。

オフィス内でのコミュニケーションの取り方や立ち居振る舞いについて図解でチェックできるので、すぐに取り入れることができます。

社内での人付き合いについて悩んでいる人は、ぜひこちらを読んでみてください。

リンク:「できる女性のビジネスマナー

まとめ

仕事をする上でのビジネスマナーやコミュニケーションは、職場内での立場のため、将来的なキャリアのためにも気を抜けない部分です。

「休みをいただく」という一つの行動をとっても、周りの人たちは自分が思う以上に気にして見ています。

一人の大人として、そして社会で働く身として、先々を見据えながら、周囲の状況を考慮した立ち居振る舞いをしていけるよう、正しいビジネスマナーを学んでいきましょう。