仕事やプライベートでの会話の中で、自分の伝えたいことが相手に上手く伝わっていないかも？と感じる時ってありますよね。
こっちは一生懸命に相手に話を伝えようとしているのに、相手には中々その意図を理解して貰えないと、仕事の進行や会話が噛み合わなくなってお互いにもやもやとしてしまいます。
そんなふうに困らないためにも、相手に正しく理解して貰うために気をつけたい、11個の注意点についてご紹介します。
正しく理解して貰うための11個の注意点
親や友達、恋人同士の会話の中で、自分の言いたいことが相手に理解して貰えないと、自分の気持ちも分かっては貰えないですよね。
また、仕事上で必要なポイントを相手に伝える時に、上手くそれが伝わっていなければ後のミスに繋がってしまいかねません。
自分の伝えたいことを、相手に正しく理解して貰うためには、こちらが上手に相手の反応を見ながら分かりやすく伝える必要があります。
そこで、相手に正しくこちらの意図を理解して貰うために必要な11個の注意点をご紹介していきます。
1、理由から話し始めない
何かを話す時には、出来るだけ分かりやすく話をまとめた方が相手にも伝わりやすいです。
例えば事情があって仕事の進行が進んでいない時に、次の2つの言い回しではどちらの方が分かりやすいでしょうか？1つ目は、「実は作業の途中でパソコンの調子が悪くなってしまって、あちこち修理を試みたのですが上手くいかずに期日まで来てしまいました。
パソコンの修理はもう少しで終わるので、それから作業を開始しますので期限が少し伸びてしまいそうです。」という伝え方。
もう1つは、「申し訳ありませんが、仕事の期限が2日ほど伸びてしまいそうです。パソコンのトラブルがあり、現在修復中ですのでそれが治り次第すぐに作業の再開に取り掛かります。」という伝え方。
明らかに2つ目の言い回しの方が、一言が短くて分かりやすいですよね。
一方で1つ目の伝え方では理由から話し始めてしまっているため、結論に至るまでが長くなり、相手には伝わり難くなってしまいます。
要点を理解しづらくなる
英語の文法のように、「これは〇〇です。何故なら〇〇だからです。」と結論から話し、後で理由を添えると相手には最も分かりやすく伝わります。
一方で、理由から話し始めてしまうと結論までが長ったらしくなるため、人によっては「結局何が言いたいの？」ときつい返しをされてしまいます。
2、重々しい態度で伝えない
重々しい態度で物事を伝えようとすると、相手もつい何事かと身構えてしまいます。
そうすることで、実際にはたいしたことがない内容でも、大げさに相手が受け取ってしまう、または反対に「何だそんなことか」と肩透かしを食らってしまいます。
そのため、どんな内容でもあまり重々しい態度で伝えないようにしましょう。
フランクさを忘れない
フランク過ぎるのも内容によっては「ふざけているのか」と相手を怒らせてしまいますが、適度なフランクさを持って相手に伝えるように心がけましょう。
気軽に話すことで、相手も気負いせずに素直に話の内容を受け取ることが出来ます。
3、小声で伝えない
伝えたい内容に自信がないことや、自分に非がある場合にはつい小声になってしまうことが多いです。
しかし小声で話すと相手にはとても伝わり辛いですし、自信の無さそうな物言いは聞き手にも「この内容で本当に大丈夫なのか？」と不安を抱かせてしまいます。
そのため、例え自分に非がある内容であっても、小声にならないように気を付けましょう。
はっきりした声で伝える
内容が不確かなものや、都合の悪いことであっても、ぼそぼそと小声で話すことは止めましょう。
相手に不安を与えるだけでなく、言い訳がましく聞こえてしまって印象が悪くなってしまう可能性もあります。
どんな内容であっても、はっきりと相手に聞き取れる声量で伝えるように心がけましょう。
4、話が長くならない様にする
お喋りな人や、日頃から話慣れていない人ほど、肝心な時にダラダラと話が長くなってしまうことが多いです。
しかし長話は相手の気力を削ぎ、「どの部分に気を付けて話を聞けばいいのか」が分からずに、相手の集中力が続かなくなってしまいます。
例え話の内容が長くなってしまったとしても、分かりやすく一言ひとことを伝えるように努力をしましょう。
簡潔にまとめる
長話は聞き手の集中力を失くさせてしまいます。
例えるなら学校の全校集会での校長先生の話のように、相手の話が右から左へと流れていってしまいます。
相手にしっかりと話の内容を理解して欲しいと思ったら、予め話の内容をまとめておき、簡潔にそれを伝えるようにしましょう。
5、急に話し始めない
唐突に話し始めると、相手はびっくりしますし、何が肝心な話なのかが分からなくなってしまいます。
そのため、本題に入る前には必ず一呼吸置くようにしましょう。
とはいえ、「本日はお日柄も良く・・」などとどうでもいい前置きは止めましょう。
「大事な話があります」「聞いて欲しいことがある」などと、重要な話があると先に相手に一言伝えておけば、相手もきちんと話を聞く体勢になってくれます。
本題はなにか最初に伝える
一言前置きをした後は、ダラダラと理由から話し始めるのは止めましょう。
まずは簡潔に、本題は何かを相手に伝えます。
会議の内容であれば「今日の会議のことで気になったことがある」と伝えれば相手には会議の話なのだと容易に伝わります。
また人間関係の問題であれば、「〇〇さんとの関係についてだけど」と最初に伝えることで、相手はその話をするのだと即座に理解してくれます。
本題を切り出したら、伝えたいことを出来るだけ簡潔に伝えることで、相手もしっかりと理解してくれるでしょう。
6、曖昧表現は避ける
物事の話をする時には、出来るだけ曖昧表現は避けるようにしましょう。
曖昧表現とは、はっきりとしたことが分かっていない時や、答えが出ない時に用いる表現です。
例えば「よく分からない」や「まだはっきりとは言えないんだけど」などの言葉です。
長々と理由から話した後でこの曖昧表現で締めくくってしまうと、結論を期待していた相手は肩透かしを食らい、「結局分かってないってこと？！」とがっくりきてしまいます。
使うなら前置きする
もしどうしても曖昧表現を使わなければならない時には、前置きの部分で使うことをおすすめします。
例えば、「まだ結論は出ていないんだけれど、先日こんな議論があってね・・」など、予め答えが出ていないことを先に伝えておけば、相手はそれを念頭に入れて話を聞くことが出来ます。
そのため、結論を聞いてがっくりすることはないでしょう。
7、身体の向きに気を付ける
相手と話をする時には、身体の向きに気を付けて話をしましょう。
伝えたいことがある相手に対して斜めや横になるような向きで話していると、相手にこちらの気持ちがいまいち伝わらないことがあります。
真剣に聞いて欲しい時には、必ず相手と真正面の位置に身体がくるようにして話すようにしましょう。
表情が分かり伝わりやすくなる
真正面に顔を見据えて話をすることで、こちらの表情が相手に伝わりやすくなります。
そのため、こちらが真剣な表情で話をすれば、相手も自然と真剣な表情になって聞いてくれるはずです。
また、相手の表情から話を理解しているかどうかを感じとることも出来ます。
8、話が脱線しない様気を付ける
話に夢中になっていると、ついつい内容が脱線してしまうことがあります。
しかし話が脱線するとそれだけ長くなってしまうため、結局相手に何が伝えたいのかを相手が理解しにくくなってしまいます。
そのため、出来るだけ本題から話が脱線しないように注意しましょう。
適当な話をしている時には問題ありませんが、大事な場面では脱線は不要です。
『伝えたいことだけ話す』と集中する
話をする前に、予め「相手にはこのことだけを伝える」と意識しておきましょう。
そうすると、実際に話をする際にもまず自分が本当に伝えたいことが自然と口から出てきます。
その後で、別の話題があればその話をしても良いでしょう。
9、キツイ言い方をしない
どんなに話の内容が簡潔で分かりやすくても、物言いがキツイと相手の受け取る印象が悪くなってしまいます。
印象が悪くなると話の内容を良くない方向で相手が解釈してしまう恐れもありますので、簡潔に伝える際にもキツイ言い方や、素っ気ない態度にはならないように気を付けましょう。
言い方で伝わり方も変わる
「物は言いよう」という言葉があるように、言い方一つで相手への伝わり方も変わります。
例えば実際には内容などなくても、話し方が上手な人は聞き手に「それなりの価値のある話だ」と思わせることが出来ます。
一方で、どんなに重要な内容であっても、言い方が不器用だと相手には「たいした話じゃない」と思われてしまいかねません。
話をする時には、簡潔に分かりやすくまとめることも大切ですが、それ以上に相手に対する言い方や伝え方にも注意が必要になります。
10、感情論は入れない
人に話しを伝える時には、出来るだけ感情論は入れないようにしましょう。
感情論とはすなわち主観的なことを意味します。
話し手が自分の主観的な感情でもって伝えることに対して、聞き手が共感したり、理解したりすることが出来ない場合もあります。
そのため、言いたいことを伝える時にはなるべく客観的で冷静な物の伝え方をするようにしましょう。
偏見を持たれない様注意する
自分の感情論で話をしてしまうと、話を聞く相手から偏見を持たれてしまう可能性があります。
例え正当性のある内容をこちらが熱心に伝えたとしても、それが相手の価値観にそぐわない場合には、「この人はこんな嫌な考え方をしているのか」などと良くないイメージを持たれてしまうこともあります。
そのため、感情的にならないように注意をしましょう。
11、1つの文章を短くする
物事を客観的に伝えることも大切ですが、やはり最も重要なのは「どれだけ相手に分かりやすく伝えるか」ということです。
それには分かりやすい言葉の表現はもちろんですが、1つの文章をなるべく短くすることで、一言ひとことに区切りがついて理解がしやすくなります。
例えば「昨日は雨が降って、今日もまた雨が降ったけど明日は多分晴れるだろうから明日は傘は要らない。」という言葉を、「昨日と今日は雨が降った。明日は多分晴れるから傘は必要ない。」と文章の途中でいったん区切ることで相手には伝わりやすくなります。
1つ1つが理解しやすくなる
1つ1つの文章を短く区切ることで、聞き手は1つずつの文章を頭の中で整理しながら理解することが出来ます。
まるで小説のように長ったらしい言い回しをすると、結局何が言いたいのか相手は理解することが出来ません。
それを子どもでも分かるように短く区切ってあげることで、聞き手との間に誤解が生じなくなります。
物事を伝えるのは得意ですか？
あなたは、物事を人に対して伝えるのは得意ですか？口下手な人は、恐らく苦手でしょう。
またおしゃべりが過ぎる人も、余計な雑談が入って話の本筋から逸れてしまいます。
出来るだけ正確に、自分が伝えたい内容を誤解なく相手に伝えることは、意識して行わなければ案外難しいものなのです。
正しく理解してもらうのは難しい
自分の理解力と相手の理解力とでは、多少の差があります。
例えばあなたが1から5までのことを、飛ばし飛ばしに人から伝えられても理解出来る人だとします。
しかし中には、1から順番に5まで丁寧に説明していかないと、内容が理解出来ない人もいます。
そのため、「こう言えば伝わるだろう」と思ってあなたが話す内容を、相手が正しく理解出来ていないという可能性も大いにあるのです。
説明下手だと余計に伝わりづらい
説明下手な人は、大抵人とのコミュニケーションを取るのも上手くはありません。
内向的で緊張しやすい性格なども原因の一つではありますが、相手に対して物事を説明出来る能力が乏しければ、余計に相手には内容が伝わり辛くなります。
また、自分が分かりやすく伝える努力をせずに、相手に理解してもらおうとする人も説明下手なことが多いです。
なぜ上手く伝えることが出来ないのか
説明下手な人は、なぜ上手く伝えることが出来ないのでしょうか？普段から口数が少なかったり、人とのコミュニケーションが苦手だったりすることも理由の1つではあります。
しかしそれ以外でも、上手く伝えられない原因はいくつか考えられます。
情報を絞れない
情報量が多いのは悪いことではありません。
しかし、その膨大な情報の中から、必要なものだけを絞りこんで伝えることが出来ない人は、長々とすべての情報を人に伝えようとしてしまいます。
そうなると「話が長い」「結局何が言いたいのか分からない」と思われてしまいかねませんので、人に話しをする時にはある程度情報を絞っておく必要があります。
主語を抜いて話す
「どうしたらいい？」や、「次の時間にやっておいて」など、主語を抜いていきなり必要な部分だけを相手に伝えても、相手からすれば「え？なんのこと？」と理解出来ません。
しかし話している本人は、聞き返されると「だからアレのこと！」と一度で相手が理解出来なかったことに対しイラつくことがあります。
そんな不要なストレスを感じないためにも、予めきちんと主語を付けて話をするように気を付けましょう。
説明しないといけない部分を省略する
膨大な情報の中から例え必要な部分のみを抜き出して話をしたとしても、それを補足する部分がないと相手は理解出来ないことがあります。
そのため話をする時には、主語と目的語の他にも、それを補助する言葉も必要になります。
例えば「トイレ掃除をやっておいて」というお願い1つとっても、それがどこの階のトイレなのか、またどんな風に掃除をすれば良いのかなどの付随する情報がなければ、相手は完全に理解することは出来ません。
ちょっと意識するだけで正確に伝えられる
物事の伝え方は、伝える側がちょっと意識するだけで正確に伝えることが出来るようになります。
例えば話の内容は伝えたいことだけに絞る、話す時には主語を抜かずに話す、また1つの文章を短く区切るなど、いくつかのことに気を付けるだけで、相手にとても分かりやすく伝えることが出来ますし、また誤解も避けられます。
後になって自分がストレスを感じてしまわないためにも、日頃から分かりやすく物事を伝えられるように努めましょう。
