仕事やプライベートでの会話の中で、自分の伝えたいことが相手に上手く伝わっていないかも？と感じる時ってありますよね。
こっちは一生懸命に相手に話を伝えようとしているのに、相手には中々その意図を理解して貰えないと、仕事の進行や会話が噛み合わなくなってお互いにもやもやとしてしまいます。
そんなふうに困らないためにも、相手に正しく理解して貰うために気をつけたい、11個の注意点についてご紹介します。
正しく理解して貰うための11個の注意点
親や友達、恋人同士の会話の中で、自分の言いたいことが相手に理解して貰えないと、自分の気持ちも分かっては貰えないですよね。
また、仕事上で必要なポイントを相手に伝える時に、上手くそれが伝わっていなければ後のミスに繋がってしまいかねません。
自分の伝えたいことを、相手に正しく理解して貰うためには、こちらが上手に相手の反応を見ながら分かりやすく伝える必要があります。
そこで、相手に正しくこちらの意図を理解して貰うために必要な11個の注意点をご紹介していきます。
1、理由から話し始めない
何かを話す時には、出来るだけ分かりやすく話をまとめた方が相手にも伝わりやすいです。
例えば事情があって仕事の進行が進んでいない時に、次の2つの言い回しではどちらの方が分かりやすいでしょうか？1つ目は、「実は作業の途中でパソコンの調子が悪くなってしまって、あちこち修理を試みたのですが上手くいかずに期日まで来てしまいました。
パソコンの修理はもう少しで終わるので、それから作業を開始しますので期限が少し伸びてしまいそうです。」という伝え方。
もう1つは、「申し訳ありませんが、仕事の期限が2日ほど伸びてしまいそうです。パソコンのトラブルがあり、現在修復中ですのでそれが治り次第すぐに作業の再開に取り掛かります。」という伝え方。
明らかに2つ目の言い回しの方が、一言が短くて分かりやすいですよね。
一方で1つ目の伝え方では理由から話し始めてしまっているため、結論に至るまでが長くなり、相手には伝わり難くなってしまいます。
要点を理解しづらくなる
英語の文法のように、「これは〇〇です。何故なら〇〇だからです。」と結論から話し、後で理由を添えると相手には最も分かりやすく伝わります。
一方で、理由から話し始めてしまうと結論までが長ったらしくなるため、人によっては「結局何が言いたいの？」ときつい返しをされてしまいます。
2、重々しい態度で伝えない
重々しい態度で物事を伝えようとすると、相手もつい何事かと身構えてしまいます。
そうすることで、実際にはたいしたことがない内容でも、大げさに相手が受け取ってしまう、または反対に「何だそんなことか」と肩透かしを食らってしまいます。
そのため、どんな内容でもあまり重々しい態度で伝えないようにしましょう。
フランクさを忘れない
フランク過ぎるのも内容によっては「ふざけているのか」と相手を怒らせてしまいますが、適度なフランクさを持って相手に伝えるように心がけましょう。
気軽に話すことで、相手も気負いせずに素直に話の内容を受け取ることが出来ます。
3、小声で伝えない
伝えたい内容に自信がないことや、自分に非がある場合にはつい小声になってしまうことが多いです。
しかし小声で話すと相手にはとても伝わり辛いですし、自信の無さそうな物言いは聞き手にも「この内容で本当に大丈夫なのか？」と不安を抱かせてしまいます。
そのため、例え自分に非がある内容であっても、小声にならないように気を付けましょう。
はっきりした声で伝える
内容が不確かなものや、都合の悪いことであっても、ぼそぼそと小声で話すことは止めましょう。
相手に不安を与えるだけでなく、言い訳がましく聞こえてしまって印象が悪くなってしまう可能性もあります。
どんな内容であっても、はっきりと相手に聞き取れる声量で伝えるように心がけましょう。
4、話が長くならない様にする
お喋りな人や、日頃から話慣れていない人ほど、肝心な時にダラダラと話が長くなってしまうことが多いです。
しかし長話は相手の気力を削ぎ、「どの部分に気を付けて話を聞けばいいのか」が分からずに、相手の集中力が続かなくなってしまいます。
例え話の内容が長くなってしまったとしても、分かりやすく一言ひとことを伝えるように努力をしましょう。
簡潔にまとめる
長話は聞き手の集中力を失くさせてしまいます。
例えるなら学校の全校集会での校長先生の話のように、相手の話が右から左へと流れていってしまいます。
相手にしっかりと話の内容を理解して欲しいと思ったら、予め話の内容をまとめておき、簡潔にそれを伝えるようにしましょう。
5、急に話し始めない
唐突に話し始めると、相手はびっくりしますし、何が肝心な話なのかが分からなくなってしまいます。
そのため、本題に入る前には必ず一呼吸置くようにしましょう。
とはいえ、「本日はお日柄も良く・・」などとどうでもいい前置きは止めましょう。
「大事な話があります」「聞いて欲しいことがある」などと、重要な話があると先に相手に一言伝えておけば、相手もきちんと話を聞く体勢になってくれます。
本題はなにか最初に伝える
一言前置きをした後は、ダラダラと理由から話し始めるのは止めましょう。
まずは簡潔に、本題は何かを相手に伝えます。