取引先との仕事の進捗状況を報告したり新しく出てきた問題点の改善案を提出したりと使う場面というのは限りなく出てきます。
そうした時には普通であれば取引先の相手の確認をお願いするといった文章を思い描くでしょうが、こう言った場合はご査収という言葉を使用することになります。
そして、この言葉の持つ意味ですが少し言葉自体を分解して考えてみることにしましょう。
まずは「査」についてですが調査などの言葉に使われるように「調べる」などの意味を持っています。
そして「収」についてですが文字通り「収める」という意味を持っていることがわかりますよね。
このことを踏まえて考えていくとわかりやすいと思いますが「ご査収」とは「相手に確認してもらって受け取ってもらう」という意味を持つことになるのです。
例えば取引先の相手から今回の企画に対しての改善案を要求されたとします。
この場合にはチームなど一丸となってより良い企画を計画していくことになりますよね？
そうして出来上がった改善案ですが、相手方の了解を得なければいけないという事になります。
そうした場合、メールなどで挨拶文と共に改善案の資料なども添付して送ることになるのですが、この資料に対する言葉が「ご査収」になってきます。
相手はメールを開き資料を見るわけですがこの時にきちんと確認した上で次の指示を決定することになりますよね。
その確認と資料の受け取りを意味する言葉が「ご査収」という事になってきます。
ビジネスメールでこのことを書き出してみるとこのような形になってきます。
「先日のご指示より本日改善案が出来上がりました事を報告させて頂きます。つきましては添付させて頂いた資料をご査収くださいますようお願い申し上げます。」
普通の会話ではこういった面倒な言葉遣いなどはしませんがビジネスメールでは色々とルールなどがあり相手に失礼のない言葉選びを考えていかなくてはいけません。
ご査収という言葉は相手方に資料などをよく読んでもらい内容を理解した上で受け取って下さいという意味が込められていますので、その後のリアクションに対しても対応できる形であるという事も伝えていく必要もでてきます。
こういった言葉は私たちが生活する中では全く使われないものでもあり、初めて目にする人であれば戸惑いも出てしまうのも当然です。
メールもルールが決まっていますしご査収という言葉をどこへ入れ込んでいったらよいのかは実際にメールを送るような時にしかわかりませんよね？
最初の頃は知らない事があればどんどん質問をすれば良いだけですがこれが２年目３年目ともなると自分の恥にもなってしまい、相手側にもかなり失礼のメールになっているかもしれませんの意味を知るということはとても大事なことなのです。
日常では使われない言葉
こういったビジネス用語などは学校で習うものではなく、実際に自分が体感しながら覚えていくものでもあります。
それぞれの業界には専門の用語というものも存在しますよね？
何かの略であったり色々な言葉が出てきますので覚えていく方としても苦労がありますが、メールなどで相手に報告をする場合にはビジネスメールの用語を使っていく事が大事になってくるのです。
これを今までのような普段からの言葉で相手に送ってしまったら会社の信用問題にも繋がってきます。
外資系の企業が多くなっているとはいえ、日本の企業というのは未だに縦社会の構図なところが多く失礼のないことを望む企業がたくさんあるということを理解して下さい。
こういった言葉は面倒なことではあるのですが会社の方針には逆らうことは出来ませんし、相手側にしても同じような体制をとっていることは確かです。
日本の企業はこうしたビジネスにおいてのルールがたくさんあるという事を知る必要があるのです。
目上の人にも使える
このご査収についてですが、自分の上司などへ報告書を送るような場合でも使うことが出来ます。
その場合はそれほど丁寧な言葉にしなくても大丈夫です。
先ほどは「ご査収くださいますようお願い申し上げます」という丁寧語でメール文章を送ることになりましたが、社内メールでの確認をお願いする時は「ご査収ください・ご査収願います」などの文でも大丈夫です。
いずれにせよ言葉の使いわけというものは必要になってきます。
取引先に対して「ご査収ください」などは少し乱暴な言い方でもありますので使わないようにして下さい。
それでは、「ご査収ください」や「ご査収願います」を社外の人へ送っていけない理由というのも説明していきます。
「ご査収ください」の場合
まずはくださいという言葉についてですが、これは「してください」という意味があり相手に対しての命令を表す言葉となります。
こういった言葉を取引先などに使ってしまうと気にくる人も出てきてしまいます。
小さなことになりますがこのような事が相手との信頼関係を損なう恐れもあり、会社に対する信用や自分への信頼関係にも影響が出てきますので注意することが大事になります。
一見すると丁寧なように思われますが、実際の意味を調べてみるとビジネス用語は色々な使ってはいけないとされる言葉も見つかるはずです。
社内では許されるような事であっても社外メールでは決して使用しないほうがよいと思われる言葉というものもありますので、自分がよく使用する言葉などは一度調べてみるという事も大切なことになってきます。