社会人になると色々なビジネスマナーが出てきますよね。

学生の頃には全く使わないといった言葉なども多くなり多くの新社会人の皆さんが戸惑いを覚える所でもあります。

一通りのビジネスマナーというものを勉強してきても、色々と使い方を間違って覚えている方も多いのではないでしょうか?

挨拶はもちろんですが目上に対する呼び方であったり企業などではメールなどのやり取りというものも発生してきます。

このような場合は直接に相手と会話をするわけではありませんので何かしらのメッセージを文章にして送ることになります。

この場合ですが色々な文をきちんと使いこなせているかはちょっと不安になっている方も多いのではないでしょうか?

一応は送ってみて相手からは何も言われていないから大丈夫という感じにはなっていませんか?

もし、メールなどの間違いに気がつかないまま過ごすようなことになってしまえば後から自分に大きな痛手となって帰ってくる場合もありますのでご注意ください。

多くの人が社会人となると色々なルールなどに戸惑いを感じますが皆さんの場合はどうでしょう?

会社での決まり事であったり社会の一般常識などに不安を持ってしまう時もでてくるのではないでしょうか?

こういった時期というものは誰にでも出てくるのですが、何となく自分がしたこと自体に自信がない場合などはどういった対処をしていますか?

ここの対応によって後々で自分の仕事での評価などが大きく変わってきてしまいますので慎重に対応していくことが大切になります。

その一つとも言えるのがメールでのやり取りが出てきます。

会社間の連絡ではメールなどを使って進捗状況を報告したり指示などを受けたりと日頃からよく使っていると思うのですがいかがでしょう?

今はスカイプやチャットワークといった便利なものもあり、通話などをしながらファイルを送ったりとかなり便利なものも出ていますがメールというものも多く使用している企業はたくさんあります。

その中で挨拶に関わるものであったりよく使用する言葉などの使い方は本当に正しいでしょうか?

きちんと意味などを知らないままにしておくと自分の恥だけではなく会社全体の信用にも関わってきますので本当に気をつける必要がでてくるのです。

そこで今回のテーマですがメールなどでよく使うものとして「ご査収」という言葉が出てきます。

これの使い方は色々とあるのですが日常ではほとんど見られませんよね?

大学の講義などでもこういったビジネス用語は使いませんし社会人だからこそ正しく使っていかなくてはいけない言葉でもあるのです。

このご査収ですが使い方を間違えるようですと自分の信用などを失ってしまうきっかけにもなり、気をつけていきたい言葉でもあるのです。

メールの必要性は今後もしばらくは続くと予想されますしこういったビジネスマナーを自分なりに調べ上げていくことは将来を考えた上でも大切なこととなってきます。

ご査収という言葉を知らなかった人も使っていたけど不安が残るような人も今回の使い方や意味を知ることで自信をもって使用していくことができるようになりますので参考にしてみて下さい。

ご査収と言う言葉、聞いた事ありますか?

今回取り上げる言葉ですが「ご査収」というものになります。

何だか聞いたこともありませんしどんな意味を持っているのかわかりませんよね?

大学を卒業して就職をするとこれから始まる業務を覚えることで頭が一杯になり、ビジネスマナーなどに対しての意識が低くなってしまう時が出てきてしまいます。

ご査収という言葉はメールなどでよく使用するものとなるのですが、私たちの普段の生活にはこういった言葉は出てきませんよね?

会話の中にも入ってきませんしビジネスの現場だからこそ使っていける言葉でもあるのです。

社会人になるとご査収だけではなく覚えておきたいビジネス用語というものはたくさん出てきます。

それは自分が恥をかかない為にもありますし会社の信用というものを継続する意味でも重要になってきます。

取引先の相手からの信用を失ってしまえば会社の売り上げや利益にも大きく関わってきますよね?

たかがメールの一つや二つを思いがちになってしまいますが、文章や礼節といったものにこだわりを持つ人が相手の取引先にいたとすれば、かなりの不快感を与えることにもなってしまうのです。

こういったことを防いでいくためには日頃から自分が知らないことについての学びというものも必要になり、そうした努力の積み重ねというものが将来の自分を作り上げていくのです。

それでは自分の将来に関わるかもしれない言葉として「ご査収」というものについて詳しく見ていくことにしましょう。

始めにお話しするのはご査収についての正しい意味になります。

きちんとした意味を知らなければ正しい使い方というものは出来ませんので確認の意味でも見直してみるようにして下さい。

ご査収の意味

ビジネスメールではこの「ご査収」という言葉は頻繁に出てくるようになります。

取引先との仕事の進捗状況を報告したり新しく出てきた問題点の改善案を提出したりと使う場面というのは限りなく出てきます。

そうした時には普通であれば取引先の相手の確認をお願いするといった文章を思い描くでしょうが、こう言った場合はご査収という言葉を使用することになります。

そして、この言葉の持つ意味ですが少し言葉自体を分解して考えてみることにしましょう。

まずは「査」についてですが調査などの言葉に使われるように「調べる」などの意味を持っています。

そして「収」についてですが文字通り「収める」という意味を持っていることがわかりますよね。

このことを踏まえて考えていくとわかりやすいと思いますが「ご査収」とは「相手に確認してもらって受け取ってもらう」という意味を持つことになるのです。

例えば取引先の相手から今回の企画に対しての改善案を要求されたとします。

この場合にはチームなど一丸となってより良い企画を計画していくことになりますよね?

そうして出来上がった改善案ですが、相手方の了解を得なければいけないという事になります。

そうした場合、メールなどで挨拶文と共に改善案の資料なども添付して送ることになるのですが、この資料に対する言葉が「ご査収」になってきます。

相手はメールを開き資料を見るわけですがこの時にきちんと確認した上で次の指示を決定することになりますよね。

その確認と資料の受け取りを意味する言葉が「ご査収」という事になってきます。

ビジネスメールでこのことを書き出してみるとこのような形になってきます。

「先日のご指示より本日改善案が出来上がりました事を報告させて頂きます。つきましては添付させて頂いた資料をご査収くださいますようお願い申し上げます。」

普通の会話ではこういった面倒な言葉遣いなどはしませんがビジネスメールでは色々とルールなどがあり相手に失礼のない言葉選びを考えていかなくてはいけません。

ご査収という言葉は相手方に資料などをよく読んでもらい内容を理解した上で受け取って下さいという意味が込められていますので、その後のリアクションに対しても対応できる形であるという事も伝えていく必要もでてきます。

こういった言葉は私たちが生活する中では全く使われないものでもあり、初めて目にする人であれば戸惑いも出てしまうのも当然です。

メールもルールが決まっていますしご査収という言葉をどこへ入れ込んでいったらよいのかは実際にメールを送るような時にしかわかりませんよね?

最初の頃は知らない事があればどんどん質問をすれば良いだけですがこれが2年目3年目ともなると自分の恥にもなってしまい、相手側にもかなり失礼のメールになっているかもしれませんの意味を知るということはとても大事なことなのです。

日常では使われない言葉

こういったビジネス用語などは学校で習うものではなく、実際に自分が体感しながら覚えていくものでもあります。

それぞれの業界には専門の用語というものも存在しますよね?

何かの略であったり色々な言葉が出てきますので覚えていく方としても苦労がありますが、メールなどで相手に報告をする場合にはビジネスメールの用語を使っていく事が大事になってくるのです。

これを今までのような普段からの言葉で相手に送ってしまったら会社の信用問題にも繋がってきます。

外資系の企業が多くなっているとはいえ、日本の企業というのは未だに縦社会の構図なところが多く失礼のないことを望む企業がたくさんあるということを理解して下さい。

こういった言葉は面倒なことではあるのですが会社の方針には逆らうことは出来ませんし、相手側にしても同じような体制をとっていることは確かです。

日本の企業はこうしたビジネスにおいてのルールがたくさんあるという事を知る必要があるのです。

目上の人にも使える

このご査収についてですが、自分の上司などへ報告書を送るような場合でも使うことが出来ます。

その場合はそれほど丁寧な言葉にしなくても大丈夫です。

先ほどは「ご査収くださいますようお願い申し上げます」という丁寧語でメール文章を送ることになりましたが、社内メールでの確認をお願いする時は「ご査収ください・ご査収願います」などの文でも大丈夫です。

いずれにせよ言葉の使いわけというものは必要になってきます。

取引先に対して「ご査収ください」などは少し乱暴な言い方でもありますので使わないようにして下さい。

それでは、「ご査収ください」や「ご査収願います」を社外の人へ送っていけない理由というのも説明していきます。

「ご査収ください」の場合

まずはくださいという言葉についてですが、これは「してください」という意味があり相手に対しての命令を表す言葉となります。

こういった言葉を取引先などに使ってしまうと気にくる人も出てきてしまいます。

小さなことになりますがこのような事が相手との信頼関係を損なう恐れもあり、会社に対する信用や自分への信頼関係にも影響が出てきますので注意することが大事になります。

一見すると丁寧なように思われますが、実際の意味を調べてみるとビジネス用語は色々な使ってはいけないとされる言葉も見つかるはずです。

社内では許されるような事であっても社外メールでは決して使用しないほうがよいと思われる言葉というものもありますので、自分がよく使用する言葉などは一度調べてみるという事も大切なことになってきます。

「ご査収願います」の場合


この言葉も思い浮かぶことがあると思いますが、これも社外メールでの内容では不適切な表現となります。

こちらの場合は丁寧語を使っていて良い感じもしますよね?

ですが、社外メールの場合は相手の立場的なものは自分の会社よりも上になってきます。

そのような場合では丁寧語より尊敬語などを使用する必要が出てくるために、願いますではいけないのです。

こちらの場合は社内でしたら何の問題もありませんので上司などに報告する時には使用しても構いません。

あくまでも社外メールの場合は尊敬語・あるいは謙譲語を使うようにして下さい。

それでは実際にご査収を社外メールで使用する場合においての例文を書きだしてみますので今後の参考にして下さい。

「ご査収のほど、何卒よろしくお願い致します。」

「ご査収いただければ幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。」

「ご査収くださいますよう、お願い申し上げます。」

このような使い方であれば何の問題もありませんし、相手方に対しての尊敬の言葉になっていますので、どういった言葉を使ったらよいのか迷った場合などは参考にしてみて下さい。

それでは次にお話しすることですが、ご査収を使う時にはどういった事に気をつけていいのかを考えてみましょう。

単に知っている言葉だということでビジネスメールに使用することは大きな問題を引き起こすことになってしまいます。

ご査収を使う際の注意点


ビジネスメールの場合は相手に対して何を求めているのかが伝わらなくてはいけません。

その為に色々な失礼のない言葉を選びながら文章を考えていくことになるのですが、ご査収の場合も注意しなければいけない事がでてきます。

相手に対してのきちんとした理由がなければいくら言葉を使用したとしても失礼でもあり意味も通じませんよね?

自分が知っているというだけでビジネス用語を使ってしまっては相手からの信頼を一瞬で失いことにもなりかねませんので注意が必要となります。

それではご査収の場合になりますが、まずはもう一度その意味を確かめる必要がでてきます。

確認をお願いする時に使う

ご査収の意味をもう一度ご説明しますが「相手に確認してもらって受け取ってもらう」ということでしたよね。

そうした場合社外メールを出す時に必要になるものは「確認をお願いするものがあるかどうか」ということになってきます。

メールでも色々と内容が違ってくるはずですので単に相手方にお礼を言うような場合ではご査収という言葉は要りません。

こういった事をしっかりとわかっていなければ相手がメールを見た時に誤解を招く恐れが出てくるのです。

もし、お礼のメールでご査収という言葉を使ったとしたら相手は確認するための添付ファイルなどを探すという事になりますよね?

ですが、メールはお礼ですから当然そのようなファイルなども存在しません。

相手は何かのミスだと思い連絡を入れてきますが、メールの内容がお礼だと知ったならばどう思うでしょう?

確認するものもないのにご査収などといった言葉を使えばファイルを探すのが当然になります。

そういった事は相手方の信頼を確実に損なうことになってしまいます。

これが会社にとっての最大の取引先などの場合には今後の仕事にも影響が出てきてしまいますし自分の立場というものもなくなってしまいます。

ちょっとした気遣いのつもりで入れた言葉がこのような大きな自体を招くなど予想もしなかったことでしょうが、この原因となるのはきちんと上司への確認をしなかったことと言葉の意味を理解していなかったことによるものですよね。

メールの内容に不安があった場合、最初にしなければいけない事は上司への確認をお願いすることになります。

この段階でミスに気が付けば大事には至りませんし上司からの注意だけで終わるはずです。

そして言葉の意味を理解していないという事も社会人となったからには気をつけていかなければいけない事になってきます。

入社して間もない時期はわからないことが多くて当り前でもありますが、それが3か月後・半年後になったら新人扱いというものも許されないようになっていきます。

わからない事が出てきたら誰かしら先輩や上司に聞くことも出来るはずですし自分で調べるということも可能です。

また、同僚同士での情報交換なども頻繁にしていればこのようなミスを起こすことも少なくなってきます。

確認するものがない時は使わない

このようにご査収を使う時ですが相手が確認をするものがない時は使ってはいけないということがわかりました。

相手もこういった言葉を見れば何かしらのアクションを起こしてきますし、その言葉一つで大きな問題となる可能性も出てくることを理解するようにして下さい。

メールという小さいことのように思えるものであったとしてもビジネスメールは言葉一つで意味が大きく違ってきてしまいます。

自分が相手にメールを送るような場合には慎重に言葉を選ぶことが大事ですし、内容に不安を覚えるようであればすぐに上司などへ確認してもらうようにして下さい。

これは自分の身を守る行動でもあり、会社の売り上げということにも繋がる大事なものですので実行するようにしましょう。

次に大事なことになりますが、ご査収の言葉を使った場合にこのようなミスも出てくるということを頭に入れておいて下さい。

添付データをつけ忘れない

何かしらの確認をお願いするメールで「ご査収」という言葉を使う場合、特に気をつけたいことが添付するデータやファイルを確実に送るということになります。

こちらも先ほどの場合を同じように相手は添付されているはずのものを探すという事になり、データやファイルがなければ連絡がきますよね?

先ほどのような内容の食い違いではないにしろ相手に確認をお願いする時に肝心のデータやファイルを付け忘れるという事は相手からのイメージを確実に下げてしまうことになります。

こういった事は後になってから影響が出る場合もあり今後の取引などの縮小などにも繋がってくるかもしれません。

仕事は確実に行わなければすぐに信用をなくしてしまうものでもあり、たかがメールといった考えを持ってしまえば苦労するのは自分自身だという事にもなりかねません。

ご査収という言葉からこういった大きな問題が発生することもあるという事実を知っておくことで何かしらの対応を考えることも出来ますよね?

まずは上司へ確認をお願いすることであったり、メールの内容を再度チェックして自分自身が納得した上で送信をするということをやっていけば大きなミスというものはなくなってきます。

それでは次の事になりますが相手に返信する場合のことも覚えておく必要が出てきますよね?

立場的なものが変わった場合では逆にこちらが確認をしなければいけませんので、そのメールに対する返信をすることになります。

そういった場合にも礼儀的なものが発生してきますのでどのような点に注意すれば良いのかをお話ししていきます。

ご査収に対してどう答えれば良いの?

次のビジネスマナーですが相手からの確認を必要とするメールが届いた場合はこちらからも返信をする必要がでてきますよね?

そういった時にもある程度の返信の言葉選びというものは大切になってきます。

友人などの場合は「わかった」などといった簡単な返信で済みますが相手が会社であればそのような言葉当然に使うことは出来ません。

ですが、ビジネスメールに慣れていなければ返信の際に使う言葉にも迷ってしまうことが多くでてきてしまいます。

相手から「ご査収のほど、何卒よろしくお願い致します。」などといったメールが届いた場合には、こちらが相手が添付してきたデータやファイルを確認しなければいけません。

そして仕事の担当者などが不在の場合などは、メールを受け取ったということを相手方に伝えることも大切な仕事になってきます。

相手からすればメールをきちんと読んでくれたかどうかも気になりますしその後の対応を待っているかもしれませんので、メールが届いた場合などは相手に対して何らかの返信をすることも大切になってくるのです。

この時に気をつけていきたいのが相手の立場が自分の会社のどの位置にあるかになります。

自分の会社よりも上の場合と下の場合では使う言葉も違ってきますので注意するようにして下さい。

中身に目を通し確認した旨を伝える

相手方から何かしら確認を要するメールが届いた時はきちんとした返信のメールを出すことが大切になります。

その際に気をつけたい言葉が「拝受」と「受領」になります。

こちらはどちらも受け取ったという意味になりますが、自分の会社よりも上の立場からの返信では「拝受」という言葉を使うようにして下さい。

この拝受ですが、つつしんで受けるという意味合いを持っています。

ですから、この言葉を使う場合は目上の立場の相手に対して使うようにして下さい。

同じような意味で受領という言葉もありますが、こちらの方がどちらかというと皆さんが聞きなれた言葉だと思いますが、ビジネスメールでの返信において考えていけば相手の立場が上の場合は受領という言葉は使ってはいけません。

この事も本当に小さなことに感じますが大事な部分でもあり、こういった小さいことの積み重ねというものが会社の信頼を少しづつ築いていくということを理解するようにして下さい。

この拝受という言葉も普段の生活では使わない為に知らないという人がたくさんいます。

新社会人の方でも初めて聞いたという人が多いのではないでしょうか?

ビジネスマナーなどはこのように色々なものがあり、その時の対応に応じて言葉を使いわけなければいけないという事になります。

普段から使っているような言葉で対応してしまうと本当に自分の首を絞めることにもなっていきますし、取引先との関係を悪化させる原因にもなり得ますので慎重に選んでいくようにして下さい。

また、データなどを受け取ったということを相手方に伝えたときは今後の行動を示すことも必要になってきます。

【拝受の意味については、こちらの記事もチェック!】

受け取ったと言う内容だけでは不十分

相手からのご査収のメールが届いた場合には「拝受いたしました」などの返信をすることになりますが、この際に気をつけたいことが今後の行動や予定といったことになります。

相手は受け取ったことに対しては確認出来ましたが、次に何をすればよいのかという問題も出てきますよね?

その内容が見積りのようなものであれば次のアクションはいつになるのかという事をきちんと伝えなければいけません。

受け取っただけの返信では相手がどのような事をしていいのかもわからなくなってしまうので何かしらの対応を伝えることが大切になるのです。

例えばですが相手から見積り金額の提示が届いた場合などにおいての返信の内容は次のようなものになってきます。

「御見積書を拝受いたしました。こちらの内容に関しては社内にて検討の上、後日ご連絡を致します。」このように受け取ったことを伝えてその後の会社でのアクションというものも相手にわかるようにすることが大切になります。

相手としても待っていればよいのか何かしらの作業などが必要になってくるのかがわかりませんよね。

こういった事は相手への礼儀でもありビジネスルールでもありますのでしっかりと覚えるようにして下さい。

ご査証に関して最後のお話しになりますが、勘違いしやすい言葉というものがありますのでこの言葉には注意するようにして下さい。

ご査収と間違えやすい言葉

社会人になるとビジネスメールなども必要になってきますがご査収と勘違いされる言葉があります。

ご査証

同じ様な漢字を使っている為に間違いに気がついていない人も多いのですが「ご査証」という言葉は「ご査収」とは全く意味が違ってくるので注意が必要になります。

「ご査証」についての意味ですが、その事に対しての証明をして下さいという意味合いがあります。

ご査収は確認をお願いして受け取って下さいという意味になりますので全く違ってきますよね?この言葉ですが漢字も似ていますし「査」の文字が目に入ってしまうことで勘違いをして覚えている人も多いのです。

ご査証については一部の業界では使用することが多くなりますが、普通の企業同士のやり取りではあまり使われることはなく、漢字が似ている為にご査収と勘違いをしているというケースが増えているだけになります。

もし、メールなどで「ご査証」の文字を使った場合には相手に対しての証明をして下さいと言っていることになりますので、十分に注意することが大切です。

聞きなれなくても正しい意味を理解しておく事が大事

今回はビジネスマナーとして覚えておきたい言葉「ご査収」についてのお話しをしてきましたが、聞きなれないといった方もいたのではないでしょうか?

メールの内容にも気をつけなければいけませんし色々と覚えることもたくさんありますよね?

こうしたものはこのご査収に限らず色々と出てくる問題でもあり、そうしたことを一つづつ覚えていくことによって自分の信頼も得るということに繋がっていきます。

普段はこのような言葉を使わないからといって企業のやり取りのビジネスメールを甘く見てしまうと本当に痛い目を見ることになりますのでご注意下さい。

また、最後にお話しした「ご査証」ですが、限られた業種でしか使わない言葉になっていますので自分でも勘違いをして覚えないようにして下さい。

覚えやすい方法としては「ご査収」の言葉では自分がメールを送る立場でも受け取る場合でも必ずデータやファイルがつくということを確認して下さい。

「ご査証」の場合はどちらでもデータもファイルもつきませんし相手に証明を促す言葉だということを覚えておけば大丈夫です。

こちらに関しては多くの方が間違ったまま覚えている場合もありますので確認することも必要になります。

ビジネスメールで失敗しない方法ですが、まずは自分で文章を組み立てられないような場合は前のメールを見返してみるという方法が一つあります。

これによってどういった言葉を使っているのかがわかりますし自分の知識にもなってきますよね。

そしてメールの文章に慣れないうちは絶対に上司へ確認してもらうようにして下さい。

その際には誤字脱字や内容の誤りがないかという事も確認してもらうようにお願いする必要があります。

これは自分だけの責任だけではなく会社全体の問題としてもやっていかなければいけない事になりますので自分だけの判断で社外メールを送ることは最初のうちは避けたほうが良いと言えます。

社会人になると覚えていかなければいけない事が多くて大変ですよね。

今まで使ったことがない言葉もたくさん出てきますし同じような意味なのに相手によっては使えないという言葉もあります。

そうしたものを覚えていくには経験ということが必要で、最初のうちは失敗やミスもあるでしょうが努力していくことも大事なのです。

ビジネスでは失敗というものは会社の運命を大きく変えてしまうことになりますからわからないことが出てきたら上司への相談や質問というものはたくさんするようにして下さい。

恥ずかしいのは一瞬だけですし一度覚えてしまえば自分の大きな知識となって役に立つものばかりです。

社会人になると自分の仕事以外の事にも目を配るようになり大きなストレスにもなってきますが、確認などするべき事はきちんとしていくようにして相手方や会社に対して迷惑を掛けないように心がける気持ちも大切になります。

その上でやっていきたい事は意味が分からない言葉などが出てきたら調べてみることです。

わからないままにせず誰かに聞いたり自分で調べることが将来の自分の確かな知識となってくれます。

そうした努力というものがいつか自分の幸せを呼び寄せるものへと変わっていき、幸福な将来へと導いてくれるはずです。