相手もこういった言葉を見れば何かしらのアクションを起こしてきますし、その言葉一つで大きな問題となる可能性も出てくることを理解するようにして下さい。
メールという小さいことのように思えるものであったとしてもビジネスメールは言葉一つで意味が大きく違ってきてしまいます。
自分が相手にメールを送るような場合には慎重に言葉を選ぶことが大事ですし、内容に不安を覚えるようであればすぐに上司などへ確認してもらうようにして下さい。
これは自分の身を守る行動でもあり、会社の売り上げということにも繋がる大事なものですので実行するようにしましょう。
次に大事なことになりますが、ご査収の言葉を使った場合にこのようなミスも出てくるということを頭に入れておいて下さい。
添付データをつけ忘れない
何かしらの確認をお願いするメールで「ご査収」という言葉を使う場合、特に気をつけたいことが添付するデータやファイルを確実に送るということになります。
こちらも先ほどの場合を同じように相手は添付されているはずのものを探すという事になり、データやファイルがなければ連絡がきますよね？
先ほどのような内容の食い違いではないにしろ相手に確認をお願いする時に肝心のデータやファイルを付け忘れるという事は相手からのイメージを確実に下げてしまうことになります。
こういった事は後になってから影響が出る場合もあり今後の取引などの縮小などにも繋がってくるかもしれません。
仕事は確実に行わなければすぐに信用をなくしてしまうものでもあり、たかがメールといった考えを持ってしまえば苦労するのは自分自身だという事にもなりかねません。
ご査収という言葉からこういった大きな問題が発生することもあるという事実を知っておくことで何かしらの対応を考えることも出来ますよね？
まずは上司へ確認をお願いすることであったり、メールの内容を再度チェックして自分自身が納得した上で送信をするということをやっていけば大きなミスというものはなくなってきます。
それでは次の事になりますが相手に返信する場合のことも覚えておく必要が出てきますよね？
立場的なものが変わった場合では逆にこちらが確認をしなければいけませんので、そのメールに対する返信をすることになります。
そういった場合にも礼儀的なものが発生してきますのでどのような点に注意すれば良いのかをお話ししていきます。
ご査収に対してどう答えれば良いの？
次のビジネスマナーですが相手からの確認を必要とするメールが届いた場合はこちらからも返信をする必要がでてきますよね？
そういった時にもある程度の返信の言葉選びというものは大切になってきます。
友人などの場合は「わかった」などといった簡単な返信で済みますが相手が会社であればそのような言葉当然に使うことは出来ません。
ですが、ビジネスメールに慣れていなければ返信の際に使う言葉にも迷ってしまうことが多くでてきてしまいます。
相手から「ご査収のほど、何卒よろしくお願い致します。」などといったメールが届いた場合には、こちらが相手が添付してきたデータやファイルを確認しなければいけません。
そして仕事の担当者などが不在の場合などは、メールを受け取ったということを相手方に伝えることも大切な仕事になってきます。
相手からすればメールをきちんと読んでくれたかどうかも気になりますしその後の対応を待っているかもしれませんので、メールが届いた場合などは相手に対して何らかの返信をすることも大切になってくるのです。
この時に気をつけていきたいのが相手の立場が自分の会社のどの位置にあるかになります。
自分の会社よりも上の場合と下の場合では使う言葉も違ってきますので注意するようにして下さい。
中身に目を通し確認した旨を伝える
相手方から何かしら確認を要するメールが届いた時はきちんとした返信のメールを出すことが大切になります。
その際に気をつけたい言葉が「拝受」と「受領」になります。
こちらはどちらも受け取ったという意味になりますが、自分の会社よりも上の立場からの返信では「拝受」という言葉を使うようにして下さい。
この拝受ですが、つつしんで受けるという意味合いを持っています。
ですから、この言葉を使う場合は目上の立場の相手に対して使うようにして下さい。
同じような意味で受領という言葉もありますが、こちらの方がどちらかというと皆さんが聞きなれた言葉だと思いますが、ビジネスメールでの返信において考えていけば相手の立場が上の場合は受領という言葉は使ってはいけません。
この事も本当に小さなことに感じますが大事な部分でもあり、こういった小さいことの積み重ねというものが会社の信頼を少しづつ築いていくということを理解するようにして下さい。
この拝受という言葉も普段の生活では使わない為に知らないという人がたくさんいます。
新社会人の方でも初めて聞いたという人が多いのではないでしょうか？
ビジネスマナーなどはこのように色々なものがあり、その時の対応に応じて言葉を使いわけなければいけないという事になります。
普段から使っているような言葉で対応してしまうと本当に自分の首を絞めることにもなっていきますし、取引先との関係を悪化させる原因にもなり得ますので慎重に選んでいくようにして下さい。
また、データなどを受け取ったということを相手方に伝えたときは今後の行動を示すことも必要になってきます。
【拝受の意味については、こちらの記事もチェック！】