受け取ったと言う内容だけでは不十分
相手からのご査収のメールが届いた場合には「拝受いたしました」などの返信をすることになりますが、この際に気をつけたいことが今後の行動や予定といったことになります。
相手は受け取ったことに対しては確認出来ましたが、次に何をすればよいのかという問題も出てきますよね？
その内容が見積りのようなものであれば次のアクションはいつになるのかという事をきちんと伝えなければいけません。
受け取っただけの返信では相手がどのような事をしていいのかもわからなくなってしまうので何かしらの対応を伝えることが大切になるのです。
例えばですが相手から見積り金額の提示が届いた場合などにおいての返信の内容は次のようなものになってきます。
「御見積書を拝受いたしました。こちらの内容に関しては社内にて検討の上、後日ご連絡を致します。」このように受け取ったことを伝えてその後の会社でのアクションというものも相手にわかるようにすることが大切になります。
相手としても待っていればよいのか何かしらの作業などが必要になってくるのかがわかりませんよね。
こういった事は相手への礼儀でもありビジネスルールでもありますのでしっかりと覚えるようにして下さい。
ご査証に関して最後のお話しになりますが、勘違いしやすい言葉というものがありますのでこの言葉には注意するようにして下さい。
ご査収と間違えやすい言葉
社会人になるとビジネスメールなども必要になってきますがご査収と勘違いされる言葉があります。
ご査証
同じ様な漢字を使っている為に間違いに気がついていない人も多いのですが「ご査証」という言葉は「ご査収」とは全く意味が違ってくるので注意が必要になります。
「ご査証」についての意味ですが、その事に対しての証明をして下さいという意味合いがあります。
ご査収は確認をお願いして受け取って下さいという意味になりますので全く違ってきますよね？この言葉ですが漢字も似ていますし「査」の文字が目に入ってしまうことで勘違いをして覚えている人も多いのです。
ご査証については一部の業界では使用することが多くなりますが、普通の企業同士のやり取りではあまり使われることはなく、漢字が似ている為にご査収と勘違いをしているというケースが増えているだけになります。
もし、メールなどで「ご査証」の文字を使った場合には相手に対しての証明をして下さいと言っていることになりますので、十分に注意することが大切です。
聞きなれなくても正しい意味を理解しておく事が大事
今回はビジネスマナーとして覚えておきたい言葉「ご査収」についてのお話しをしてきましたが、聞きなれないといった方もいたのではないでしょうか？
メールの内容にも気をつけなければいけませんし色々と覚えることもたくさんありますよね？
こうしたものはこのご査収に限らず色々と出てくる問題でもあり、そうしたことを一つづつ覚えていくことによって自分の信頼も得るということに繋がっていきます。
普段はこのような言葉を使わないからといって企業のやり取りのビジネスメールを甘く見てしまうと本当に痛い目を見ることになりますのでご注意下さい。
また、最後にお話しした「ご査証」ですが、限られた業種でしか使わない言葉になっていますので自分でも勘違いをして覚えないようにして下さい。
覚えやすい方法としては「ご査収」の言葉では自分がメールを送る立場でも受け取る場合でも必ずデータやファイルがつくということを確認して下さい。
「ご査証」の場合はどちらでもデータもファイルもつきませんし相手に証明を促す言葉だということを覚えておけば大丈夫です。
こちらに関しては多くの方が間違ったまま覚えている場合もありますので確認することも必要になります。
ビジネスメールで失敗しない方法ですが、まずは自分で文章を組み立てられないような場合は前のメールを見返してみるという方法が一つあります。
これによってどういった言葉を使っているのかがわかりますし自分の知識にもなってきますよね。
そしてメールの文章に慣れないうちは絶対に上司へ確認してもらうようにして下さい。
その際には誤字脱字や内容の誤りがないかという事も確認してもらうようにお願いする必要があります。
これは自分だけの責任だけではなく会社全体の問題としてもやっていかなければいけない事になりますので自分だけの判断で社外メールを送ることは最初のうちは避けたほうが良いと言えます。
社会人になると覚えていかなければいけない事が多くて大変ですよね。
今まで使ったことがない言葉もたくさん出てきますし同じような意味なのに相手によっては使えないという言葉もあります。
そうしたものを覚えていくには経験ということが必要で、最初のうちは失敗やミスもあるでしょうが努力していくことも大事なのです。
ビジネスでは失敗というものは会社の運命を大きく変えてしまうことになりますからわからないことが出てきたら上司への相談や質問というものはたくさんするようにして下さい。
恥ずかしいのは一瞬だけですし一度覚えてしまえば自分の大きな知識となって役に立つものばかりです。
社会人になると自分の仕事以外の事にも目を配るようになり大きなストレスにもなってきますが、確認などするべき事はきちんとしていくようにして相手方や会社に対して迷惑を掛けないように心がける気持ちも大切になります。
その上でやっていきたい事は意味が分からない言葉などが出てきたら調べてみることです。
わからないままにせず誰かに聞いたり自分で調べることが将来の自分の確かな知識となってくれます。