「ご査収願います」の場合
この言葉も思い浮かぶことがあると思いますが、これも社外メールでの内容では不適切な表現となります。
こちらの場合は丁寧語を使っていて良い感じもしますよね？
ですが、社外メールの場合は相手の立場的なものは自分の会社よりも上になってきます。
そのような場合では丁寧語より尊敬語などを使用する必要が出てくるために、願いますではいけないのです。
こちらの場合は社内でしたら何の問題もありませんので上司などに報告する時には使用しても構いません。
あくまでも社外メールの場合は尊敬語・あるいは謙譲語を使うようにして下さい。
それでは実際にご査収を社外メールで使用する場合においての例文を書きだしてみますので今後の参考にして下さい。
「ご査収のほど、何卒よろしくお願い致します。」
「ご査収いただければ幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。」
「ご査収くださいますよう、お願い申し上げます。」
このような使い方であれば何の問題もありませんし、相手方に対しての尊敬の言葉になっていますので、どういった言葉を使ったらよいのか迷った場合などは参考にしてみて下さい。
それでは次にお話しすることですが、ご査収を使う時にはどういった事に気をつけていいのかを考えてみましょう。
単に知っている言葉だということでビジネスメールに使用することは大きな問題を引き起こすことになってしまいます。
ご査収を使う際の注意点
ビジネスメールの場合は相手に対して何を求めているのかが伝わらなくてはいけません。
その為に色々な失礼のない言葉を選びながら文章を考えていくことになるのですが、ご査収の場合も注意しなければいけない事がでてきます。
相手に対してのきちんとした理由がなければいくら言葉を使用したとしても失礼でもあり意味も通じませんよね？
自分が知っているというだけでビジネス用語を使ってしまっては相手からの信頼を一瞬で失いことにもなりかねませんので注意が必要となります。
それではご査収の場合になりますが、まずはもう一度その意味を確かめる必要がでてきます。
確認をお願いする時に使う
ご査収の意味をもう一度ご説明しますが「相手に確認してもらって受け取ってもらう」ということでしたよね。
そうした場合社外メールを出す時に必要になるものは「確認をお願いするものがあるかどうか」ということになってきます。
メールでも色々と内容が違ってくるはずですので単に相手方にお礼を言うような場合ではご査収という言葉は要りません。
こういった事をしっかりとわかっていなければ相手がメールを見た時に誤解を招く恐れが出てくるのです。
もし、お礼のメールでご査収という言葉を使ったとしたら相手は確認するための添付ファイルなどを探すという事になりますよね？
ですが、メールはお礼ですから当然そのようなファイルなども存在しません。
相手は何かのミスだと思い連絡を入れてきますが、メールの内容がお礼だと知ったならばどう思うでしょう？
確認するものもないのにご査収などといった言葉を使えばファイルを探すのが当然になります。
そういった事は相手方の信頼を確実に損なうことになってしまいます。
これが会社にとっての最大の取引先などの場合には今後の仕事にも影響が出てきてしまいますし自分の立場というものもなくなってしまいます。
ちょっとした気遣いのつもりで入れた言葉がこのような大きな自体を招くなど予想もしなかったことでしょうが、この原因となるのはきちんと上司への確認をしなかったことと言葉の意味を理解していなかったことによるものですよね。
メールの内容に不安があった場合、最初にしなければいけない事は上司への確認をお願いすることになります。
この段階でミスに気が付けば大事には至りませんし上司からの注意だけで終わるはずです。
そして言葉の意味を理解していないという事も社会人となったからには気をつけていかなければいけない事になってきます。
入社して間もない時期はわからないことが多くて当り前でもありますが、それが３か月後・半年後になったら新人扱いというものも許されないようになっていきます。
わからない事が出てきたら誰かしら先輩や上司に聞くことも出来るはずですし自分で調べるということも可能です。
また、同僚同士での情報交換なども頻繁にしていればこのようなミスを起こすことも少なくなってきます。
確認するものがない時は使わない
このようにご査収を使う時ですが相手が確認をするものがない時は使ってはいけないということがわかりました。