経緯を具体的に説明する
次にご紹介する事情がある時の上手な伝え方として「経緯を具体的に説明する」ということが挙げられます。
これはどういうことかと言いますと、相手に対して事情を説明する場合、重要な点としてはしっかりと相手にその経緯を理解してもらうことです。
例えばあなたが事情を説明される側に立っているということを考えてみてください。
もしもあなたが自分にとって不利益な内容を相手から話された場合、一番気になるのはなぜそのような経緯に陥ってしまったのかということだと思います。
もしもその経緯を相手がしっかりと説明してくれなかったという場合を考えてみると、非常に不快な思いをしてしまいますよね。
また、その経緯を相手が説明しようとした時にその説明が下手だった場合、同様に相手に対して苛立ちを覚えるようになると思います。
つまり、相手に対して事情を説明する際には、しっかりとなぜそのような経緯になったのかという説明を行う必要性があるということになるのです。
なので、相手に対して事情を説明する時にはなぜそのような経緯になってしまったのかと具体的に説明するように心がけてください。
場合によっては言いにくいような経緯などがあったりするようなこともあると思いますが、その点をはぐらかしてしまうということは相手に対する不信感につながります。
自分にとって都合が悪いことを相手に対して素直に話すのは難しいかもしれませんが、必要以上に自分の信頼を落とさないようにしっかりと伝えるようにしてください。
また、伝える場合には要点をしっかりと踏まえて、無駄な説明などは省くようにしてわかりやすく説明するように心がけてください。
目的や目標を伝える
次にご紹介する事情がある時の上手な伝え方として「目的や目標を伝える」ということが挙げられます。
相手に対して何かしらの事情を説明するときに女性の方に多くなりがちなのが、経緯をすべて説明してしまうということです。
これはどういうことかと言いますと、なぜそのような経緯になってしまったのかということを一から全て話すということになりますが、これは悪い例になります。
なぜならば、一から全てを話すということは非常に時間がかかることになりますし、一気に相手に情報を伝えたとしても話が逆にわからなくなってしまったりする可能性もあります。
なので相手に対してしっかりと事情を伝える場合には、全てを話すのではなくまず目的や目標を相手に対して伝えるように意識してください。
相手に対して早い段階で目的や目標を伝えるようにすれば、相手はどういう話をするのかということがある程度イメージできるようになります。
そのイメージがある状態で話を聞くのと、聞かないのとでは大きな理解の差が生まれてしまいます。
なので、結果的に相手にたいしてきちんと事情を理解してもらうためには、まずは目的や目標を伝えるように工夫をしてみてください。
理由を簡潔に述べる
次にご紹介する事情がある時の上手な伝え方として「理由を簡潔に述べる」ということが挙げられます。
これはどういうことかと言いますと先ほどもお伝えした通り、長い説明は相手にとって非常に大きな負担になってしまいます。
いきなり何もわからない状態で長い説明をされたところで、全ての内容を把握するということはとても難しいと思います。
なので全ての説明をするのではなく要点をしっかりと相手に伝えて、事情の理由を簡潔に述べるようにする必要性があります。
そうすることによって相手にはしっかりとこちらの言いたいことが伝わるようになりますし、意味がわからなくなったりするようなことはなくなります。
ポイントとしては、まず相手に対して何かを伝える場合には結論から先に伝えるようにしてください。
なぜならば、結論を伝えればどういう結果になったのかということが一番最初にイメージできるようになります。
そこから理由を説明すれば、相手はこちらの事情をスムーズに理解できるようになるはずです。
結論を最初に述べずに、だらだらと経緯を話してしまうような人がいますが、これでは相手に対して伝わりづらく、相手もイライラしてしまいます。
なので、話の組み立て方に関して十分に考えた上で説明をするようにすれば、上手に相手に話が伝わるようになります。
早めの時期に伝える
次にご紹介する事情がある時の上手な伝え方として「早めの時期に伝える」ということが挙げられます。
これはどういうことかと言いますと、相手に対して事情を説明するときに人によっては説明するのがとても遅い人がいます。
場合によっては言いにくいようなことがあったりしますのですぐに相手に対して打ち明けることができないような場合も当然ながらあると思います。
しかしながら言いにくい内容だからといってそれを後回しにしてしまうということは相手に対して自分の信頼を貶めてしまうような行動になります。
あなたが事情を説明される側の立場に立って考えてみてください。
おそらく言いにくいようなことだったとしてもそのようなことであればなおさら早い段階で説明してほしいと感じるのが当たり前ですよね。
なので相手に対して言いにくいようなことほどなるべく早い段階で相手に対して打ち明けるようにしなければいけません。