わたしの知っているビジネスマンは、出張の時にはいつも絵ハガキを数枚持って行きます。

もちろん前もって切手も貼っておくのだそうです。

これをどうするのかということですが、仕事で訪問した後に、面談した相手の責任者に絵ハガキでお礼状を書いて送るのだそうです。

しかも、別れてからすぐにどこかで書いて投函するのだそうです。

つまり、新幹線や列車の待ち時間とか空港行きのリムジンバスを待つ間とか、どこかのカウンターや喫茶室でお茶を飲みながらにでも書き上げるようです。

例えば、東京から仙台に出張で出かけたとすると、東京に帰ってから絵ハガにお礼を書いて投函すると、3日後に先方に届きます。

しかし、仙台市内で午後にポストに入れると、早ければ翌日には届くのです。

お礼のハガキが届いた時には、「ああ、あの人からだ」と「早々にお礼が届くとは、なんと律儀な人なんだ」と感心するし仕事でも信頼されることになるのです。

季節の絵やスケッチが描かれた絵ハガキは、いただいた人の心を和ませます。

このように、すぐにお礼の手紙やハガキを出すことは、すぐに仕事の成果を期待するというよりは、今後とも親しくお付き合いしたいという意思表示にもなるのです。

そして、お礼の絵ハガキを出した人のことは印象が強く、一生忘れることがないと思います。

この事例は、自筆のペンですぐさまお礼を書く人のことですが、最近ではビジネスでもお礼メールを書く人も多いようです。

デキる人というのは、出張中もPCを離しません。

絶えずメールや情報を確認するために、手元に置いて閲覧しています。

だから、その気になれば絵ハガキよりも俊敏に送ることができるのです。

では、このようなお礼メールは必要なものでしょうか?

大事なことなのでしょうか?どのような効果が期待される野でしょうか?

今回は、面接のお礼メールについてまとめてみました。

面接のお礼メールは大事?

何かを依頼していてお世話になった時とか、自分のために尽力してくれた時には、言葉だけでなくハガキやメールで改めてお礼はしたいものです。

大事な会合に所用があって出席できない時に、会合の直後に参加したメンバーさんが、その時の議事の内容や雰囲気を報告に来てくれたりするととても嬉しいものです。

感謝してしまいます。

このような状況では、改めてお礼をしようと思いますが、就活の時の説明会や面接の後のお礼は、お礼メールでもよいのでしょうか?

また、お礼メールをしておくべきなのでしょうか?この点については、説明会や面接の後のお礼メールは、基本的に必要はありません。

しかし、応募した人の中にはキッチリとお礼メールを送る人もいるのは事実なのです。

お礼メールを送る人の気持ちとしては、採用担当者の印象に残るので、採用者を絞り込む時に何らかの配慮があるかも知れないという気持ちなのです。

もちろん、当の本人は面接時だけのことではなく、日常の礼儀としていつもお礼メールを送るという人もいるようです。

お礼メールは必須ではない


就活者の中では、面接後のお礼メールをするべきかどうかの議論があるようです。

この企業にぜひとも就職したいと願っている人にとっては、とても重要な議論なのです。

確かに、面接後にすぐさまお礼メールをしている人もいると先輩から聞くのです。

そうするとなんだか落ち着かなくて、面接が終わったら担当者の人にはやはりお礼メールをしようと決心するのです。

先輩の意見では、お礼メールを送ることによって少しでも担当者の印象を良くすることができることと、まじめな学生だと好感度も上がるはずだと言うのです。

そして、続けて言うにはメールを送るタイミングとメールの書き方に注意が必要だということです。

お礼メールはいらないという人ももちろんいます。

お礼メールとは、あくまでも面接をしていただいたという感謝の気持ちを伝えるだけのことで、お礼のメールの印象が良かったからと言って、このことで採用の可否が決まるものではないからです。

採用の判断は、その人の能力と熱意、そしてその人を採用することによって会社の発展に寄与してくれると期待される時なのです。

もちろん、面接室に入り面接が始まる時の挨拶の仕方や言葉遣い、マナーも当然参考にしますが、それよりもこの学生は採用するに足る人間かどうかを見極めるのです。

手間や時間を省きたいと思うことも

そうは言っても、ぜひ入社したいと強く願っている人にとっては、少しでも好感度をあげておきたいと思っているのです。

しかも、面接のときの挨拶で噛んでしまって言葉の歯切れが悪かったと自覚した時、質問された意味を誤解して間違った返答をしてしまったと分かった時、もっと大きな声で話したかったと後悔した時など、面接時に失敗したと後悔した時には、この気持ちをぜひとも伝えたいと思うのです。

すると、すぐにまた会う機会がなければ、手紙でお礼と釈明をしたいと思うのですが、それまで待てないと思うとついお礼メールを送ることを思いつくのです。

次に会うまでの手間や時間を省いて、すぐに届けつことができるからです。

日頃から、仲間同士でもよくやっている方法だからです。

お世話になった感謝の意を伝える

面接後のお礼メールは、ビジネス上のマナーとして認められているものではありません。

ビジネスでは、後日にお世話になったことを感謝する気持ちを伝えるため、それと相手に印象付けるという利点があることから、手紙やハガキでのお礼状を送ることは多いようです。

もし、ある人から何かのプレゼントや援助を受けた時などには、お礼状を出すことは社会人としてのマナーだと言われています。

入社試験や面接を受けた人達は、少しでも採用の補助になるなら、他の人との差別化を図ろうと考えているならば、絶対に感謝の気持ちを込めてお礼メールを送ると決心している学生も多いようです。

10社以上の面接を受けたけれども、まだ一社からも内定の連絡を受け取っていないような状況の学生にとっては、藁にもすがりたい気持ちなのです。

面接が終了すれば、すぐにでも送付できる準備も出来ているのです。

採用担当の方やお世話になった方など

お礼メールを差し出す相手としては、採用担当者やお世話になった人達です。

しかし、大手の企業なら多くの学生が面接を受けているはずです。

その人達も一斉にお礼メールを送っていたらどうでしょう。

採用担当の人のアドレスには、相当数のお礼メールが届くはずです。

恐らくお礼メールの中身も、儀礼的なお礼の言葉から始まり、採用されたらどれだけ頑張ることができるか、きっと貴社の役に立つはずだと言うようなものでしょう。

採用試験の期間に届くメールの数は相当多いはずです、実際に面接した時の印象や期待感などをしっかりとレポートにまとめて、採用決定権を持つ上司に報告するために準備しているはずです。

その期間は、とても忙しいはずなのです。

採用担当の人は、たとえ面接のときに多少の失敗をした学生がいても、その学生の本質はしっかりと見抜いているはずです。

面接の段階までに、ある程度は絞り込んで面接に望んでいるはずなのです。

実際の面接では、その相手の人間性やら熱意などの再確認をしているのです。

だから、もしお礼のメールを送る時には、多忙な中で真剣に面接をしていただいたことへの感謝が伝われば良いと思います。

採用担当者は、お礼メールを必ずしも読むとは限りません。

読まれるかどうか、ましてや採用の合否に関わるかどうかは分からないのです。

それよりも、その企業の面接を受けるにあたって、先輩やら先生などその企業を紹介してくれた人達がいれば、面接を受けたことはすぐに報告するべきです。

メールを送ることで印象が良くなる

大手企業と違い、中小企業や発展途上の優良企業では、面接を受ける学生の数もそう多くはありません。

このような企業では、少しでも良い人材を確保したいと思っているので、面接での判定にもウエイトをおいているところも多いのです。

採用試験の点数だけが合否の材料になるとは限りません。

この会社で働くことを本当に願っているのか、熱意やバイタリティーはどうか、この会社のことをどこまで知っているかなどを面接で聞きたいのです。

もし、それが本当だとしたら、その人の人間性や気力・体力、健康などを詳細に本人から確認したいのです。

これはと思う人材には、徹底して質問攻めをするはずです。

少々キツイ質問もストレートに出すはずです。

そんな時の対応力にも期待しているからです。

このように、面接で相当いじめられるように質問を受けながら終えた時などは、感謝の気持ちと言い足らなかったことなどを込めて、お礼のメールを送ることは必要なことです。

大手と違って、担当者や社長も目を通しているかも知れません。

メールを送ることで印象が良くなることもあるのです。

送ったからといって優遇されるわけではない

お礼のメールを見るまでもなく、およその合否の判断は面接を終えた瞬間で決まっていること思います。

お礼メールを送ったからといって、優遇されるわけでもなく、必ず読んでもらえるということでもなさそうです。

面接はかなり上手く行ったと納得した時に、もっと好感度をあげておきたいと思ったり、この際より自分の熱意を伝えておきたいと思った時には、自分の気持ちを納得させるためにもお礼メールを送った方が良いでしょう。

ただし、転職の場合の面接では、転職エージェントを多分利用されているので、この場合はお礼メールは送る必要がありません。

それによって不利になることはないからです。

あくまでも、本人の能力を確認するための面接だからです。

お礼メールで伝えるべき10個のことと例文


面接後のお礼メールですが、自分では納得のいくメールを届けたと思っていても、よくよく考えるとあのような書き方は適切では無かったかな?と反省することもあるようです。

現代では、ネットで調べるとお礼メールの書き方などもたくさん見つけることもできます。

誰に送るべきか、送るタイミングはいつなのか、送らないでも採用に影響はないのかもまとめてあります。

お礼メールを送る相手は、一般的には実際に面接室で直接質疑応答した面接官と、採用の可否を判断する採用担当者になります。

面接までに既にメールでやり取りしていて、相手のメールアドレスが分かっている時には、宛名を面接官、そしてccで採用担当者(または採用担当部署)に送るのです。

面接官が数人いた場合は、役職の高い人から順に宛名を記入するのです。

しかし、面接の現場で面接官と名刺交換するわけがないので、アドレスが分かっている面接の中心になっている役職の人宛てに送るのが良いでしょう。

面接官のアドレスが分からなくて、採用担当用のアドレスしか分からない時には、その部署宛てにお礼メールを送っておいて、お礼の最後に「ご面接いただきました〇〇様によろしくお伝えくださいませ。」などと添え書きすることも好印象を与えます。

面接官や採用担当者のどちらのアドレスも分からない時には、その会社の連絡用のアドレスを利用して送ることも構いません。

その会社から以前に届いたメールがあれば、送信者のアドレスも書いてあるはずですから、その人経由でお礼メールを送っても問題はないでしょう。

ただし、面接官や採用担当者にいつ届くかは明確ではありません。

面接を受ける前に、いちどアドレスをチェックしてみることも必要です。

お礼メールを送るタイミングは、面接が終わった後に直ぐ送るのが効果的です。

採否の結果が出た後ではバツが悪いし、少なくとも面接の当日には送ることが重要です。

そのためにも、ある程度は準備しておくのです。

それでは、お礼メールを送る時の、伝えるべき10個のことについて説明していきます。

1.最低限の敬語表現や形式は守ろう

敬語というのは、基本的に3種類あります。

尊敬語と謙譲語、丁寧語です。

面接官や採用担当者などの立場が上の人に対して使う言葉で、相手を立てる言葉が「尊敬語」です。

自分の立場を低めて使う言葉は「謙譲語」です。

相手に敬意を払って丁寧に話す言葉は「丁寧語」です。

丁寧語は、目上の人も目下の人に向かって使う時もあります。

例えば、駅に向かう道に迷っていた子供達に、通りがかった社長さんが「駅はこっちの方向ですよ」と丁寧語で教えることもあるのです。

丁寧語とは、丁寧な言葉遣いで相手を尊重して言う時の言葉なのです。

話しを戻すと、お礼メールで注意する敬語として一番大事なのは、目上の人や第三者の人に対して使う尊敬語です。

何かの行為や状態などに対して、その人のことを立てて話す言葉です。

立てるべき人物のことを「敬意の対象」といいます。

ここでは、面接の時にお世話になった面接官や採用担当者が「敬意の対象」であって、その人の行為やものごと、状態についての尊敬の念を表すのです。

謙譲語に関しては、面接を受ける立場の人の方が明らかに立場が低いので、相手の行為やものごと(ご連絡、ご報告、お名前などの表現)には必ず必要な言葉です。

これを使うことを忘れると、友達同士の会話のような状態になってしまい、明らかに品位に欠ける常識のない人間として位置づけられます。

お礼メールの時には、十分注意する必要があります。

例文

敬語を使った文章は以下の通りです。

①この度は、お忙しいところ、面接のお時間をいただきありがとうございました。

 「お忙しい」「お時間」などの「お」をつけるのは相手を立てるので尊敬語です。

②とり急ぎのお礼のご連絡とさせていただきますが、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

 「お礼」「ご連絡」「ご発展」「お祈り」「貴社」は尊敬語です。

 「申し上げる」は「言う」の謙譲語です。

自分が目上に対して行う行為には、謙譲語を遣います。

よく使用される言葉です。

 ・行きます→伺います、参ります 
 ・する→いたします、させていただきます
 ・見る→拝見します
 ・読む→拝読する
 ・受け取る→頂戴する、拝受する、
など

③関係のある固有名詞も注意が必要です。

 ・相手の会社のこと→貴社(きしゃ)、御社(おんしゃ)
 ・相手が銀行の場合→貴行(きこう)
 ・相手が雑誌社の場合→貴誌(きし)
 ・相手がお店の場合→貴店(きてん) など

④お礼メールの基本
 ・タイトルは簡単に「本日の面接のお礼」など
 ・本日の面接のお礼を述べます。
 ・面接を通じて感じたことを簡潔に書きます。
 ・ぜひともこの会社で働きたいという熱意を述べます。
 ・締めの文章
 の流れになります。

 例文を示しますと、
「タイトル」本日の面接のお礼

「本日〇〇時より面接のお時間を頂戴しました〇〇と申します。
お忙しいところを面接のお時間をいただき誠にありがとうございました。
今回の面接を通して、貴社の輝かしい発展の歴史や素晴らしいところをより深く
理解することができました。
顧客を大切にして真摯に取り組む姿勢に感動を覚えました。
貴社でぜひとも働きたいという思いがさらに強くなりました。
もしご縁がございましたら精一杯働きたいと思っております。
貴社のご発展をお祈り申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。」

2.自分の考えや主観を入れる

いろんな会社のカタログなどを見比べて、面接した会社を志望したはずです。

面接までにこの会社の状況をいろいろと調べたはずです。

一般的に知られている企業ならよく分かりますが、技術系の企業では細かな情報は分かりにくいものです。

どんなことをしているのか、どのような強みがあるのか、これから発展するのだろうか、などと知りたいことはまだまだ山ほどあるはずです。

それに、最近話題の勤務時間と賃金の関係や勤務帯(日勤や夜勤、フレックスタイム制や休暇など)は知っておきたいものです。

実際にその会社で働きたいと思っていると、面接官と具体的な話しに基づいたやり取りもしているはずです。

面接前に疑問に思っていたことも、面接で解決して納得したかも知れません。

また、各社とも厳しい経営環境が続く中で、どのように発展させようか、どのような方向に向かうべきかと迷っているはずです。

そんな時にも、自分が思っている考えや主観を質問されるときがあります。

自分が考えていること、他の人とは違う持論を持っているなら、説明できたかも知れません。

しかし、面接の時間も限られているので十分に説明しきれなかったことが多いようです。

そんな時には、お礼メールの中に自分が言い切れなかった思いを簡潔に書くことも効果的です。

面接官の記憶を蘇らせるかも知れないのです。

例文

「本日の面接で説明が足りませんでしたが、貴社の〇〇の資源を活かした〇〇の分野への挑戦もおもしろいのではと考えております。
もしご縁がございましたら、得意な分野ですのでお役に立てると考えております。」など、会社の方向性と自分の得意なことを結び付けた主観を述べたものです。

3.入社意欲を強く伝える

やはり、この会社で一生懸命働きたい、役に立ちたい、という熱意や意欲を感じさせる言葉でなくてはいけません。

面接で改めて気付いたこと、それをもとに自分はこう働きたいという入社意欲を強く訴えるのです。

面接のときにもしっかりと語ったとは思いますが、さらにその面談での質疑応答で今までにも増して入社したいという意欲がわいたことを伝えるのです。

例文(お礼メールの文脈の中に挿入する例文です)

「本日お忙しい中面接のお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。
面接の限られた時間の中で、貴社が掲げる経営ビジョンとそれに真摯に取り組む社員の皆様の熱気を感じることができました。
このような姿勢の会社で自分も精一杯働いて、会社に貢献していきたいと改めて感じることができました。」

「以前より貴社の経営方針に興味があり、第一志望として活動して参りました。
そして、本日の面接で貴社の活動内容の一端を拝聴し、社会的な活動にも力を入れていることを理解することができ、ますます貴社を志望する意欲が出てまいりました。
もし良い結果をいただけた場合には、自分の能力を精一杯発揮して貴社に貢献できる人材となれるように努力を続けていきたいと考えております。」

「面接のときに、面接官の〇〇様から貴社の創立時の苦しい時期のお話しを伺いました
そして社員一丸となって苦境を脱出して現在の会社に成長したことを伺い感銘いたしました。
貴社のチャレンジ精神を伺ったことで、ますます自分も貴社で働きたいという意欲が強くなりました。
良いお返事がいただけましたら、貴社社員の一員となってお役に立ちたいと考えております。」

もちろん、この例文の前には挨拶とお礼の文章が、そして後ろには締めくくりの文章を書くことになります。

4.就活を通して学んだことや考えたことを伝えよう

面接官にとっては、目に前の若者がどのような動機でこの会社を選んだのか、そして就活を通して何を学んだのかにも興味があるのです。

単に休日が多い、会社が便利なところにある、会社の建物が新しいとか歴史がある、給与が高いとかの動機もあるはずです。

また、ともかく大手の企業に入ると、将来に渡って生活が保障されるような気持ちになってしまうようです。

しかし、採用する側の人の考え方のポイントとは、社風に馴染んで真面目に働いてくれるか、仕事を進めていく上での能力は十分か、そして心身共に健康かということです。

そのために、仲間とのコミュニケーションも重要です。

会社に入ってからの学習意欲、忍耐強さもチェックしたいとも思うはずです。

働くということの責任の重さも知ってほしいものです。

そこで、お礼メールを送る時には、コミュニケーションが重要であること、働くことの意味や責任感、あきらめないという忍耐強さを学んだことも伝えるのです。

このように就活を通して学んだことが、面接でも大切なことであると再認識したことを伝えるのです。

就活で学んだことは、面接を通して無駄ではなかったと自覚できたことを伝えるのです。

例文

「就活を通して、何ごとも我慢強く行動することが大切であることを学びました。
そして、貴社での面接の時にも、何ごともあきらめずに努力することで大きな成果が得られたことを伺いました。
もし、良い結果が届きましたらこの教訓を忘れずに、忍耐強く働いて貴社に貢献できるように努めたいと考えております」

「就活では、いろんな人とのコミュニケーションの重要性を知りました。
自分の方から話しかけることも覚えました。
貴社の社風も良好なコミュニケーションで成り立っていることを伺いました。
もしご縁がございましたら、会話力も磨いて貢献できるように努力したいと思っております。」

5.内容はわかりやすく簡潔に伝える

お礼メールを送る相手は、たくさんのメールが届くためにじっくりと読む時間もないと想像できます。

しかし、もしかして気になっている学生がいれば、ちょっと目を通してみようと思って開くかも知れないのです。

そんな時のためにも、お礼メールの内容は分かりやすく簡潔にまとめておきたいものです。

そのために注意することは、簡潔で読みやすい文章にすることです。

難しいことわざや漢字は使わずに、常用漢字を用いて適度に改行するなどの書き方の工夫も必要なのです。

そして、サッと目を通しただけで内容が理解できるようなシンプルな構成にしておきます。

前にも書きましたが、お礼メールの文章の構成の順番は、
①タイトルと宛先
②お礼の挨拶
③面接で感じたこと
④伝えたい事や働きたいという熱意
⑤締めの挨拶
⑥署名
です。

文章には敬語を忘れないことと難しい言葉や言い回しは避けるべきです。

例文

件名: 本日の面接のお礼
〇〇株式会社
人事部 採用担当 〇〇様

本日面接のお時間をいただいた〇〇と申します。

本日はお忙しい中、面接の機会をいただき誠にありがとうございました。

貴社を第一志望と考えておりましたが、貴社の経営方針に対する具体的な取り組みを伺うことができ、より入社の意欲が強くなりました。

良いご連絡をいただけましたら、貴社に貢献できるように努力したいと思っております。
取り急ぎ、面接でのお礼を申し上げます。

どうぞよろしくお願い申し上げます。

〇〇大学  〇〇(名前)

このような構成で簡潔に書きます。

6.企業への思いを伝える

採用する側にすれば、今後の会社を支えてくれる優秀な人材を採用したいと思っています。

会社の将来は、若い人に委ねられているのです。

そして、面接を受ける人にとっても、自分の人生をかけた就活なのです。

そんな思いを込めた面接ができたのか、あんな回答で良かったのだろうかと、面接後に不安になる学生もいます。

そんな時には、誰よりもその会社を気に入っているという思いを伝える機会でもあるのです。

例文

「面接を通して、貴社の顧客に対する真摯な対応や社会貢献についても知ることができました。
若い社員の皆様の取り組みの姿勢も伺いました。
このような前向きな会社で働きたいと強く感じました。」

「面接のときに、わたしの想像以上に革新的な意欲あふれる会社であることを知りました。
わたしも、何ごとにもあきらめない気持ちを持ち続けたいと思っておりますので、ご縁がありましたら力一杯努力したいと考えております。」

7.熱意や意欲があることを伝える

会社としても、熱意や意欲がある学生を採用することが基本です。

もしも、面接で伝えきれなかった熱意があれば、それはお礼メールでも強調しておくべきです。

例文

「貴社の経営方針の中にある顧客満足度の向上について、顧客に寄り添う姿勢が大事であることを伺いました。
わたしも、相手の立場に立って何がベストかを考えていきたいと思っております。
良い結果をいただきましたら、ぜひとも貴社でコミュニケーション能力を活用して貢献したいと考えております。」

8.試験中に思ったエピソードなどを伝える

最近のエピソードなども披露すると、よりよく自分の人間性を知ってもらえると思います。

採用の判断材料の一つにならないかという期待もあるのです。

例文

「最寄りの駅に行く途中で、海外の旅行者に道を聞かれました。
習っていた語学がこんなところで活用でき、コミュニケーションの重要性を知ったところです。
貴社のグローバルな展開にも強い興味を持っていて、仕事で貢献できればと考えております。」

9.定型句をわすれない

お礼メールの始まりと締めは、定型句を覚えて置けば書きやすいと思います。

本題とその会社に対する熱意は、別途考えてください

例文

①始まりの定型句
「いつもお世話になっております。
本日お忙しい中、面接のお時間をいただきました、〇〇大学の〇〇と申します。
この度は、面接の機会をいただきまして、誠にありがとうございました。」

「いつもお世話になっております。
本日、面接をしていただきました〇〇大学の〇〇と申します。
本日はお忙しい中、面接の機会をいただきまして誠にありがとうございました。」

「突然のご連絡大変失礼いたします。
本日面接をしていただいた〇〇大学の〇〇でございます。
本日は、面接の機会をいただきましてありがとうございました。」

②締めの定型句
「取り急ぎ、面接のお礼を申し上げます。
貴社のますますのご発展とご多幸をお祈り申し上げます。」

「改めて面接のお礼を申し上げるとともに、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。」

10.署名を忘れない

お礼のメールの最後には、署名を忘れないようにします。

例文

〇〇大学〇〇学部
〇〇 〇〇(本人の名前)

電話番号:090-0000-0000
メールアドレス: 0000@0000.co.jp
住所: 郵便番号 000-0000
    〇〇県〇〇市〇〇区00-000

まとめ

採用に関してはあまり影響がないと言われるお礼メールですが、少しでも好印象を残しておきたいと願う気持ちから送る人も多いようです。

送るのであれば、面接の感謝と共に言い足りなかったことや自分の熱意を簡潔に表現して、当日中に送るべきです。

就活において重要なことは、相手の気持ちに立って考えることです。

その会社はどのような人材を求めているかを理解することです。

単に、学業成績が良いだけでもありません。

会社に入れば、社風を理解して根気よく働くことができるか、満足なコミュニケーションがとれるかという基本的なことも大切なのです。

もしも面接で、自分が想像していたこととは違う会社の一面も見つけることもあります。

それに感動してさらに意欲が強くなったのなら、素直にそのことを表現するのです。

入社したいという熱意を分かりやすく簡潔にまとめて送ってください。

あなたの熱意がうまく届くことをお祈りしております。