あなたは仕事を管理するツールに何を使っていますか？
パソコンやスマホが普及した現代では、それらの端末で仕事を管理している人も増えています。
しかし、ここではあえてノートを使用した仕事の管理をおすすめします。
ノートは手書きで記入してゆくため、脳を刺激して脳を活性化するといわれています。
また、自分の癖で書いた文字は脳に定着しやすいともいわれています。
その他にもノートを使用した仕事管理には大きなメリットがたくさんあります。
今回は仕事ノートの書き方と注意点をお伝えします。
あなたも仕事ノートを使用した仕事管理術で、仕事の能率を上げましょう。
仕事ノートをしっかり管理しよう！
仕事の能率を上げるには、しっかりと仕事を管理する必要があります。
そのためには自分の仕事の進行状況や仕事上の人間関係などを把握して、何を今すべきかを理解することが大切です。
この管理ができると行動しやすくなり、仕事の能率が上がります。
そのために仕事ノートの利用がとても効果的なのです。
ノートを記入する習慣を持つだけで、結果に違いが出てくるでしょう。
あなたも仕事ノートを持ち、仕事ノートを管理して、できる人物になりましょう。
ノートの選び方
ここでは、仕事ノートにおすすめなノートの選び方についてお伝えします。
自分に合うノート選びは、仕事ノートを継続して使用するために重要です。
自分に馴染むノートが見つかれば、継続もしやすくなりますし、ノートの記入自体が楽しい作業になるでしょう。
それではおすすめのノートの選び方を紹介していきます。
１．ノートがお勧め
まずは基本的な選び方です。
ノートといっても、一般的なノートから手帳のようなもの、ルーズリーフなど様々なものが考えられます。
その中でも仕事ノートには一般的なノートタイプがおすすめです。
ノートには仕事ノートとして活用する上で色々なメリットがあります。
ルーズリーフはバラバラになりがち
記入用紙の一種にルーズリーフがあります。
ルーズリーフは穴が開いていて、カバーに留められる構造になっています。
そのため、全てのページが埋まると、新しい用紙に交換できることや、不要なページのみを抜き取ることも容易です。
しかし、ページがバラバラになってしまう可能性もあり、仕事ノートには不向きといえます。
仕事ノートに使用するノートは、ページがしっかりと接着されてまとめられている一般的なものがおすすめです。
２．Ａ５サイズ
仕事ノートとして使用するノートのサイズはどのような大きさが良いのでしょうか？ここではA5サイズのノートをおすすめします。
もちろん自分に合うようでしたら、他のサイズのノートでも良いのですが、A5サイズのノートには色々なメリットがあるので仕事ノートに向いています。
Ａ列の規格が主流であること
A5サイズのノートをおすすめする理由のひとつに、A列の規格が国内で主流であることが挙げられます。
主流の規格で統一されたノートを使用すると、何かと便利に使用することができます。
例えば、ノートを保管しておく机のサイズや、ビジネス用のカバンなども主流の規格のものの方が上手く納まるように設計されているものが多く出回っています。
そのため、主流の規格のノートを使用した方が、より管理も楽になるのです。
持ち運びやすい
A5サイズのノートは、持ち運びに便利です。
大きすぎず小さすぎず、カバンにしまいやすく取り出しやすい大きさです。
特に、出張や外回りで外出が多い人にはおすすめの大きさといえるでしょう。
横に置いても邪魔にならない
好みや置き場の状況などから、時にはノートを横にして置く場合もあると思います。
その際にA5サイズのノートは邪魔になりにくく、収納に便利です。
溜まった過去の仕事ノートを横にして保管したい場合も、A5サイズのノートでしたら邪魔にならずに横置きでしまうことができるでしょう。
３．方眼
仕事ノートには方眼ノートがおすすめです。
方眼のノートは、方眼を基準にして色々な使い方ができるので、ビジネスに応用がしやすいノートです。
もちろん方眼を気にせずに記入することもできるので、どちらにも使用できる方眼ノートを使用してみましょう。
文字だけでなく、図やアイデアを書きやすい
方眼ノートは、文字だけではなく図やアイディア、イラストなどが書き込みやすく便利です。
また、箇条書きにも向いています。
仕事をしていると、時に文章だけではなく、図形やイラストを書く必要がある職種もあるでしょう。
そのような職種の人には、特に方眼ノートがおすすめです。
方眼があれば、左右対称の図形も描きやすいですし、文字も記入できるので便利です。
４．分厚さ
仕事ノートに使用するノートはある程度厚みがあるものがおすすめです。
あまり厚すぎると重くなり持ち運びに不便ですが、重くならない程度の厚さのノートを選びましょう。
情報管理のしやすさが大事
仕事ノートは情報管理のしやすさが大切です。
厚みのあるノートは、それだけ情報を多く記入できるので、まとめての管理がしやすいノートが作成できます。
ただし、厚いノートには、どこにどんな情報が書いてあるかが一目で分かるように、付箋紙などを貼り見分けがつくようにしておきましょう。
見分けがつきやすくなれば、直ぐに欲しい情報が閲覧できるので効率よく仕事を進められるでしょう。
なるべく一冊のノートを長く使おう
仕事ノートはなるべく一冊のノートを長く使うようにしましょう。
一冊のノートに情報が詰まっていれば、そのノートを見るだけで情報が引き出せますし、管理も楽になります。
また、長く使用する方が手触りが心地よく感じられ使用しやすくなります。
愛着も湧いてくるので、携帯すると落ち着くといった効果も生まれてくる人もいるでしょう。
８０枚以上が理想
仕事ノートに使用するノートのページの枚数は、80枚以上をおすすめします。
この枚数以下だと情報量として少ないノートになる恐れがあるので、目安として80枚以上のものをおすすめしています。
もちろん、もっと少ない方が管理しやすいという人は80枚以下でも構いませんが、初めて仕事ノートを購入する人は、80枚の枚数を基準にしてみましょう。
仕事ノートの書き方の６個のコツ
ここからは具体的な仕事ノートの書き方のコツをお伝えしていきます。
具体的な書き方を覚えてしまえば、今日からでもあなた専用の仕事ノートが作成できます。
是非あなた専用の仕事ノートを作成し、仕事の能率を向上させていきましょう。
１．タイトルを書く
最初にタイトルを記入しましょう。
タイトルをつけることで、そのノートの方向性を定め、情報を収集しやすくなります。
また、ノートが溜まってきた際にも見分けがつきやすくなるので、タイトルは付けるようにしましょう。
ノートの表紙や見開きには大きな意味でのタイトルを。
その後はテーマや日付別に、項目ごとのタイトルを付けると便利です。
ページに何が書いてあるかを明確に
仕事をしている中でノートの記入をしていくと、つい忙しさで走り書きなどをする場合があります。
後から見返しても、何が書いてあるか分からない恐れがあります。
そこで、タイトルだけでもしっかりと記入しておけば、そのページに何が書いてあるかが明確になります。
情報を見つけやすくするためにも、タイトルはしっかりと付けましょう。
２．日付を書く
タイトルと同じく日付も書くことが大切です。
日付を書けば、時系列での管理がしやすくなりますし、日記のように思い出しやすくなります。
忙しくて走り書きになりそうな時でも、タイトルと日付だけは丁寧に記入するように心掛けましょう。
日付スタンプの活用も
どうしても日付の記入が面倒に感じる人や、少しでも時間を節約したい人は、日付スタンプを使用することをおすすめします。
日付スタンプを使用すれば、ポンと押すだけで日付が押されるので便利ですよ。
３．１ページに１つのテーマで書く
仕事ノートには、1ページに１つのテーマを書くようにしましょう。
１つのページ内に多くのテーマを詰め込むと、見返した際に分かりにくくなる場合があるのでおすすめできません。
ページごとにテーマを絞り、記入するようにしましょう。
情報を整理しやすく
仕事ノートは後々見返した際に、情報が見やすくなっていることが大切です。
そのためには情報を整理しやすく記入していくことが必要です。
少々余裕があっても、1ページには1つの情報に特化して記入することで、整理された情報を記入できます。
また、1ページで足りない場合は書き込み過ぎずに、余裕をもって次のページに移るようにしましょう。
４．使い始めは２ページ目から
仕事ノートの効果的な使用方法に、本文は2ページ目から作成するというものがあります。
そのようにすると、開いたページの両面を同じテーマで使用する際に便利です。
ページを開かなくても、一度に情報が閲覧できるので効率よく仕事ができます。
１ページ目は目次の作成に
最初の1ページには、そのノートの目次を記入しましょう。
すでにタイトルが分かっている場合は、最初に目次を記入しても良いですし、項目が増えるごとに目次を追加しても良いでしょう。
目次も作成しておくと、より情報が管理しやすくなります。
５．裏からも使う
ユニークな使用法として、裏側からも使用するというものがあります。
表側はメインのタイトルに沿った情報を記入し、裏側にはそのタイトルや情報に付随するアイディアなどを記入しておくのです。
情報の幅が広がるので効果的です。
改善提案もメモしておく
メインの情報を記入した後からも、裏に改善提案などをメモすると、時間の経過と共に新しい情報が追加されていきます。
過去の情報と新しい情報を混在させたくない場合は、裏から新しい情報を記入する方法を試してみましょう。
６．資料を貼る
手書きのノートの強みに、資料などを張り付けられるというものがあります。
必要な資料を切り抜き、ノートに貼り付けることで、より分かりやすい、情報が密になったノートができあがります。
必要な情報を網羅できるように
必要な情報が一目見ただけで分かるように、写真や記事の切り抜きなどを活用すれば、1つのページで情報が網羅されたあなた専用の仕事ノートができあがります。
そのノートがあなたの仕事を強力にサポートしてくれるでしょう。
仕事ノートの書き方の注意点
仕事ノートは書き方にもコツがあります。
ちょっとしたコツを守ると、とても見やすく使いやすいノートができあがります。
ここでは、仕事ノートの書き方と注意点をお伝えします。
見やすく使いやすいノートを作成して、仕事の能率を上げましょう。
１．ペンを何色も使わない
仕事ノートに使うペンは、あえて何色も使わないようにしましょう。
3色ほどお気に入りの色を決めて、その色を使い続けることをおすすめします。
そうすることで、ノートに統一感が出てきますし、自分の中で整理しやすくなります。
見やすい記事や広告も、あまり多くの色を使わずに効果的に色を使い分けています。
あなたの仕事ノートも決めた色を使用して、統一感のある見やすいものにしましょう。
大事なことや考えは色を変えておく
色分けのポイントとして、大事なことや考え、アイディアなどを記入する際はその部分を決められた色にする方法です。
ただし、ペンを変えることが面倒な場合は、大事な部分を蛍光マーカーでなぞると良いでしょう。
赤は最重要、青は修正案、黄色は今日中に仕上げる事柄など、自分で決めたルールで色分けを行いましょう。
長く使えば使うほど馴染み、より見やすく使いやすいノートができあがります。
２．なるべく大きな字で書く
仕事ノートの文字は、なるべく大きな字で書くことをおすすめします。
小さい字で書くと、後々読み返すときに見づらいですし、情報の整理もしにくくなります。
文字の大きさは、少し大きいと感じるくらいが丁度良いでしょう。
方眼を使用する場合は、方眼のマスいっぱいに書くくらいで良いと思います。
大きい文字で色分けも行い、読みやすいノートを作ることが、仕事とノートで仕事の能率を上げるポイントです。
小さく繊細に書くと読みづらい
小さい文字で記入すると、文字自体は繊細で美しく書きやすいのですが、情報の管理には不向きです。
仕事ノートはいかに読みやすく、分かりやすいかが大切なポイントです。
そのため、仕事ノート用に大きな文字が書けるようにしましょう。
重要な言葉などは、より大きく記入しても良いでしょう。
３．重要ページの活用
仕事ノートは、特に重要な情報が書かれているページを活用することで、仕事の成果につながります。
ネットで検索しても出てこないような、重要で欲しい情報がいつでも閲覧できるように、重要ページはすぐに見られるように付箋紙を貼るなどして開きやすくしておきましょう。
何度も読み返すところを必ず活かす
仕事ノートを作ると何度も見直す箇所ができてきます。
そのような個所は、あなたの仕事にとって、とても重要な情報が書かれている箇所です。
その情報をさらに頭の中で吟味したり、新しい考えを生むきっかけとして利用すると、仕事上の次のステップに活かせます。
何度も読み返すところは、必ず活かすようにしましょう。
ノートは見返すことを前提に
いかがでしたでしょうか？
パソコンの時代に手書きのノートは古いと思われる人もいるかも知れませんが、手書きで書くノートには自分の文字による情報の吸収の良さや検索のしやすさがあります。
あなたも自分の仕事ノートを作り、密かに仕事の能率を上げましょう。
