期限までに余裕があるからと、仕事を先延ばしにしてしまった結果、気付けばいくつも仕事が溜まってしまうことってありませんか？
もしくは、一度にあれもこれもとたくさんの仕事に中途半端に手をつけてしまった末に、どれも終わらずに仕事が溜まってしまう、なんてこともあるでしょう。
仕事が溜まってしまうと片付けるのが大変ですし、モチベーションも落ちてしまいがちですよね。
溜まっている仕事をサクッと片付けるにはどうしたらいいのか、仕事をする上でのコツをご紹介します！
溜まっている仕事を片付けるには？
仕事が溜まってしまっている時に、あなたはどのようにして片付けていますか？
追い込まれるほどにやる気を発揮できるタイプであれば、いざ仕事が溜まってからの方がバリバリと仕事に取り組むことができるでしょう。
しかし大抵の人は、仕事が溜まるほどに気分がうんざりとしてしまいますし、そのせいで仕事に対するモチベーションも下がってしまいます。
「まだこんなにあるのか・・いつまでかかるんだろう。」と想像するだけでも嫌になってしまうという人もいるでしょう。
仕事が溜まっていると、まるで終わりのない作業のように思えてしまって、やる気をなくしてしまうこともあります。
しかし、嫌でも仕事は片付けなければならないため、嫌々仕事に取り組むよりは、できるだけモチベーションを保ったままで仕事に取り組みたいと考える人は多いです。
仕事を溜めない為の7つの心がけ
毎日スムーズに仕事を行っていれば、仕事が溜まってしまうなんてことはまずありません。
仕事が溜まってしまう人は、必ず仕事が溜まってしまうだけの原因を持っています。
例えば「納期まで時間があるから」とのんびり仕事をし過ぎた結果、納期が近くなってから他の仕事もバタバタと追加されて、当初の仕事の他にもいくつも仕事が溜まってしまうことがあるでしょう。
また、体調不良で暫く会社を休んでいたら、出社した時には何人分も仕事が溜まっていた、なんてこともあります。
本人に原因がある、なしに関わらず、何かしらの要因によって仕事が溜まってしまうことはあります。
しかし仕事は溜めずに、その都度片付けていくのが一番理想的ですので、できるだけ仕事を溜めないように心がけましょう。
仕事を溜めないためのコツをいくつかご紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
1.時間配分を考える
仕事が溜まってしまう原因の１つに、時間配分が下手なことが挙げられます。
どんな仕事でも納期や期限はありますが、その期限までにどのような時間配分で仕事を行うのかは、仕事を任された人の裁量次第です。
例えば「今週末までに提出して」と上司に仕事を任された場合、提出期限までに余裕があっても早々と仕事を終わらせようとするか、それとも期限ギリギリで仕事を行うのかは人によって違うでしょう。
いわば夏休みの宿題を、どのような配分で行うのかという状態と似ています。
「後で他の仕事も入ってくるかもしれないから」と考える人は、時間配分を早めに考えて仕事に取り掛かり、かなり余裕を持って仕事を提出するでしょう。
一方で、「期限は今週末までだから、近くなってからでいいや」と考えている人は、週末が近くなるまでは仕事に手をつけないでしょう。
しかしいざ週末が近づいたタイミングで、体調を崩して会社を休んでしまったり、他にいくつも緊急の仕事が舞い込んでしまったりしたら、結果的に当初の提出期限までに仕事が間に合わなくなってしまうかもしれません。
時間配分が下手な人は、もしもや万一のことを考えずにいつもギリギリで行動しようとするため、土壇場で問題が起きて仕事が溜まってしまうことが少なくありません。
そのため、どんなに期限までに余裕があっても、時間配分をよく考えて計画を立てましょう。
そうすることで仕事を溜めずに済みます。
いつまでにやるか期限を決める
１つの仕事を任されたら、まずはその仕事をいつまでにやるのか、自分で期限を決めましょう。
どんなことでも言えますが、本来の期限よりも少し早めに計画を立てることで、万一のトラブル時でも余裕を持って対応することができます。
そのため、もしも金曜日が仕事の期限の場合には、仕事を終わらせる目標は前日の木曜日で設定するといいでしょう。
同時に複数の仕事を受け持った時にも、身近なものから手をつけるのではなく、まずは平等にすべての仕事を並べた後で、それらをどのような順番と時間配分で片付けて行くのかを計画立てましょう。
きちんと計画を立てておけば、後はそれに従って１つずつ仕事を片付けていけば、問題なく期限までに仕事を終わらせることができるはずです。
2.些細な業務に時間をかけない
仕事によっては、雑用やちょっとした業務がありますよね。
メールをチェックしたりファックスを送ったり、手間はかかってもそう時間はかからなような仕事もたくさんあるでしょう。