期限までに余裕があるからと、仕事を先延ばしにしてしまった結果、気付けばいくつも仕事が溜まってしまうことってありませんか?

もしくは、一度にあれもこれもとたくさんの仕事に中途半端に手をつけてしまった末に、どれも終わらずに仕事が溜まってしまう、なんてこともあるでしょう。

仕事が溜まってしまうと片付けるのが大変ですし、モチベーションも落ちてしまいがちですよね。

溜まっている仕事をサクッと片付けるにはどうしたらいいのか、仕事をする上でのコツをご紹介します!

溜まっている仕事を片付けるには?

仕事が溜まってしまっている時に、あなたはどのようにして片付けていますか?

追い込まれるほどにやる気を発揮できるタイプであれば、いざ仕事が溜まってからの方がバリバリと仕事に取り組むことができるでしょう。

しかし大抵の人は、仕事が溜まるほどに気分がうんざりとしてしまいますし、そのせいで仕事に対するモチベーションも下がってしまいます。

「まだこんなにあるのか・・いつまでかかるんだろう。」と想像するだけでも嫌になってしまうという人もいるでしょう。

仕事が溜まっていると、まるで終わりのない作業のように思えてしまって、やる気をなくしてしまうこともあります。

しかし、嫌でも仕事は片付けなければならないため、嫌々仕事に取り組むよりは、できるだけモチベーションを保ったままで仕事に取り組みたいと考える人は多いです。

仕事を溜めない為の7つの心がけ

毎日スムーズに仕事を行っていれば、仕事が溜まってしまうなんてことはまずありません。

仕事が溜まってしまう人は、必ず仕事が溜まってしまうだけの原因を持っています。

例えば「納期まで時間があるから」とのんびり仕事をし過ぎた結果、納期が近くなってから他の仕事もバタバタと追加されて、当初の仕事の他にもいくつも仕事が溜まってしまうことがあるでしょう。

また、体調不良で暫く会社を休んでいたら、出社した時には何人分も仕事が溜まっていた、なんてこともあります。

本人に原因がある、なしに関わらず、何かしらの要因によって仕事が溜まってしまうことはあります。

しかし仕事は溜めずに、その都度片付けていくのが一番理想的ですので、できるだけ仕事を溜めないように心がけましょう。

仕事を溜めないためのコツをいくつかご紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

1.時間配分を考える


仕事が溜まってしまう原因の1つに、時間配分が下手なことが挙げられます。

どんな仕事でも納期や期限はありますが、その期限までにどのような時間配分で仕事を行うのかは、仕事を任された人の裁量次第です。

例えば「今週末までに提出して」と上司に仕事を任された場合、提出期限までに余裕があっても早々と仕事を終わらせようとするか、それとも期限ギリギリで仕事を行うのかは人によって違うでしょう。

いわば夏休みの宿題を、どのような配分で行うのかという状態と似ています。

「後で他の仕事も入ってくるかもしれないから」と考える人は、時間配分を早めに考えて仕事に取り掛かり、かなり余裕を持って仕事を提出するでしょう。

一方で、「期限は今週末までだから、近くなってからでいいや」と考えている人は、週末が近くなるまでは仕事に手をつけないでしょう。

しかしいざ週末が近づいたタイミングで、体調を崩して会社を休んでしまったり、他にいくつも緊急の仕事が舞い込んでしまったりしたら、結果的に当初の提出期限までに仕事が間に合わなくなってしまうかもしれません。

時間配分が下手な人は、もしもや万一のことを考えずにいつもギリギリで行動しようとするため、土壇場で問題が起きて仕事が溜まってしまうことが少なくありません。

そのため、どんなに期限までに余裕があっても、時間配分をよく考えて計画を立てましょう。

そうすることで仕事を溜めずに済みます。

いつまでにやるか期限を決める

1つの仕事を任されたら、まずはその仕事をいつまでにやるのか、自分で期限を決めましょう。

どんなことでも言えますが、本来の期限よりも少し早めに計画を立てることで、万一のトラブル時でも余裕を持って対応することができます。

そのため、もしも金曜日が仕事の期限の場合には、仕事を終わらせる目標は前日の木曜日で設定するといいでしょう。

同時に複数の仕事を受け持った時にも、身近なものから手をつけるのではなく、まずは平等にすべての仕事を並べた後で、それらをどのような順番と時間配分で片付けて行くのかを計画立てましょう。

きちんと計画を立てておけば、後はそれに従って1つずつ仕事を片付けていけば、問題なく期限までに仕事を終わらせることができるはずです。

2.些細な業務に時間をかけない

仕事によっては、雑用やちょっとした業務がありますよね。

メールをチェックしたりファックスを送ったり、手間はかかってもそう時間はかからなような仕事もたくさんあるでしょう。

それらの雑用や些細な業務は、比較的時間に制限がないことも多く、「時間がある時に」「今日中に」など、自分で適当な時間を見つけて行うことも多いです。

すると些細な業務をどのタイミングで行うのかは自分の采配次第になりますので、人によっては後回しにしてしまい、他の仕事が迫ってきてから残していた業務のことを思い出して慌てる、なんてこともあるかもしれません。

些細な業務はやろうと思えば直ぐに終わりますが、ダラダラと残しておくと、後になってから他の仕事と一緒に片付けなければならなくなり、非常に面倒です。

また、些細な業務というのは、1つひとつはたいした時間がかからなくても、いつの間にか量が溜まってしまうことがありますので、そうした雑務こそ手早く片付けて溜めないようにしておきましょう。

メールはすぐに返信する


仕事に関するメールによっては、今すぐに返信しなくても良いものもあります。

重要なメールの場合には、誰でも直ぐに返信をしますので、メールが溜まることはないでしょう。

しかし、時間に余裕がある時や、緊急性を要しないようなメールの場合には、半日や1日ほど時間を置いてからでも平気で返信することがあります。

相手に失礼がなければ、多少時間を置いてからの返信でも問題はありませんが、だからといって「また後でいいや」「いつでもいいや」と気楽に構えていると、返信することを忘れてしまったり、どんどん返信のタイミングが遅くなってしまったりします。

すると後になってから、他の仕事と一緒にメールの返信をしなければならなくなり、手間や時間がかかってしまうため、どんなに余裕のあるメールであっても、メールが来た時点ですぐに返信するようにしましょう。

余裕のあるメールほど、迅速に返信することで相手にも好印象を与えますし、また自分でも返信する作業を忘れっぱなしにせずに済みます。

3.嫌だと思う仕事はまず片付ける

苦手な仕事や面倒な仕事は、誰でもモチベーションが上がらずに手を付け辛く感じてしまいます。

そして、可能ならば後回しにしてしまったり、期限が迫ってから仕方なく手を付けたりするでしょう。

嫌だと思う仕事は誰でもやりたくありませんが、その仕事をいずれはやらなければならないのであれば、後回しにするよりも先に終わらせてしまった方が、残った時間を有効活用できますし、気持ちも楽になります。

嫌だと思う仕事に直面したら、それから顔を背けずに、面倒でもまずはそれから時間をかけてやってしまいましょう。

4.「重要度」「緊急度」を考える

仕事によっては、緊急ではないものの重要な仕事と、そこまで重要ではないものの緊急を要する仕事とがあります。

また、重要かつ緊急性を要する仕事というのもあるでしょう。

仕事をする上では、まず緊急度が高いものから行っていくのが一般的です。

緊急ということは、できるだけ迅速に行う必要があり、かつ他の仕事の中でもそれを最優先として行わなければならないため、もしも上司から緊急の仕事を頼まれた場合には、何をおいてもまずはその仕事から取り組まなければなりません。

また緊急の仕事によっては、内容はそこまで深くないけれども、とにかく急ぎという場合があります。

例えば上司や取引先へ急ぎの伝言がある場合には、仕事内容としては伝言するだけですが、それをできるだけ早く行うことが求められます。

一方で緊急性はそこまでなくても、重要な仕事というものもあります。

仕事はどんな内容でも重要ですが、特に重要とされている仕事に関しては、多少時間がかかってでもしっかりと内容を詰めて行う必要があるでしょう。

仕事をする上で、重要度と緊急度を分けることによっても、優先順位を考えて仕事を溜めずに行っていくことができます。

5.自分一人で抱え込まない

一人でやれる仕事量には限度があります。

どんなに優秀な人でも、1日でやれる仕事量には限界がありますので、仕事量があまりに多ければ、当然出来ない仕事は溜まっていってしまいます。

完璧主義の人や仕事にこだわりを持っている人では、誰かに頼むことが許せなかったり、自分でやった方が速いと考えたりすることがあるため、自分一人でつい仕事を抱え込んでしまうことも多いです。

誰かに頼んで仕事を振り分ければ一日で済むものを、自分だけで抱え込んでしまった結果残業になったり、何日もかかってしまったりして、結局仕事が遅くなってしまうこともあります。

それでは本人の気は済んだとしても、仕事をする上では非効率的になってしまいますので、どんなに頑張っても正当な評価を受けられないこともあるでしょう。

無理して自分だけで仕事を抱え込めば、それだけたくさん仕事が溜まってしまいますので、時には誰かに頼んで効率化を図るようにしましょう。

6.一度やった仕事はノウハウを残しておく

たった一度だけで、二度と同じ仕事をやらないこともありますが、もしもまた同じ仕事を与えられた時には、前回のやり方を踏まえて仕事をするのが最も手っ取り早く、また効率的に行えます。

そのため、後で似たような仕事をするかどうかは分からなくても、一度やった仕事はその都度ノウハウを残しておくようにしましょう。

仕事をやった時に、自分がどんなやり方をして、仕事を終えるまでにどの程度時間がかかったのか、また他にもっと効率的なやり方があったかどうかのノウハウを残しておくと、次に同じような仕事をする時にも大いに参考になりますし、そう時間をかけずに仕事を終わらせられるかもしれません。

どんなノウハウも残しておくことは無駄ではありませんので、新しく仕事をする時には必ず仕事のノウハウを残しておく癖をつけましょう。

7.断る勇気をもつ

人によっては、いろんな人から雑用やちょっとした業務を押し付けられてしまい、それで仕事が溜まってしまうことがあります。

本来は自分の仕事ではないのに、頼まれた仕事でいっぱいいっぱいになってしまって仕事が溜まってしまうと、時間や労力がかかるだけでなく、精神的なストレスも余計に感じてしまうでしょう。

ただでさえ仕事をしていればストレスに感じることは多いため、それ以上余計な鬱憤を溜めないためにも、余裕がない時には他人に頼まれた仕事でも断る勇気を持ちましょう。

ハッキリと断れるようになれば、随分と気楽に仕事がやれるようになるでしょう。

それでも溜まってしまったものはこうやって片付ける!

期限に余裕があるからと、仕事を後回しにしていたり、無計画に過ごしたりしていた結果、仕事が溜まってしまうのは自業自得と言えます。

自分の責任で仕事を溜めてしまったのであれば、周りに助けを求めることなく最後まで自分できちんと仕事を片付けるべきでしょう。

しかし、日頃からなるべく仕事を溜めないようにと気をつけていても、場合によってはどうしても仕事が溜まってしまうことがあります。

繁忙期や、タイミング悪くいくつも同時に仕事を振り分けられてしまった時には、嫌でも仕事が溜まってしまい、困ったことになる場合もあります。

気をつけていても、それでも仕事が溜まってしまった時には、どのようにして片付ければいいのでしょうか?お勧めの片付け方をご紹介します。

大きなタスクは細分化して細かいタスクにする

与えられるタスクが大きな場合には、そのまま取り組もうとすると限られた時間内で終わらなかったり、他の仕事との兼ね合いが上手くいかなかったりすることがあります。

例えばあるプロジェクトの運営を任された場合、そのプロジェクトそのものが大きいため、取り掛かろうと思っても、何をどのように進めれば効率的に仕事ができるのか分からずに、手間取ってしまうことがあるでしょう。

その場合には、タスクを細分化することで、どのように仕事を進めればいいのかを明確化することができます。

プロジェクトを進めるにあたり、人数はどの程度確保する必要があるのか、誰にどのような仕事を振り分けるのか、それぞれの細分化したタスクにどの程度時間をかければいいのかなどを最初に全て分けておくことで、自分だけでなく周りの人たちにも分かりやすく仕事を指示することができるでしょう。

自分に与えらえたタスクが大きいと感じた時には、まずはそれを細分化することから始めましょう。

手を付けていないタスクはまずやってみる

いくつも仕事が溜まっている時には、まずどんな仕事を自分が持っているのかを把握する必要があります。

それによって、どの仕事から手をつけるべきなのかの優先順位を付けることができ、またそれぞれの仕事の時間配分も振り分けられるでしょう。

仕事が溜まってくると、つい目の前にある仕事からやろうとすることが多いですが、他にもまったく手を付けていないタスクがあれば、まずはそれにも手を付けたり、目を通したりしましょう。

手を付けていないタスクによっては、それからやった方が仕事も早く終わる場合もありますし、効率的に仕事ができる場合もあります。

自分が抱えている仕事が、どれくらい時間がかかりそうか把握をするためと、優先順位の高いものから進めていくためにも、手を付けていないタスクがあればまずやってみて把握に努めましょう。

一日の仕事のスケジュールを組み立てる

仕事が溜まっている時には、普段以上に効率的に仕事に取り組まなければ、残業になったり仕事を終えるのに数日かかったりしてしまいます。

なるべく早く仕事を片付けるためにも、仕事が溜まった時には最初に一日の仕事のスケジュールを組み立てるようにしましょう。

どんな仕事があるのかをすべて確認して、どの仕事からやっていくのか優先順位を付けていきます。

スケジュールの組み立てさえしっかりとできていれば、後はそれを実行していけば自然と仕事は片付いていきますので、最初の予定の組み立てをしっかりと行いましょう。

仕事のスケジュールができていれば、万一緊急の予定が入った時でも、予定の入れ替えや変更がしやすくなります。

人の手を借りる

自分一人だけで仕事をやろうとすると、どれだけ必死になって頑張っても限界があります。

仕事内容によっては、自分以外でも出来るものもありますので、誰かにお願いできる環境であれば、時には周りの人たちを頼って仕事を手伝ってもらいましょう。

また、自分だけで仕事をしていると、自分の仕事がきちんと正しくできているのかが分からなくなってしまいやすいため、人に相談して多角的に見てもらうことも大切です。

自分の仕事を誰かに手伝ってもらうことに抵抗がある人もいますが、手伝ってもらうことが申し訳ないと思うのなら、自分も手伝ってくれた人が困っている時には、積極的に相手を手伝うようにしましょう。

お互いに助け合う関係を築ければ、人の手を借りることに対して抵抗がなくなりますし、また一方で自分も周りの人に自然と手を差し伸べられるようになるでしょう。

なぜ片付かないの?溜まってしまう理由を考えよう!

仕事がいつも溜まってしまうという人は、何故仕事が溜まってしまうのか、その理由を一度きちんと考えましょう。

繁忙期には誰もが仕事を抱え忙しくなりますが、そうでない時にもやたらと仕事を抱え込んでしまう人の場合、そこには何かしらの原因があります。

その原因が自分にある場合もあれば、自分ではなく会社側にある場合もあるでしょう。

仕事が溜まってしまう理由を自分でしっかりと理解していれば、仕事を溜めないようにやり方を工夫することも可能ですので、いつも仕事が溜まってしまう人は、そもそも何故仕事が溜まってしまうのか、片付かない理由をきちんと考えてみましょう。

仕事が溜まってしまう理由は主に2つありますので、自分がどちらに属すのかをまずは把握しましょう。

職場に問題がある場合

自分では一生懸命に仕事に取り組んでいるのに、何故だかいつも仕事が溜まってしまう人の場合、職場に何かしらの問題がある場合もあります。

仕事によっては、単純に仕事内容が難しいため、どうしても一つの仕事に時間がかかってしまって、結果的にいくつも仕事が溜まってしまうことがあります。

どんな仕事でも慣れればある程度効率的に動けるようになりますが、それでも仕事内容が難しいと、なかなか思うように仕事が片付かずに、どんどん溜まってしまうこともあるでしょう。

特に仕事内容が人対人の場合には、自分の思い通りに仕事が進むとは限りませんので、仕事相手と上手くやれないことで仕事がスムーズにいかないことも少なくありません。

また、業務のボリュームが多い場合にも、一つの仕事を終えるのに時間がかかってしまうため、仕事が溜まりやすくなります。

さらに業務を行う人員が不足している場合には、人員に見合わない仕事量になるため、必然的に仕事が溜まってしまうでしょう。

上司に相談して仕事量を調節できるような職場でない限り、自分の努力だけでは迅速に仕事を片付けられないこともあります。

そうした職場に問題がある場合には、職場環境が改善されない限り、仕事が溜まってしまうのも仕方がないでしょう。

自分に問題がある場合

仕事が溜まってしまう原因が自分自身にある場合もあります。

例えば業務に対して自分のキャパシティが足りていない場合には、どうしても一つの仕事を終えるのに時間がかかってしまい、次から次へと仕事が溜まっていってしまうでしょう。

誰でも仕事に慣れない内は仕事が溜まりやすいですが、仕事に慣れたとしても業務内容が自分のキャパシティを超えてしまっていると、どんなに頑張っても仕事に振り回されてしまいます。

自分の学力以上の進学校に背伸びして入学したのはいいものの、勉強についていけなくて挫折してしまう学生のように、明らかに自分の能力以上の職場に勤めている人の場合、業務について行けずに挫けてしまうことがあるでしょう。

他にも体調管理がきちんと出来ておらず、納期ギリギリで仕事をしようとしていた時に体調を崩してしまうことがあったり、そもそも仕事にやる気がなく、責任感もなかったりすると、当然仕事が溜まりやすくなるため、スムーズに仕事を片付けることができないでしょう。

仕事が溜まってしまう人の傾向は?

誰でも忙しい時期にはついつい仕事が溜まってしまうものですが、繁忙期に関わらず、何故かいつも仕事を溜めてしまいがちな人がいます。

職場に問題があるのであれば、その職場に勤める大半の人たちは否応なしに仕事を溜めているでしょうし、労働環境もあまり良くないことが多いです。

職場が原因で仕事が溜まる場合には、自分だけではなく周りの同僚たちもそのことをお互いに自覚しているでしょう。

しかしそうではなく、同じ職場にいても特定の人だけがいつも仕事を溜めてしまう場合もあります。

そうした仕事が溜まってしまう人には、どのような特徴や傾向があるのでしょうか?

仕事の効率が悪い

同じ仕事量でも、効率的にやれる人とそうでない人とでは、仕事を終わらせるまでの時間に差が生まれます。

効率的に仕事ができる人は、仕事を始める前にまずはそれぞれの業務内容を確認して、どれから片付けて行くのか、スケジュールを組み立てます。

時間や手間のかかる仕事から先にやり始め、また余りに仕事量が多い時には、周りの同僚に頼んで業務を手伝ってもらいます。

そうして時間にも作業にも無駄なく取り掛かるため、残業することなく就業時間内ですべての業務を終わらせられるでしょう。

一方で、仕事の効率が悪い人は、自分が溜めている仕事がどんなものかを最初に確認せず、目に付いたものから片付けていくため、後になってから時間や手間暇のかかる仕事に取り掛かってしまいます。

また、一つひとつの仕事の合間で無駄に時間が空いてしまったり、周りの人たちに協力を頼めなかったりして、結局仕事が残業になってしまうでしょう。

同じ仕事でも終わらせるまでの時間に差が生まれれば、会社側は当然効率よく仕事が出来る人の方を評価して、昇給や昇進のチャンスを与えるでしょう。

仕事の効率が悪ければ、それだけ評価を得るのは難しく、また仕事も溜まりやすくなってしまいます。

面倒な仕事を「明日やろう」と考えている

面倒な仕事は、誰でも手をつけるのが億劫に感じてしまいますよね。

けれど後回しにすればするほど、より時間がかかって面倒になってしまいます。

仕事の効率化を考えている人や、嫌なものほど先に片付けた方が後々楽なことをよく分かっている人は、面倒な仕事ほどさっさとやってしまおうと最初に手をつけます。

そして先に面倒な仕事を片付けてしまえば、後は気楽に仕事に取り掛かれますし、モチベーションも上がりやすいでしょう。

しかし、面倒な仕事を「明日やろう」と考えている人は、仕事の納期に余裕がある内は、毎回「まだ時間があるから、明日でいいや」と考えてしまいがちです。

その結果、納期ギリギリになってから仕方なく手をつけたものの、思いの外時間がかかってしまって、無駄な残業になってしまったり、納期に間に合わずに上司や取引先から叱責されてしまったりします。

面倒な仕事がいくつもある時には、それらをまとめで「後でやろう」と後回しにするから、仕事がどんどん溜まっていってしまいます。

まとめてやれば出来ると自分を過大評価している

自分を客観視できない人は、自分の能力や実力がどの程度のものかをきちんと把握できていません。

そのため、仕事が溜まってきても「まとめてやれば出来るだろう」と楽観視してしまい、いざ仕事をする時になって苦労する羽目になってしまいます。

自分を過大評価したことで一度でも痛い目を見れば、誰でもその後は学んで計画的に仕事をやろうとするものですが、人によっては痛い目を見ても反省できない人もいます。

仕事を溜めたことで散々な目に遭ったにも関わらず、「前回は運が悪かっただけだ」とやはり楽観的に考えてしまい、結局また同じことを繰り返してしまいます。

本人が自分への過大評価を改めない限りは、何度でも同じようなことをしてしまい、その度に周囲からの評価も下がってしまうでしょう。

ギリギリにならないと能力を発揮できない

どんな事に対しても、ギリギリにならなければ能力が発揮できない人っていますよね。

本当に切羽詰まった状況になってから、いわゆる「火事場の馬鹿力」を発揮する人ですが、このタイプの人は「自分がやろうと思えばできる」と自分のことを楽観視していることが多いです。

ピンチになった時には自分が普段以上の能力を発揮できることを知っているからこそ、本当にやばい状況になるまでは、仕事が溜まってきても平気で過ごしていることが多いです。

例え仕事がいくつもあったとしても、その一つずつがたいしたものでなければ、時間をかけて一つずつ確実に片付けていけば、そもそも仕事が溜まることはありません。

しかし、ギリギリにやるタイプの人は、いつもわざとギリギリまで自分が仕事を溜める傾向がありますので、どうしても仕事が溜まってしまいやすいです。

出来ないのに無理して「出来る」と言ってしまう

周りから「仕事の出来る人」だと思われたい人や、つい見栄を張ってしまうタイプの人は、本当は仕事に余裕のない状況でも、無理して「出来る」と言ってしまいます。

そして自分でどんどん仕事を溜め込んでしまって、苦しい状況になってから「あんなこと言うんじゃなかった・・」と後悔することも多いです。

自分から「出来る」と言ってしまった手前、必死になって仕事をする様は見せられませんし、周りを頼ることもできません。

自分で自分の首を絞めてしまい、毎回苦労をする羽目になってしまうことがよくあります。

ポジティブに考えて仕事を溜めないようにしよう!

仕事が溜まってくると、「もうこんなに仕事が溜まっている・・!」や「これじゃあ終わるのに時間がかかってしまう・・」など、ネガティブに考えてしまうことが多いです。

仕事量への大変さや手間暇、時間がかかることなどを考えれば、誰でもモチベーションが下がってしまいやすいですが、そんな時こそポジティブ思考で仕事を片付けていきましょう!溜まった仕事に対してポジティブに考えるためにも、まずはどんな仕事があるのかを確認して、片付ける優先順位を付けます。

そして一つずつ確実に仕事を片付けていくことで、「大変だけどこの分なら何時までには終わりそうだな」や「あともう少し頑張れば片付く!」と前向きな気持ちで仕事に取り組むことができます。

ポジティブ思考で仕事に取り組めば、その分作業効率やスピードアップも図れますので、前向きにどんどん仕事に取り組んでいきましょう!