それらの雑用や些細な業務は、比較的時間に制限がないことも多く、「時間がある時に」「今日中に」など、自分で適当な時間を見つけて行うことも多いです。
すると些細な業務をどのタイミングで行うのかは自分の采配次第になりますので、人によっては後回しにしてしまい、他の仕事が迫ってきてから残していた業務のことを思い出して慌てる、なんてこともあるかもしれません。
些細な業務はやろうと思えば直ぐに終わりますが、ダラダラと残しておくと、後になってから他の仕事と一緒に片付けなければならなくなり、非常に面倒です。
また、些細な業務というのは、１つひとつはたいした時間がかからなくても、いつの間にか量が溜まってしまうことがありますので、そうした雑務こそ手早く片付けて溜めないようにしておきましょう。
メールはすぐに返信する
仕事に関するメールによっては、今すぐに返信しなくても良いものもあります。
重要なメールの場合には、誰でも直ぐに返信をしますので、メールが溜まることはないでしょう。
しかし、時間に余裕がある時や、緊急性を要しないようなメールの場合には、半日や１日ほど時間を置いてからでも平気で返信することがあります。
相手に失礼がなければ、多少時間を置いてからの返信でも問題はありませんが、だからといって「また後でいいや」「いつでもいいや」と気楽に構えていると、返信することを忘れてしまったり、どんどん返信のタイミングが遅くなってしまったりします。
すると後になってから、他の仕事と一緒にメールの返信をしなければならなくなり、手間や時間がかかってしまうため、どんなに余裕のあるメールであっても、メールが来た時点ですぐに返信するようにしましょう。
余裕のあるメールほど、迅速に返信することで相手にも好印象を与えますし、また自分でも返信する作業を忘れっぱなしにせずに済みます。
3.嫌だと思う仕事はまず片付ける
苦手な仕事や面倒な仕事は、誰でもモチベーションが上がらずに手を付け辛く感じてしまいます。
そして、可能ならば後回しにしてしまったり、期限が迫ってから仕方なく手を付けたりするでしょう。
嫌だと思う仕事は誰でもやりたくありませんが、その仕事をいずれはやらなければならないのであれば、後回しにするよりも先に終わらせてしまった方が、残った時間を有効活用できますし、気持ちも楽になります。
嫌だと思う仕事に直面したら、それから顔を背けずに、面倒でもまずはそれから時間をかけてやってしまいましょう。
4.「重要度」「緊急度」を考える
仕事によっては、緊急ではないものの重要な仕事と、そこまで重要ではないものの緊急を要する仕事とがあります。
また、重要かつ緊急性を要する仕事というのもあるでしょう。
仕事をする上では、まず緊急度が高いものから行っていくのが一般的です。
緊急ということは、できるだけ迅速に行う必要があり、かつ他の仕事の中でもそれを最優先として行わなければならないため、もしも上司から緊急の仕事を頼まれた場合には、何をおいてもまずはその仕事から取り組まなければなりません。
また緊急の仕事によっては、内容はそこまで深くないけれども、とにかく急ぎという場合があります。
例えば上司や取引先へ急ぎの伝言がある場合には、仕事内容としては伝言するだけですが、それをできるだけ早く行うことが求められます。
一方で緊急性はそこまでなくても、重要な仕事というものもあります。
仕事はどんな内容でも重要ですが、特に重要とされている仕事に関しては、多少時間がかかってでもしっかりと内容を詰めて行う必要があるでしょう。
仕事をする上で、重要度と緊急度を分けることによっても、優先順位を考えて仕事を溜めずに行っていくことができます。
5.自分一人で抱え込まない
一人でやれる仕事量には限度があります。
どんなに優秀な人でも、１日でやれる仕事量には限界がありますので、仕事量があまりに多ければ、当然出来ない仕事は溜まっていってしまいます。
完璧主義の人や仕事にこだわりを持っている人では、誰かに頼むことが許せなかったり、自分でやった方が速いと考えたりすることがあるため、自分一人でつい仕事を抱え込んでしまうことも多いです。
誰かに頼んで仕事を振り分ければ一日で済むものを、自分だけで抱え込んでしまった結果残業になったり、何日もかかってしまったりして、結局仕事が遅くなってしまうこともあります。
それでは本人の気は済んだとしても、仕事をする上では非効率的になってしまいますので、どんなに頑張っても正当な評価を受けられないこともあるでしょう。
無理して自分だけで仕事を抱え込めば、それだけたくさん仕事が溜まってしまいますので、時には誰かに頼んで効率化を図るようにしましょう。
6.一度やった仕事はノウハウを残しておく
たった一度だけで、二度と同じ仕事をやらないこともありますが、もしもまた同じ仕事を与えられた時には、前回のやり方を踏まえて仕事をするのが最も手っ取り早く、また効率的に行えます。
そのため、後で似たような仕事をするかどうかは分からなくても、一度やった仕事はその都度ノウハウを残しておくようにしましょう。
仕事をやった時に、自分がどんなやり方をして、仕事を終えるまでにどの程度時間がかかったのか、また他にもっと効率的なやり方があったかどうかのノウハウを残しておくと、次に同じような仕事をする時にも大いに参考になりますし、そう時間をかけずに仕事を終わらせられるかもしれません。
どんなノウハウも残しておくことは無駄ではありませんので、新しく仕事をする時には必ず仕事のノウハウを残しておく癖をつけましょう。
7.断る勇気をもつ
人によっては、いろんな人から雑用やちょっとした業務を押し付けられてしまい、それで仕事が溜まってしまうことがあります。