こうしたことを繰り返していると、その時は微々たるものだと思っていても一時間に数分がちりも積もれば数時間になってしまい、その分本来の予定を圧迫してしまうことになるのです。
すっきりシンプルなデスクに
無駄な書類もなくすっきりとしたデスクなら、仕事に集中もしやすいですし、資料や文房具を探すときにも素早く探せます。
見た目にもシンプルで綺麗ですし、綺麗な方がやる気にもなりますよね。
どうしても余裕がないときは、机の上のものをとりあえず全部引き出しにしまうだけでも効果がありますよ。
計画をたてる
やらなければいけないことを整理し、見直すことはとても大切です。
締め切り日や内容の難易度も合わせて、処理する順番を考えていきます。
処理しやすいものだけ着手していくと、締め切りぎりぎりなのにほとんど着手できていない仕事がごっそり残っている、ということになりかねないので順位付けは慎重にしましょう。
時間のかかるもの、締め切りの早いものから片付けていきましょう。
見積もる
タスクシュートという考え方があります。
計画をたてるときには、TODOリストを洗い出すだけでなく、それぞれにどれくらい時間がかかるかも見積もります。
TODOを処理するためにはどれほどの時間が必要なのかがわかれば、締め切りまでにどれほどの余裕があるのか、はたまた余裕がなく誰かに助けを求めたり、計画を見直したりする必要があるのかを考えることができます。
やみくもに仕事をしていてぎりぎりになってから「やっぱり間に合わないかも」「一人じゃ終わらないかも」となっては周りにも迷惑をかけてしまいます。
余裕を持って仕事を終わらせるためにも、この見積もり作業はとても大切なことなのです。
もちろん、作業を続けていく中で度々見直し、計画を微調整していくことも大切です。
先程ご紹介したポモドーロ・テクニックをしていれば、この作業にはどれくらいの時間がかかるかというのも体感でわかるようになってきているはず。
見積もりの作業もしやすくなるでしょう。
ポモドーロ・テクニックと同じように、見積もることで時間を区切って短期目標を作ることで、その時間内に終わらせようともくもくと集中して仕事をすることができます。
記録する
仕事をするときに作業をただこなすだけではなく、記録をつけてみるのも手です。
レコーディング・ダイエットといって、食べたものや体重をひたすら記録するだけのダイエットというものがありますが、それと同じです。
記録することで今まで自分では気がついていなかったことに気が付き、自覚することで自然と作業効率が上がっていきます。
一生懸命やっていたつもりでも単純な作業に随分と時間をかけてしまっていたり、席に座ってはいたけれど実はなにもやっていなかったりと、レコーディングすることで見えてくるものがあるのです。
夕方に気が散りやすいな、という自分の傾向に気がついたら、不要書類のシュレッダーなどの単純作業をためておいて、夕方にまとめてやるといった対策を立てるのも良いでしょう。
時間のかかる作業をまだやる気十分な朝に回したり、時間がかかりすぎている作業についてやり方を見直したりすることができます。
筋肉を鍛える
座っての事務作業をするときの集中力をアップするために、筋力トレーニングが必要なの？！と思う方もいらっしゃるかもしれません。
筋肉を鍛えるといっても、ハードなウェイトトレーニングなどではありません。
『静的筋力』を鍛えるのです。
これを鍛えることで、同じ姿勢を長時間保っても疲れにくくなります。
もちろん身体的には同じ体勢を取り続けることはあまり良くないので、適度な休憩は必要です。
しかしながらあまりに筋力がないと座っているだけで疲れてきてしまい、姿勢が崩れて猫背になり、肩が凝り、余計に身体が辛くなるという悪循環を起こしてしまいます。
そんな状態では作業に集中するどころではないですよね。
体幹（コア）を鍛えることで身体を支えることが楽にできるようになります。
体幹トレーニングをすることでインナーマッスルが鍛えられ、基礎代謝も高くなることが期待できます。
内蔵が正しい位置に戻り、便秘や消化不良が改善される効果もありますし、姿勢が良くなって腰痛や肩こりも緩和されるでしょう。
腕立て伏せのような体勢になり、肘をついた状態で体勢を10秒以上維持するプランク(ブリッジバランス)や、片足立ちなどで鍛えることができます。
デスクワーク中にお腹に力を入れたり背筋をまっすぐ伸ばしたりとちょっと意識をするだけでも違いますよ。