仕事のミスをすると怒られてしまい、モチベーションも下がりますよね。
仕事のミスに気づいたときのヒヤッとした気分は、二度と味わいたくないと考えている人も多いのではないでしょうか。
あまりミスを繰り返すと信頼を損なう可能性もありますから、常にミスをしないように気を付けていなければなりません。
ですが、だからと言って簡単にミスをなくすことはできないでしょう。
どれだけ気を付けていても、人間はミスをしてしまう生き物だからです。
ただし、あまりにも多い仕事のミスは、自分の仕事の方法を間違っている可能性があります。
少し仕事の仕方を変えるだけで、仕事のミスが減るかもしれません。
では、仕事におけるミスを減らすためには、具体的にどのようなことをすれば良いのでしょうか。
ミスを繰り返さないためにも、気を付けるべき仕事のコツについて詳しくご紹介します。
目的を理解していない
仕事でミスをする方は、仕事の目的を理解していないことが多いのではないでしょうか。
仕事は自分自身を養うために行うものでもありますが、しっかりと責任をもって会社に貢献するという目的も含まれています。
遊び感覚で行うものではないので、ミスを繰り返してはいけないのです。
ミスをする人は、自分自身を慰めて終わるのではなく、きちんとミスを分析して、ミスをしないためにどうすれば良いのか考えなおしてみましょう。
以下に、仕事でミスが起こる原因や対策方法を記しました。
自分がどのタイプに当てはまるのか、どういった原因でミスをしてしまうのか、確認してみましょう。
1.仕事の内容を理解していない
仕事でミスを繰り返してしまっているときには、仕事の内容をきちんと理解してないという可能性があります。
仕事の内容が分かっていなければ、ミスをしてしまうのは当たり前です。
仕事内容を理解せずに仕事をするなどありえないと考える方がいるかもしれませんが、
ミスを多く繰り返してしまう人の場合には、仕事内容を理解していないというのはそう珍しいことでもありません。
知ったかぶりになっている
仕事内容を理解せずに仕事をする人は、知ったかぶりになってしまっている可能性があります。
思い込みが激しいタイプであるということができるかもしれません。
業務に対して間違った知識を持ってしまっているので、自分が間違ったことをしてしまっているということに気づかないのです。
自信過剰なタイプですと、こういったことが良くあります。
間違っていることに気づいていないので、必ずミスを犯すのですが、その原因が分かっていないということになるのです。
こういったタイプの人は、周囲から間違っていることを忠告されても聞き入れないということもあります。
自覚がある人は、周囲の忠告はきちんと聞くようにした方が良いでしょう。
また、思い込みでミスをしたことがある方は、知ったかぶりをやめて正しい業務の知識を突けるようにしてください。
または、本当はよく分かっていないのに、聞き返すことができずに適当に仕事を行ってしまう人もいます。
入ったばかりの新入社員や、まだ新人と呼ばれる年代の人にはありがちなミスです。
分からないと言って聞くこともできず、一度教わったことをもう一度聞くのが嫌で自分流のやり方を通してしまい、結局はミスを犯してしまうというパターンですね。
分かっていないことを聞くのは恥ではない
分かっていないことを分からないというのが恥ずかしいという風潮もありますが、それは違います。
分からないことは分からないままにせず、しっかりと聞き返してくれた方が、上司も先輩も嬉しいのです。
確かに、メモも取らずに指示を聞いて忘れてしまったのなら、それは問題かもしれません。
ですが、きちんとメモを取って最大限のことはしていたのに、分からなくなってしまったのなら、そのときにはきちんと聞いた方が良いでしょう。
説明を受けているときでも同様に、きちんと分からないことはその場で質問する勇気を持ちましょう。
分からないことを分からないままにしておくことは、後からの大きなミスにつながってしまいます。
分からないことを聞くのが恥なのではなく、分からないことを分からないままにすることでミスを犯してしまうことが恥だと思いましょう。
2.チャットやメールなどに気を取られて注意力が低下しがち
仕事をしていると、チャットやメールを多く利用することもあるでしょう。
毎日、色々な連絡がある度に業務内容が変わって、それについていくのが大変だという方も多いはずです。
メールやチャットに気を取られて、つい、目の前の仕事に対して気もそぞろな状態になってしまっているという人もいるのではないでしょうか。
他のことに気を取られているときには、満足に仕事をすることなどできるはずがありません。
注意力が低下してしまった状態ではミスを連発してしまうこともあるでしょう。
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注意力散漫な状態になってしまってミスが増えているという方は、きちんと目の前のことに集中するようにして下さい。
本当に緊急の要件なら、それは電話で伝えてくるはずです。
メールやチャットでの連絡なら、一時間ほどの遅れはさして気にならない要件のことが多いでしょう。
そうしたものに気を取られているうちにミスを繰り返してしまうくらいなら、目の前の仕事に集中しておいた方が良いですね。
3.確認作業をしていない
何度やってもミスを繰り返してしまうという場合には、確認作業をきちんと行っていないということもあるのではないでしょうか。
確認作業を行っていないということはありえないことのように思われるかもしれませんが、つい、確認作業を怠ってしまうということもあるでしょう。
また、確認作業をしているはずなのにミスを繰り返すというときには、確認作業をしているようでしていない、という可能性もあります。
これはどういうことなのでしょうか。
仕事への慣れから確認作業を怠っている
仕事に慣れてくると、確認作業を怠ってしまうこともあります。
慣れた業務なので、自分の能力を過信してしまい、つい、確認作業をしなくても良いかと思ってしまうのです。
確認しなくてもいつもと同じことをしているだけだから、という、その気のゆるみが仕事のミスにつながることになります。
確かに、趣味で行っていることなら、わざわざ確認作業は必要ないかもしれません。
ですが、仕事で行っていることでは、そこに責任問題も発生しますから、慣れた業務であってもしっかりと確認を行うことは絶対に必要なのです。
もう、ミスなくできるようになったからと言う気の緩みを持たず、慢心せずにしっかりと確認を行うことで小さなミスにはすぐに気づくことができるようになります。
また、確認作業をしているつもりでも、確認作業ができていなかったということもあります。
確認作業も、業務に慣れてくると一連の流れの内の一つに組み込まれてしまい、緊張感のない作業になります。
例えば、書類を仕上げたとき、提出前にしっかりとチェックをしたつもりでも、ただ流し見ているだけになってしまっているかもしれません。
ぱっと見ただけでチェックしたつもりになっているだけかもしれません。
それではなかなかミスに気づくことはできませんよね。
確認作業が、しっかりと気合を入れ直して「ミスを見つけるぞ」と言う気持ちで行うものでない限り、それはただの流し見であって、確認作業とは言えないのです。
確認をする意識をつける
確認するという意識は、常に持つようにしましょう。
確認作業を忘れないということも大切ですし、自分の仕事を改めてきちんと見返すというしっかりとした意識を持つことが大事なのです。
確認したのにミスをしてしまったというようなことがあれば、確認の時の意識が低いのでしょう。
チェックをするという習慣をきちんとつけて、細かなミスは自分の目で発見できるようにしましょう。
4.メモを取らない
ミスをする人は、メモを取らないということもあるようです。
仕事を覚えるときにはしっかりメモを取るのは当たり前でしょう。
ですが、そういった習慣がない人は、ついメモを取ることをせずに仕事をするので、単純な記憶違いなどでミスを犯してしまうことがあるのです。
１回聞いただけでは覚えられない
人間は、一回聞いただけではそう簡単に覚えることができません。
稀に、記憶力が異常に良い人ならできるかもしれませんが、ほとんどの人の場合には、一度聞いただけですぐにすべてを覚えることはできないのです。
業務指令を聞き間違えるようなことがあっては、ミスをしてしまうのは当たり前です。
きちんと指示されたことだったのに、忘れているようなことがあれば注意されて当然でしょう。
最初に支持されたことを忘れないためにも、メモを取ることは大切なのです。
特に、会社に入ってすぐのころには覚えなければいけないことがたくさんあります。
それを忘れないようにきちんとメモを取っておくことは絶対に必要です。
一回聞いただけで覚えられる人はいませんが、メモに取っていればいつでも見返すことができます。
そのメモを頼りに何度も行っていれば、日常業務を覚えることも簡単でしょう。
また、初めて行う業務でもミスをすることなく終えることができるはずです。
一度聞いたことを忘れないためにも、記憶力に自信のない人は特に、簡単なことだからと言って侮ることなくメモを取るように心がけてみてください。
自分なりのマニュアルや手順書を作ろう
メモを取るだけではなく、自分なりのマニュアルや手順書を用意しておくと仕事が楽になるかもしれません。
そうしたマニュアルがあれば、久しぶりに行う業務でもミスなくこなすことができますよね。
忘れてしまいそうだと思った場合には、面倒くさくてもマニュアルを作っておくことで、同じ間違いを防ぎ、また、新たな間違いを防ぐこともできます。
後輩に指導をするときにも使うことができますし、自分なりにまとめておくだけで頭に入りやすくなりますよね。
ミスを絶対にしないようにするためには、自分にできることをまとめておくということも大切です。
マニュアルを作った方は、そのマニュアルを使うたびに更新していくことも忘れないようにしてくださいね。
してしまったミスも一緒にメモをしておき、その対策も書いておけば、いつか絶対に何のミスもなく業務をこなすことができるようになるでしょう。
5.ミスをしてしまうかもと恐怖がある
ミスをしてしまうかもと言う恐怖感は、逆にミスを招くことになってしまいます。
負のスパイラルに陥ってしまうと、なかなかそこから抜け出すことができなくなりますよね。
特に、仕事で以前にしてしまったような大きなミスがトラウマになってしまっている人は、ミスをしてしまう恐怖感が逆に、ミスを引き起こすことになってしまいます。
この原因にはどのようなものがあるのでしょうか。
ミスがミスを呼ぶ
以前にしてしまったミスがミスを呼ぶということが不思議に思われる方もいるかもしれません。
ミスをすると、その分だけ反省をするので、次につながるのではないかと言う肩もいるでしょう。
確かに、心が強い人はそれをできるのかもしれません。
また、そのミスが大事にならずに済んだという方は、ミスを乗り越えて仕事が上手にできるようになっていくでしょう。
ですが、ミスをしてしまい、ミスをすることが怖くなってしまった人は違います。
ミスが怖いと思うと、そこで頭が働かなくなってしまうのです。
「またミスをしていたらどうしよう」「どうしたらミスがなくなるのだろう」「ああ、事前に発見したけれどまたミスをしていた」
ということが重なっていき、だんだんと仕事に対する自信を無くしてしまうのです。
こうなると、ミスをしないことに必死になってしまい、与えられた課題をこなすことが困難になるのです。
この状況では臨機応変に動くことなどできないので、予想外のことが起こると、もうどうしようもなくなってしまい、またミスをしてしまうのです。
繰り返すミスが怖くなると、もうそこから抜け出すことができません。
一度してしまったミスが、頭の働きを鈍らせてしまい、また新たなミスにつながっていくようになるのです。
完璧主義はやめよう
ミスをすることが怖いと思っている人は、完璧主義の状態に陥ってしまっている可能性が高いですね。
一つのミスもなく、完璧に仕上げようとするあまりに、頭がガチガチになってしまうのです。
確かに、完璧主義はある意味ではとても良いことではあります。
ですが、融通の利かない完璧主義は、逆に周囲に迷惑をかけてしまうでしょう。
完璧にこなそうとするあまりに、自分の世界に閉じこもってしまうからです。
また、一つの仕事に時間をかける割に、予想外のことが起こるとパニックになってしまう傾向も強いので、「使えない」人だと言われてしまうようになります。
これではいけません。
ミスをしてしまうことが怖くて完璧主義になっている方は、少し肩の力を抜くようにしましょう。
そして、周囲の力を借りることを考えましょう。
確かに、ミスをしないように気を付けることは大切ですが、しっかりと周りと連携が取れていれば、ミスは事前に発覚する場合がほとんどです。
小さなミスなら大事になることがないので、すぐに修正することも可能でしょう。
ミスをすることが怖いという気持ちを上司や同僚、先輩に相談して、仕事が終わった後にしっかりとチェックをしてもらえるようにした方が良いですね。
