仕事のミスをすると怒られてしまい、モチベーションも下がりますよね。
仕事のミスに気づいたときのヒヤッとした気分は、二度と味わいたくないと考えている人も多いのではないでしょうか。
あまりミスを繰り返すと信頼を損なう可能性もありますから、常にミスをしないように気を付けていなければなりません。
ですが、だからと言って簡単にミスをなくすことはできないでしょう。
どれだけ気を付けていても、人間はミスをしてしまう生き物だからです。
ただし、あまりにも多い仕事のミスは、自分の仕事の方法を間違っている可能性があります。
少し仕事の仕方を変えるだけで、仕事のミスが減るかもしれません。
では、仕事におけるミスを減らすためには、具体的にどのようなことをすれば良いのでしょうか。
ミスを繰り返さないためにも、気を付けるべき仕事のコツについて詳しくご紹介します。
目的を理解していない
仕事でミスをする方は、仕事の目的を理解していないことが多いのではないでしょうか。
仕事は自分自身を養うために行うものでもありますが、しっかりと責任をもって会社に貢献するという目的も含まれています。
遊び感覚で行うものではないので、ミスを繰り返してはいけないのです。
ミスをする人は、自分自身を慰めて終わるのではなく、きちんとミスを分析して、ミスをしないためにどうすれば良いのか考えなおしてみましょう。
以下に、仕事でミスが起こる原因や対策方法を記しました。
自分がどのタイプに当てはまるのか、どういった原因でミスをしてしまうのか、確認してみましょう。
1.仕事の内容を理解していない
仕事でミスを繰り返してしまっているときには、仕事の内容をきちんと理解してないという可能性があります。
仕事の内容が分かっていなければ、ミスをしてしまうのは当たり前です。
仕事内容を理解せずに仕事をするなどありえないと考える方がいるかもしれませんが、
ミスを多く繰り返してしまう人の場合には、仕事内容を理解していないというのはそう珍しいことでもありません。
知ったかぶりになっている
仕事内容を理解せずに仕事をする人は、知ったかぶりになってしまっている可能性があります。
思い込みが激しいタイプであるということができるかもしれません。
業務に対して間違った知識を持ってしまっているので、自分が間違ったことをしてしまっているということに気づかないのです。
自信過剰なタイプですと、こういったことが良くあります。
間違っていることに気づいていないので、必ずミスを犯すのですが、その原因が分かっていないということになるのです。
こういったタイプの人は、周囲から間違っていることを忠告されても聞き入れないということもあります。
自覚がある人は、周囲の忠告はきちんと聞くようにした方が良いでしょう。
また、思い込みでミスをしたことがある方は、知ったかぶりをやめて正しい業務の知識を突けるようにしてください。
または、本当はよく分かっていないのに、聞き返すことができずに適当に仕事を行ってしまう人もいます。
入ったばかりの新入社員や、まだ新人と呼ばれる年代の人にはありがちなミスです。
分からないと言って聞くこともできず、一度教わったことをもう一度聞くのが嫌で自分流のやり方を通してしまい、結局はミスを犯してしまうというパターンですね。
分かっていないことを聞くのは恥ではない
分かっていないことを分からないというのが恥ずかしいという風潮もありますが、それは違います。
分からないことは分からないままにせず、しっかりと聞き返してくれた方が、上司も先輩も嬉しいのです。
確かに、メモも取らずに指示を聞いて忘れてしまったのなら、それは問題かもしれません。
ですが、きちんとメモを取って最大限のことはしていたのに、分からなくなってしまったのなら、そのときにはきちんと聞いた方が良いでしょう。
説明を受けているときでも同様に、きちんと分からないことはその場で質問する勇気を持ちましょう。
分からないことを分からないままにしておくことは、後からの大きなミスにつながってしまいます。
分からないことを聞くのが恥なのではなく、分からないことを分からないままにすることでミスを犯してしまうことが恥だと思いましょう。
2.チャットやメールなどに気を取られて注意力が低下しがち
仕事をしていると、チャットやメールを多く利用することもあるでしょう。
毎日、色々な連絡がある度に業務内容が変わって、それについていくのが大変だという方も多いはずです。
メールやチャットに気を取られて、つい、目の前の仕事に対して気もそぞろな状態になってしまっているという人もいるのではないでしょうか。
他のことに気を取られているときには、満足に仕事をすることなどできるはずがありません。
注意力が低下してしまった状態ではミスを連発してしまうこともあるでしょう。
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注意力散漫な状態になってしまってミスが増えているという方は、きちんと目の前のことに集中するようにして下さい。
本当に緊急の要件なら、それは電話で伝えてくるはずです。
メールやチャットでの連絡なら、一時間ほどの遅れはさして気にならない要件のことが多いでしょう。
そうしたものに気を取られているうちにミスを繰り返してしまうくらいなら、目の前の仕事に集中しておいた方が良いですね。
3.確認作業をしていない
何度やってもミスを繰り返してしまうという場合には、確認作業をきちんと行っていないということもあるのではないでしょうか。
確認作業を行っていないということはありえないことのように思われるかもしれませんが、つい、確認作業を怠ってしまうということもあるでしょう。
また、確認作業をしているはずなのにミスを繰り返すというときには、確認作業をしているようでしていない、という可能性もあります。
これはどういうことなのでしょうか。
仕事への慣れから確認作業を怠っている
仕事に慣れてくると、確認作業を怠ってしまうこともあります。
慣れた業務なので、自分の能力を過信してしまい、つい、確認作業をしなくても良いかと思ってしまうのです。
確認しなくてもいつもと同じことをしているだけだから、という、その気のゆるみが仕事のミスにつながることになります。
確かに、趣味で行っていることなら、わざわざ確認作業は必要ないかもしれません。
ですが、仕事で行っていることでは、そこに責任問題も発生しますから、慣れた業務であってもしっかりと確認を行うことは絶対に必要なのです。
もう、ミスなくできるようになったからと言う気の緩みを持たず、慢心せずにしっかりと確認を行うことで小さなミスにはすぐに気づくことができるようになります。
また、確認作業をしているつもりでも、確認作業ができていなかったということもあります。
確認作業も、業務に慣れてくると一連の流れの内の一つに組み込まれてしまい、緊張感のない作業になります。
例えば、書類を仕上げたとき、提出前にしっかりとチェックをしたつもりでも、ただ流し見ているだけになってしまっているかもしれません。
ぱっと見ただけでチェックしたつもりになっているだけかもしれません。
それではなかなかミスに気づくことはできませんよね。
確認作業が、しっかりと気合を入れ直して「ミスを見つけるぞ」と言う気持ちで行うものでない限り、それはただの流し見であって、確認作業とは言えないのです。
確認をする意識をつける
確認するという意識は、常に持つようにしましょう。
確認作業を忘れないということも大切ですし、自分の仕事を改めてきちんと見返すというしっかりとした意識を持つことが大事なのです。
確認したのにミスをしてしまったというようなことがあれば、確認の時の意識が低いのでしょう。
チェックをするという習慣をきちんとつけて、細かなミスは自分の目で発見できるようにしましょう。
4.メモを取らない
ミスをする人は、メモを取らないということもあるようです。
仕事を覚えるときにはしっかりメモを取るのは当たり前でしょう。
ですが、そういった習慣がない人は、ついメモを取ることをせずに仕事をするので、単純な記憶違いなどでミスを犯してしまうことがあるのです。
１回聞いただけでは覚えられない
人間は、一回聞いただけではそう簡単に覚えることができません。
稀に、記憶力が異常に良い人ならできるかもしれませんが、ほとんどの人の場合には、一度聞いただけですぐにすべてを覚えることはできないのです。
業務指令を聞き間違えるようなことがあっては、ミスをしてしまうのは当たり前です。
きちんと指示されたことだったのに、忘れているようなことがあれば注意されて当然でしょう。
最初に支持されたことを忘れないためにも、メモを取ることは大切なのです。
特に、会社に入ってすぐのころには覚えなければいけないことがたくさんあります。
それを忘れないようにきちんとメモを取っておくことは絶対に必要です。
一回聞いただけで覚えられる人はいませんが、メモに取っていればいつでも見返すことができます。
そのメモを頼りに何度も行っていれば、日常業務を覚えることも簡単でしょう。
また、初めて行う業務でもミスをすることなく終えることができるはずです。
一度聞いたことを忘れないためにも、記憶力に自信のない人は特に、簡単なことだからと言って侮ることなくメモを取るように心がけてみてください。
自分なりのマニュアルや手順書を作ろう
メモを取るだけではなく、自分なりのマニュアルや手順書を用意しておくと仕事が楽になるかもしれません。
そうしたマニュアルがあれば、久しぶりに行う業務でもミスなくこなすことができますよね。
忘れてしまいそうだと思った場合には、面倒くさくてもマニュアルを作っておくことで、同じ間違いを防ぎ、また、新たな間違いを防ぐこともできます。
後輩に指導をするときにも使うことができますし、自分なりにまとめておくだけで頭に入りやすくなりますよね。
ミスを絶対にしないようにするためには、自分にできることをまとめておくということも大切です。
マニュアルを作った方は、そのマニュアルを使うたびに更新していくことも忘れないようにしてくださいね。
してしまったミスも一緒にメモをしておき、その対策も書いておけば、いつか絶対に何のミスもなく業務をこなすことができるようになるでしょう。
5.ミスをしてしまうかもと恐怖がある
ミスをしてしまうかもと言う恐怖感は、逆にミスを招くことになってしまいます。
負のスパイラルに陥ってしまうと、なかなかそこから抜け出すことができなくなりますよね。
特に、仕事で以前にしてしまったような大きなミスがトラウマになってしまっている人は、ミスをしてしまう恐怖感が逆に、ミスを引き起こすことになってしまいます。
この原因にはどのようなものがあるのでしょうか。
ミスがミスを呼ぶ
以前にしてしまったミスがミスを呼ぶということが不思議に思われる方もいるかもしれません。
ミスをすると、その分だけ反省をするので、次につながるのではないかと言う肩もいるでしょう。
確かに、心が強い人はそれをできるのかもしれません。
また、そのミスが大事にならずに済んだという方は、ミスを乗り越えて仕事が上手にできるようになっていくでしょう。
ですが、ミスをしてしまい、ミスをすることが怖くなってしまった人は違います。
ミスが怖いと思うと、そこで頭が働かなくなってしまうのです。
「またミスをしていたらどうしよう」「どうしたらミスがなくなるのだろう」「ああ、事前に発見したけれどまたミスをしていた」
ということが重なっていき、だんだんと仕事に対する自信を無くしてしまうのです。
こうなると、ミスをしないことに必死になってしまい、与えられた課題をこなすことが困難になるのです。
この状況では臨機応変に動くことなどできないので、予想外のことが起こると、もうどうしようもなくなってしまい、またミスをしてしまうのです。
繰り返すミスが怖くなると、もうそこから抜け出すことができません。
一度してしまったミスが、頭の働きを鈍らせてしまい、また新たなミスにつながっていくようになるのです。
完璧主義はやめよう
ミスをすることが怖いと思っている人は、完璧主義の状態に陥ってしまっている可能性が高いですね。
一つのミスもなく、完璧に仕上げようとするあまりに、頭がガチガチになってしまうのです。
確かに、完璧主義はある意味ではとても良いことではあります。
ですが、融通の利かない完璧主義は、逆に周囲に迷惑をかけてしまうでしょう。
完璧にこなそうとするあまりに、自分の世界に閉じこもってしまうからです。
また、一つの仕事に時間をかける割に、予想外のことが起こるとパニックになってしまう傾向も強いので、「使えない」人だと言われてしまうようになります。
これではいけません。
ミスをしてしまうことが怖くて完璧主義になっている方は、少し肩の力を抜くようにしましょう。
そして、周囲の力を借りることを考えましょう。
確かに、ミスをしないように気を付けることは大切ですが、しっかりと周りと連携が取れていれば、ミスは事前に発覚する場合がほとんどです。
小さなミスなら大事になることがないので、すぐに修正することも可能でしょう。
ミスをすることが怖いという気持ちを上司や同僚、先輩に相談して、仕事が終わった後にしっかりとチェックをしてもらえるようにした方が良いですね。
6.仕事の整理整頓ができていない
仕事のミスをしてしまう人は、仕事の整理整頓ができていない状態にあるのかもしれません。
特に、多くの仕事を任されている人は、やらなければいけないことが頭の中でいっぱいになってしまっている状態なのでしょう。
その状態では、一つの仕事をこなしているときでも、同時並行で行っている仕事のことが気になってしまい、
その所為でタスクを満足に完了させられてない状態にある可能性があります。
仕事が溜まってしまっている人は、To DOリストを作ってみるなどして、自分がしなければいけないことを整理整頓してみましょう。
また、仕事の整理整頓だけではなく、デスク周りの整理整頓をすることも大切です。
仕事をする場所をすっきりさせておくことによって、気持ち良く仕事をすることができます。
また、書類をなくしてしまった、しなければいけない仕事が埋もれてしまっていたなどの単純なミスが減るでしょう。
仕事環境を綺麗にして、整理整頓しているだけで自分がしなければいけないことがはっきりとわかるようになるのではないでしょうか。
7.段取りをつけない
仕事ができない人は、行き当たりばったりで作業をしている可能性があります。
仕事の能力が低いのではなく、段取りができていないからこそ、仕事ができていないのです。
細かなミスはあまりしないけれど、仕事が期日までに終わらない、途中で仕事の効率が悪くなって最終的に失敗するという方は、段取りをつけていないことが原因ではないでしょうか。
何事にも下準備というものは必要です。
仕事に対するやる気があったとしても、段取りが悪くては仕事でミスをするのは当たり前です。
熱意だけで仕事を推し進めている人は、少し仕事のやり方を見直した方が良いでしょう。
段取り八分、仕事二分
仕事は、段取り八分、仕事二分です。
段取りが主な仕事になっていることが分かりますね。
段取りが良ければ、仕事でミスをすることはあまりありません。
もちろん、実際に業務を行う上で、細かなミスを売ることはあるかもしれませんし、臨機応変に対応することができなければ、ミスは必ず犯します。
ですが、段取りをしっかり作っておくことで、予想外の問題に驚いてしまうというようなこともなくなりますし、
期日までに仕事ができなくて焦るというような事態からも逃れることができるでしょう。
段取りが上手であれば、仕事もサクサクとスピーディーに進めることができます。
行き当たりばったりでは、その場で出た結果をどうにか形にしなければいけないので、まるでギャンブルのようになってしまいます。
仕事を任されたときには段取り八分という配分を忘れることなく、いきなり業務に取り掛かることなく、しっかりと下準備をしておくことを心がけてみてください。
仕事の流れを把握しておく
下準備をする上では、仕事の流れを把握しておくことが大切です。
段取りを考えると、仕事の流れを把握することができるので、予想外のことにびっくりするようなことがありません。
仕事を割り振られたときに、どのようにして段取りをつけて良いのか分からない時には、先輩に話を聞いてみることにしましょう。
もし、段取りについて教えてもらうことができれば、仕事でのミスが少なくて済むはずです。
段取りを一から整えなければいけない仕事の場合には大変ですね。
その場合には、予想されうるミスや、どのような結果が生まれるかなどを詳細に予想しておくことでミスを防ぐことができます。
仕事の流れを常に把握しておくというのは、絶対に大切です。
目の前のことばかりに気を取られて、大局を見ることを忘れていては、大きなミスに気付かないということもあるので気を付けてくださいね。
8.反省をしない
ミスを繰り返す人は、犯してしまったミスに対して反省していないという特徴があります。
すぐにミスをしたことを忘れてしまうので、ミスに対しての意識が弱くなっているのです。
ミスは、しないよに努力しなければ繰り返すでしょう。
人間は失敗をする生き物ですから、それに対する反省がなければ成長することもできないのです。
ミスを繰り返さないようにするためには、ポーズだけではなく、心から反省しなくてはいけません。
言葉に出して謝り、反省しているような姿を周囲に見せるだけでは反省しているとは言えないでしょう。
反省しているときには落ち込む以外にもしなければいけないことがあります。
ミスを繰り返さないような正しい反省の仕方を覚えましょう。
改善理由を明確にしていない
まず、ミスをしてしまったときには改善箇所を明確にしましょう。
ミスをして落ち込んでいるだけでは意味がないのです。
ミスをして怒られたときには落ち込みますし、もう、そのことは思い出したくないと思うかもしれません。
ですが、忘れてしまえばそこまでです。
しっかりと自分のミスを見つめ直して、どこが悪かったのか考えてみましょう。
その上で、どのようにすればミスがなくなるのか、改善点を考えてみると良いですね。
改善するポイントが間違っていないかどうかは、周囲の人に聞いてみると良いかもしれません。
特に、その仕事を長年こなしてきた先輩に聞けば、自分が知らなかった対処法を教えてくれるということもあるのではないでしょうか。
どの部分を改善し、その改善する理由が何であるのかと言うことをきちんと把握していれば、ミスは確実に減るでしょう。
がむしゃらに行き当たりばったりで仕事をしていては、ミスの回数は減りません。
数をこなして身体で覚えていく仕事なら良いですが、それよりも効率が良い方法でミスをなくしていけるようにしましょう。
ミスを次にどう生かすのかを考える
「失敗は成功の元」とよく言われるでしょう。
ミスは確かに時間と労力の無駄ですし、多くの人に迷惑をかける原因となってしまいます。
そのため、ミスをすることが無駄なことで、どうしようもないことだと考える人も少なくありません。
ですが、ミスをすることは、自分の業務を改善する良いきっかけになるのです。
ミスを次に活かすことを考えれば、自分の失敗が無駄になりません。
反省しているのなら落ち込むだけではなく、次に活かせる様にしっかりと分析を行うようにしましょう。
ミスを次に活かしてこそ、仕事ができる人になることができるのです。
恥ずかしかったからと言ってミスを忘れるようでは、本当に反省したとは言うことができないでしょう。
9.責任感を持って仕事をしていない
ミスを繰り返してしまう、ミスをしてしまう人の中には、責任感を持って仕事をしていないということがあるでしょう。
特に、周囲が優しい職場だと、責任感が生まれずに、そのことが仕事のミスにつながっている可能性があります。
周囲の人が必ずミスをカバーしてくれる、またはミスを責めずに慰めてくれるので、ミスをしても大丈夫だという頭になってしまっているのです。
ミスをしないようにするためには、責任感を持って仕事に取り掛かる必要がありますが、その覚悟が足りないことがミスを生んでいるのかもしれません。
ミスを誰かのせいにする
ミスをしたときに誰かのせいにするのはとても簡単です。
自分の所為ではなく、「自分の能力に合わない仕事を任せてきた上司が悪い」「一緒に仕事をしていた同僚がミスに気付かなかったのが悪い」「ミスをしないように仕事を教えてくれなかったのが悪い」と、いくらでも他人のせいにすることができるのです。
誰がどう見ても、その人に責任があるのに、責任逃れをすることばかりを口にしている人は、仕事に対する責任感のようなものが欠如していると考えられるでしょう。
また、口に出しては言わずとも、心の中で常に周囲に不満を持っている人は、自分が他人に責任転嫁する傾向にあるということに気づいた方が良いかもしれません。
「ミスを誰かのせいにする」と言うと、常に口に出して文句を言っているように思えるかもしれませんが、それは違います。
表面上は「申し訳ありませんでした」と謝っても、心の中では「私の所為ではない！」と考えている人もいます。
ミスを繰り返してしまう人は、この心の中での責任転嫁がミスを生み出す原因になってしまっていると考えられるでしょう。
責任転嫁をしない
責任転嫁はミスを生み出す原因になります。
自分が悪いとは思っていないので、ミスに対する危機管理ができていないのです。
口に出して責任転嫁をしていることばかりが悪いのではなく、心の中で他人の所為にして反省していない人も、ミスを繰り返す傾向にあります。
他人の所為にしていると気持ちは楽ですが、成長は絶対にしません。
他の人が頑張れば良いと思っているので、自分のミスの原因を直すことができないのです。
心の中で責任転嫁を繰り返していると、それは口にしなくても態度で周囲の人にばれてしまうこともあります。
それでは本当に困ったときに誰も助けてくれなくなってしまうでしょう。
心の中であっても責任転嫁をせずに、自分のミスは自分で受け止める度量を持たなければ、繰り返すミスから逃れることはできません。
絶対にミスをしないようにしようと思ったら、ミスをしたときの言動や自分の気持ちを改める必要がありますね。
最後に
上述の方法をいくつか試してみて、一番自分に合った方法を選ぶことで仕事のミスは確実に減るでしょう。
自分がどのようなパターンでミスを繰り返してしまうのか、自分自身の行動や仕事の方法を分析してみることも大切ですね。
仕事のミスが減ってくると、自信がつき、仕事も楽しくなってくるでしょう。
ただし、どれだけ気を付けていても仕事でミスをしてしまうことはあります。
それは人間なら当たり前のことですし、周囲の人間との連携がミスにつながることもあるので、一概に自分だけの責任であるとも言えません。
調子が悪い時には、何かミスをして怒られてしまうrこともあるでしょう。
ここでは、最後に、気を付けていてもミスをしてしまったときの対処法についてご紹介します。
もしミスをした場合でも報連相ができていれば大事にはならない
もし、ミスをしてしまったときには、そのミスを隠さないようにしましょう。
小さなミスであっても、隠しているときには大事になる可能性があります。
ミスを隠すことで信用を無くしてしまうという問題もあります。
会社では「報連相」という言葉がありますよね。
「報＝報告」「連＝連絡」「相＝相談」です。
ミスをしてしまったときには、必ず上司に報告を忘れないようにしましょう。
そして、その上で相談をしてミスをカバーできるように頑張ってください。
小さなミスなら、小さなミスの内に気づいてカバーすることが大切なのです。
ミスをしないことが一番大切ですが、その上でミスを大事にしないことが二番目に大切なことだということはしっかり覚えておかなければいけませんね。
ただし、同じミスを何回もすると信用されなくなるので注意を！
報連相が大切だとは言っても、同じミスを何度も繰り返してはいけません。
大事にならないことが大切ではあっても、同じミスを何度もすると信用を無くしてしまいます。
そのたびにカバーしなければいけない周囲にとっても負担になってしまうでしょう。
仕事ができない人だと思われてしまうことに違いありません。
ミスは一度目なら良いかもしれませんが、二度目からは絶対にしないように努力をしましょう。
二度目のミスを防ぐためには、成就のミスをしないようにするコツが必要です。
同じミスは二度と繰り返さない覚悟で、自分に合った仕事の方法を見つけて行動するようにしてくださいね。
