ですから、会社などは成長時期や低迷時期などに関わらず外の意見を聞く姿勢というものが重要になってくるのです。
オブザーバーが発言するということは会議で出された意見に何かしらの問題点を見つけたからであり出席者は貴重な意見として聞き入れるようにすると、会議内容もより深いものへと変わり有意義な話し合いにもなってきます。
次はオブザーバーになった場合に注意する点になります。
第三者の立場からサポートする
先ほどからオブザーバーとは会議では議決権を持たない人物だということをお話ししてきましたが、発言の内容には注目される人物であるということがわかりました。
そうした発言などは会議のメインとなる出席者によって吟味され、より鋭い指摘などがあれば会議の決定事項にも大きく影響してくることがわかります。
ただし、これはあくまでも第三者としての意見であることを忘れてはいけないといった問題も出てきます。
そもそもオブザーバーの意味は傍観者ということから発言に対する決定権などもありませんよね？ここでの発言というものもあくまでも外からの意見として言わなければいけないという事になってきます。
誰かの肩を持つような発言は決して許されませんし誘導するようなことも出来ません。
オブザーバーはあくまでっも第三者としても発言をしていかなければいけないのです。
そうした上で会議内容のサポートをしていくことになるのですが、かなり難しい立場にあると思いますよね？会議では重要な人物とされますが議決権は持てない・第三者としての意見は許されるが誰かの肩を持つような発言は許されないというかなり厳しい条件もあることがわかります。
将来的に自分がオブザーバーとして会議などへ出席する場合にはあくまでも第三者としての意見でなければいけませんし誰かの意見に同調するということは出来ませんのでしっかりと役割というものを確認するようにして下さい。
ここまではオブザーバーの会議における役割というものをお伝えしてきましたが、参加する目的なども知っておく必要が出てきます。
次からはどういった目的を持って参加することが大切かをお伝えしていきます。
オブザーバーが会議等に参加する目的
これまでは会社などにおける重要な会議の場合などを例にしたお話しをしてきましたが、オブザーバーとなり参加することはどういった会議でも出ることは可能となります。
これには色々な参加目的というものも出てきて専門家でなければいけないという事はなくなっていきます。
将来的な成長の為に会議へ参加するなど色々な目的というものも発生してきますのであなた自身もオブザーバーとして何かしらの会議へ出席する時があるかもしれません。
それでは一般的なオブザーバーの参加目的から見ていくことにしましょう。
会議内容を監視する
始めに必要となるのは会議では中立の立場を守り抜くという事になります。
その上でオブザーバーとして参加する場合には会議の内容を監視するという目的が出てきます。
監視するということについてですが前述したように色々と会議では上下関係が発生したり公平な意見交換というものが難しい場合が出てきます。
これは会社内でやっていてはいつまでたっても同じことの繰り返しとなり新しい意見が取り入れられないという事態にもなってしまいます。
会社とすれば企業の成長が最大の目的となりますから一部の人間の意見だけを聞くわけにはいきません。
そういった理由もありオブザーバーという会議を監視する人物を参加させることになってきます。
ですからオブザーバーとなった人は会議内容などをしっかりとチェックする必要が出てきます。
ただしどのような決定事項がなされようとその事に対しての意見というものは許されませんのでご注意下さい。
これはあくまでもオブザーバーがいると公平な会議内容になりやすいという事であり全てにおいて通用するということにはならないことを覚えておいて下さい。
次のことですがオブザーバーがいることによって最大の利点とも言える目的になりますのでしっかりと認識するようにして下さい。
メイン参加者の発言に責任を持たせる
会議のメインとなる人物は常にオブザーバーにより監視されているという事になりいい加減な発言が出来なくなってきます。
これは自分の意見に責任を持たせる上でとても有効な手段でもあり、オブザーバーが会議に参加する大きな目的とも言えることになります。
通常の会議ですと何かしらの上下関係が発生し、会議での発言者というものも曖昧になる場合が多く内容のある話し合いにはならないことが出てきます。
ですがオブザーバーが参加するとなると自分たちの話の内容を全てチェックされるわけですから発言したことに対する責任というものが出てきます。
これが会社にとっては良い方向へ進んでいくきっかけとなり最善とも言える運営方針などを決めることにも繋がっていくのです。
緊張感のない会議ですと誰がいつ発言したかもわからないままに終了など、どうでもよい会議が開かれますが第三者という人物がはいることによりそういったダラけた態度にはなりにくくなってきますよね？オブザーバーが入ることによってそういった状態も防ぐことになりますし何よりも自分の言った言葉には責任を持つという意味でも必要となってきます。
ここまでは会社の会議ということについての目的をお話ししてきましたが、オブザーバーの使い道というものはこういったものだけではありません。
ここからは会社に入社して間もない人が行うオブザーバーの参加目的ということを見ていきましょう。
ルールが守られているかチェックする
話し合いでも色々なルールなどがありそういったチェックをする人も必要となってきますが、話し合いの中心がチェックをすればなにかしらのトラブルにも発展する恐れがあります。