私たちはある程度の年齢になるとお金を稼がなければいけませんので、会社に就職したり自らがビジネスを始めたりするなど、様々な形で仕事に携わるようになると思います。
社会人として過ごしていくようになると、様々な経験や体験をしていくと思うのですが、その中には人事異動というものが存在しています。
比較的若年層の方でも人事異動という言葉は聞いたことがあると思いますが、文字通り人事異動とは「会社または組織の中において担当する職務もしくは役職、勤務地などが変わること」を意味しています。
会社がうまく機能していくためには様々な細かい点に配慮を行わなければいけません。
人事異動もそのために必要な要因のひとつであり、適材適所という言葉があるように適した人材を定義した場所に配置しておかなければいけません。
そうすることによって大きな成果を期待することができるので、結果的に会社が伸びていくということにつながるのです。
その人事異動に関して着目して考えてみると、当然ながら自分が在籍していた職場を離れたり、違う部署に異動になることなどがありますので、関係各位に対してしっかりと挨拶などを行わなければいけません。
ただ、社会人としての経験が乏しいからは人事異動を受けたことがない方もいたり、具体的なあいさつの行い方などを理解していない方なども多いと思います。
そこで、今回は社会人としてのルールの一つでもある人事異動の挨拶をテーマにして、異動挨拶をきっちり決めるための注意点についてご紹介していきたいと思います。
異動挨拶は大事なこと
異動挨拶は社会人としてのマナーでもあり、人として非常に大事なことでもあります。
社会人としての経験を持っている方に関しては、わざわざ挨拶の重要性を伝える必要性もないくらいに理解しているかとは思うのですが、人として様々な人間と関わり合いながら生きていくということを踏まえて考えてみれば、挨拶の重要性は社会人として経験している方ではなくても、大切なことであるということはすぐに気づけるはずです。
特に、仕事の面に関してはルールやマナーといったことは非常に重要視される部分にもなりますし、社外の人間との関わりなどがある場合に関してはさらに様々な意味で重要性が高まります。
もしもこの挨拶などの基本が理解できていない場合、場合によっては薄情な人間だと周りから思われたり、あまり良い印象を与えることができなくなってしまう可能性もありますので、理解していない方はこの機会に正しくルールやマナーを身につけるという意味でも理解をするようにしてください。
今までのお礼など
なぜ異動挨拶がこれほどまでに大切な存在なのかと考えられるのには理由が存在しています。
わざわざ説明するまでもないかもしれませんが、異動挨拶はただ相手に対して挨拶をするという意味ではなく、様々な意味が込められた行動になっているからです。
例えば、異動挨拶には今までのお礼という意味が含まれている行動にもなっています。
なぜならば、慣れ親しんだ部署から別の部署に異動する場合、当然ながらこれまで同じ職場で仕事をしてきた仲間に対してお礼を伝えなければいけませんよね。
同僚に対してもそうですし、自分のことをお世話してくれた上司に対してもしっかりと礼儀を尽くさなければいけません。
逆に考えてもしもあなたがこれまで目にかけてきた部下が何の挨拶もなく別の部署に行ってしまったという経験をしてしまったらどう思うでしょうか？
おそらくあまり良い気持ちになったりすることはないですよね。
それと同じように、自分自身が別の部署に行くのであれば必ずいやな思いをさせないためにお世話になった周りの方々へは挨拶をしっかりと行わなくてはいけないのです。
また、当然ながら社外の人間との関わりなどが存在している場合は絶対に行わなくてはいけません。
たとえば自分が担当していた取引先の人間が存在しているのであれば、自分が別の場所に異動になったことと、お礼を伝えるだけではなく、ビジネスの関係上として別の担当者に引継ぎなどをする旨などを伝えておかなければいけません。
これまで関わりを持ってきた人間が突然いなくなって別の人間が担当になりましたいきなり伝えられても、取引先の人間からしてみると礼儀やマナーを怠ったと捉えられても仕方がないからです。
なので、これらのことを踏まえで考えてみれば異動挨拶がどれほど大切な存在なのかということがよくお分かりいただけると思います。
新しい場所での挨拶など
異動の挨拶に関しては自分がその場所を去る時だけではなく、新しく着任する時に関しても行わなければいけない行動になります。
これに関してもわざわざ考えるまでもないかもしれませんが、自分が新しい環境に立たされた時には必ずその周りに初めて関わるような人間がたくさん存在しているはずです。
なので、その方たちに対してこれからよろしくお願いしますという気持ちを伝えるためにしっかりが挨拶を行わなければいけないので、新しい場所で着任する場合に関しても異動の挨拶は絶対に行わなければいけないことになるのです。
この挨拶に関しては非常に重要な行いであり、なぜならば円滑なコミュニケーションを築いていくでの第一歩となり、これを怠ってしまうと嫌なイメージを持たれてしまいますので、よいコミュニケーションが取れなくなってしまう可能性があるからです。
同じ会社の仲間として同じ目的に向かって行動していくためには、必ず同じ会社の人間としっかりとした信頼関係やコミュニケーション築いておかなければいけません。
これができていないと仕事がしにくい環境になってしまったり、業務に支障が出てしまう可能性もあります。
だからこそ、移動の挨拶に関しては去る時だけではなく、着任する場合にも重要視しておかなければいけない大事な行動になるといえます。
異動挨拶の方法は？
異動の挨拶の重要性を簡単にご紹介していきましたが、異動の挨拶の具体的な方法などあなたはご存知ですか？
社会人としての経験が長い方ならば心得ているかもしれませんが、まだ社会人としての経験が乏しい方であったり、そもそも人事異動を受けたことがないという方に関してはわからないのも無理はありません。
ただ、将来的なことを考えてみると、いつか人事異動を受けてしまう可能性は十分考えられますし、必ず知っておかなくてはいけないことにもなります。
先ほどお伝えしたように、理解していないと周りから悪い印象を盛られてしまう可能性などもありますので、十分注意が必要です。
なので、ここからは簡単に異動の挨拶の方法について触れていきたいと思います。
もしも異動の挨拶の方法を知らないのであれば、これからご紹介する一般的な方法を理解しておき、自分自身が異動の命令を受けた場合に対応できるように準備しておきましょう。
挨拶状やメール
異動の挨拶の方法の一つとしては「挨拶状やメール」での挨拶が主な方法として挙げられます。
この方法が用いられる場合としては、もちろん挨拶をする場合直接相手の目を見て挨拶をするのが一番ではありますので、極力直接挨拶をすることが求められますが、場合によっては直接挨拶をしたりすることが難しいような状況もあると思います。
例えば、自分が所属している会社があまりにも多くの従業員を雇っている場合、直接一人一人に挨拶をしたりすると膨大な時間がかかってしまう可能性がありますよね。
そのような場合に関しては直接一人一人に対して挨拶をすることは難しい場合がありますので、メールで一括送信を送ったりするような方法が用いられたりする場合もあります。
また、取引先などの企業が存在していた場合、比較的近い場所、もしくは直近で伺う都合があるならば直接挨拶ができますが、距離が離れていたり、伺う機会が全くなさそうな場合に関しては挨拶状などを用いて連絡をしたりするような方法などが取られます。
挨拶状やメールなどで連絡をする場合は基本的に決まった定型文などが存在しており、できれば一つ一つ個別で自分自身の言葉で挨拶を述べたりするのが礼儀正しい連絡方法になります。
初めて異動命令を受けた場合は、どのように連絡をすれば良いのか分からない方もいると思いますので、インターネット上にさまざまなフォーマットがあるのでそれらを参考にして自分自身で挨拶文を作るようにしてみれば失敗することは少ないと思いますので気をつけるようにしてください。
スピーチなど
異動の挨拶の方法の一つとしては「スピーチなど」での挨拶が主な方法として挙げられます。
この方法が用いられる場面としては、一般的に考えて同じ会社の人間に対して挨拶を行ったりする場合がほとんどです。
人事異動を受けた場合に、所属している部署の方は気を聞かせて挨拶をさせてくれる場を設けてくれる場合などがあります。
そのような場面に関しては、異動前の部署と移動後の部署でさせてくれるようになると思いますので、しっかりと自分の言葉で挨拶の言葉を述べるようにする必要性があります。
おそらく人事異動などを受けたことがない方に関してはどのような言葉で挨拶をすれば良いのか不安に感じたりする方もいると思います。
しかしながら、必要以上に不安に感じる必要性がありません。
スピーチと言っても簡易的な挨拶で問題はありませんので、一般的には2.3分ほどでスピーチを行なったりするのが通例になっていますので、自分のために時間を作ってくれたことに対するお礼と、これまでお世話になったことに対してのお礼、そして自分がどのような部署に異動になったのかということを簡易的に説明した上で締めくくりの言葉を述べればそれで大体は問題はありません。
こちらに関してもインターネット上で検索すれば簡単にスピーチの定型文などは検索することができるようになっていますので、不安な方に関しては事前にどのような事を喋れば良いのかという定型文をチェックしておき、失敗がないようにしっかりと頭の中に入れ込んでおけば問題はないはずです。
異動挨拶をきっちり決めるための7個の注意点
ここまでは簡単に異動挨拶の方法をご紹介していきましたが、ここからは異動挨拶をもしも行う場合に、必ず注意していただきたいことについてご紹介していきたいと思います。
先ほどもお伝えした通り異動挨拶に関しては社会人としての礼儀の一つでもあり、非常に大切な行いになります。
この行動一つで自分自身の印象が大きく左右されると言っても過言ではありません。
もう会わないから別にどうでもいいやという気持ちを持たずに、しっかりと最後まで相手のことを考えたり、自分が感じているお礼の気持ちを伝えることによって最後まで良い関係性を築くことができるようになります。
良い関係性を築きたいと思う気持ちをしっかりと持つことが大切であり、特に取引先の企業からしてみるとそれがその会社の印象に繋がるようになりますので、取引先の人間にとってはこれからも継続される大切な印象につながります。
なので、必ずこれからご紹介する異動挨拶における注意点についてはしっかりと理解をして行うようにしてください。
これらをきちんと全うすることで自分自身を守ることにも繋がるようになりますので、その点を意識した上で確認してみてください。
1.挨拶状や挨拶の内容を確認する
まずはじめにご紹介する異動挨拶をきっちり決めるための注意点としては「挨拶状や挨拶の内容を確認する」ということが挙げられます。
なぜ「挨拶状や挨拶の内容を確認する」ということが注意点に該当するのかと考えたときに、これらを確認しておかないと挨拶を行う際にきっちり決めることができなくなってしまったり、間違った表現方法を使ってしまったりしてしまう可能性があるからです。
それなりに社会人経験が豊富な方に関しては、人事異動を受けた経験もあるかもしれませんので、どのような言葉で挨拶をしたり、どのような言葉を使って挨拶状を作ればいいのかということなどは理解しているかもしれません。
しかしながら、社会人経験が乏しい方であったり、そもそも人事異動をまだ受けたことがない方に関してはどのような挨拶をすれば良いのか、どのような内容を挨拶状に記載すれば良いのかわかっていない可能性が高いです。
これをわからないまま自分の想像だけで行ってしまったりすると、拙い挨拶文になってしまったり、めちゃくちゃな挨拶になってしまったりしてしまいがちです。
なので、挨拶状を作ったり、挨拶を行ったりする前には必ずどのようなことを話せば良いのか、どのようなことを記載しなければいけないのかということを絶対に確認してください。
特に人前でスピーチなどをするときに関しては緊張してしまいやすいので、頭の中が真っ白になってしまったり、何を喋れば良いのか分からなくなってしまってしっかりと気持ちが伝わらないような挨拶になってしまいがちです。
そのような行動をしてしまうと恥をかいてしまうのは自分ですし、社外の人間に対して挨拶状送ったりするのであれば必要以上に気を使わなければいけません。
失礼な表現方法を用いてしまうと、それはそのまま会社の印象に直結するようになりますので、会社にとって不利益な行動になってしまいます。
なので必ず挨拶状や挨拶の内容を確認するということを忘れないようにしてください。
お礼や挨拶の言葉、今後の抱負など
挨拶状や挨拶の内容なんて簡単な内容でしょ？と高を括っていると恥ずかしい思いをしてしまうことになってしまいます。
冒頭でもお伝えした通り挨拶は非常に重要な行いであり、自分自身の良い印象を決定づける大切な要因になります。
だからこそ、挨拶に関しては何事においても非常に重要視をしておかなければいけません。
挨拶状に関してはまだ考えながら作成することができるかもしれませんが、人前でのスピーチや人前での挨拶に関しては、しっかりと考えておかないと言葉が出てこない可能性などもあります。
一般的に考えて、挨拶をする場合はそれなりに形なども決まっていますので、それらがバラバラになった拙い挨拶を聞くと、聞いている方もあまりうれしい気持ちにはなりません。
なので、しっかりとお礼の言葉の一般的な伝え方、そして挨拶に言葉、今後の抱負などをすらっと伝えられるようにある程度簡単な内容くらいは頭に叩き込んでおくようにしてください。
そもそも人事異動はいきなり今日伝えられて今日いきなり異動するというようなものでもありませんので、事前に伝えられているということは事前にそのような状況をある程度想像することができるということになります。
それを踏まえて考えてみると、しっかりと挨拶もできないような人間は何事においても準備不足な人間であると判断されてしまいますので、自分自身の評価を落とさないためにもしっかりと準備しておくように注意しておきましょう。
2.挨拶のタイミングを注意する
次にご紹介する異動挨拶をきっちり決めるための注意点としては「.挨拶のタイミングを注意する」ということが挙げられます。
なぜ「.挨拶のタイミングを注意する」ということが注意点に該当するのかと考えたときに、異動の挨拶のタイミングを間違えてしまうことによって、会社にとって不利益な状況になってしまうことを防ぐためです。
どういうことかと言いますと、異動することが分かってすぐに連絡をしないといけないと思っている人がいますが、残念ながらその考え方が間違っています。
一般的に考えて異動をする際には、当然事前通達があり、それから後日正式に告知が解禁されるというのが通例になっています。
なので、異動の連絡が来てすぐに周りに連絡をするのではなく、きちんと異動の正式な告知解禁日が来るまではしっかりとそれを待つ必要性があります。
なので、告知解禁日が来るまでは一般的に考えて機密情報となっていますので公開することはできません。
もしもこれを公開してしまった場合、会社から注意をうける可能性があり、自分の評価を貶めてしまう行動になってしまいます。
だからこそ挨拶のタイミングはしっかりと注意をしておかなければいけないのです。
もしも会社から正式な告知解禁日の連絡がなかった場合、必ず上司に相談しどのような対応すればいいのかということの指示を仰ぐようにしてください。
3.得意先や取引先への挨拶を忘れない
次にご紹介する異動挨拶をきっちり決めるための注意点としては「得意先や取引先への挨拶を忘れない」ということが挙げられます。
これに関してはわざわざ説明する必要もないくらいに一般的なことになると思うのですが、得意先が取引先に関しては会社にとってのお客様であり、とても大切な存在です。
なので、自分が異動を受けた場合には必ず挨拶をしておかなければいけない存在になります。
先ほどもお伝えしましたが、自分自身が得意先が取引先の立場に立って考えてみれば、いきなり担当者が変わって別の人間が引き継ぐことになりましたと言われても、急なことなので不安な気持ちになったりしますよね。
ルールやマナーを守れないような会社なんだと思われても仕方がありませんし、前の担当者の人間が一般的な気遣いなどもできないような人間だったんだと思い、嫌な気分になってしまったりその会社に対して不信感をもってしまったりするような結果につながってしまいます。
しかしながら、その会社は当然得意先が取引先であれば今後も関係性を続けていかなければいけませんので、自分の行いによって不信感を持たれてしまったとなると自分自身が危うい立場になってしまいます。
そのようなことを考えなくても、そもそもビジネス上で関わりがある人間なのであれば挨拶をするのが当たり前ということは少し考えればわかるはずです。
なので、必ず得意先や取引先に関してはしっかりと挨拶を行うということを注意してください。
しかしながら、挨拶をしないといけないという気持ちが高ぶってしまい、タイミングを考えずに相手に対して連絡をしたりするのだけは避けなければいけません。
先ほどもお伝えしたようにきちんと会社から正式な告知解禁日の通達が来てから連絡をする必要性がありますし、連絡をするのであれば解禁日が来てすぐに連絡をするようにするのが相手にとっても余裕を持って情報を受け取ることができる気遣いにつながります。
さらに相手のことを考えるのであれば、できれば異動した後にも一か月後くらいに再度連絡を入れるのが丁寧な連絡になりますので、余裕があればここまでの対応を視野に入れて行動するようにしてください。
4.異動にあたっての引き継ぎに関して
次にご紹介する異動挨拶をきっちり決めるための注意点としては「異動にあたっての引き継ぎ」ということが挙げられます。
なぜ「異動にあたっての引き継ぎ」ということが注意点に該当するのかと考えたときに、考えてみればすぐにわかることですが自分が異動になってしまった場合、自分自身が担当していた仕事は別の人間が担当するということになりますよね。
しかしながら、誰でも簡単に行えるような仕事なれば問題はありませんが、中には様々なことに注意をしておかなければいけないような業務なども存在しているはずです。
それを踏まえて考えてみると、いきなり明日からこの仕事やってね、と言われてもすぐに受け入れることなどはできません。
そのような状態で取引先のところに来られても、取引先からしても迷惑な話ですよね。
それは引き継ぐ人間も困りますし、取引先も嫌な気分になってしまいます。
なので、必ず異動に当たっての引継ぎに関する行動は余裕をもって行っておかなければいけません。
具体的には、取引先に対して新しい担当者を紹介する連絡を行ったり、余裕があるのであれば実際に取引先に一緒に同行してもらい挨拶を兼ねて言葉を交わす、もしくは引継ぎに関する段取りなどをしっかりと入念に行い時間を作るといったような行動が求められます。
しっかりとこれらのことを先読みして考えて実行しておかないと、後から困ってしまうのは自分自身になりますので、必ず異動にあたっての引継ぎに関しては注意して考えるようにしてください。
5.異動前にひとりひとりに感謝を伝える
次にご紹介する異動挨拶をきっちり決めるための注意点としては「.異動前にひとりひとりに感謝を伝える」ということが挙げられます。
なぜ「異動前にひとりひとりに感謝を伝える」ということが注意点に該当するのかと考えたときに、メールや挨拶状などで連絡をするのもひとつの手段ではありますが、しっかりと相手の目を見て話をすることの方が何事よりも自分の気持ちが伝わるからだと考えることができます。
もちろんたくさんの従業員が存在しており、自分と相手の都合によって直接会うことができないのであれば仕方がないことではありますが、できるのであればしっかりと相手に対して直接自分の言葉で感謝の気持ちを伝えることが一番気持ちが伝わる方法になります。
なので、部署の人間が少なかったり、自分の時間に余裕があって取引先に顔を出すことができるのであれば、しっかりと相手の目を見て自分の言葉で感謝の気持ちを伝えるように注意をしてください。
メールや挨拶状などで挨拶をするとは今の時代は一般的になっていますが、それでもやはり直接自分のために時間を消費してでも行動してくれる人間に対して魅力を感じるのは当たり前の感情です。
それが結果的に自分自身の優勝に繋がり、相手と良い関係性を築くことの一歩になりますので、なるべく時間を作って自分自身が行動することを意識してください。
6.異動先での段取りをしておく
次にご紹介する異動挨拶をきっちり決めるための注意点としては「.異動先での段取りをしておく」ということが挙げられます。
なぜ「.異動先での段取りをしておく」ということが注意点に該当するのかと考えたときに、当然ながら異動するということは前任の担当者の仕事を引き継いだり、新しい環境で業務を行うということになりますよね。
それを踏まえて考えてみると、引き継がせる内容があれば、当然自分自身が引き継がなければいけない仕事があるということにもなるのです。
なので、異動先ではどのような知識を必要とし、どのようなスキルが求められるのかということなのを事前に確認してそれを準備しておいたりしないと、異動した後に困るのは自分自身です。
なので、必ず異動した後のことを考えて、なるべく早い段階で行動できることは行動しておかなければいけません。
それが結果的に自分自身の立場を守ることにもなりますので、とても大変な状況になるとは思いますが、必ず段取りなどは忘れないようにしておいてください。
また、場合によっては異動先の人間に対してのあいさつ、もしくは異動先のお得意様に対しての挨拶などにも同行させていただく必要性がありますので、それらも視野に入れておかなければいけません。
7.異動先では謙虚に行動する
次にご紹介する異動挨拶をきっちり決めるための注意点としては「異動先では謙虚に行動する」ということが挙げられます。
なぜ「異動先では謙虚に行動する」ということが注意点に該当するのかと考えたときに、もしも謙虚に行動することができなければ異動先の人間から嫌われてしまう可能性があるからだと考えることができます。
例えば、異動先の人間の立場に立って考えてみた時に、いきなり別の部署から異動してきた人間が生意気な言動を言ったり、前の部署でのことを長々と話して前の部署でのやり方
、キャリア、実績などを行ったり話したりしているとどう思いますか？
おそらく嫌な気持ちしかしないと思います。
なので、新しい職場に異動になったのであれば、その職場では新人の立場であるという考えを持って行動を行うようにしておかなければいけません。
常に謙虚な気持ちを忘れずに謙虚に行動することによって、自然とその人間性に対して周りが認めてくれるようになりその職場で打ち解けることができるようになります。
後はその気持ちを持ち続けることによって周りの人間と信頼関係を築き上げることができ、適切なコミュニケーションを図ることができるようになります。
そうすると自然と自分が働きやすい職場に変化するようになりますので、最初が大変かもしれませんが必ず気を使って行動するように注意をしてください。
まとめ
今回は異動挨拶をテーマにして、異動挨拶をする際に気をつけておかなければいけないことをご紹介していきました。
人事異動に関しては実際に自分がその立場に立ってみないとわからないようなことがとても多いと思います。
だからこそ、経験したことがない人間からしてみるとその大変さなどはあまり理解ができないかもしれませんが、実際に人事異動を受けた場合はとても大変な状況になります。
様々なことを考えて行動しなければいけないので、大変な時期が続いてしまいます。
ついミスが発生してしまったり、気持ちが落ち込んでしまいやすくなることもあるかもしれません。
だからこそ、しっかりと人事異動の時にはどのようなことを準備しておかなければいけないのか、どのようなことを考えて行動しておかなければいけないのかということをしっかりと理解することが非常に重要になります。
異動挨拶はその中の一つでもあり、何度もお伝えしますが自分の印象を形作る上でとても大切な要因になります。
なので、分からない、不安だと感じている方は最低限のマナーやルールを守る上でも、必ず異動挨拶の重要性を改めて理解し、注意するようにしてください。
