更に不安にさせたりしてしまうので、提出日は忘れずに書くようにしましょう。
2、社長宛で書く
ここでも間違えがちな事ですが、この事は社長宛に書くべきなのです。
よく上司などに向けて書いてしまうという事や、その部署の部長に書くというような事があると思いますが、それは間違いであり、社長宛に書かなければいけません。
何故なら会社のその様な規約、いわゆるしてはいけないという様なことに関しては、他の会社により内容が異なるのと同時に、その社長が決めているからでもあります。
例えば他の会社では「パソコンまわりに飲み物を持ってくることは禁止しない」というような状態であり、規約に書いていなければ大丈夫ですが、この会社にはちゃんと「パソコン周りに飲み物を持ってくることを禁止する」というように書かれているからです。
これは会社により規約などが違い、一般的なもの、例えば個人情報などに関してはどこも同じように思いますが、詳しい内容などに関しては一部違うところがあります。
なのでその会社の規約を作った社長に宛てる必要があるという事になるのです。
その所属している上司であったり、部長ではありません。
社長に届けるように始末書を書くようにしましょう。
3、拝啓、敬具は不要
挨拶の文というのは基本的に不要です。
例えばよく拝啓や敬具というようなことを書くと思いますが、始末書の場合は間違いです。
他の時にはよく書いたりしますよね。
間違えやすいことの1つとして拝啓、敬具の文というのは無くて大丈夫です。
何故ならこの様な言葉というのは基本的にビジネスでの用語であるからです。
言うのであれば取引先に宛てて書く手紙だったりするという事です。
いわゆる挨拶のようなものですよね。
ですがこの始末書の場合は違いますよね。
始末書というのは基本的に悪いことをしたという事で書くようなものなので、この場合は不要になるという事です。
時候の挨拶も不要
また時候の挨拶も不要になることでしょう。
拝啓や敬具、時候の挨拶というのは基本的にセットで覚えると良いです。
どんな時に書くべきなのか、どんな時に使うべきなのか、今回の始末書では書く必要はありませんが、知識として覚えておくようにしても良いのではないかとも思います。
4、具体的にミスやトラブルの内容を書く
何を書けば良いのか解らないという人がいると思います。
何を書くのかというと具体的にミスやトラブルの内容を書くようにすることで始末書の具体的な部分となるのです。
言うのであれば反省文というのとは少し違いますが、細かく書くというところにあります。
例えば「◯月◯日の昼の◯時頃、この様なことがあった」というようなミスやトラブルの内容を書くという事です。
よく忘れてしまいがちなのが、この時の時間であったり、具体的に書かず簡易的に書いてしまうというような事です。
「こういう事があって申し訳ありませんでした」というような事ではなく「こういう事があってこの様な経緯でミスをしてしまい、申し訳ありませんでした」というような事を書けば良いという事です。
ここで1つ注意をすることは言葉の選び方というものです。
先ほどから言っている「申し訳ありませんでした」というような表現というのは正しくは「申し訳ないことです」というような言葉になります。
しかしこの場合は日本語としては少しおかしいと思いますよね。
「こういう事があって申し訳ないことです」というのはあまり聞かない表現ですよね。
なので使い方というのも覚えておくと良いのではないかと思います。
所々間違った日本語で書く場合も多いです。
始末書の場合は特に社長に宛てる手紙でもあるので、失礼のないようによく確認をするようにしましょう。
5、お詫びの言葉を忘れない
とにかく規約を破ってしまったという事に変わりはありませんよね。